Deebetteade: täielik juhend koos eeskirjade, näidete ja väljastamisega

algatamine » Raamatupidamine » Deebetteade: täielik juhend koos eeskirjade, näidete ja väljastamisega

Iga ettevõtte igapäevases tegevuses on arvete summade korrigeerimine tavalisem, kui esmapilgul paistab, ning selleks, et seda teha korrapäraselt ja vastavalt eeskirjadele, on peamine tööriist deebetteade. Seda äridokumenti kasutatakse juba arveldatud tehingu summa suurendamiseks. kui ilmnevad muude tüüpiliste olukordade hulgas vahelejäänud tasud, hinnavahed või intressid.

Kui see kõlab tuttavalt, aga sa pole päris kindel, kuidas see toimib, siis siin on üksikasjalik ja praktiline juhend. Siit leiate selle definitsiooni, kuidas see erineb krediidimärkusest, selle levinumad kasutusviisid, raamatupidamislikud mõjud, vorminõuded, Tšiilis (SII) kohaldatavad eeskirjad, näited tegelike arvudega, karistused väärkasutuse eest, parimad tavad ja tehnoloogilised trendid.Lisaks näete, kuidas mõned ERP-d seda haldavad, et saaksite operatiivse ülevaate.

Mis on võlateatis?

Deebetteade on dokument, mille tarnija väljastab oma kliendile, et teavitada teda eelnevalt väljastatud arve saldo suurenemisest. Seda kasutatakse ekslikult alahinnatud summade parandamiseks või hilisemate tasude lisamiseks. (näiteks transport ei kuulu hinna sisse, tasud või viivisintressid), mida algdokumendis ette ei nähtud.

Raamatupidamislikust seisukohast suurendab müüja deebetteatise väljastamisega oma debitoorsed arved ja ostja suurendab oma võlgnevusi. Seega on oluline see õigesti registreerida, et säilitada raamatupidamine terviklikkuse poolest. ja vältida lahknevusi lepitustes ja tehingute lõpetamises.

Erinevused krediidimärkmega võrreldes

Kuigi neid vahel segamini aetakse, ei ole nad samad. Deebetteade suurendab võlgnetavat summat.Kuigi krediidimärkus seda vähendab. Selle eristuse mõistmine aitab vältida raamatupidamis- ja maksuvigu.

• Deebetmärkus: Juba väljastatud arve positiivne korrigeerimine; suurendab kliendi laekumata jääki.
• Krediidimärkus: Negatiivne korrigeerimine (järgnevad allahindlused, tagastused, boonused); vähendab jääksummat.

Väljastamise aeg ja raamatupidamislikud mõjud

Kõige levinumad olukorrad, mis viivad deebetteatise saamiseni, on mitmekesised. Need ulatuvad esialgsetest arveldusvigadest kuni hilisemate lisakuludeni. või hinnamuutuste parandused.

• Vead algsel arvel (hind või kogus on väiksem kui õige).
• Lisakulud, mis ei kuulu hinna sisse: saatmis-, kaubaveo- ja muud logistikakulud.
• Vahendustasud ja lisatasud, mis lepitakse kokku hiljem või mida ei arvestata.
• Finantseerimisintress, järelmaksud, osamaksetehingute intressid ja viivisintressid.
• Kauba osalise tagastamise või pärast kohaletoimetamist kokkulepitud väärtuse kõikumiste korrektsioonid.
• Parandused, mis tulenevad käibemaksukohustuse deklareerimisest väiksema summana kui õige summa.
• Eelmise krediidimärkme mõju täielik või osaline tühistamine, kui on asjakohane see tagasi pöörata.

Raamatupidamislik mõju on otsene mõlemale poolele. Müügiesindaja: Suurendage debitoorseid summasidOstja: suurendab ostureskontrat. See kahekordne efekt nõuab korrastatud dokumentatsiooni ja head suhtlust kliendiga, et vältida üllatusi.

Võlgnevuse kohustuslikud elemendid

Kehtiva ja kasuliku deebetteate esitamiseks peab see sisaldama teatud miinimumandmeid. Need väljad tagavad jälgitavuse, maksutoetuse ja korrektse raamatupidamisliku jaotuse.

• Dokumendi unikaalne number (järjestikune või folionumber).
• Väljaandmiskuupäev
• Emitendi identifitseerimine: RUT/NIF, ettevõtte nimi ja aadress.
• Saaja identifitseerimine: RUT/NIF, ettevõtte nimi ja aadress.
• Korrigeerimise põhjuse selge kirjeldus (üksikasjalik selgitus).
• Eraldatud summad: neto, maksud (käibemaks) ja kokku.
• Viide alusdokumendile (arve number või seotud krediidimärkus).
• Tšiili elektroonilise väljastamise puhul elektrooniline tempel või allkiri vastavalt SII-le.

Kuidas deebetteatist väljastada: soovitatav protsess

Töövoog on lihtne, kuid vigade vältimiseks on oluline seda rangelt järgida. Enne dokumendi kliendile saatmist kontrollige põhjendust ja summasid..

1. Selgitage välja korrigeerimise põhjus ja koguge tõendeid (lepingud, saatelehed, e-kirjad jne).
2. Valmistage dokument ette kõigi vajalike elementidega.
3. Vaadake üle ja kinnitage sisemiselt (äri-, finants- ja maksuküsimused vastavalt vajadusele).
4. Väljasta ja saada kliendile, jättes tõendi saatmise kohta.
5. Kandke tehing raamatupidamisdokumentidesse ja hoidke alles tõendavad dokumendid.

Elektroonilise arvelduse kasutamisel juhib süsteem protsessi. Tšiilis peab elektrooniline deebetmärkus viitama eelmisele arvele või krediidimärkmele. ja saadetakse enne adressaadile saatmist SII-sse valideerimiseks.

Tšiili regulatsioonid: õiguslik raamistik ja SII reeglid

Tšiili kontekstis reguleerib võlateadet 1974. aasta dekreetseadus nr 825 (artiklid 24, 54, 56 ja 57) ning sisemaksuteenistuse juhised. Emissioon toimub ainult elektrooniliselt ja tekitab emitendile käibemaksukohustuse..

SII on ringkirjade kaudu täpsustanud kriteeriumid, muu hulgas: Ringkirjad 36/1975, ringkirjad 134/1975 ja ringkirjad 54/2006mis kirjeldab üksikasjalikult eeldusi, nõudeid ja maksumõjusid. On ülioluline, et elektrooniline dokument vastaks SII vormingutele ja valideerimistele.

Elektrooniliste deebetmärkmete tüübid (Tšiili)

Sõltuvalt stsenaariumist kasutatakse teatud tüüpi DTE-d. Õige tüübi tuvastamine tagab dokumentide korrektse aheldamise ja maksude arvutamise..

• Elektroonilise tühistamise deebetmärkus: Seda kasutatakse eelnevalt väljastatud elektroonilise krediidimärkme tühistamiseks.
• Elektrooniline deebetteade arvete hinnatõusude kohta: viide arvele ja kajastab hilisemaid hinnatõuse.
• Elektrooniline deebetteade krediiditeadete käibemaksu suurenemise kohta: analoogne eelmisega, aga krediidimärkme alusel.
• Elektroonilise ekspordi deebetmärkus: ekspordiarvele järgnevate väliskaubandustoimingute lisatasude eest.

Selle väljastamise tähtajad

Ühtset kindlat tähtaega ei ole, kuid Tšiilis kohaldatakse maksuseadustiku artiklis 200 sätestatud aegumistähtaega: kuni 3 aastat alates originaaldokumendi väljastamise kuupäevast (elektrooniline arve või kviitung), et teha korrektuure deebetteadete kaudu.

On nüansse, mida tuleb arvesse võtta. Kui Tšiili maksuamet (SII) lahendab maksuerinevused ja nõue on esitatud, väljastatakse võlateade kohtuotsuse jõustumisel.Kui maksumaksja maksab väljanõudmata veksli pealt kõrgemat maksu, saab ta deebetteate sel ajal väljastada.

Elektrooniline väljastamisprotsess (Tšiili)

SII poolt volitatud platvormidel on tüüpiline järjestus väga selge. Olulised sammud on selgesõnaline viide alusdokumendile ja elektrooniline allkiri.

1. Juurdepääs sertifitseeritud elektroonilisele arveldussüsteemile.
2. Valige "Genereeri uus deebetmärkus".
3. Lingi algne arve või krediidimärkus.
4. Esitage korrigeerimise põhjus ja summad (neto, käibemaks, kokku).
5. Kontrollige kõiki andmeid.
6. Allkirjastage elektrooniliselt.
7. Saada SII-le valideerimiseks.
8. Pärast valideerimist saatke DTE saajale.

Praktilised näited

Numbritega nägemine aitab efekti visualiseerida. Need juhtumid hõlmavad hinnakorrektsioone, viivisintresse ja ekspordikorrektsioone..

1) Arve hinna parandamine

Ettevõte müüs toole ja laudu ning määras toolide ühikuhinna valesti. Algsel arvel on 100 tooli hinnaks 15 650 ja 100 lauda hinnaks 35 280., netosummaga 5 093 000, käibemaks 19% 967 670-st ja kokku 6 060 670.

Iga tooli õige hind oli 16 650. Deebetmärkus peaks kajastama 1.000 euro suurust vahet tooli kohta. ja selle mõju käibemaksule.

• Läige: hinnakorrektsioon 100 tooli puhul (vahe 1.000 tk).
• Neto: 100 000.
• Käibemaks 19%: 7 983.
• Kokku: 50 000.

2) Viivisintress

Klient tasus arve 30 päeva pärast maksetähtaega. Lepingus oli sätestatud 1% suurune igakuine viivisetasu. Algne arve: 5.000.000 30 06 (käibemaksuga), maksetähtaeg 30, tegelik makse 07.

Deebetteates arvestatakse kokkulepitud intressi. 5 000 000 suurune baas 1% intressimääraga tähendab ligikaudu 50 000 suurust kogusummat koos käibemaksuga..

• Gloss: viivis hilinenud makse eest (1% 5 000 000-lt).
• Neto: 42 017 (ümardatud).
• Käibemaks 19%: 7 983.
• Kokku: 50 000.

3) Ekspordi korrigeerimine vahetuskursi tõttu

Eksportija arveldab 1.000 kasti hinnaga 50 USA dollarit (kokku 50 000 USA dollarit) vahetuskursiga 800 CLP USA dollari kohta (40 000 000 CLP). Arveldamisel tõuseb kurss 820 CLP-ni USA dollari kohta. ja diferentsiaal tekib.

Vahesumma ulatuses tuleks väljastada ekspordivõlakiri. Korrigeerimine on 1 000 000 CLP-d ja käibemaksu ei kohaldata, kuna tegemist on ekspordiga..

Maksumõjud

Deebetteatel on kohene maksumõju. Väljastaja puhul lisatakse sisestatud käibemaks perioodi maksukohustusele. ja see on deklareeritud vormil 29.

Lisaks lisatakse netoväärtus igakuiste esialgsete maksete (PPM) maksubaasile. Saaja jaoks kujutab dokument endast suuremat kulu või väljaminekut.ja täiendav käibemaks võiks olla maksukrediit, kui see vastab üldistele nõuetele.

Karistused väärkasutuse eest

Deebetteate vale väljastamine võib olla kulukas. Tšiili eeskirjad näevad ette trahve, sulgemisi ja rasketel juhtudel vanglakaristusi..

• Mitte väljastamine vajaduse korral (art. 97 nr 10): Trahvid 50–500% tehingu summast, minimaalselt 2 UTM-i ja maksimaalselt 40 UTA-d ning võimalik sulgemine kuni 20 päevaks.
• Võltsitud või ebausaldusväärsete dokumentide kasutamine (artikkel 97 nr 4): rahatrahv 50–300% maksupettuse ulatuses ja kerge vangistus (keskmine kuni raske raskusaste).
• Petturlik emiteerimine maksusoodustuste suurendamiseks: vangistus kergemast ülemastmest raskeima astmeni ja rahatrahv 100–300% pettuse summast.

Head tavad ja tehnoloogia

Riskide minimeerimiseks on soovitatav protsess professionaalseks muuta. Arveldusmeeskonna toetav dokumentatsioon ja koolitus on hädavajalikud.

• Dokumenteerige iga korrigeerimise põhjus üksikasjalikult (lepingud, e-kirjad, arvutustabelid).
• Koolitada töötajaid kehtivate eeskirjade ja arveldussüsteemi haldamise osas.
• Perioodilised ülevaatused vigade varajaseks avastamiseks.
• Võrdle deebetmärkmeid regulaarselt suuremad raamatupidajad.
• Jälgige retseptiperioode, et mitte mööda lasta korrigeerimisaknast.

Tarkvara aitab palju, palju. Raamatupidamis- ja ERP-lahendused, näiteks QuickBooks, SAP või Bemmbo, võimaldavad teil deebetmärkmeid väljastada ja registreerida jälgitavusega.Selle integreerimine ERP-süsteemiga väldib dubleerimist ja käsitsi kooskõlastamist. Autoparkidele ja transpordile suunatud Copec Empresa rakendus illustreerib, kuidas konkreetsed sektorid neid töövooge lisatasude (kütus, teemaksud jne) jaoks integreerivad.

Paljud ettevõtted on juba otsustanud maksete ja sissenõudmise automatiseerimise kasuks. Väidetavalt on sajad ettevõtted juhtimise sujuvamaks muutmiseks kasutusele võtnud selliseid tööriistu nagu Bemmbo. ja vähendada inimlike vigade teket arveldusega seotud dokumentide väljastamisel.

Kuidas seda ERP-s hallata: praktiline näide Siigos (ostmine)

Mõnes süsteemis kasutatakse ostuarvete tagastuste ja korrigeerimiste tühistamiseks või registreerimiseks "deebetmärkust (ostud)", mis mõjutab väärtusi ja koguseid. Siigo pakub selle loomiseks mitu võimalust olenevalt sellest, kus voolus sa oled.

• Menüüst «+ Loo» → Tarnijad → Deebetarve (ostud).
• Läbi Ostud ja kulud → Ostu- ja kuludokumendid → Uus ost / Kulu / Lisadokument → Deebetarve / korrigeerimismärkus.
• Ostudokumendi enda alt, valiku „Rohkem” alt → Rakenda deebetmärkus.

Kui aken avaneb, täidetakse võtmeväljad. Süsteem hangib automaatselt andmed seotud ostuarvelt..

• Ostu nr / tugidokument: Leidke korrigeeritav arve.
• Kviitungi tüüp: vali vastav tüüp.
• Valmistamise kuupäev: millal korrigeerimine registreeritakse.

Detailide all saab muuta koguseid ja ladusid, arvutades ümber bruto-, maksu- ja netoväärtused. Maksete jaotises saate makseviise kohandada, et katta tagastust ja parandada sularahahaldus, sh võimalus „Rista ostureskontraga“ ja hallata ostuarvete maksetähtaegu.

Samuti on võimalik kommentaare muuta (need trükitakse dokumendile) ja lisada tarnija varukoopiaid. Salvestamiseks vajutage lihtsalt nuppu „Salvesta“; seejärel saate raamatupidamist printida, muuta, tühistada/kustutada või vaadata. saadaolevate valikute hulgast.

Pane tähele ühte detaili: kui algsel arvel oli aktiveeritud valik „Lisa muud maksud ja tasud”, Deebetteade pärib selle jaotuse ja kuvab seda. kande maksujärjepidevuse säilitamiseks.

Erijuhtumid

Ekspordi puhul kasutatakse deebetmärkust tavaliselt hindade või kulude korrigeerimiseks pärast ekspordiarve väljastamist. Seda kasutatakse rahvusvaheliste hinnakõikumiste, väliskliendi kasuks tehtavate lisakulude või mahu/kvaliteedi korrigeerimiste korral., järgides alati tollieeskirju; vajaduse korral viidatakse väärtuse varieerumise aruandele (IVV).

Need esinevad ka finantsliisingulepingutes. Neid emiteeritakse muutuvskeemide intressimäärade muutustega seotud osamaksete korrigeerimiseks, intressi või viiviste arvestamiseks ja algselt arvestamata lisakulude (kindlustus, hooldus) ülekandmiseks.

Trendid ja areng

Maksudokumentide haldamine muutub kiiresti. Elektrooniliste maksudokumentide täielik digitaliseerimine on Tšiilis juba reaalsus. ja see laieneb jätkuvalt, suurendades automaatsete kontrollide arvu.

Tehisintellekti kaasatakse anomaaliate ja pettuste avastamiseks enne, kui need raamatupidamisse jõuavad. Paralleelselt võiks plokiahel pakkuda täiendavat jälgitavust ja turvalisust. väljastamis- ja valideerimisahelates. Rahvusvahelisel tasandil tehakse edusamme ühiste standardite kehtestamisel, et hõlbustada piiriülest kaubandust ja dokumentide linkimist.

Deebetteate valdamine on kontode sujuva tasakaalustamise, SII nõuete täitmise ja läbipaistvate ärisuhete säilitamise võti. Kui teate, mis see on, millal see on asjakohane, millised väljad on olulised ja kuidas seda oma tarkvarasse integreerida, olete protsessi üle kontrolli saavutanud. ja te väldite käibemaksuga seotud ettenägematuid summasid, ostuhinna mahaarvamisi või trahve, mis kahjustavad teie rahavoogu ja mainet.