Hvad er en kreditnota: definition, anvendelser, eksempler og forskelle

Start » Regnskab » Hvad er en kreditnota: definition, anvendelser, eksempler og forskelle

Hvis du nogensinde har udstedt en faktura og derefter opdaget en fejl, eller hvis en kunde har returneret en del af købet, er du sikkert stødt på konceptet med kreditnotaDet er ikke en mærkelig opfindelse eller et administrativt indfald: det er det formelle værktøj til at registrere et fald i værdien af ​​et salg, der allerede er faktureret og derfor registreret i dit regnskab.

Før vi går i detaljer, er det vigtigt at fremlægge en vigtig advarsel: i I Spanien er det almindeligt at bruge en korrektionsfaktura. at rette udstedte fakturaer, selvom mange i dagligdags sprog stadig omtaler dem som "kreditnotaer". I andre spansktalende lande bruges kreditnotaen formelt (og desuden med meget specifikke krav). Nedenfor kan du se, hvornår den bruges, hvad den skal indeholde, og hvordan man udsteder det korrekt afhængigt af landet, med eksempler og forskelle i forhold til andre dokumenter.

Hvad er en kreditnota?

En kreditnota er en juridisk gyldigt handelsdokument Dette bruges til at ændre en faktura, der allerede er udstedt, og dermed reducere den. Formålet er officielt at afspejle efterfølgende rabatter, varereturneringer, pris- eller mængdefejl og generelt enhver situation, der kræver reducere mængden af den originale faktura uden at slette den fra registret.

Den genereres af sælgeren eller leverandøren og sendes til kunden som bevis for rabat eller delvis eller total annullering. Fra et regnskabsmæssigt perspektiv er effekten tydelig: den registrerer en saldo til fordel for kunden og en lavere indkomst for sælgeren, hvilket forhindrer uoverensstemmelser, der kan føre til inspektioner og bøder hvis de ikke bliver rettet.

Hvornår bruges en kreditnota?

De typiske situationer, der berettiger en kreditnota, er meget genkendelige i hverdagen. Blandt de mest almindelige scenarier er følgende: returnering af varer på grund af mangler eller utilfredshed, opdagelsen af faktureringsfejl (mængde, kvantitet, data), den/det/de anvendelse af rabatter som oprindeligt ikke var inkluderet, og tilbageførsel af operationer, der skal annulleres helt eller delvist.

• Produktreturnering: Kunden returnerer varen, og det er kundens ansvar hel eller delvis refusion.
• Faktureringsfejl: Der blev faktureret en forkert pris eller mængde, og følgende gælder: nedadgående korrektion.
• Efterfølgende rabatter: en bonus eller rabat aftales én gang faktura allerede udstedt.
• Annullering af transaktioner: situationer, hvor det er nødvendigt at ugyldiggøre helt eller delvist lovforslagets økonomiske effekt.

Vigtigt: I mange lande kan udstedte fakturaer ikke slettes eller destrueres. Derfor anvendes følgende procedure: kreditnota som justering (eller den korrigerende faktura i henhold til lokale regler) for at efterlade et rent og ensartet regnskabsspor.

Praktisk eksempel

Forestil dig, at virksomhed A fakturerer virksomhed B for en komplet serviceydelse på 1.000 euro. B gennemgår fakturaen og opdager, at de faktisk har indgået en aftale om en reduceret pakke på 800 euro. Efter at have bekræftet dette udsteder A en faktura. kreditnota på €200 knyttet til den originale faktura. Dette sikrer, at kunden modtager sin kreditsaldo, og at sælgeren korrigerer den registrerede indkomst, alt sammen på en måde, der... sporbar og lovlig, lette inkasso- og betalingshåndtering.

Hvis salget skulle annulleres fuldstændigt, ville udstederen generere en kreditnota for samlet beløb i negativtFakturaen er refereret og har ingen økonomisk effekt.

Minimumskrav og indhold

Selvom der ikke findes et enkelt universelt format, er der flere elementer, der normalt er afgørende for, at en kreditnota udarbejdes korrekt og overholder gældende regler. Målet er, at dokumentet er klart, være fortløbende nummereret og være nem at revidere.

• Angiv at det er en kreditnota eller tilsvarende tilladt dokument.
• Hold den fortløbende nummerering der spiller i din serie.
• For præcist at referere til originalt fakturanummer hvilket er rettet.
• Afspejl negative beløb (fordi de reducerer skattegrundlaget og skatterne).
• Gentag vigtige oplysninger om afsender og modtager som vist på den rettede faktura.
• Detaljer årsag (returnering, rabat, fejl, annullering).

Derudover er det tilrådeligt at gemme den oprindelige faktura, i tilfælde af at den bliver nødvendig. skattemyndighedenog send kreditnotaen til kunden, så han også justere dit regnskabSåledes er begge sider af sædet firkantede.

Forskelle med den korrektive faktura

Kreditnotaer og korrektionsfakturaer tjener lignende funktioner, men de er ikke de samme. I Spanien er standardinstrumentet til korrektion af fakturaer kreditnotaen. korrigerende fakturaDette kan være positivt eller negativt (det tjener til at øge eller mindske det oprindelige beløb), og derudover tillader det Rettelse af fakturaer efter momsafregning af det tilsvarende kvartal.

I modsætning hertil bruges kreditnotaen, hvor den formelt er påtænkt, altid i betydningen negativ (Det reducerer transaktionens værdi.) Mange lovgivningsmæssige rammer tillader ikke, at en kreditnota korrigerer fakturaer fra perioder, der allerede er afregnet. erklæret og afgjortI dette tilfælde kræves en korrigerende faktura i henhold til lokale regler.

Kreditnota vs. debetnota

En anden vigtig forskel: en kreditnota reducerer værdien af ​​en udstedt faktura, mens en debetnota øger denEn debetnota bruges, når en betaling er glemt, der skal opkræves morarenter, eller beløbet er undervurderet. Kort sagt gavner det sælgeren (de modtager flere penge) og repræsenterer en Ekstra gebyr for klienten.

Hvis en debet- eller kreditnota er udstedt ved en fejl og skal tilbageføres, løses dette i regnskabspraksis normalt ved at udstede en dokument med modsat fortegn for det samme beløb, således at saldoen vender tilbage til sin korrekte tilstand, og der er en registrering af korrektionen.

Typer af kreditnotaer

I praksis skelnes der mellem to hovedkategorier: virksomhed og bankvirksomhedDen første type er de sædvanlige aftaler mellem virksomheder og kunder eller leverandører; den anden type udstedes af finansielle institutioner for at afspejle betalinger eller indkomst til fordel for en klient.

• Kommercielle noter: De stammer fra salgstransaktioner og justerer priser, rabatter eller Retur.
• Pengesedler: udstedt af banker for at efterlade et spor af en gødning på kundens konto.

Sådan opretter du en kreditnota trin for trin

De praktiske trin er ens i alle miljøer: definer årsagen, identificer den faktura, der skal rettes, beregn det nøjagtige beløb at trække fra og udsted sedlen i det format og de felter, der kræves i dit land. Alligevel har hver jurisdiktion nuancer, der bør respekteres.

Spanien: præferenceanvendelse af den korrektive faktura

Det er ikke tilladt i Spanien slette en udstedt fakturaFor at korrigere beløb eller data anvendes en korrigerende faktura, som skal angive årsagen og referere til den oprindelige faktura. justere grundlag og moms og følg den specifikke nummerering. I almindelig sprogbrug omtaler mange det som en "kreditnota", men det juridisk anerkendte instrument er korrigerendehvilket kan skyldes positive eller negative forskelle.

Peru: Udstedelse via SUNAT eller PSE

I Peru er en kreditnota en elektronisk kvittering som udstedes for at annullere eller justere transaktioner. Den kan genereres på SUNAT-portalen eller via en elektronisk tjenesteudbyder (PSE). Generelt skal du bruge seddelnummeret, udsteder- og modtageroplysningerne, udstedelsesdato, detaljerne om årsagen og det beløb, der skal fratrækkes.

1. Gå ind på SUNAT-portalen, og log ind med dit RUC-brugernavn og din SOL-adgangskode.
2. I menuen skal du gå til SE SOL > Elektronisk faktura > Udsted kreditnota.
3. Konfigurer problemet: datoen udfyldes normalt med dags dato (begrænset tilbagevirkende margen på op til to dage).
4. Vælg typen af ​​påvirkning: annullering af transaktion, refusion, fejl i RUCOsv
5. Indtast fakturanummeret, der skal justeres, angiv årsagen, og gennemgå foreløbig opsummering.
6. Bekræft og udsted. Systemet genererer den tilsvarende elektroniske kvittering.

Hvis du arbejder med en PSE, er arbejdsgangen den samme; kun brugerfladen og visse betjeningstrin kan variere, så det anbefales følg leverandørens vejledning.

Chile: DTE- og SII-kriterier

I Chile er kredit- og debetnotaer en del af Elektroniske skattedokumenter (DTE)Kreditnotaer forbinder og korrigerer elektroniske fakturaer, når det er nødvendigt at annullere dem helt eller delvist, anvende rabatter eller foretage andre justeringer. Ifølge SII (Chiles skattevæsen) er der ingen... maksimal eller minimal løbetid stiv for udstedelse af en kreditnota, men for at undgå at den bliver momspligtig, betragtes der normalt en margen på op til 3 måneder, i overensstemmelse med gældende regler.

Husk at det er ulovligt at slette udstedte fakturaer; rettelser skal derfor altid foretages via DTE. kreditnota eller debet. Hvis du har brug for at tilbageføre en forkert udstedt note, stabiliseres regnskabet med en DTE-modsætning for den samme værdi.

Mexico: CFDI type E (Udgift)

I Mexico svarer "kreditnotaen" til CFDI af typen E (Udgift)Det bruges til returneringer, rabatter, bonusser eller korrektion af fejl, der reducerer omsætning, der tidligere er faktureret med CFDI type I (Omsætning). Et centralt punkt er "Brug af CFDI" G02 (Afkast, rabatter eller bonusser) og det passende forhold til den oprindelige indkomst-CFDI.

• Relater CFDI "E" til den CFDI "I", den påvirker, inklusive hver i den tilsvarende node UUID relaterede.
• Registrer det samme betalingsmetode som blev registreret i CFDI-indkomstkvitteringen.
• Hvis justeringen gælder for flere indkomst-CFDI'er, kan du udstede en enkelt CFDI "E" for det samlede beløb, der vedrører én pr. hver UUID påvirket.

Bemærk: Den udgående CFDI annullerer ikke en elektronisk faktura af sig selv, undtagen i tilfælde af fremskridtHvis en CFDI skal ugyldiggøres, er den korrekte procedure Aflys det i henhold til SAT-reglerne og, hvis relevant, udstede et nyt dokument med relationsnøglen “04 – Erstatning af tidligere CFDI”.

Gode ​​vaner og fejl, der skal undgås

Ud over formaliteterne er der vaner, der gør livet meget lettere og forhindrer hovedpine ved revisioner. En første gylden regel er Slet aldrig en faktura udstedt. Rettelsen dokumenteres med en kreditnota (eller en korrektionsnota, afhængigt af landet), altid med henvisning til original faktura og holder regnskabstråden ved lige.

• Beregn nøjagtigt det beløb, der skal trækkes fra, inklusive effekten på Impuestos hvis relevant.
• Beskriv årsag tydeligt: ​​fuld eller delvis refusion, rabat ikke anvendt, prisfejl osv.
• Behold en kopi af dokumenterne og sørg for, at klienten modtage noten at justere deres regnskab.
• Brug software eller værktøjer, der respekterer fortløbende nummerering og generer de obligatoriske felter for hver jurisdiktion.

En sidste pointe: forveksl ikke kreditnotaen med administrationen af tilbud eller proformaerProformaer er til orientering; hvis der opstår en fejl efter fakturering, skal den udstedte faktura rettes med det relevante dokument.

Ofte stillede spørgsmål

Har kreditnotaen altid en negativ værdi?

Ja, årsagen til dens eksistens er mindsk mængden af en tidligere faktura. Når den passende handling er at overfakturere for en udeladt vare eller at foretage en opadrettet korrektion, så debetnota.

Kan jeg bruge den efter at have angivet moms?

Det afhænger af landet. I Spanien er den gyldige mekanisme til justering af perioder allerede... likvideret Dette er en korrektionsfaktura. I andre lande er reglerne forskellige: tjek de lokale bestemmelser for at undgå fejl. erklæring.

Kan den udstedes med tilbagevirkende kraft?

Der er grænser. For eksempel kan der på den peruvianske regerings hjemmeside være en margen på op til to dage til dato med tilbagevirkende kraft. I Chile er der ingen streng grænse for udstedelse, men der er betingelser, hvis målet er at sikre, at sedlen ikke påvirkes af IVA (referenceperiode på op til 3 måneder).

Tjener det til at annullere en transaktion fuldstændigt?

Ja, forudsat at den gældende lovgivning tillader det, kan du udstede en kreditnota for Total af fakturaen og gøre den økonomisk ugyldig. I Mexico erstatter det ikke proceduren for aflysning af CFDI, undtagen i tilfælde af forudbetalinger; der skal du følge SAT's flow.

Hvad er forskellen på dette og en korrektionsfaktura?

Det ensrettede instrument er det mest alsidige instrument i Spanien: det kan positiv eller negativ og for at korrigere selv deklarerede perioder. Kreditnotaen, hvor en sådan findes, er altid negativ og med yderligere tids- eller proceduremæssige begrænsninger afhængigt af hver enkelt forordning.

Hvem sender og hvem modtager?

Den udsendes af sælger eller leverandør og kunden modtager den. Begge skal registrere den: udstederen som en justering af deres indkomst og modtageren som fald af dens udgifter eller gæld, alt efter hvad der er relevant.

Hurtig tjekliste til korrekt udstedelse

• Bekræft årsag og omfanget (helt eller delvist) af justeringen.
• Find original faktura og dens nummerering.
• Beregn basis, Impuestos og beløb, der skal fratrækkes.
• Udsted sedlen, der angiver henvisning til fakturaen og beløb i negativt beløb.
• Send til klienten og arkiver hos dokumentation relateret.

En kreditnota er simpelthen en administrativ redningskrans til at afstemme regnskabet uden at slette spor. Hvis du respekterer referencen til den originale faktura, bruger du obligatoriske felter For dit land (f.eks. CFDI for udgifter med brug G02 i Mexico eller korrektionen i Spanien), hvis du bevarer den fortløbende nummerering og tydeligt forklarer årsagen, vil din regnskabsføring være opdateret i henhold til regnskabsprincipper i SpanienDu undgår uønskede bøder og i øvrigt Du vil forbedre dit forhold til din kunde. ved formelt at registrere enhver refusion, rabat eller nødvendig korrektion.