Τι είναι ένα πιστωτικό σημείωμα: ορισμός, χρήσεις, παραδείγματα και διαφορές

μύηση » Λογιστική » Τι είναι ένα πιστωτικό σημείωμα: ορισμός, χρήσεις, παραδείγματα και διαφορές

Αν έχετε ποτέ εκδώσει τιμολόγιο και στη συνέχεια ανακαλύψετε κάποιο λάθος ή αν ένας πελάτης έχει επιστρέψει μέρος της αγοράς, θα έχετε συναντήσει την έννοια του πιστωτικό σημείωμαΔεν πρόκειται για κάποια παράξενη εφεύρεση ή διοικητική ιδιοτροπία: είναι το επίσημο εργαλείο για την καταγραφή της μείωσης της αξίας μιας πώλησης που είχε ήδη τιμολογηθεί και, ως εκ τούτου, καταγραφεί στη λογιστική σας.

Πριν επεκταθούμε σε λεπτομέρειες, είναι σημαντικό να θέσουμε μια σημαντική προειδοποίηση: Στην Ισπανία, είναι σύνηθες να χρησιμοποιείται διορθωτικό τιμολόγιο. για τη διόρθωση εκδοθέντων τιμολογίων, αν και στην καθημερινή γλώσσα πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να τα αναφέρουν ως «πιστωτικά σημειώματα». Σε άλλες ισπανόφωνες χώρες, το πιστωτικό σημείωμα χρησιμοποιείται επίσημα (και, επιπλέον, με πολύ συγκεκριμένες απαιτήσεις). Παρακάτω θα δείτε πότε χρησιμοποιείται, τι πρέπει να περιέχει και πώς να το εκδώσετε σωστά ανάλογα με τη χώρα, με παραδείγματα και διαφορές σε σύγκριση με άλλα έγγραφα.

Τι είναι ένα πιστωτικό σημείωμα;

Ένα πιστωτικό σημείωμα είναι ένα νομικά έγκυρο εμπορικό έγγραφο Αυτό χρησιμοποιείται για την τροποποίηση ενός τιμολογίου που έχει ήδη εκδοθεί, μειώνοντάς το. Σκοπός του είναι να αντικατοπτρίζει επίσημα τις επόμενες εκπτώσεις, τις επιστροφές εμπορευμάτων, τα σφάλματα τιμολόγησης ή ποσότητας και, γενικά, οποιαδήποτε κατάσταση που απαιτεί μειώστε την ποσότητα του αρχικού τιμολογίου χωρίς να το αφαιρέσετε από το αρχείο.

Δημιουργείται από τον πωλητή ή τον προμηθευτή και αποστέλλεται στον πελάτη ως απόδειξη έκπτωσης ή μερική ή ολική ακύρωση. Από λογιστικής άποψης, η επίδρασή του είναι σαφής: καταγράφει ένα υπόλοιπο υπέρ του πελάτη και ένα χαμηλότερο εισόδημα για τον πωλητή, αποτρέποντας αποκλίσεις που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε επιθεωρήσεις και κυρώσεις αν δεν διορθωθούν.

Πότε χρησιμοποιείται ένα πιστωτικό σημείωμα;

Οι τυπικές καταστάσεις που δικαιολογούν ένα πιστωτικό σημείωμα είναι πολύ αναγνωρίσιμες στην καθημερινή ζωή. Μεταξύ των πιο συνηθισμένων σεναρίων είναι οι εξής: επιστροφή αγαθών λόγω ελαττωμάτων ή δυσαρέσκειας, η ανίχνευση σφάλματα χρέωσης (ποσότητα, ποσότητα, δεδομένα), το εφαρμογή εκπτώσεων που δεν είχαν αρχικά συμπεριληφθεί και η αντιστροφή λειτουργιών που πρέπει να ακυρωθούν ολικά ή εν μέρει.

• Επιστροφές προϊόντων: Ο πελάτης επιστρέφει τα εμπορεύματα και είναι δική του ευθύνη επιστροφή χρημάτων ολική ή μερική.
• Σφάλματα χρέωσης: χρεώθηκε λανθασμένη τιμή ή ποσότητα και ισχύουν τα ακόλουθα: προς τα κάτω διόρθωση.
• Επόμενες εκπτώσεις: ένα μπόνους ή έκπτωση συμφωνείται μία φορά τιμολόγιο που έχει ήδη εκδοθεί.
• Ακύρωση συναλλαγών: περιπτώσεις στις οποίες είναι απαραίτητο να ακυρώνω εν όλω ή εν μέρει το οικονομικό αποτέλεσμα του νομοσχεδίου.

Σημαντικό: Σε πολλές χώρες, τα εκδοθέντα τιμολόγια δεν μπορούν να διαγραφούν ή να καταστραφούν. Επομένως, χρησιμοποιείται η ακόλουθη διαδικασία: πιστωτικό σημείωμα ως προσαρμογή (ή το διορθωτικό τιμολόγιο, σύμφωνα με τους τοπικούς κανονισμούς) για να αφήσετε ένα καθαρό και συνεπές λογιστικό ίχνος.

Πρακτικό παράδειγμα

Φανταστείτε ότι η Εταιρεία Α τιμολογεί την Εταιρεία Β για μια πλήρη υπηρεσία αξίας 1.000 €. Η Β εξετάζει το τιμολόγιο και ανακαλύπτει ότι στην πραγματικότητα έχει συνάψει σύμβαση για ένα μειωμένο πακέτο αξίας 800 €. Αφού το επιβεβαιώσει αυτό, η Α εκδίδει ένα τιμολόγιο. πιστωτικό σημείωμα ύψους 200€ που σχετίζονται με το αρχικό τιμολόγιο. Αυτό διασφαλίζει ότι ο πελάτης λαμβάνει το πιστωτικό του υπόλοιπο και ο πωλητής διορθώνει το καταγεγραμμένο εισόδημα, όλα με τρόπο που... ανιχνεύσιμο και νόμιμο, διευκολύνοντας την διαχείριση εισπράξεων και πληρωμών.

Εάν επρόκειτο να πραγματοποιηθεί η πλήρης ακύρωση της πώλησης, ο εκδότης θα εκδώσει πιστωτικό σημείωμα για το συνολικό ποσό σε αρνητικόΤο τιμολόγιο είναι παραπεμπτικό και δεν έχει καμία οικονομική επίπτωση.

Ελάχιστες απαιτήσεις και περιεχόμενο

Παρόλο που δεν υπάρχει μία ενιαία καθολική μορφή, υπάρχουν αρκετά στοιχεία που είναι συνήθως απαραίτητα για να είναι ένα πιστωτικό σημείωμα σωστά καταρτισμένο και σύμφωνο με τους ισχύοντες κανονισμούς. Στόχος είναι το έγγραφο να είναι σαφές, να είναι διαδοχικά αριθμημένο και να είναι εύκολο να ελεγχθεί.

• Υποδείξτε ότι πρόκειται για ένα πιστωτικό σημείωμα ή ισοδύναμο έγγραφο που επιτρέπεται.
• Κρατήστε το διαδοχική αρίθμηση που παίζει στη σειρά σας.
• Για να αναφερθούμε με ακρίβεια στο αρχικός αριθμός τιμολογίου το οποίο διορθώνεται.
• Αντικατοπτρίστε το αρνητικά ποσά (επειδή μειώνουν τη φορολογική βάση και τους φόρους).
• Επαναλάβετε το βασικές πληροφορίες αποστολέα και παραλήπτη όπως φαίνεται στο διορθωμένο τιμολόγιο.
• Λεπτομερέστε το MOTIVO (επιστροφή, έκπτωση, σφάλμα, ακύρωση).

Επιπλέον, συνιστάται να φυλάξετε το πρωτότυπο τιμολόγιο σε περίπτωση που χρειαστεί. φορολογική αρχήκαι στείλτε το πιστωτικό σημείωμα στον πελάτη, ώστε κι αυτός προσαρμόστε τη λογιστική σαςΈτσι, και οι δύο πλευρές του καθίσματος είναι τετράγωνες.

Διαφορές με το διορθωτικό τιμολόγιο

Τα πιστωτικά σημειώματα και τα διορθωτικά τιμολόγια εξυπηρετούν παρόμοιες λειτουργίες, αλλά δεν είναι τα ίδια. Στην Ισπανία, το τυπικό μέσο για τη διόρθωση τιμολογίων είναι το πιστωτικό σημείωμα. διορθωτικό τιμολόγιοΑυτό μπορεί να είναι θετικό ή αρνητικό (χρησιμεύει για την αύξηση ή τη μείωση του αρχικού ποσού) και, επιπλέον, επιτρέπει Διόρθωση τιμολογίων μετά την εκκαθάριση του ΦΠΑ του αντίστοιχου τριμήνου.

Αντιθέτως, το πιστωτικό σημείωμα, όπου προβλέπεται τυπικά, χρησιμοποιείται πάντα με την έννοια αρνητική (Μειώνει την αξία της συναλλαγής.) Πολλά κανονιστικά πλαίσια δεν επιτρέπουν σε ένα πιστωτικό σημείωμα να διορθώνει τιμολόγια από περιόδους που έχουν ήδη εξοφληθεί. δηλώθηκε και διευθετήθηκεΓια αυτό το σενάριο, απαιτείται διορθωτικό τιμολόγιο σύμφωνα με τους τοπικούς κανόνες.

Πιστωτικό σημείωμα έναντι χρεωστικού σημειώματος

Μια άλλη βασική διάκριση: ένα πιστωτικό σημείωμα μειώνει την αξία ενός εκδοθέντος τιμολογίου, ενώ ένα το χρεωστικό σημείωμα το αυξάνειΈνα χρεωστικό σημείωμα χρησιμοποιείται όταν μια πληρωμή έχει ξεχαστεί, πρέπει να χρεωθούν τόκοι υπερημερίας ή το ποσό έχει υποτιμηθεί. Με λίγα λόγια, ωφελεί τον πωλητή (λαμβάνει μεγαλύτερη πληρωμή) και αντιπροσωπεύει ένα επιπλέον χρέωση για τον πελάτη.

Εάν ένα χρεωστικό ή πιστωτικό σημείωμα εκδόθηκε κατά λάθος και πρέπει να αντιστραφεί, στη λογιστική πρακτική αυτό συνήθως επιλύεται με την έκδοση έγγραφο με το αντίθετο πρόσημο για το ίδιο ποσό, έτσι ώστε το υπόλοιπο να επανέλθει στη σωστή του κατάσταση και να υπάρχει καταγραφή της διόρθωσης.

Τύποι πιστωτικών σημειωμάτων

Στην πράξη, διακρίνονται δύο κύριες κατηγορίες: η εμπορικός και τραπεζιτικές εργασίεςΟ πρώτος τύπος είναι οι συνήθεις μεταξύ εταιρειών και πελατών ή προμηθευτών· ο δεύτερος τύπος εκδίδεται από χρηματοπιστωτικά ιδρύματα για να αντικατοπτρίζει πληρωμές ή εισόδημα υπέρ ενός πελάτη.

• Εμπορικά σημειώματα: προέρχονται από συναλλαγές πωλήσεων, προσαρμόζουν τιμές, εκπτώσεις ή επιστρέφει.
• Χαρτονομίσματα: εκδίδονται από τράπεζες για να αφήσουν ένα ίχνος ενός συνδρομή στον λογαριασμό του πελάτη.

Πώς να δημιουργήσετε ένα πιστωτικό σημείωμα βήμα προς βήμα

Τα πρακτικά βήματα είναι παρόμοια σε όλα τα περιβάλλοντα: ορισμός της αιτίας, προσδιορισμός του τιμολογίου που πρόκειται να διορθωθεί, υπολογισμός του ακριβές ποσό προς αφαίρεση και εκδώστε το σημείωμα με τη μορφή και τα πεδία που απαιτούνται από τη χώρα σας. Ωστόσο, κάθε δικαιοδοσία έχει τις ιδιαιτερότητές της που πρέπει να τηρούνται.

Ισπανία: προτιμησιακή χρήση του διορθωτικού τιμολογίου

Δεν επιτρέπεται στην Ισπανία διαγραφή ενός εκδοθέντος τιμολογίουΓια τη διόρθωση ποσών ή δεδομένων, χρησιμοποιείται διορθωτικό τιμολόγιο, το οποίο πρέπει να αναφέρει τον λόγο και να παραπέμπει στο αρχικό τιμολόγιο. προσαρμογή βάσεων και ΦΠΑ και ακολουθήστε την συγκεκριμένη αρίθμηση. Στην καθομιλουμένη, πολλοί το αναφέρουν ως «πιστωτικό σημείωμα», αλλά το νομικά αναγνωρισμένο μέσο είναι το διορθωτικόςη οποία μπορεί να οφείλεται σε θετικές ή αρνητικές διαφορές.

Περού: Έκδοση μέσω SUNAT ή PSE

Στο Περού, ένα πιστωτικό σημείωμα είναι ένα ηλεκτρονική απόδειξη το οποίο εκδίδεται για την ακύρωση ή την προσαρμογή συναλλαγών. Μπορεί να δημιουργηθεί στην πύλη SUNAT ή μέσω ενός Παρόχου Ηλεκτρονικών Υπηρεσιών (PSE). Γενικά, θα χρειαστείτε τον αριθμό του χαρτονομίσματος, τα στοιχεία του εκδότη και του παραλήπτη, το ημερομηνία έκδοσης, τις λεπτομέρειες του λόγου και το ποσό που θα αφαιρεθεί.

1. Αποκτήστε πρόσβαση στην πύλη SUNAT και συνδεθείτε με το RUC, το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης SOL.
2. Στο μενού, μεταβείτε στο SEE SOL > Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο > Έκδοση πιστωτικού σημειώματος.
3. Διαμόρφωση του ζητήματος: η ημερομηνία συνήθως συμπληρώνεται με τη σημερινή ημερομηνία (περιορισμένο αναδρομικό περιθώριο έως δύο ημέρες).
4. Επιλέξτε τον τύπο επίπτωσης: ακύρωση συναλλαγής, επιστροφή χρημάτων, σφάλμα στο RUCΚ.λπ.
5. Εισαγάγετε τον αριθμό τιμολογίου που θα προσαρμοστεί, αναφέρετε λεπτομερώς τον λόγο και ελέγξτε τον προκαταρκτική περίληψη.
6. Επιβεβαίωση και έκδοση. Το σύστημα θα δημιουργήσει την αντίστοιχη ηλεκτρονική απόδειξη.

Εάν εργάζεστε με ένα PSE, η ροή εργασίας είναι παρόμοια. Μόνο η διεπαφή και ορισμένα λειτουργικά βήματα ενδέχεται να διαφέρουν, επομένως συνιστάται. ακολουθήστε τον οδηγό του προμηθευτή.

Χιλή: Κριτήρια DTE και SII

Στη Χιλή, τα πιστωτικά και χρεωστικά γραμμάτια αποτελούν μέρος του Ηλεκτρονικά Φορολογικά Έγγραφα (DTE)Τα πιστωτικά σημειώματα συνδέουν και διορθώνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια όταν είναι απαραίτητο να τα ακυρώσετε εν όλω ή εν μέρει, να εφαρμόσετε εκπτώσεις ή να κάνετε άλλες προσαρμογές. Σύμφωνα με την SII (Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων της Χιλής), δεν υπάρχει... μέγιστη ή ελάχιστη διάρκεια άκαμπτο για την έκδοση πιστωτικού σημειώματος, αλλά για να αποφευχθεί η υπαγωγή του σε ΦΠΑ, συνήθως θεωρείται περιθώριο κέρδους έως 3 μήνες, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς.

Να θυμάστε ότι η διαγραφή εκδοθέντων τιμολογίων είναι παράνομη. Συνεπώς, οι διορθώσεις πρέπει πάντα να γίνονται μέσω DTE. πιστωτικό σημείωμα ή χρεωστική. Εάν χρειαστεί να αντιστρέψετε ένα λανθασμένα εκδοθέν χαρτονόμισμα, η λογιστική σταθεροποιείται με ένα DTE αντίθετα για την ίδια αξία.

Μεξικό: CFDI τύπου E (Έξοδα)

Στο Μεξικό, το «πιστωτικό σημείωμα» αντιστοιχεί στο CFDI τύπου E (Έξοδα)Χρησιμοποιείται για επιστροφές, εκπτώσεις, μπόνους ή διόρθωση σφαλμάτων που μειώνουν τα έσοδα που είχαν τιμολογηθεί προηγουμένως με CFDI τύπου Ι (Έσοδα). Ένα βασικό σημείο είναι το «Χρήση CFDI» G02 (Επιστροφές, εκπτώσεις ή μπόνους) και η κατάλληλη σχέση με το αρχικό εισόδημα CFDI.

• Συσχετίστε το CFDI "E" με το CFDI "I" που επηρεάζει, συμπεριλαμβάνοντας το καθένα στον αντίστοιχο κόμβο UUID σχετιζομαι με.
• Εγγραφή του ίδιου τρόπο πληρωμής που καταγράφηκε στο CFDI εισοδήματος.
• Εάν η προσαρμογή ισχύει για πολλά CFDI εισοδήματος, μπορείτε να εκδώσετε ένα μόνο CFDI «E» για το σύνολο, που να αφορά ένα ανά κάθε UUID επηρεάζονται.

Προσοχή: το εξερχόμενο CFDI δεν ακυρώνει από μόνο του ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο, εκτός από την περίπτωση προκαταβολέςΕάν ένα CFDI πρέπει να ακυρωθεί, η σωστή διαδικασία είναι Ακύρωση σύμφωνα με τους κανόνες του SAT και, εάν ισχύει, εκδώστε ένα νέο έγγραφο με το κλειδί σχέσης «04 – Αντικατάσταση προηγούμενου CFDI».

Καλές πρακτικές και λάθη που πρέπει να αποφεύγονται

Πέρα από τις τυπικότητες, υπάρχουν συνήθειες που κάνουν τη ζωή πολύ πιο εύκολη και αποτρέπουν τους πονοκεφάλους με τους ελέγχους. Ένας πρώτος χρυσός κανόνας είναι Μην διαγράφετε ποτέ τιμολόγιο εκδόθηκε. Η διόρθωση τεκμηριώνεται με πιστωτικό σημείωμα (ή διορθωτικό σημείωμα, ανάλογα με τη χώρα), με αναφορά πάντα στο πρωτότυπο τιμολόγιο και διατηρώντας το λογιστικό νήμα.

• Υπολογίστε με ακρίβεια το ποσό που θα αφαιρεθεί, συμπεριλαμβανομένης της επίδρασης στο impuestos εάν ισχύει.
• Περίγραψε το MOTIVO σαφώς: πλήρης ή μερική επιστροφή χρημάτων, μη εφαρμογή έκπτωσης, σφάλμα τιμολόγησης κ.λπ.
• Κρατήστε ένα αντίγραφο των εγγράφων και βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης λαμβάνω το σημείωμα να προσαρμόσουν τα λογιστικά τους στοιχεία.
• Χρησιμοποιήστε λογισμικό ή εργαλεία που σέβονται το διαδοχική αρίθμηση και δημιουργήστε τα απαιτούμενα πεδία για κάθε δικαιοδοσία.

Ένα τελευταίο σημείο: μην συγχέετε το πιστωτικό σημείωμα με τη διαχείριση του προσφορές ή προφόρμεςΤα προφορικά είναι για ενημερωτικούς σκοπούς. Εάν εμφανιστεί κάποιο σφάλμα μετά την τιμολόγηση, το εκδοθέν τιμολόγιο πρέπει να διορθωθεί με το κατάλληλο έγγραφο.

Συχνές ερωτήσεις

Το πιστωτικό σημείωμα έχει πάντα αρνητική αξία;

Ναι, ο λόγος ύπαρξής του είναι μειώστε το ποσό ενός προηγούμενου τιμολογίου. Όταν η κατάλληλη ενέργεια είναι η υπερχρέωση για ένα παραλειφθέν στοιχείο ή η διόρθωση προς τα πάνω, τότε ένα χρεωστικό σημείωμα.

Μπορώ να το χρησιμοποιήσω αφού δηλώσω τον ΦΠΑ;

Εξαρτάται από τη χώρα. Στην Ισπανία, ο ισχύων μηχανισμός για την προσαρμογή των περιόδων είναι ήδη... εκκαθαρισμένο Αυτό είναι ένα διορθωτικό τιμολόγιο. Σε άλλες χώρες οι κανόνες διαφέρουν: ελέγξτε τους τοπικούς κανονισμούς για να αποφύγετε σφάλματα. δήλωση.

Μπορεί να εκδοθεί αναδρομικά;

Υπάρχουν όρια. Για παράδειγμα, στον ιστότοπο της κυβέρνησης του Περού ενδέχεται να υπάρχει ένα περιθώριο έως και δύο ημέρες μέχρι σήμερα αναδρομικά. Στη Χιλή δεν υπάρχει αυστηρό όριο στην έκδοση, αλλά υπάρχουν όροι εάν ο στόχος είναι να διασφαλιστεί ότι το χαρτονόμισμα δεν επηρεάζεται από ΦΠΑ (περίοδος αναφοράς έως 3 μήνες).

Χρησιμεύει στην πλήρη ακύρωση μιας συναλλαγής;

Ναι, εφόσον το επιτρέπει το ισχύον νομικό πλαίσιο, μπορείτε να εκδώσετε πιστωτικό σημείωμα για το σύνολο του τιμολογίου και το καθιστά οικονομικά άκυρο. Στο Μεξικό, δεν αντικαθιστά τη διαδικασία του ακύρωση του CFDI, εκτός από την περίπτωση προκαταβολών· εκεί πρέπει να ακολουθήσετε τη ροή του SAT.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ αυτού και ενός διορθωτικού τιμολογίου;

Το ανορθωτικό όργανο είναι το πιο ευέλικτο όργανο στην Ισπανία: μπορεί να είναι θετικό ή αρνητικό και να διορθωθούν ακόμη και οι περίοδοι που έχουν ήδη δηλωθεί. Το πιστωτικό σημείωμα, όπου υπάρχει, είναι πάντα αρνητικός και με περαιτέρω χρονικούς ή διαδικαστικούς περιορισμούς ανάλογα με τον κάθε κανονισμό.

Ποιος στέλνει και ποιος παραλαμβάνει;

Μεταδίδεται από πωλητής ή προμηθευτής και ο πελάτης το λαμβάνει. Και οι δύο πρέπει να το καταγράψουν: ο εκδότης ως προσαρμογή στο εισόδημά του και ο παραλήπτης ως μείωση των δαπανών ή του χρέους του, κατά περίπτωση.

Γρήγορη λίστα ελέγχου για τη σωστή έκδοσή της

• Επιβεβαιώστε το MOTIVO και το πεδίο εφαρμογής (ολικό ή μερικό) της προσαρμογής.
• Εντοπίστε το πρωτότυπο τιμολόγιο και η αρίθμησή του.
• Υπολογίστε τη βάση, impuestos και τα ποσά που θα αφαιρεθούν.
• Εκδώστε το σημείωμα που υποδεικνύει referencia στο τιμολόγιο και ποσά σε αρνητικό.
• Στείλτε το στον πελάτη και αρχειοθετήστε το με το τεκμηρίωσης συγγενεύων.

Ένα πιστωτικό σημείωμα είναι απλώς μια διοικητική σανίδα σωτηρίας για την εξισορρόπηση των βιβλίων χωρίς να σβηστεί κανένα ίχνος. Εάν τηρείτε την αναφορά στο αρχικό τιμολόγιο, χρησιμοποιείτε το υποχρεωτικά πεδία Για τη χώρα σας (για παράδειγμα, το CFDI για έξοδα με χρήση G02 στο Μεξικό ή το διορθωτικό στην Ισπανία), εάν διατηρήσετε την αύξουσα αρίθμηση και εξηγήσετε με σαφήνεια τον λόγο, η λογιστική σας θα είναι ενημερωμένη σύμφωνα με το λογιστικές αρχές στην ΙσπανίαΘα αποφύγετε ανεπιθύμητα πρόστιμα και, παρεμπιπτόντως, Θα βελτιώσετε τη σχέση σας με τον πελάτη σας. καταγράφοντας επίσημα οποιαδήποτε επιστροφή χρημάτων, έκπτωση ή απαραίτητη διόρθωση.