ما هي مذكرة الائتمان: تعريفها، استخداماتها، أمثلة عليها، والاختلافات بينها

الرئيسية » المحاسبة » ما هي مذكرة الائتمان: تعريفها، استخداماتها، أمثلة عليها، والاختلافات بينها

إذا سبق لك إصدار فاتورة ثم اكتشفت خطأً فيها، أو إذا أعاد أحد العملاء جزءًا من المشتريات، فستكون قد صادفت مفهوم مذكرة ائتمانإنها ليست اختراعًا غريبًا أو نزوة إدارية: إنها الأداة الرسمية لتسجيل انخفاض في قيمة عملية بيع تم إصدار فاتورة بها بالفعل، وبالتالي تم تسجيلها في حساباتك.

قبل الخوض في التفاصيل، من المهم وضع تحذير هام على الطاولة: في في إسبانيا، من الشائع استخدام فاتورة تصحيحية. تُستخدم إشعارات الدائن لتصحيح الفواتير الصادرة، على الرغم من أن الكثيرين ما زالوا يُشيرون إليها في اللغة الدارجة باسم "إشعارات الدائن". في البلدان الأخرى الناطقة بالإسبانية، يُستخدم إشعار الدائن رسميًا (وبشروط محددة للغاية). ستجد أدناه متى يُستخدم، وما يجب أن يتضمنه، و كيفية إصدارها بشكل صحيح بحسب البلد، مع أمثلة واختلافات مقارنة بالوثائق الأخرى.

ما هي مذكرة الدائن؟

إشعار دائن هو وثائق تجارية سارية المفعول قانونياً يُستخدم هذا الإجراء لتعديل فاتورة سبق إصدارها، مما يؤدي إلى تخفيض قيمتها. والغرض منه هو عكس الخصومات اللاحقة، أو عمليات إرجاع البضائع، أو أخطاء التسعير أو الكمية، وبشكل عام، أي حالة تتطلب ذلك. قلل الكمية من الفاتورة الأصلية دون إزالتها من السجل.

يتم إنشاؤها بواسطة البائع أو المورد وإرسالها إلى العميل على النحو التالي: إثبات الخصم أو الإلغاء الجزئي أو الكلي. من وجهة نظر محاسبية، يكون تأثيره واضحًا: فهو يسجل رصيدًا لصالح العميل ودخلًا أقل للبائع، مما يمنع حدوث اختلافات قد تؤدي إلى عمليات التفتيش والعقوبات إذا لم يتم تصحيحها.

متى يتم استخدام إشعار الدائن؟

إن الحالات النموذجية التي تبرر إصدار إشعار دائن مألوفة جدًا في الحياة اليومية. ومن بين أكثر السيناريوهات شيوعًا ما يلي: إرجاع البضائع بسبب العيوب أو عدم الرضا، يتم الكشف عن أخطاء في الفواتير (المبلغ، الكمية، البيانات)، الـ تطبيق الخصومات التي لم تكن مدرجة في البداية وعكس العمليات التي يجب إلغاؤها كلياً أو جزئياً.

• إرجاع المنتجات: يقوم العميل بإرجاع البضائع، وتقع مسؤولية ذلك عليه. استرداد كامل أو جزئي.
• أخطاء في الفواتير: تم إصدار فاتورة بسعر أو كمية غير صحيحة، وينطبق ما يلي: تصحيح تنازلي.
• الخصومات اللاحقة: يتم الاتفاق على مكافأة أو خصم مرة واحدة تم إصدار الفاتورة بالفعل.
• إلغاء المعاملات: الحالات التي يكون فيها من الضروري إبطال كلياً أو جزئياً الأثر الاقتصادي للمشروع.

هام: في العديد من البلدان، لا يمكن محو أو إتلاف الفواتير الصادرة. لذلك، يتم اتباع الإجراء التالي: إشعار دائن كتسوية (أو الفاتورة التصحيحية، وفقًا للوائح المحلية) لترك سجل محاسبي نظيف ومتسق.

مثال عملي

تخيل أن الشركة (أ) أصدرت فاتورة للشركة (ب) مقابل خدمة كاملة بقيمة 1.000 يورو. راجعت الشركة (ب) الفاتورة واكتشفت أنها في الواقع تعاقدت على باقة مخفضة بقيمة 800 يورو. بعد التأكد من ذلك، أصدرت الشركة (أ) فاتورة. إشعار دائن بقيمة 200 يورو مرتبط بالفاتورة الأصلية. وهذا يضمن حصول العميل على رصيده الدائن وتصحيح البائع للدخل المسجل، كل ذلك بطريقة... قابلة للتتبع وقانونيةوتسهيل إدارة التحصيل والدفع.

في حال إلغاء عملية البيع بالكامل، سيقوم المُصدر بإصدار إشعار دائن لـ المبلغ الإجمالي بالسالبيتم الرجوع إلى الفاتورة وليس لها أي أثر اقتصادي.

الحد الأدنى من المتطلبات والمحتوى

على الرغم من عدم وجود نموذج عالمي موحد، إلا أن هناك عدة عناصر أساسية عادةً لإعداد إشعار دائن بشكل صحيح ومتوافق مع اللوائح المعمول بها. والهدف هو أن تكون الوثيقة واضحة. يتم ترقيمها بالتسلسل وأن تكون سهلة التدقيق.

• أشر إلى أنه مذكرة ائتمان أو وثيقة مماثلة مسموح بها.
• الحفاظ على الترقيم المترابط هذا ما يلعب في مسلسلك.
• للإشارة بدقة إلى رقم الفاتورة الأصلية وهو ما تم تصحيحه.
• تعكس مبالغ سالبة (لأنها تقلل من القاعدة الضريبية والضرائب).
• كرر معلومات أساسية عن المرسل والمستلم كما هو موضح في الفاتورة المصححة.
• تفاصيل سبب (إرجاع، خصم، خطأ، إلغاء).

بالإضافة إلى ذلك، يُنصح بالاحتفاظ بالفاتورة الأولية في حال طلبها. سلطة الضرائبوأرسل إشعار الدائن إلى العميل حتى يتمكن هو أيضاً من ذلك. قم بتعديل حساباتكوبالتالي، فإن كلا جانبي المقعد مربعان.

الاختلافات مع الفاتورة التصحيحية

تؤدي الإشعارات الدائنة والفواتير التصحيحية وظائف متشابهة، لكنها ليست متطابقة. في إسبانيا، تُعدّ الإشعارات الدائنة الأداة القياسية لتصحيح الفواتير. فاتورة تصحيحيةيمكن أن يكون هذا إيجابيًا أو سلبيًا (فهو يعمل على زيادة أو تقليل المبلغ الأصلي)، بالإضافة إلى أنه يسمح تصحيح الفواتير بعد تسوية ضريبة القيمة المضافة من الربع المقابل.

في المقابل، تُستخدم مذكرة الائتمان، حيثما يُنظر إليها رسميًا، دائمًا بالمعنى التالي: سلبي (يؤدي ذلك إلى تقليل قيمة المعاملة.) لا تسمح العديد من الأطر التنظيمية باستخدام إشعار دائن لتصحيح الفواتير من فترات تمت تسويتها بالفعل. تم الإعلان والتسويةفي هذه الحالة، يلزم إصدار فاتورة تصحيحية وفقًا للقواعد المحلية.

إشعار دائن مقابل إشعار مدين

ثمة فرق رئيسي آخر: إشعار الدائن يقلل من قيمة الفاتورة الصادرة، بينما تزيد مذكرة الخصم من ذلكتُستخدم مذكرة الخصم عندما يُنسى سداد دفعة، أو عند الحاجة إلى فرض فوائد على التأخير، أو عند التقليل من قيمة المبلغ. باختصار، تُفيد هذه المذكرة البائع (إذ يحصل على مبلغ أكبر) وتُمثل رسوم اضافية للعميل.

إذا تم إصدار إشعار مدين أو دائن عن طريق الخطأ ويحتاج إلى عكسه، ففي الممارسة المحاسبية يتم حل ذلك عادةً عن طريق إصدار وثيقة تحمل العلامة المعاكسة بنفس المبلغ، بحيث يعود الرصيد إلى حالته الصحيحة ويكون هناك سجل للتصحيح.

أنواع إشعارات الدائن

عملياً، يتم التمييز بين فئتين رئيسيتين: تجاري و الخدمات المصرفيةالنوع الأول هو النوع المعتاد بين الشركات والعملاء أو الموردين؛ أما النوع الثاني فيصدره المؤسسات المالية ليعكس المدفوعات أو الدخل لصالح العميل.

• الملاحظات التجارية: تنشأ من معاملات البيع، وتقوم بتعديل الأسعار أو الخصومات أو عائدات.
• الأوراق النقدية: تصدرها البنوك لترك أثر من أبنو على حساب العميل.

كيفية إنشاء إشعار دائن خطوة بخطوة

تتشابه الخطوات العملية في جميع البيئات: تحديد السبب، وتحديد الفاتورة المراد تصحيحها، وحساب المبلغ المحدد المراد خصمه وأصدر المذكرة بالصيغة والحقول المطلوبة في بلدك. ومع ذلك، لكل نظام قضائي خصوصياته التي يجب مراعاتها.

إسبانيا: الاستخدام التفضيلي للفاتورة التصحيحية

غير مسموح به في إسبانيا حذف فاتورة صادرةلتصحيح المبالغ أو البيانات، يتم استخدام فاتورة تصحيحية، والتي يجب أن توضح السبب وتشير إلى الفاتورة الأصلية. تعديل القواعد وضريبة القيمة المضافة واتبع الترقيم المحدد. في اللغة الدارجة، يشير إليها الكثيرون باسم "إشعار دائن"، لكن الصك المعترف به قانونًا هو تصحيحيوالتي قد تعود إلى اختلافات إيجابية أو سلبية.

بيرو: الإصدار عبر SUNAT أو PSE

في بيرو، تُعتبر مذكرة الائتمان إيصال إلكتروني وهي إيصال يُصدر لإلغاء أو تعديل المعاملات. ويمكن الحصول عليه من بوابة SUNAT أو عبر مزود خدمة إلكترونية (PSE). وبشكل عام، ستحتاج إلى رقم الإيصال، وتفاصيل المُصدر والمستلم، و تاريخ الإصدار، تفاصيل السبب والمبلغ المراد خصمه.

1. قم بالدخول إلى بوابة SUNAT وقم بتسجيل الدخول باستخدام RUC واسم المستخدم وكلمة مرور SOL.
2. في القائمة، انتقل إلى SEE SOL > الفاتورة الإلكترونية > إصدار إشعار دائن.
3. قم بضبط إعدادات الإصدار: عادةً ما يتم ملء التاريخ بتاريخ اليوم (هامش رجعي محدود يصل إلى يومان).
4. اختر نوع التأثير: إلغاء المعاملة، استرداد المبلغ، خطأ في وحدة التحكم عن بعد، الخ.
5. أدخل رقم الفاتورة المراد تعديلها، ووضح السبب، ثم راجع ملخص أولي.
6. قم بالتأكيد والإصدار. سيقوم النظام بإنشاء الإيصال الإلكتروني المقابل.

إذا كنت تعمل مع مزود خدمة دعم المنتجات، فإن سير العمل مشابه؛ قد تختلف فقط واجهة المستخدم وبعض الخطوات التشغيلية، لذا يُنصح بذلك. اتبع دليل المورد.

تشيلي: معايير DTE وSII

في تشيلي، تعتبر إيصالات الائتمان والخصم جزءًا من... المستندات الضريبية الإلكترونية (DTE)تربط إشعارات الدائن الفواتير الإلكترونية وتصححها عند الضرورة لإلغائها كليًا أو جزئيًا، أو لتطبيق الخصومات، أو لإجراء تعديلات أخرى. ووفقًا لمصلحة الضرائب الداخلية التشيلية (SII)، لا يوجد... الحد الأقصى أو الحد الأدنى للمدة تُعتبر عملية إصدار إشعار دائن صارمة، ولكن لتجنب خضوعها لضريبة القيمة المضافة، يُؤخذ هامش ربح في الاعتبار عادةً. تصل إلى 3 شهرا، وفقًا للوائح الحالية.

تذكر أن حذف الفواتير الصادرة أمر غير قانوني؛ لذلك، يجب إجراء التصحيحات دائمًا عبر DTE. مذكرة ائتمان أو مدين. إذا كنت بحاجة إلى عكس سند صادر بشكل غير صحيح، يتم تثبيت المحاسبة باستخدام على عكس ذلك، فإن DTE لنفس القيمة.

المكسيك: نوع CFDI E (نفقات)

في المكسيك، تُقابل "إشعارات الدائن" ما يلي: CFDI من النوع E (نفقات)يُستخدم هذا النظام لعمليات الإرجاع، والخصومات، والمكافآت، أو تصحيح الأخطاء التي تُقلل الإيرادات التي تم إصدار فواتيرها مسبقًا باستخدام النوع الأول من نظام CFDI (الإيرادات). ومن النقاط الرئيسية ما يلي: "استخدام CFDI" G02 (العوائد أو الخصومات أو المكافآت) والعلاقة المناسبة مع الدخل الأصلي CFDI.

• قم بربط CFDI "E" بـ CFDI "I" الذي يؤثر عليه، مع تضمين كل منهما في العقدة المقابلة. UUID ذات صلة.
• سجل نفس الشيء طريقة الدفع تم تسجيل ذلك في حساب الدخل CFDI.
• إذا كان التعديل ينطبق على عدة ودائع لأجل خاضعة للضريبة، فيمكنك إصدار وديعة لأجل خاضعة للضريبة واحدة من النوع "E" للإجمالي، بحيث يتم ربط واحدة بكل وديعة. كل معرف فريد عالمي (UUID) المتضررة.

تنبيه: لا يقوم نظام CFDI الصادر بإلغاء الفاتورة الإلكترونية تلقائيًا، إلا في حالة التقدمإذا لزم إبطال مفعول CFDI، فإن الإجراء الصحيح هو قم بإلغائه وفقًا لقواعد اختبار SAT وإذا كان ذلك ممكناً، إصدار مستند جديد بمفتاح العلاقة "04 - استبدال CFDI السابق".

الممارسات الجيدة والأخطاء التي يجب تجنبها

بعيدًا عن الإجراءات الرسمية، هناك عادات تجعل الحياة أسهل بكثير وتمنع متاعب التدقيق. القاعدة الذهبية الأولى هي لا تقم بحذف فاتورة تم إصدارها. ويتم توثيق التصحيح بإشعار دائن (أو إشعار تصحيحي، حسب البلد)، مع الإشارة دائمًا إلى الايصال الاصلي والحفاظ على ترابط الحسابات.

• احسب بدقة المبلغ المراد خصمه، بما في ذلك تأثيره على impuestos إذا كان ذلك ينطبق.
• صف ال سبب بوضوح: استرداد كامل أو جزئي للأموال، عدم تطبيق الخصم، خطأ في التسعير، إلخ.
• احتفظ بنسخة من المستندات وتأكد من أن العميل استلام الملاحظة لتعديل حساباتهم.
• استخدم برامج أو أدوات تحترم الترقيم المترابط وإنشاء الحقول المطلوبة لكل ولاية قضائية.

نقطة أخيرة: لا تخلط بين إشعار الدائن وإدارة عروض الأسعار أو نماذج الأسعارتُستخدم الفواتير المبدئية لأغراض إعلامية فقط؛ إذا ظهر خطأ بعد إصدار الفاتورة، فيجب تصحيح الفاتورة الصادرة باستخدام المستند المناسب.

الأسئلة الشائعة

هل تكون قيمة إشعار الدائن سالبة دائمًا؟

نعم، سبب وجودها هو قلل الكمية فيما يتعلق بفاتورة سابقة. عندما يكون الإجراء المناسب هو فرض رسوم زائدة على بند محذوف أو إجراء تصحيح تصاعدي، فإن مذكرة خصم.

هل يمكنني استخدامه بعد الإقرار بضريبة القيمة المضافة؟

الأمر يختلف من بلد لآخر. في إسبانيا، الآلية المعتمدة لتعديل الفترات هي بالفعل... تمت تصفيتها هذه فاتورة تصحيحية. تختلف القواعد في بلدان أخرى: يُرجى مراجعة اللوائح المحلية لتجنب الأخطاء. بيان.

هل يمكن إصداره بأثر رجعي؟

هناك حدود. على سبيل المثال، قد يكون هناك هامش على موقع الحكومة البيروفية الإلكتروني لـ تصل إلى يومين بأثر رجعي. في تشيلي، لا يوجد حد صارم على الإصدار، ولكن هناك شروط إذا كان الهدف هو ضمان عدم تأثر العملة بـ ضريبة (فترة مرجعية تصل إلى 3 أشهر).

هل يُستخدم لإلغاء المعاملة بالكامل؟

نعم، شريطة أن يسمح الإطار القانوني المعمول به بذلك، يمكنك إصدار إشعار دائن لـ مجموع يُبطل هذا الإجراء الفاتورة ويجعلها لاغية وباطلة من الناحية الاقتصادية. في المكسيك، لا يحل هذا الإجراء محل إجراء... إلغاء من CFDI، باستثناء حالة الدفعات المقدمة؛ حيث يتعين عليك اتباع مسار SAT.

ما الفرق بين هذا والفاتورة التصحيحية؟

يُعد جهاز التقويم أكثر الأجهزة تنوعًا في إسبانيا: فهو قادر على أن يكون إيجابي أو سلبي ولتصحيح الفترات المعلنة مسبقاً. إن مذكرة الائتمان، إن وجدت، هي سلبي دائمًا ومع وجود قيود زمنية أو إجرائية إضافية تبعاً لكل لائحة.

من يرسل ومن يستقبل؟

يتم بثه بواسطة البائع أو المورد ويتسلمها العميل. يجب على كليهما تسجيلها: المُصدر كتعديل على دخله، والمستلم كـ انخفاض من نفقاتها أو ديونها، حسب الاقتضاء.

قائمة مراجعة سريعة لإصدارها بشكل صحيح

• اكد ال سبب ونطاق التعديل (كلي أو جزئي).
• حدد موقع ملف الايصال الاصلي وترقيمها.
• احسب الأساس، impuestos والمبالغ التي يجب خصمها.
• أصدر المذكرة التي تشير إلى إشارة للفاتورة والمبالغ بالسالب.
• أرسلها إلى العميل وقم بإيداعها لدى توثيق متعلق ب.

إن إشعار الدائن ليس إلا وسيلة إدارية لموازنة الحسابات دون محو أي أثر. إذا كنت تحترم الإشارة إلى الفاتورة الأصلية، فإنك تستخدم الحقول المطلوبة بالنسبة لبلدك (على سبيل المثال، رمز CFDI للمصروفات باستخدام G02 في المكسيك، أو التصحيح في إسبانيا)، إذا حافظت على الترقيم التسلسلي وشرحت السبب بوضوح، فسيكون سجلك المحاسبي محدثًا وفقًا لـ مبادئ المحاسبة في إسبانياستتجنب الغرامات غير المرغوب فيها، وبالمناسبة، ستحسن علاقتك مع عملائك. عن طريق تسجيل أي استرداد أو خصم أو تصحيح ضروري بشكل رسمي.