- حدد المعايير وقم بدمج مؤشرات الأداء الرئيسية الكمية مع مؤشرات الجودة.
- تفعيل المحاور الرئيسية: المناخ، والقيادة، والأدوات، والتدريب.
- القياس عن بعد باستخدام البرامج، ونظام OKR/BSC، والتغذية الراجعة المستمرة.
- احترام الحدود القانونية: الإنتاجية دون إرهاق أو مخاطر.
La إنتاجية العمل إنها جوهر أي استراتيجية عمل تسعى إلى تحقيق نمو مستدام: فالأمر لا يتعلق ببذل المزيد لمجرد بذل المزيد، بل يتعلق بالتحول. وسائل (الوقت، والأفراد، والتكنولوجيا، ورأس المال) لتحقيق نتائج قيّمة بأقصى قدر من الكفاءة. تكثر الخرافات والمقاييس المُفسَّرة بشكل خاطئ في هذا المجال، لذا يجدر بنا تنظيم أفكارنا وتوضيح كيفية قياسه، وما الذي يحفزه، وما الذي يعيقه.
إذا كان هدفك هو تحسين الأداء دون اللجوء إلى الإفراط في التفاصيل أو اتباع طرق مختصرة تُؤثر سلبًا على الجودة، ستجد هنا دليلًا شاملًا. سنقوم بدمج العوامل الرئيسية (المناخ، القيادة، الراتب، الأدوات)، الصيغ و مؤشرات الأداء الرئيسيةدور العمل عن بعد، والأساليب القانونية في إسبانيا، ونصائح عملية لمساعدة فريقك على الأداء بشكل أفضل وأكثر كفاءة.
ما هي إنتاجية العمل؟
ببساطة، نحن نتحدث عن العلاقة بين ما يتم إنتاجه والموارد المستخدمة لإنتاجه. على المستوى الجزئي (الشركة/الفريق)، يقيس هذا المقياس عدد السلع أو الخدمات التي يتم إنتاجها لكل شخص، أو لكل ساعة، أو لكل يورو مستثمر، مع الأخذ في الاعتبار أيضًا جودة والامتثال للمعايير. وعلى المستوى الاقتصادي الكلي، يُعبر عنه عادةً بحجم الإنتاج (الناتج المحلي الإجمالي) لكل وحدة عمل (أفراد أو ساعات)، مما يوفر نظرة على كفاءة رأس المال البشري والابتكارات التي تم دمجها في عملية الإنتاج.
من منظور نظري أكثر، تم وصفه بأنه قدرة العمل على تعبئة وسائل الإنتاج وتحويلها إلى نتائج ملموسة. ولكن، عمليًا، ما يهم أي شركة أكثر هو كيف ترجم تلك الفكرة إلى أرقام والقرارات: ما الذي يدخل كمخرجات، وما الذي يعتبر مدخلات، وفي أي فترة زمنية يتم تحليلها.
لماذا من المهم قياس الإنتاجية في العمل؟
يُعد القياس الدقيق مفيدًا لـ للتعرف على شركتك وموظفيك بالتفصيل والتي تشكلها، وتحديد ما هو الأفضل وما الذي يحتاج إلى تحسين. من خلال مقاييس واضحة، يمكنك التحقق من ذلك منهجيات العمل، قارن الفترات الزمنية وقم بقياس التأثير الحقيقي للتغييرات التنظيمية.
علاوة على ذلك، فإن القياس يسهل عمليات التخطيطإن وضع أهداف واقعية وتوقع العقبات قبل أن تتحول إلى مشاكل يجعل الأمور أسهل. تحسين التكاليف، وتوفير الوقتلتحقيق القدرة التنافسية في القطاع وتعزيز الصحة المالية للشركة.
العوامل المؤثرة على إنتاجية العمل
لا تعتمد الإنتاجية فقط على وتيرة عمل الفرد أو الفريق؛ بل هناك مجموعة من العوامل المتداخلة. أدوات تنظيمية والبيئة التي يمكن أن تسرّع أو تبطئ النتائج. هذه هي العناصر الأكثر حسماً.
بيئة العمل والعلاقاتتُحسّن البيئة الصحية من مستوى المشاركة والأداء. وقد أظهرت دراسة (Censuswide، 2021) أن 93% من المشاركين يعتقدون أن البيئة الصحية يمكن أن تعزز مشاركتهم وأداءهم. الإنتاجية حوالي 25%إن تنمية الثقة والتعاون ليست نزوة، بل هي أداء خالص.
المعدات والأدوات والمواردبدون موارد كافية، مهما بذل من جهد، تتأثر الإنتاجية سلباً. التحويل الرقمي فهو يوفر البيانات، ويؤتمت المهام المتكررة، ويوفر ساعات للأنشطة ذات القيمة الأعلى.
القيادة والتواصل الداخليقيادة تُدرك نقاط القوة، وتدعمها، وتُوَحِّدها الأهداف إنه يحفز الفرق؛ فبدون تواصل واضح بين الأقسام، تتضاعف الاحتكاكات، وتنخفض النتائج، ويرتفع مستوى فقدان الحافز بشكل كبير.
ظروف العمل والأجورلا يُعدّ الأجر مجرد إجراء شكلي؛ فإذا نُظر إليه على أنه عادل، فإنه يرفع من مستوى... الأمن والالتزامبالإضافة إلى ذلك، فإن الراتب العاطفي (المرونة، والتوازن بين العمل والحياة، والتقدير) يحافظ على الطاقة على المدى الطويل.
جودة المواد واستخدام التكنولوجياتساهم المدخلات الأفضل في تقليل الأخطاء وإعادة العمل، وتضاعف التكنولوجيا المناسبة النتائج. الكفاءة التشغيلية عن طريق الأتمتة والتوحيد القياسي.
حافزالشعور بالتقدير وامتلاك الخيارات والتنمية المهنية يزداد الجهد الاختياري. تشير الأبحاث، مثل تلك التي أجرتها جامعة وارويك، إلى أن السعادة تزيد الإنتاجية بنسبة تصل إلى 12%.
كيفية قياس إنتاجية العمل
لا يوجد مسار واحد؛ المفتاح هو تحديد ذلك بدقة معيار مرجعي، واختيار مؤشرات متسقة، ودمج المقاييس الكمية مع تقييم جوده عملستساعدك هذه الخطوات على إنشاء نظام متين.
1) تحديد المعايير والأهداف لكل مهمة أو عملية، حدد كيفية قياس الأداء (الساعات، الوحدات، المبيعات، التسليم في الوقت المحدد، مؤشر رضا العملاء، إلخ). حدد فترة من التحليل ويتجنب المقارنات مع أسس مختلفة (على سبيل المثال، 30 مقابل 40 ساعة أسبوعيًا).
2) قياس الكمية والجودةبالإضافة إلى حجم الإنتاج، يجب مراعاة معدل الخطأ، وإعادة العمل، ورضا العملاء، وبيئة العمل، والتحفيز، والتطوير. إنتاجية عالية مع باجا كاليداد وهذا يعادل تكلفة خفية.
3) ضع الصيغة الأساسية في اعتباركالإنتاجية = السلع أو الخدمات المنتجة / الموارد المستخدمة. الآن، عدّل البسط بخصم الأجزاء غير القياسية، وأضف في المقام... تكاليف الموارد، ساعات العمل، أو الإيجارات، أو استهلاك الآلات، حسب الاقتضاء.
4) استخدام أساليب الإدارة بالأهداف لتحقيق التوافق: أهداف ذكية، OKRs تساعد بطاقات الأداء المتوازن (BSCs) في ترجمة الاستراتيجية إلى مقاييس تشغيلية يمكن تتبعها ومراجعتها.
مؤشرات الأداء الرئيسية العملية لرصد الإنتاجية
اختر المؤشرات المناسبة لعملياتك وقارنها بمرور الوقت، أو بين الفرق، أو بين الورديات. إليك ما لديك مقاييس مفيدة التي تظهر بشكل متكرر في بيئات مختلفة.
متوسط الوقت لكل مهمة = إجمالي الوقت اللازم لإنجاز المهمة / عدد مرات التنفيذ. يشير الانخفاض المستمر، مع الحفاظ على الجودة، إلى تحسين الكفاءة والتعلم التشغيلي.
متأخر , بعد فوات الوقتإذا نمت بشكل مزمن، فإنها غالباً ما تُظهر اختلالات في قدرةالتخطيط أو الاختناقات. ضع ذلك في سياقه مع فترات الذروة الموسمية أو عمليات الإطلاق.
مراقبة الجودةمعدل الأخطاء/إعادة العمل لكل دفعة أو لكل شخص. انخفاض العيوب يعني عمليات أكثر قوة وإنتاجية حقيقية أفضل (وليست إنتاجية ظاهرة).
دوران الموظفين = عدد حالات إنهاء الخدمة / إجمالي عدد الموظفين خلال فترة زمنية محددة. انخفاض معدل دوران الموظفين يوفر التكاليف ويحافظ على... منحنى التعلميحلل الاختلافات بين الفرق.
موظفون ذوو أداء عالٍ: تحديد أفضل المؤدين، دليل تنمية المواهب ويحدد الاحتياجات التدريبية لدى من يحتاجون إليها.
نمو المبيعاتمفيد لتقييم فرق المبيعات، دائمًا في سياق الإقليم والنضج إجراء أبحاث السوق لتجنب مقارنة الأشياء غير المتشابهة.
مزايا الموظفين = إجمالي الربح / عدد الموظفين. صالحة لعرض متوسط المساهمة، سواء على المستوى الإجمالي أو حسب وحدة الأعمال (المتاجر، المعدات، الأسواق).
الإنتاجية الشخصية: كيفية مراقبتها
يتطلب تحسين الأداء الفردي قياس العادات والتركيز. ثلاث خطوات بسيطة تساعد في ذلك. اكتشاف تسريبات الوقت وتقدم حقيقي.
1) سجل ساعات العمل والمهام المنجزة لمعرفة متى يكون أداؤك في أفضل حالاته وما الذي يشتت انتباهك. باستخدام البيانات، يمكنك اختبار التغييرات و مقارنة النتائج.
2) اكتب أهدافًا دقيقة وتابعها. دوّن نسبة التقدم المحرز وتجنب القوائم المبهمة التي تشتت التركيز. تمديد المواعيد النهائية.
3) تقسيم الأهداف الكبيرة في مهام فرعية قابلة للإدارة: استبدل عبارة "إعداد المؤتمر" بإجراءات مثل "جمع بيانات الربع الأول"، مما يقلل من احتكاك عقلي والمماطلة.
العمل عن بعد والإنتاجية: كيفية تقييمهما
العمل عن بعد أو العمل في أماكن coworking يساهم المرونة والتركيز إذا أُديرت بشكل جيد، يمكنها أن تعزز الحافز والإنتاجية. وللقياس بدقة، يُنصح بالاعتماد على... برامج إدارة الموارد البشرية مع تقارير ومؤشرات أداء رئيسية مخصصة.
بالإضافة إلى مؤشرات الإنتاج والالتزام بالمواعيد النهائية، ضع في اعتبارك أدوات مثل مقياس التقييم السلوكي (BARS) لمراقبة السلوكيات الرئيسية في الأداء. تعزيز الاتصال الداخلي وإجراء مراجعات الأداء بانتظام أمر ضروري.
أدوات وتحليلات مفيدة للموارد البشرية
تساعد التكنولوجيا في أتمتة المهام المتكررة وتحويل البيانات إلى القراراتيوفر برنامج إدارة الموارد البشرية السحابي التحديثات والأمان وإمكانية الوصول على مدار الساعة، بالإضافة إلى تحليلات الموارد البشرية لقياس مؤشرات الأداء الرئيسية الاستراتيجية.
أدوات الإنتاجية مثل مديري المشاريع، والتخزين التعاوني، والمراسلة (على سبيل المثال، في Google Driveتُسهّل منصات مثل سلاك وتريلو التعاون والمتابعة. أما بالنسبة للاجتماعات، فتتوفر خيارات مثل سكيب أو ما يعادلها يسمح بمحاذاة المعدات بسلاسة تامة.
في إدارة الوقت، تقنية بومودورو يساعد (فترات 25 دقيقة + فترات راحة قصيرة) على الحفاظ على الإيقاع ومكافحة التعب، مع دمج ساعة توقيت أو تطبيق بسيط لـ الحفاظ على التركيز.
فوائد قياس وتحسين الإنتاجية
يسمح نظام القياس المُجمَّع جيدًا تحديد نقاط القوة ومجالات التحسينللتنبؤ بالنتائج وتحديد مجالات الاستثمار. وعلى المستوى التشغيلي، يتم تقليل أوقات الدورة وزيادة الكفاءة. ردود فعل العملاء.
يؤدي تحسين الموارد إلى زيادة الربحيةيُتيح ذلك أسعارًا أكثر تنافسية، ويُساعد على جذب المواهب والاحتفاظ بها. ومع سلاسة العمليات، يزداد رضا العملاء، وبالتالي، ولاء.
علاوة على ذلك، فإن امتلاك البيانات لدعم قراراتك يقربك من أهداف عملك قصيرة ومتوسطة المدى، ويحسن من إدارة الجدول الزمني وأعباء العمل. بناءً على النتائج، يمكنك تصميم خطط التدريب خطوات ملموسة لسد الثغرات.
نصائح وأساليب لتحسين الإنتاجية
حماية المناخ وتوفير المرونةاستمع إلى الفريق، وسهّل نموه، واقترح أنشطة لبناء الفريق، ووفر خيارات لـ جدول مرن وهذا يترجم عادةً إلى رفاهية أكبر وأداء أفضل.
ردود الفعل المستمرةيُتيح تقديم الملاحظات بعد التقييمات (بما في ذلك التقييمات الشاملة) لكل شخص معرفة نقاط قوته ومجالات التحسين؛ كما يُتيح طلب الملاحظات من الفريق تنفيذ التغييرات. القبول الفعلي وهو أمر مهم بنفس القدر.
خطط لأيام عملك وفترات استراحتكالتخطيط المسبق و فترات راحة قصيرة خلال النهار، يتجنبون انخفاض الطاقة ويحافظون على إنتاجية عالية دون التضحية بالصحة.
العمل على تحقيق الأهدافاستخدم أهدافاً ذكية (SMART). OKRs ويقوم بتقسيم الأهداف إلى آفاق قصيرة/متوسطة/طويلة المدى للحفاظ على الحافز وتقليل التسويف.
إدارة الوقتركز على استخدام مصفوفة أيزنهاور، وتخلص من المشتتات، وخصص فترات للتركيز العميق. التفويض الفعال يستفيد من... نقاط القوة لكل عضو.
التكوين والتطويرعندما يتراجع الأداء بسبب مهارات قديمة، يجب تعزيزه بالتدريب أو إعادة التدريب. فالتطوير المهني يحافظ على حافز ويمنع هجرة المواهب.
التقدير والكفاءةيُقدّر هذا النظام الإنجازات (المالية وغير المالية) ويُلغي المهام المتكررة أو ذات القيمة المنخفضة، بالاعتماد على أتمتة والتوحيد القياسي.
الجوانب القانونية: واجب الإنتاجية وحدوده (إسبانيا)
يتضمن قانون العمال (المادة 5) واجب يساهم في تحسين الإنتاجية ومن بين الالتزامات الأساسية، إلى جانب الاجتهاد وحسن النية والامتثال للأوامر النظامية والوقاية من المخاطر.
لكن هذا الالتزام لا يعني بالضرورة أن على الشخص أن تحطيم الأرقام القياسية ولا يمكن إلزامهم بتحقيق حصص مبيعات أو إنتاج محددة إلا إذا نصّ على ذلك عقد أو اتفاقية. ولا يُبرر هذا الالتزام بنقص الموارد أو عبء العمل الزائد أو جداول العمل المستحيلة.
لا يمكن للشركة استخدام الإنتاجية كذريعة لـ تثقليُحظر فرض ساعات عمل إضافية أو ضغوط عمل غير متفق عليها تُضر بالصحة. وتُعطى الأولوية للسلامة والصحة بموجب قانون الوقاية من المخاطر المهنية؛ ولا يجوز لأي قانون يتعلق بالإنتاجية أن يتجاوزها. خرق تلك القواعد.
فيما يتعلق بالعقوبات، فإن انخفاض الإنتاجية لا يُعتبر مستهجناً إلا عندما يكون هناك إهمال واضحالتخريب أو الإهمال الجسيم. يتطلب القانون إثبات سوء النية أو الانتهاكات الجسيمة؛ ولا يُعدّ ضعف الأداء بسبب نقص الموارد أو اختلاف الظروف الطبيعية انتهاكًا للقاعدة.
تقييم الأداء والاتجاهات
إن قياس الإنتاجية لا يقتصر على عد الوحدات فحسب؛ بل يتعلق أيضاً بتقييم كيفية إنجاز العمل. التقييم القائم على الكفاءة فهو يقدم رؤية واقعية للمواهب، ويكشف نقاط القوة والضعف، ويوجه خطط التطوير.
عادةً ما يكون تنسيقه الأسئلة والمقاييس (رقمية، أو على شكل نجوم، أو تصنيفات) مُكيَّفة مع طبيعة العمل اليومي للوظيفة. على الرغم من أنها نوعية، إلا أنه يمكن تحويلها إلى بيانات قابلة للمقارنة من خلال تحديد مؤشرات متسقة لكل كفاءة.
تشير الاتجاهات إلى التحليلات المستمرةإدارة الأداء والتدريب الفردي مع تقديم ملاحظات دورية. يتم وضع الشخص في المركز، مما يمنحه الصلاحيات اللازمة. مهارات بسيطة (التعلم والتعاون والثقافة) إلى جانب النتائج.
مؤشرات الأداء: الفعالية، والكفاءة، والجودة، والتدريب
فعالية الأمر يتعلق بفعل ما يجب فعله على نحو جيد؛ كفاءة يتعلق الأمر بتحقيق ذلك بموارد أقل. يجب تقييم كلا الجانبين. مؤشرات الجودة إنها لا تقل أهمية عن حجم الإنتاج، لأن العيب يدمر الإنتاجية الحقيقية.
مؤشرات تدريب يقيسون ما إذا كان لدى الموظفين المهارات اللازمة لأداء أدوارهم. إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن الإنتاجية ستنخفض حتى لو كان لديهم سلوك جيد؛ لذا فإن الاستثمار في تحسين مهارات فهو يُسرّع النتائج ويقلل الأخطاء.
مثال عملي لحساب الإنتاجية
تخيل شركة تنتج 100 معطف يوميًا، يُباع كل منها بسعر 70 يورو. لقياس ذلك، احسب القيمة المُولّدة (7.000 يورو) واقسمها على الموارد المستخدمةتشمل التكاليف المواد والإيجار والآلات، بالإضافة إلى تكاليف العمالة (عدد الأفراد × الساعات × التكلفة/الساعة). في حال وجود أي قطع غيار غير قياسية، يتم خصمها من الناتج ليعكس التكلفة الفعلية. الإنتاجية الحقيقية.
العمل عن بعد، والرفاهية، والنتائج
يمكن أن يؤدي العمل عن بعد إلى زيادة الرفاهية والتوازن بين العمل والحياةيساهم تقليل التوتر وزيادة الحافز في رفع مستوى الإنتاجية. وباستخدام الأدوات المناسبة لتتبع ساعات العمل والأهداف والأداء، تميل الإنتاجية إلى الارتفاع. تحسن ويحافظ الفريق على وضوح الأولويات.
الأسئلة الشائعة السريعة
كيف يتم تحديد الإنتاجية؟ باستخدام صيغ مثل "السلع/الخدمات المنتجة ÷ الموارد المستخدمة" ومع مؤشرات الأداء الرئيسية الكمية و جودة (الأخطاء، الرضا، المواعيد النهائية).
ماذا يعني أن تكون شخصًا منتجًا؟ الأمر لا يتعلق بالعمل لساعات أطول: بل بـ الأولويةنظّم وقدّم في وقت أقل وبجودة عالية، مع الحفاظ على عادات مستدامة.
ما هي المقاييس التي يجب أن نبدأ بالنظر إليها؟ المعايير لكل مهمة، متوسط الأوقات، العمل الإضافي، أخطاءالالتزام بالمواعيد النهائية، ومعدل دوران الموظفين، والمبيعات لكل فرد، والربح لكل موظف.
لا تتحقق إنتاجية العمل بالضغط على دواسة الوقود دون النظر؛ بل تنبع من تحديد معايير واضحةقِس ما يهم، واهتم بظروف عمل الموظفين، واعتمد على التكنولوجيا التي تُزيل العقبات. مع أهداف محددة بوضوح، تقييمات عادلة وبفضل القيادة الداعمة، من الممكن إنتاج قيمة أكبر بنفس الموارد، وبناء فرق أكثر تحفيزًا ومرونة.
