Šta je kreditna nota: definicija, upotreba, primjeri i razlike

inicio » računovodstvo » Šta je kreditna nota: definicija, upotreba, primjeri i razlike

Ako ste ikada izdali fakturu, a zatim otkrili grešku ili ako je kupac vratio dio kupovine, vjerovatno ste se susreli s konceptom kreditna notaTo nije čudan izum ili administrativni hir: to je formalni alat za evidentiranje smanjenja vrijednosti prodaje koja je već fakturisana i, stoga, evidentirana u vašem računovodstvu.

Prije nego što se uđe u detalje, važno je staviti na stol jedno važno upozorenje: u U Španiji je uobičajeno koristiti korektivnu fakturu. ispravljati izdate fakture, iako ih u svakodnevnom jeziku mnogi ljudi još uvijek nazivaju "kreditnim notama". U drugim zemljama španskog govornog područja, kreditna nota se formalno koristi (i, štaviše, sa vrlo specifičnim zahtjevima). U nastavku ćete vidjeti kada se koristi, šta mora sadržavati i kako ga pravilno izdati u zavisnosti od zemlje, sa primjerima i razlikama u poređenju sa drugim dokumentima.

Šta je kreditna nota?

Kreditna nota je pravno važeći komercijalni dokument Ovo se koristi za izmjenu već izdate fakture, smanjujući njen iznos. Njegova svrha je da zvanično odrazi naknadne popuste, povrate robe, greške u cijenama ili količini i, općenito, bilo koju situaciju koja zahtijeva smanjiti količinu originalne fakture bez njenog uklanjanja iz evidencije.

Generira ga prodavač ili dobavljač i šalje kupcu kao dokaz o popustu ili djelomično ili potpuno otkazivanje. Iz računovodstvene perspektive, njegov učinak je jasan: evidentira saldo u korist kupca i niži prihod za prodavca, sprječavajući neslaganja koja bi mogla dovesti do inspekcije i kazne ako se ne isprave.

Kada se koristi kreditna nota?

Tipične situacije koje opravdavaju izdavanje kreditne note vrlo su prepoznatljive u svakodnevnom životu. Među najčešćim scenarijima su sljedeći: povrat robe zbog nedostataka ili nezadovoljstva, otkrivanje greške u naplati (količina, količina, podatak), the primjena popusta koje prvobitno nisu bile uključene i storniranje operacija koje se moraju u potpunosti ili djelimično otkazati.

• Povrat proizvoda: kupac vraća robu i to je njegova odgovornost povrat novca u cijelosti ili djelomično.
• Greške u fakturisanju: fakturisana je netačna cijena ili količina i primjenjuje se sljedeće: korekcija prema dolje.
• Naknadni popusti: bonus ili popust se dogovara jednom faktura je već izdata.
• Otkazivanje transakcija: situacije u kojima je potrebno poništiti u potpunosti ili djelimično ekonomski efekat zakona.

Važno: U mnogim zemljama izdane fakture nije moguće izbrisati ili uništiti. Stoga se koristi sljedeći postupak: kreditna nota kao prilagodba (ili korektivnu fakturu, u skladu s lokalnim propisima) kako bi se ostavio čist i konzistentan računovodstveni trag.

Praktični primjer

Zamislite da Kompanija A fakturiše Kompaniji B kompletnu uslugu u iznosu od 1.000 €. Kompanija B pregleda fakturu i otkriva da je zapravo ugovorila smanjeni paket za 800 €. Nakon što to potvrdi, Kompanija A izdaje fakturu. kreditna nota od 200 € povezano s originalnom fakturom. Ovo osigurava da kupac primi svoj kreditni saldo, a prodavac ispravi evidentirani prihod, sve na način da... sljedivo i legalno, olakšavanje upravljanje naplatom i plaćanjem.

U slučaju potpunog otkazivanja prodaje, izdavatelj bi generirao kreditnu notu za ukupan iznos u negativnomFaktura je referencirana i nema ekonomski učinak.

Minimalni zahtjevi i sadržaj

Iako ne postoji jedinstveni univerzalni format, postoji nekoliko elemenata koji su obično bitni da bi kreditna nota bila pravilno pripremljena i u skladu s važećim propisima. Cilj je da dokument bude jasan, biti uzastopno numerisan i biti jednostavan za reviziju.

• Naznačite da je to kreditna nota ili dozvoljeni ekvivalentni dokument.
• Zadrži uzastopno numeriranje koji se pojavljuje u vašoj seriji.
• Da biste precizno naveli originalni broj fakture što je ispravljeno.
• odražavaju negativni iznosi (jer smanjuju poresku osnovicu i poreze).
• Ponovite bitne informacije pošiljatelja i primatelja kao što je prikazano na ispravljenoj fakturi.
• Detaljno motiv (povrat, popust, greška, otkazivanje).

Osim toga, preporučljivo je sačuvati originalni račun u slučaju da zatreba. poreski organi pošaljite kreditnu notu kupcu kako bi i on prilagodite svoje računovodstvoDakle, obje strane sjedišta su kvadratne.

Razlike u odnosu na korektivnu fakturu

Kreditne note i korektivne fakture imaju slične funkcije, ali nisu iste. U Španiji je standardni instrument za korekciju faktura kreditna nota. korektivnu fakturuOvo može biti pozitivno ili negativno (služi za povećanje ili smanjenje prvobitnog iznosa) i, osim toga, omogućava Ispravljanje faktura nakon obračuna PDV-a odgovarajućeg kvartala.

Nasuprot tome, kreditna nota, tamo gdje se formalno razmatra, uvijek se koristi u smislu negativno (To smanjuje vrijednost transakcije.) Mnogi regulatorni okviri ne dozvoljavaju da se kreditnom notom ispravljaju fakture iz perioda koji su već poravnati. proglašeno i riješenoZa taj scenario, potrebna je korektivna faktura u skladu s lokalnim propisima.

Kreditna nota u odnosu na debitnu notu

Još jedna ključna razlika: kreditna nota smanjuje vrijednost izdate fakture, dok debitna nota to povećavaDebitna nota se koristi kada je plaćanje zaboravljeno, kada treba naplatiti zakašnjelu kamatu ili kada je iznos podcijenjen. Ukratko, ona koristi prodavcu (dobija više novca) i predstavlja dodatna naknada za kupca.

Ako je debitna ili kreditna nota izdata greškom i potrebno ju je stornirati, u računovodstvenoj praksi se to obično rješava izdavanjem dokument suprotnog predznaka za isti iznos, tako da se stanje vrati u ispravno stanje i da postoji zapis o korekciji.

Vrste kreditnih nota

U praksi se razlikuju dvije glavne kategorije: komercijalno i bankarstvoPrva vrsta su uobičajene između kompanija i kupaca ili dobavljača; drugu vrstu izdaju finansijske institucije kako bi odrazile plaćanja ili prihodi u korist klijenta.

• Komercijalne note: potiču iz prodajnih transakcija, njima se prilagođavaju cijene, popusti ili vraća.
• Novčanice: izdaju ih banke kako bi ostavile trag đubrivo na računu kupca.

Kako kreirati kreditnu notu korak po korak

Praktični koraci su slični u svim okruženjima: definirajte razlog, identificirajte fakturu koju treba ispraviti, izračunajte tačan iznos koji treba oduzeti i izdajte obavještenje u formatu i poljima koja zahtijeva vaša zemlja. Uprkos tome, svaka jurisdikcija ima nijanse koje treba poštovati.

Španija: preferencijalna upotreba korektivne fakture

Nije dozvoljeno u Španiji izbrisati izdatu fakturuZa ispravku iznosa ili podataka koristi se korektivna faktura, koja mora navesti razlog i referencirati se na originalnu fakturu. prilagoditi osnovice i PDV i slijedite specifičnu numeraciju. U uobičajenom govoru, mnogi ljudi to nazivaju "kreditnom notom", ali pravno priznati instrument je korektivništo može biti posljedica pozitivnih ili negativnih razlika.

Peru: Izdavanje putem SUNAT-a ili PSE-a

U Peruu, kreditna nota je elektronski račun koji se izdaje za otkazivanje ili prilagođavanje transakcija. Može se generirati na SUNAT portalu ili putem pružatelja elektroničkih usluga (PSE). Općenito govoreći, trebat će vam broj novčanice, podaci o izdavatelju i primatelju, datum izdavanja, detalje razloga i iznos koji treba oduzeti.

1. Pristupite SUNAT portalu i prijavite se sa svojim RUC-om, korisničkim imenom i SOL lozinkom.
2. U meniju idite na SEE SOL > Elektronska faktura > Izdati kreditnu notu.
3. Konfigurišite problem: datum se obično popunjava današnjim datumom (ograničena retroaktivna margina do dva dana).
4. Odaberite vrstu utjecaja: otkazivanje transakcije, povrat novca, greška u RUC-u, Itd
5. Unesite broj fakture koju treba ispraviti, detaljno navedite razlog i pregledajte preliminarni sažetak.
6. Potvrdite i izdajte. Sistem će generirati odgovarajući elektronski račun.

Ako radite s PSE-om, tijek rada je sličan; mogu se razlikovati samo sučelje i određeni operativni koraci, pa se preporučuje slijedite uputstvo dobavljača.

Čile: DTE i SII kriteriji

U Čileu su kreditne i debitne note dio Elektronski poreski dokumenti (DTE)Kreditne note povezuju i ispravljaju elektronske fakture kada je potrebno da ih se u cijelosti ili djelomično poništi, primijeni popuste ili izvrši druga prilagođavanja. Prema SII (Čileanska poreska uprava), ne postoji... maksimalni ili minimalni rok kruto za izdavanje kreditne note, ali kako bi se izbjeglo plaćanje PDV-a, obično se uzima u obzir marža. do 3 meseca, u skladu sa važećim propisima.

Imajte na umu da je brisanje izdatih faktura nezakonito; stoga se ispravke uvijek moraju vršiti putem DTE-a. kreditna nota ili zaduženje. Ako trebate stornirati pogrešno izdatu notu, računovodstvo se stabilizira pomoću DTE suprotno za istu vrijednost.

Meksiko: CFDI tip E (Trošak)

U Meksiku, „kreditna nota“ odgovara CFDI tipa E (Trošak)Koristi se za povrate, popuste, bonuse ili ispravke grešaka koje smanjuju prihod prethodno fakturisan sa CFDI tipom I (Prihod). Ključna stvar je „Upotreba CFDI-ja“ G02 (Povrati, popusti ili bonusi) i odgovarajući odnos s originalnim prihodom CFDI.

• Povežite CFDI "E" sa CFDI "I" na koji utiče, uključujući svaki u odgovarajući čvor UUID povezani.
• Registrujte isto oblik plaćanja to je zabilježeno u priznanici prihoda CFDI-a.
• Ako se prilagođavanje odnosi na nekoliko CFDI-jeva za prihod, možete izdati jedan CFDI "E" za ukupan iznos, koji se odnosi na jedan po svaki UUID pogođeni.

Pažnja: odlazni CFDI ne poništava elektronsku fakturu sam po sebi, osim u slučaju napredakAko CFDI treba poništiti, ispravan postupak je Otkažite ga prema SAT pravilima i, ako je primjenjivo, izdati novi dokument s ključem odnosa „04 – Zamjena prethodnog CFDI-ja“.

Dobre prakse i greške koje treba izbjegavati

Pored formalnosti, postoje navike koje znatno olakšavaju život i sprječavaju glavobolje s revizijama. Prvo zlatno pravilo je Nikada ne briši fakturu izdato. Ispravka se dokumentuje kreditnom notom (ili korektivnom notom, u zavisnosti od zemlje), uvijek uz referencu na original fakture i održavanje računovodstvene niti.

• Precizno izračunajte iznos koji treba oduzeti, uključujući i uticaj na porezi ako se primjenjuje.
• Opišite motiv jasno: potpuni ili djelomični povrat novca, neprimijenjeni popust, greška u određivanju cijene itd.
• Sačuvajte kopiju dokumenata i uvjerite se da klijent primi poruku da prilagode svoje računovodstvo.
• Koristite softver ili alate koji poštuju uzastopno numeriranje i generirajte potrebna polja za svaku jurisdikciju.

Još jedna stvar: nemojte miješati kreditnu notu s upravljanjem ponude ili proformeProforme su informativnog karaktera; ako se nakon fakturisanja pojavi greška, izdata faktura se mora ispraviti odgovarajućim dokumentom.

Često postavljana pitanja

Da li kreditna nota uvijek ima negativnu vrijednost?

Da, razlog njegovog postojanja je smanjiti količinu prethodne fakture. Kada je odgovarajuća radnja pretjerano naplatiti izostavljenu stavku ili izvršiti korekciju naviše, tada debitna nota.

Mogu li ga koristiti nakon što prijavim PDV?

Zavisi od zemlje. U Španiji je važeći mehanizam za prilagođavanje perioda već... likvidiran Ovo je korektivna faktura. U drugim zemljama pravila se razlikuju: provjerite lokalne propise kako biste izbjegli greške. izjava.

Može li se izdati retroaktivno?

Postoje ograničenja. Na primjer, na web stranici peruanske vlade može postojati margina do dva dana retroaktivno do datuma. U Čileu ne postoji strogo ograničenje izdavanja, ali postoje uslovi ako je cilj osigurati da novčanica nije pogođena PDV (referentni period do 3 mjeseca).

Da li služi za potpuno otkazivanje transakcije?

Da, pod uslovom da to dozvoljava važeći pravni okvir, možete izdati kreditnu notu za ukupno fakture i učiniti je ekonomski ništavnom. U Meksiku, to ne zamjenjuje postupak otkaz CFDI-ja, osim u slučaju avansa; tu morate pratiti tok SAT-a.

Koja je razlika između ovoga i korektivne fakture?

Ispravljački instrument je najsvestraniji instrument u Španiji: može se pozitivno ili negativno i ispraviti već prijavljene parne periode. Kreditna nota, gdje postoji, je uvijek negativno i sa daljnjim vremenskim ili proceduralnim ograničenjima u zavisnosti od svakog propisa.

Ko šalje, a ko prima?

Emituje se od strane prodavač ili dobavljač i kupac ga prima. Oboje to moraju evidentirati: izdavatelj kao prilagođavanje svog prihoda, a primatelj kao smanjenje svojih rashoda ili duga, prema potrebi.

Kratka provjera za pravilno izdavanje

• Potvrdite motiv i obim (potpuni ili djelomični) prilagođavanja.
• Locirajte original fakture i njegovu numeraciju.
• Izračunaj bazu, porezi i iznosi koji se oduzimaju.
• Izdajte notu u kojoj se navodi referenca na fakturu i iznosi u negativnom iznosu.
• Pošalji klijentu i podnesi kod dokumentacija povezani.

Kreditna nota je jednostavno administrativna mjera spasa za usklađivanje knjiga bez brisanja ikakvog traga. Ako poštujete referencu na originalnu fakturu, koristite obavezna polja Za vašu zemlju (na primjer, CFDI za troškove s upotrebom G02 u Meksiku ili korektivni obrazac u Španiji), ako zadržite sekvencijalno numeriranje i jasno objasnite razlog, vaše računovodstvo će biti ažurno u skladu s Računovodstveni principi u ŠpanijiIzbjeći ćete neželjene kazne i, usput rečeno, Poboljšat ćete odnos sa svojim kupcem. formalnim evidentiranjem bilo kakvog povrata novca, popusta ili potrebne ispravke.