Какво е кредитно известие: определение, употреба, примери и разлики

започване » Счетоводство » Какво е кредитно известие: определение, употреба, примери и разлики

Ако някога сте издавали фактура и след това сте откривали грешка или ако клиент е върнал част от покупката, със сигурност сте се сблъсквали с концепцията за Кредитно известиеТова не е странно изобретение или административен каприз: това е официалният инструмент за отчитане на намаление на стойността на продажба, която вече е била фактурирана и следователно е била отразена във вашето счетоводство.

Преди да навлезем в подробности, е важно да направим едно важно предупреждение: в В Испания е обичайно да се използва коригираща фактура. да коригира издадени фактури, въпреки че в ежедневния език много хора все още ги наричат ​​„кредитни бележки“. В други испаноезични страни кредитната бележка се използва официално (и освен това с много специфични изисквания). По-долу ще видите кога се използва, какво трябва да съдържа и как да го издадете правилно в зависимост от държавата, с примери и разлики в сравнение с други документи.

Какво е кредитно известие?

Кредитното известие е правно валиден търговски документ Това се използва за промяна на вече издадена фактура, като се намалява нейната стойност. Целта му е официално да отрази последващи отстъпки, връщане на стоки, грешки в цените или количеството и като цяло всяка ситуация, която изисква намалете количеството на оригиналната фактура, без да я премахва от регистъра.

Генерира се от продавача или доставчика и се изпраща на клиента като доказателство за отстъпка или частично или пълно анулиране. От счетоводна гледна точка ефектът му е ясен: той отчита баланс в полза на клиента и по-нисък доход за продавача, предотвратявайки несъответствия, които биха могли да доведат до инспекции и санкции ако не бъдат коригирани.

Кога се използва кредитно известие?

Типичните ситуации, които оправдават издаването на кредитно известие, са много разпознаваеми в ежедневието. Сред най-често срещаните сценарии са следните: връщане на стоки поради дефекти или неудовлетвореност, откриването на грешки при фактуриране (сума, количество, данни), на прилагане на отстъпки които първоначално не са били включени, и сторнирането на операции, които трябва да бъдат анулирани изцяло или частично.

• Връщане на продукти: клиентът връща стоката и това е негова отговорност пълно или частично възстановяване на сумата.
• Грешки при фактуриране: фактурирана е неправилна цена или количество и е приложимо следното: корекция надолу.
• Последващи отстъпки: бонус или отстъпка се договарят веднъж фактурата вече е издадена.
• Анулиране на транзакции: ситуации, в които е необходимо да обезсили напълно или частично икономическият ефект от законопроекта.

Важно: В много страни издадените фактури не могат да бъдат изтривани или унищожавани. Поради това се използва следната процедура: кредитно известие като корекция (или коригиращата фактура, съгласно местните разпоредби), за да се остави ясна и последователна счетоводна следа.

Практически пример

Представете си, че компания А фактурира компания Б за цялостна услуга на стойност 1.000 евро. Компания Б преглежда фактурата и установява, че всъщност е договорила намален пакет за 800 евро. След като потвърждава това, компания А издава фактура. кредитно известие за 200 евро свързано с оригиналната фактура. Това гарантира, че клиентът получава кредитния си баланс, а продавачът коригира регистрирания приход, всичко това по начин, който... проследими и законни, улесняване на управление на събирането и плащанията.

Ако се извърши пълното анулиране на продажбата, емитентът ще генерира кредитно известие за обща сума в отрицателен знакФактурата е с референтен номер и няма икономически ефект.

Минимални изисквания и съдържание

Въпреки че няма единен универсален формат, има няколко елемента, които обикновено са от съществено значение, за да бъде кредитното известие правилно изготвено и да отговаря на приложимите разпоредби. Целта е документът да бъде ясен, да бъдат номерирани последователно и да бъде лесен за одит.

• Посочете, че е Кредитно известие или еквивалентен документ, разрешен.
• Съхранявайте последователно номериране което се играе във вашия сериал.
• За да се посочи точно номер на оригиналната фактура което е коригирано.
• отразяват отрицателни суми (защото намаляват данъчната основа и данъците).
• Повторете важна информация за подателя и получателя както е показано в коригираната фактура.
• Детайли причина (връщане, отстъпка, грешка, анулиране).

Освен това е препоръчително да запазите първоначалната фактура, в случай че е необходима. данъчен органи да изпратите кредитното известие на клиента, така че и той да коригирайте счетоводството сиПо този начин, двете страни на седалката са квадратни.

Разлики с коригиращата фактура

Кредитните известия и коригиращите фактури изпълняват сходни функции, но не са едни и същи. В Испания стандартният инструмент за коригиране на фактури е кредитното известие. коригираща фактураТова може да бъде положително или отрицателно (служи за увеличаване или намаляване на първоначалната сума) и освен това позволява Коригиране на фактури след уреждане на ДДС на съответното тримесечие.

За разлика от това, кредитното известие, където официално се разглежда, винаги се използва в смисъла отрицателен (Това намалява стойността на транзакцията.) Много регулаторни рамки не позволяват кредитно известие да коригира фактури от периоди, които вече са уредени. обявено и уреденоЗа този сценарий се изисква коригираща фактура съгласно местните правила.

Кредитно известие срещу дебитно известие

Друго ключово разграничение: кредитното известие намалява стойността на издадена фактура, докато дебитното известие го увеличаваДебитно известие се използва, когато плащането е било забравено, трябва да се начисли лихва за закъснение или сумата е била подценена. Накратко, то е от полза за продавача (той получава повече пари) и представлява... допълнителна такса за клиента.

Ако дебитно или кредитно известие е издадено погрешно и трябва да бъде сторнирано, в счетоводната практика това обикновено се решава чрез издаване на документ с противоположния знак за същата сума, така че балансът да се върне в правилното си състояние и да има запис на корекцията.

Видове кредитни известия

На практика се разграничават две основни категории: бизнес и банково делоПървият вид са обичайните между компании и клиенти или доставчици; вторият вид се издават от финансови институции, за да отразят плащания или доходи в полза на клиент.

• Търговски бележки: произлизащи от продажбени сделки, те коригират цени, отстъпки или постъпления.
• Банкноти: издадени от банки, за да оставят следа от тор по сметката на клиента.

Как да създадете кредитно известие стъпка по стъпка

Практическите стъпки са сходни във всички среди: дефиниране на причината, идентифициране на фактурата, която трябва да бъде коригирана, изчисляване на точната сума за изваждане и издайте бележката с формата и полетата, изисквани от вашата държава. Въпреки това, всяка юрисдикция има нюанси, които трябва да се спазват.

Испания: преференциално използване на коригиращата фактура

Не е разрешено в Испания изтриване на издадена фактураЗа коригиране на суми или данни се използва коригираща фактура, в която трябва да се посочи причината и да се направи позоваване на оригиналната фактура. коригиране на основите и ДДС и следвайте специфичното номериране. В общи линии много хора го наричат ​​„кредитно известие“, но правно признатият инструмент е коригиращкоето може да се дължи на положителни или отрицателни разлики.

Перу: Издаване чрез SUNAT или PSE

В Перу кредитната бележка е електронна разписка който се издава за анулиране или коригиране на транзакции. Може да се генерира на портала на SUNAT или чрез доставчик на електронни услуги (PSE). Най-общо казано, ще ви е необходим номерът на банкнотата, данните на издателя и получателя, дата на издаване, подробностите за причината и сумата, която ще бъде приспадната.

1. Влезте в портала на SUNAT с вашия RUC, потребителско име и парола за SOL.
2. В менюто отидете на SEE SOL > Електронна фактура > Издаване на кредитно известие.
3. Конфигурирайте проблема: датата обикновено се попълва с днешната дата (ограничен обратен марж до два дни).
4. Изберете вида на въздействието: анулиране на транзакцията, възстановяване на сумата, грешка в RUCИ др
5. Въведете номера на фактурата, която ще бъде коригирана, посочете причината и прегледайте предварително обобщение.
6. Потвърдете и издайте. Системата ще генерира съответната електронна разписка.

Ако работите с PSE, работният процес е подобен; само интерфейсът и някои оперативни стъпки може да се различават, така че е препоръчително следвайте ръководството на доставчика.

Чили: Критерии за DTE и SII

В Чили кредитните и дебитните бележки са част от Електронни данъчни документи (DTE)Кредитните известия свързват и коригират електронни фактури, когато е необходимо да бъдат анулирани изцяло или частично, да се приложат отстъпки или да се направят други корекции. Според SII (Чилийската служба за вътрешни приходи), няма... максимален или минимален срок твърда процедура за издаване на кредитно известие, но за да се избегне облагането му с ДДС, обикновено се взема предвид марж. до 3 месеца, в съответствие с действащите разпоредби.

Не забравяйте, че изтриването на издадени фактури е незаконно; следователно корекциите винаги трябва да се правят чрез DTE. Кредитно известие или дебит. Ако е необходимо да сторнирате неправилно издадена бележка, счетоводството се стабилизира с DTE обратното за същата стойност.

Мексико: CFDI тип E (разход)

В Мексико „кредитното известие“ съответства на CFDI тип E (Разход)Използва се за връщания, отстъпки, бонуси или коригиране на грешки, които намаляват приходите, фактурирани преди това с CFDI тип I (Приходи). Ключов момент е „Използване на CFDI“ G02 (Връщания, отстъпки или бонуси) и подходящата връзка с първоначалния доход CFDI.

• Свържете CFDI „E“ с CFDI „I“, който засяга, като включите всеки в съответния възел. UUID свързани.
• Регистрирайте същото начин на плащане това беше записано в CFDI на дохода.
• Ако корекцията се отнася за няколко CFDI за доходи, можете да издадете един CFDI „E“ за общата сума, отнасящ се по един за всеки всеки UUID засегнати.

Внимание: изходящият CFDI не анулира електронна фактура сам по себе си, освен в случай на авансиАко е необходимо да се анулира CFDI, правилната процедура е Анулирайте го според правилата на SAT и, ако е приложимо, издаде нов документ с ключ за връзка „04 – Замяна на предишен CFDI“.

Добри практики и грешки, които трябва да се избягват

Отвъд формалностите, има навици, които правят живота много по-лесен и предотвратяват главоболията с одитите. Първо златно правило е Никога не изтривайте фактура издадено. Корекцията се документира с кредитно известие (или корективно известие, в зависимост от държавата), като винаги се посочва оригинална фактура и поддържане на счетоводната нишка.

• Точно изчислете сумата, която ще бъде извадена, включително ефекта върху impuestos ако е приложимо.
• Опишете причина ясно: пълно или частично възстановяване на сумата, неприложена отстъпка, грешка в ценообразуването и др.
• Запазете копие от документите и се уверете, че клиентът получи бележката да коригират счетоводството си.
• Използвайте софтуер или инструменти, които спазват последователно номериране и генерирайте задължителните полета за всяка юрисдикция.

И последно: не бъркайте кредитното известие с управлението на оферти или проформиПроформите са с информационна цел; ако след фактуриране се появи грешка, издадената фактура трябва да бъде коригирана със съответния документ.

Често задавани въпроси

Кредитното известие винаги ли има отрицателна стойност?

Да, причината за съществуването му е намалете количеството на предишна фактура. Когато подходящото действие е да се начисли надценка за пропуснат артикул или да се направи корекция нагоре, тогава дебитно известие.

Мога ли да го използвам след деклариране на ДДС?

Зависи от държавата. В Испания валидният механизъм за коригиране на периодите вече е... ликвидиран Това е коригираща фактура. В други страни правилата са различни: проверете местните разпоредби, за да избегнете грешки. изявление.

Може ли да бъде издадено със задна дата?

Има ограничения. Например, на уебсайта на перуанското правителство може да има ограничение на до два дни датира със задна дата. В Чили няма строго ограничение за издаване, но има условия, ако целта е да се гарантира, че банкнотата не е засегната от IVA (референтен период до 3 месеца).

Служи ли за пълно анулиране на транзакция?

Да, при условие че приложимата правна рамка го позволява, можете да издадете кредитно известие за обща сума на фактурата и я прави икономически недействителна. В Мексико това не замества процедурата по анулиране на CFDI, освен в случай на авансови плащания; там трябва да следвате потока на SAT.

Каква е разликата между това и коригираща фактура?

Ректификационният инструмент е най-универсалният инструмент в Испания: той може да бъде положителен или отрицателен и да се коригират вече декларирани дори периоди. Кредитното известие, където съществува такова, е винаги отрицателен и с допълнителни времеви или процедурни ограничения в зависимост от всеки регламент.

Кой изпраща и кой получава?

Излъчва се от продавач или доставчик и клиентът го получава. И двамата трябва да го отразят: издателят като корекция на дохода си, а получателят като намаление на своите разходи или дълг, според случая.

Бърз контролен списък за правилното му издаване

• Потвърдете причина и обхватът (пълен или частичен) на корекцията.
• Намерете оригинална фактура и неговото номериране.
• Изчислете основата, impuestos и сумите, които трябва да бъдат извадени.
• Издай бележката, в която се посочва referencia към фактурата и сумите са отрицателни.
• Изпратете на клиента и го подайте при документация свързани.

Кредитното известие е просто административна мярка за балансиране на счетоводните сметки, без да се заличават никакви следи. Ако спазвате препратката към оригиналната фактура, използвате задължителни полета За вашата страна (например, CFDI за разходи с използване на G02 в Мексико или корективът в Испания), ако запазите последователното номериране и ясно обясните причината, счетоводството ви ще бъде актуално съгласно счетоводни принципи в ИспанияЩе избегнете нежелани глоби и, между другото, Ще подобрите отношенията си с клиента си. чрез официално записване на всяко възстановяване на сума, отстъпка или необходима корекция.