- Activo y pasivo estructuran el balance; el patrimonio neto completa la ecuación Activo = Patrimonio neto + Pasivo.
- El activo se divide en no corriente (inmovilizado e inversiones) y corriente (tesorería, existencias, deudores e inversiones a corto).
- El pasivo puede ser corriente o no corriente; bien planificado mejora liquidez y ordena la financiación.
- PGC, control de deterioro y software contable aseguran registros fiables y decisiones acertadas.
Si alguna vez te has peleado con la contabilidad, sabrás que meterse con las cuentas de activo y pasivo sin una guía clara puede acabar en desastre. Esta guía práctica y completa te acompaña paso a paso para entender qué tiene y qué debe una empresa, cómo se estructura el balance y cómo interpretar la información para gestionar mejor tus finanzas.
El objetivo es que puedas identificar con soltura los bienes, derechos y obligaciones de tu negocio, cómo se clasifican, cómo encajan con el patrimonio neto y qué dicen las normas (PGC, NIIF/NIC) sobre deterioros, periodificaciones y presentación. Iremos de lo general a lo concreto, con ejemplos y listados útiles para el día a día.
¿Qué son las cuentas de activo y de pasivo?
En el balance de situación de cualquier empresa se agrupan dos grandes bloques: activo y pasivo. El activo recoge los recursos económicos (bienes y derechos) que posee la entidad; el pasivo, las fuentes de financiación ajena (deudas y obligaciones exigibles). Junto al patrimonio neto, componen la fotografía financiera de la empresa en una fecha concreta.
La información que aportan estas partidas es crítica tanto a nivel interno (control de la salud financiera, liquidez, solvencia) como a nivel externo (inversores, entidades financieras y posibles socios valoran el riesgo de operar con la empresa). En España, cualquiera puede solicitar al Registro Mercantil las cuentas anuales, donde figura el balance.
Clasificación de las cuentas de activo
El activo representa los bienes y derechos con los que cuenta la empresa para operar. Por su naturaleza y horizonte temporal se divide en activo no corriente (largo plazo) y activo corriente (corto plazo). Esta división facilita saber qué recursos se usan de manera continuada y cuáles se convertirán en efectivo pronto.
Activo no corriente o activo fijo
Incluye los elementos que la empresa va a utilizar durante más de un ejercicio, es decir, bienes y derechos de uso continuado. Aquí se encuentran el inmovilizado material, el inmovilizado intangible, las inversiones inmobiliarias y las inversiones financieras a largo plazo.
En el inmovilizado material se incluyen terrenos y construcciones, instalaciones técnicas, maquinaria, equipos de transporte, mobiliario y equipos informáticos, así como el inmovilizado en curso y anticipos. Son activos tangibles que sirven en la actividad diaria.
El inmovilizado intangible agrupa activos no físicos que aportan valor y se amortizan según su vida útil: aplicaciones informáticas, concesiones, patentes, licencias, marcas, derechos de propiedad intelectual, investigación y desarrollo cuando procede, y el fondo de comercio bajo criterios estrictos.
Las inversiones inmobiliarias recogen los inmuebles que la empresa posee para obtener rentas o plusvalías (por ejemplo, un local alquilado que no se utiliza en la actividad propia). Se diferencian de las construcciones afectas a la explotación.
En inversiones financieras a largo plazo se reflejan instrumentos de patrimonio (participaciones), valores de deuda, créditos a terceros, derivados y otros activos financieros con vencimiento o intención de mantenimiento superior a un año.
Activo corriente o circulante
Son recursos cuyo destino normal es transformarse en efectivo en menos de un año o dentro del ciclo operativo. Aquí se integran la tesorería, las existencias, los deudores comerciales y otras cuentas a cobrar, las inversiones financieras a corto plazo y ciertas periodificaciones.
La tesorería (caja y bancos) y otros activos líquidos equivalentes representan el dinero disponible de forma inmediata. Es el activo más líquido y el que sostiene la operativa diaria, pagos y cobros.
Las existencias comprenden mercaderías, materias primas, productos en curso y terminados, subproductos, residuos y materiales recuperados, además de anticipos a proveedores. En sectores con ciclo largo se distingue el inventario de producción de ciclo corto o largo.
Dentro de deudores comerciales y otras cuentas a cobrar se incluyen clientes (a corto y a largo cuando corresponde), efectos a cobrar, deudores varios, personal, activos por impuesto corriente, otros créditos con las Administraciones Públicas, socios por desembolsos exigidos y otros deudores.
Las inversiones financieras a corto plazo abarcan participaciones temporales, valores negociables de deuda, créditos, derivados y otros instrumentos con vencimiento inferior a un año, además de periodificaciones a corto plazo que reflejan pagos realizados que se imputarán en el ejercicio.
Clasificación de las cuentas de pasivo
El pasivo recoge las obligaciones y deudas con terceros. Según su exigibilidad, se distingue entre pasivo corriente (vencimiento inferior a un año) y pasivo no corriente (vencimiento superior). En el corto plazo caben proveedores, acreedores, préstamos y obligaciones fiscales; en el largo, préstamos a devolver en varios ejercicios y pasivos diferidos.
Conviene matizar dos cuestiones clave. Primero, las cuentas de pasivo no son necesariamente negativas: bien planificadas, permiten optimizar la liquidez (por ejemplo, aprovechar plazos de pago con proveedores sin tensionar la caja). Segundo, concentrar deudas solo a corto plazo puede asfixiar la tesorería; una estructura con financiación a largo plazo crea margen para cuadrar flujos.
Patrimonio neto y relación con activo y pasivo
Además del activo y el pasivo, el balance incorpora el patrimonio neto, es decir, los recursos propios de la compañía. Se compone del capital social, las reservas (legales, voluntarias y especiales), donaciones y subvenciones, y el resultado del ejercicio (beneficios o pérdidas acumuladas).
La ecuación contable que siempre debe cumplirse es: Activo = Patrimonio neto + Pasivo. Bajo el principio de partida doble, cada apunte tiene su contrapartida. En otras palabras: los activos que ves se han financiado con recursos propios o con deudas exigibles.
Cómo encaja todo en el Plan General de Contabilidad (PGC)
El Plan General de Contabilidad establece modelos de cuentas anuales y el detalle del cuadro de cuentas, organizando el balance en activo no corriente, activo corriente, patrimonio neto, pasivo no corriente y pasivo corriente. El modelo abreviado de balance al cierre de ejercicio sigue esta misma lógica, con un desglose riguroso de partidas.
Dentro del detalle del PGC encontrarás, entre otros, inmovilizado intangible (desarrollo, concesiones, patentes y licencias, aplicaciones informáticas, propiedad intelectual y fondo de comercio), inmovilizado material (terrenos y construcciones, instalaciones técnicas y otro inmovilizado, inmovilizado en curso y anticipos) e inversiones inmobiliarias (terrenos y construcciones destinadas a rentas/plusvalías).
También se incluyen las inversiones en empresas del grupo y asociadas y las inversiones financieras a largo y a corto (instrumentos de patrimonio, valores de deuda, créditos, derivados y otros activos financieros), activos por impuesto diferido, deudores no corrientes, activos no corrientes mantenidos para la venta, existencias, deudores comerciales y otras cuentas a cobrar, periodificaciones y efectivo.
Además, el PGC recoge categorías como activos por impuesto corriente y otros créditos con Administraciones Públicas, así como socios por desembolsos exigidos, destacando la separación entre partidas a corto y a largo según su vencimiento. Todo ello facilita una lectura homogénea del balance y la comparabilidad entre empresas.
Listado práctico de cuentas de activo fijo e intangible
Para aterrizar cada grupo, conviene recordar algunas cuentas de uso frecuente en el inmovilizado. En activos tangibles destacan terrenos, construcciones, maquinaria, equipos de transporte, instalaciones específicas (por ejemplo, vigas y apoyos para grúas en fábricas) y mobiliario y equipos de oficina (mesas, sillas, ordenadores, telefonía, mostradores, racks).
En el ámbito de los intangibles, los más habituales son marcas, patentes, franquicias y licencias. Su reconocimiento y amortización se rige por su vida útil estimada y por criterios del PGC, que exigen evidencia del valor económico futuro y documentación adecuada.
En los activos fijos, al elaborar el balance debes considerar la depreciación/amortización acumulada y, cuando proceda, la corrección por deterioro. Así se muestra el valor neto contable de cada elemento, respetando la imagen fiel del patrimonio.
En las adquisiciones, recuerda incorporar los impuestos no deducibles y otros costes necesarios para poner el activo en condiciones de uso. En entornos fiscales específicos, también puede ser relevante el tratamiento del IVA soportado y otras figuras impositivas según la normativa aplicable.
Activo circulante, activo fijo y activo diferido
Además de la típica división entre corriente y no corriente, algunos manuales operativos distinguen el activo diferido (pagos anticipados y derechos que se imputan con el paso del tiempo). Es una visión útil para la gestión, pues separa lo que ya está pagado de lo que generará gasto futuro.
En activo circulante se encuadran caja y bancos, mercancías, clientes, documentos por cobrar, deudores diversos e inversiones de corto plazo. Son recursos que la empresa prevé convertir en dinero o consumir en el ciclo normal de explotación.
En activo fijo se agrupan terrenos, edificios, maquinaria, mobiliario, equipos de reparto/entrega y otros bienes tangibles e intangibles destinados al uso. Se reconocen por su coste y se ajustan por amortizaciones y posibles deterioros.
El activo diferido incluye depósitos de garantía, gastos de instalación, papelería y útiles, propaganda y publicidad, primas de seguros, rentas pagadas por anticipado e intereses pagados por anticipado. Su saldo se va llevando a resultados conforme se consumen los beneficios económicos.
Naturaleza contable de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto
Las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto son de carácter funcional bilateral: admiten cargos y abonos. Las cuentas de activo tienen naturaleza deudora (se cargan por el valor inicial, entradas y aumentos; se abonan por salidas y disminuciones de valor).
Las cuentas de pasivo presentan naturaleza acreedora (se abonan por su valor inicial, entradas y aumentos; se cargan por salidas y disminuciones). En patrimonio neto, se reflejan aportaciones, beneficios no distribuidos, subvenciones, donaciones y legados, con naturaleza también acreedora.
Algunos ejemplos de cuentas de activo de uso común son caja, bancos, clientes, deudores, efectos a cobrar, valores mobiliarios, mercaderías, materias primas, productos terminados y subproductos, terrenos y bienes naturales, construcciones, maquinaria, mobiliario, equipos informáticos y elementos de transporte, junto con las amortizaciones acumuladas del inmovilizado material e intangible.
Entre las cuentas de pasivo frecuentes destacan proveedores, acreedores, efectos a pagar, impuestos a pagar, intereses a pagar y préstamos por pagar. Estas partidas muestran la financiación exigible y condicionan la liquidez.
Cómo separar las cuentas de activo en la práctica
La separación entre activos corrientes y no corrientes se basa en su horizonte de realización o consumo. Corriente: menos de 12 meses o dentro del ciclo operativo. No corriente: más de 12 meses. Este corte ayuda a evaluar liquidez, capital de trabajo y necesidades de financiación.
Activos corrientes típicos: efectivo y equivalentes, cuentas por cobrar, inventarios y gastos pagados por anticipado de corto recorrido. Activos no corrientes: propiedad, planta y equipo; intangibles; inversiones a largo plazo y activos diferidos con imputación plurianual.
Ejemplo rápido: una empresa comercial como «TechSolutions, S.A.» podría agrupar en corriente su caja, bancos, clientes y existencias; y en no corriente su maquinaria, equipos, licencias y participaciones financieras mantenidas a largo plazo. Así obtiene un balance ordenado y útil para la toma de decisiones.
| Grupo | Partidas representativas |
|---|---|
| Activo corriente | Caja y bancos, clientes y deudores, inventarios, inversiones financieras a corto, periodificaciones |
| Activo no corriente | Terrenos y construcciones, instalaciones, maquinaria, intangibles, inversiones inmobiliarias y financieras a largo |
Seguimiento de activos: deterioro, normas y señales de alerta
Para mantener estados fiables hay que vigilar el deterioro del valor. Según la NIC 36 (NIIF), un activo está deteriorado cuando su importe en libros supera su importe recuperable. En esas circunstancias, se reconoce la pérdida de valor correspondiente.
Existen indicios que deben monitorizarse: reducción del rendimiento por encima de lo esperado, alzas relevantes de tipos de interés que afecten la tasa de descuento, capitalización bursátil inferior al valor contable de activos netos, cambios desfavorables en la utilización del bien, proyecciones internas negativas o cambios legales/tecnológicos que erosionan su valor.
En algunos marcos, como las NIF en México, el deterioro se define de forma equivalente: cuando el valor en libros supera el valor de recuperación. Aunque el contexto normativo varíe, el principio económico es el mismo: reflejar una imagen fiel y prudente.
Este control del deterioro se complementa con la evaluación del patrimonio neto, clave para medir solvencia, capacidad de endeudamiento, necesidad de ajustar gastos o impulsar inversiones. En sectores regulados, conviene revisar la incidencia de impuestos específicos que puedan alterar flujos y valoraciones.
El papel del software contable
La tecnología ha agilizado la contabilidad: hoy un buen software permite automatizar el registro de activos mediante carga masiva de documentos, configurar un plan de cuentas a medida o predefinido y generar informes clave (balances de 8 columnas, estados de resultados) para supervisar inventarios, depreciaciones y amortizaciones.
Además, la integración con factura electrónica moderniza procesos, centraliza comprobantes y reduce errores. La digitalización favorece la eficiencia y recorta costes asociados a fallos y reprocesos, a la vez que disminuye el uso de papel e insumos.
Otro beneficio es la protección de datos: copias de seguridad, control de accesos y trazabilidad. Con información segura y actualizada es más sencillo mantener un registro de activos fiable y conforme a la normativa.
Recursos útiles: IA y Plan General de Contabilidad
Existen plataformas que han entrenado asistentes de IA con los contenidos del Plan General de Contabilidad, creando herramientas especializadas en normativa española. Suelen ser accesibles desde un icono en la web o una zona privada de usuario y permiten consultar, repreguntar y solicitar aclaraciones.
Estas utilidades se ofrecen a menudo como servicio para suscriptores y, aunque no son infalibles, resultan prácticas para navegar por el cuadro de cuentas, revisar definiciones y relaciones contables entre cuentas y verificar asientos con agilidad.
Si quieres ampliar conceptos y terminología, también puedes acudir a glosarios y manuales de referencia. Por ejemplo, este recurso público ofrece definiciones clave del ámbito contable: Glosario contable.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencian activo corriente y no corriente? El corriente se consume o se convierte en efectivo en menos de 12 meses; el no corriente se utiliza a largo plazo y se recupera a lo largo de varios ejercicios.
¿Qué activos pesan más en una pyme? Suele importar mucho el efectivo, las cuentas a cobrar y los inventarios en el corto plazo; a largo, las propiedades, los equipos y el software que sostiene la operativa.
¿Qué pasa si clasifico o registro mal los activos? Tus balances pueden perder fiabilidad, podrías calcular mal la liquidez y tomar decisiones equivocadas sobre financiación o inversión.
¿Cómo influyen los activos en la capacidad de endeudamiento? Cuantos más activos sólidos y líquidos presentes, mayor respaldo percibirá una entidad financiera para conceder crédito en condiciones competitivas.
¿Cómo ayuda el software a valorar activos? Automatiza depreciaciones y amortizaciones, facilita el control del deterioro y actualiza el valor en libros de forma consistente con los estados financieros.
Dominar la estructura del balance, distinguir bien entre activo corriente y no corriente, conocer el papel del pasivo y del patrimonio neto y apoyarte en el PGC te permitirá leer tus cuentas con ojos de analista. Si añades control de deterioros, una clasificación fina de inventarios y deudores y un software que automatice cierres, tendrás una base sólida para decisiones financieras con menos sobresaltos y más liquidez disponible.