Cuentas de pasivo: guía completa con ejemplos y PGC

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Entender a fondo las cuentas de pasivo marca la diferencia entre llevar la contabilidad con soltura o ir a trompicones. En el pasivo se concentran las deudas, compromisos y obligaciones que asumirás en el futuro, desde proveedores y bancos hasta Administración Pública, empleados o posibles contingencias. Gestionarlas bien no solo evita sustos de liquidez; también te permite tomar mejores decisiones financieras y leer con criterio el balance.

En el balance de situación se ordena la estructura económica y financiera de la empresa: activo (bienes y derechos), patrimonio neto (recursos propios) y pasivo (financiación ajena y obligaciones). Esa fotografía global se construye con cuentas desarrolladas por el Plan General de Contabilidad (PGC), y conocer su lógica te ayudará a saber qué tiene la empresa, qué debe y cuándo lo debe. Además, el PGC deja claro que las provisiones forman parte del pasivo.

Conviene recordar que el patrimonio neto (capital, reservas, subvenciones/donaciones y resultados) no es pasivo, aunque históricamente se hayan presentado juntos. Esa distinción importa para interpretar bien la solvencia, porque el pasivo supone exigibilidad y el patrimonio neto no.

¿Qué son exactamente las cuentas de pasivo?

De acuerdo con el PGC, el pasivo agrupa las obligaciones actuales surgidas de sucesos pasados cuya cancelación exigirá desprenderse de recursos con capacidad de generar beneficios en el futuro. Dicho en llano: es el conjunto de deudas y compromisos con terceros que todavía no se han pagado, pero que son exigibles en uno o varios ejercicios.

Además de esa definición formal, en la práctica el pasivo recoge la financiación ajena con la que la empresa sostiene su actividad (compras a crédito, préstamos, arrendamientos financieros, impuestos a pagar, etc.). En el balance aparece a la derecha, junto con el patrimonio neto, y sigue la ecuación clave de todo sistema contable: Activos = Patrimonio neto + Pasivos.

Conviene recordar que el patrimonio neto (capital, reservas, subvenciones/donaciones y resultados) no es pasivo, aunque históricamente se hayan presentado juntos. Esa distinción importa para interpretar bien la solvencia, porque el pasivo supone exigibilidad y el patrimonio neto no.

Pasivo corriente vs pasivo no corriente

El PGC separa el pasivo en dos bloques en función del horizonte temporal: corto plazo (corriente) y largo plazo (no corriente). El criterio es el vencimiento: si la obligación debe atenderse en menos de 12 meses, es corriente; si el plazo supera el año, no corriente. Esta simple frontera afecta de lleno al análisis de liquidez y solvencia.

Un volumen elevado de pasivo corriente frente a los activos corrientes puede poner en jaque la tesorería del día a día. Por eso es esencial vigilar el Fondo de Maniobra (capital circulante), que compara la capacidad de convertir activos a corto plazo en efectivo con los pagos inminentes.

• Pasivo corriente (menos de un año): deudas con proveedores, nóminas pendientes, impuestos por pagar, préstamos con vencimiento en el ejercicio, intereses devengados, anticipos de clientes, etc.
• Pasivo no corriente (más de un año): préstamos bancarios a largo plazo, hipotecas, bonos u obligaciones, parte a largo plazo de un leasing, pasivos por impuesto diferido, entre otros.

Que una deuda sea a largo plazo no es “malo” por defecto; bien planificada, una estructura con devoluciones escalonadas permite sostener inversiones sin asfixiar la liquidez. La clave es ajustar los plazos y la carga financiera a la capacidad real de generación de caja.

Desglose del pasivo no corriente en el balance

El pasivo no corriente se presenta agrupado en epígrafes que facilitan la lectura del balance. Siguiendo el modelo del PGC, estos son los principales apartados:

I. Provisiones a largo plazo. Estimaciones de pérdidas o gastos futuros probables y cuantificables (aunque inciertos en importe o fecha), como obligaciones con el personal tras la extinción de la relación laboral (p. ej., prestaciones por jubilación), actuaciones medioambientales, provisiones por reestructuraciones y otras provisiones (por responsabilidades, impuestos, desmantelamientos o transacciones con instrumentos de patrimonio). Se registran contra una cuenta de gasto.

II. Deudas a largo plazo. Incluye obligaciones y otros valores negociables (títulos emitidos para financiarse), deudas con entidades de crédito, acreedores por arrendamiento financiero (leasing reconocido como deuda en grandes empresas), derivados con saldo desfavorable, y otros pasivos financieros (deudas con partes no bancarias, fianzas y depósitos recibidos, etc.).

III. Deudas con empresas del grupo y asociadas a largo plazo. Las mismas tipologías anteriores, pero cuando el acreedor es una entidad del grupo o vinculada.

IV. Pasivos por impuesto diferido. Surgen de las diferencias temporarias entre el criterio contable y el fiscal (por ejemplo, amortizaciones admisibles contablemente que no coinciden con la normativa del Impuesto sobre Sociedades). Cuando el ajuste es en contra, se reconoce un pasivo a largo plazo.

V. Periodificaciones a largo plazo. Ingresos cobrados por anticipado que no pertenecen al ejercicio corriente; se llevarán a resultados del ejercicio o ejercicios futuros a medida que se devenguen, respetando el principio de devengo.

VI. Acreedores comerciales no corrientes. Deudas comerciales con vencimiento superior a un año (p. ej., acuerdos especiales de pago a largo plazo con proveedores estratégicos).

VII. Deuda con características especiales a largo plazo. Financiación que, por su naturaleza (p. ej., determinadas deudas participativas u otras con condiciones singulares), el PGC presenta de forma separada para mejorar la transparencia.

Desglose del pasivo corriente en el balance

En el corto plazo, el PGC estructura el pasivo en los epígrafes que siguen. Este bloque es clave para evaluar el riesgo de tensiones de caja inmediatas:

I. Pasivos vinculados con activos no corrientes mantenidos para la venta. Cuando una unidad de negocio o activo se clasifica como mantenido para la venta, ciertos pasivos asociados se presentan aquí hasta su enajenación.

II. Provisiones a corto plazo. Igual naturaleza que las de largo, pero con vencimiento inferior a un año.

III. Deudas a corto plazo. Préstamos y créditos con vencimiento en el ejercicio, derivados con saldo desfavorable exigible en menos de 12 meses, arrendamientos financieros a corto plazo y otros pasivos financieros. También se incorporan aquí los vencimientos corrientes de deudas que inicialmente eran a largo plazo.

IV. Deudas con empresas del grupo y asociadas a corto plazo. Financiación intercompañía con vencimiento inferior al año.

V. Acreedores comerciales y otras cuentas a pagar. Este epígrafe incluye, entre otras, las cuentas de Proveedores (400, 401, 405) y Proveedores, empresas del grupo y asociadas (403, 404), además de Acreedores varios (41), Personal (465, 466), Pasivos por impuesto corriente (4752), Otras deudas con las Administraciones Públicas (4750, 4751, 4758, 476, 477), Anticipos de clientes (438) y otros acreedores habituales.

VI. Periodificaciones a corto plazo. Ingresos anticipados (485) que corresponden a ejercicios futuros; cuando llegue su devengo, se reconocerán como ingreso y se cancelará la periodificación. Los gastos anticipados (como la 480) se registran en el activo.

VII. Deuda con características especiales a corto plazo. Obligaciones singulares cuyo vencimiento es inferior a un año y que el PGC presenta separadamente.

Provisiones: cuándo y cómo se registran

Las provisiones, tanto de corto como de largo plazo, reflejan una pérdida o gasto futuro probable y medible que cumple requisitos concretos (norma, contrato u obligación tácita). El importe o su fecha pueden ser inciertos, pero debe existir una obligación presente. Contablemente, se abonan con cargo a una cuenta de gasto y se ajustan si cambian las estimaciones.

Ejemplos habituales son las prestaciones al personal post-empleo, actuaciones medioambientales, reestructuraciones y otras responsabilidades (incluidas garantías y desmantelamientos de inmovilizado).

Periodificaciones: el devengo manda

El principio de devengo exige reconocer ingresos y gastos cuando nacen, no cuando se cobran o pagan. Por eso, los ingresos anticipados se sitúan en el pasivo (p. ej., cuenta 485), porque representan una obligación de entregar bienes o prestar servicios en el futuro; a medida que se devengan, se traspasan a resultados. Los gastos anticipados (como la 480) se registran en el activo, al tratarse de pagos ya realizados por servicios que se recibirán después.

Un caso típico: cobras hoy una cuota anual por un servicio que prestarás el año que viene. Al cierre, mantienes un ingreso anticipado en el pasivo y, en el ejercicio siguiente, lo reconoces como ingreso al ritmo de prestación.

Pasivos por impuesto diferido

Surgen por diferencias temporarias entre resultado contable y base imponible fiscal. Por ejemplo, determinadas amortizaciones del inmovilizado admitidas contablemente pueden no coincidir con los ritmos permitidos fiscalmente. Si el efecto es pagar más impuesto en el futuro, se reconoce un pasivo por impuesto diferido (cuenta 479 en el PGC) que se revertirá cuando desaparezca la diferencia.

El objetivo es que la cuenta de resultados refleje correctamente el gasto por impuesto del periodo, independientemente de la liquidación fiscal concreta presentada.

Ejemplos prácticos de pasivo

En el día a día de cualquier empresa es fácil identificar pasivos corrientes como las cuentas por pagar a proveedores, anticipos de clientes, nóminas y seguros sociales devengados, impuestos pendientes, préstamos con vencimiento en el año o intereses devengados. Incluso en operaciones suspendidas temporalmente pueden existir pasivos asociados.

Entre los pasivos no corrientes más comunes están los préstamos bancarios a largo plazo, las hipotecas, la emisión de bonos u obligaciones, los arrendamientos financieros cuya porción a largo queda diferida, planes de pensiones y garantías extendidas que comprometen a la empresa más allá de los 12 meses.

Relación entre activo, pasivo y patrimonio neto

El balance cumple la identidad Activo = Patrimonio neto + Pasivo. El activo recoge bienes y derechos (tesorería, existencias, clientes, inmovilizado), el pasivo refleja la financiación ajena (deudas y obligaciones) y el patrimonio neto suma los recursos propios (capital social, reservas, subvenciones/donaciones y legados, y resultados del ejercicio o anteriores).

Gracias al principio de partida doble, cada apunte tiene su contrapartida, de modo que la ecuación siempre se mantiene. Una buena lectura del balance no se queda en el total, sino que analiza la calidad y vencimiento de los pasivos frente a la capacidad de convertir activos en efectivo.

Buenas prácticas para gestionar el pasivo

Llevar un inventario actualizado de obligaciones te permitirá priorizar pagos y evitar costes financieros innecesarios. Es útil escalonar vencimientos (90 días, 6 meses, 12 meses) para no concentrar salidas de caja en un mismo periodo y, si es posible, negociar plazos y tipos con bancos y proveedores.

Evalúa periódicamente tu nivel de endeudamiento, cuida el equilibrio entre pasivo corriente y activo corriente y utiliza la deuda como palanca de crecimiento sin comprometer la estabilidad. A veces es preferible aceptar un plazo más largo y un coste financiero asumible a cambio de mantener liquidez y evitar tensiones.

Preguntas frecuentes

¿Un pasivo es lo mismo que un gasto? No. El gasto se reconoce en la cuenta de resultados al devengarse y reduce el beneficio del periodo; el pasivo es una obligación que figura en el balance. Eso sí, un gasto aplazado o a crédito puede originar un pasivo hasta su pago.

¿Qué son los pasivos contingentes? Son obligaciones posibles, condicionadas a eventos futuros inciertos (p. ej., demandas en curso, devoluciones en garantía, notas de crédito o tarjetas regalo no canjeadas). Su tratamiento exige cautela y evidencia; dependiendo de la probabilidad y el grado de estimación, se informan en memoria o se provisionan.

¿Dónde se sitúan los ingresos anticipados? En el pasivo, como periodificaciones (p. ej., 485). A medida que se devengan, pasan a la cuenta de resultados. Los gastos anticipados (como la 480) figuran en el activo.

Apoyo digital y referencias del PGC

Existen herramientas y asistentes contables basados en IA entrenados con criterios del PGC que pueden ayudarte a consultar definiciones, relaciones entre cuentas y modelos de balance. Aunque son de gran utilidad, conviene usarlos como apoyo y contrastar con la normativa oficial y, cuando proceda, con asesoramiento profesional.

Dominar el pasivo implica reconocer dónde y cómo se financia la empresa, clasificar bien las obligaciones (corto y largo plazo), entender partidas específicas como provisiones, periodificaciones o impuesto diferido, y revisar cada cierre si la estructura de vencimientos es compatible con la generación de caja. Con ese mapa claro, es mucho más sencillo mantener el equilibrio entre lo que tienes, lo que debes y lo que puedes afrontar con comodidad.