- Eisenhoweri maatriks liigitab ülesanded vastavalt nende kiireloomulisusele ja olulisusele nelja kvadrandisse, millel on selged tegevused: teha, ajastada, delegeerida või kõrvaldada.
- Kiireloomulise ja olulise selge eristamine võimaldab teil pühendada rohkem aega teisele kvadrandile, mis on pikaajalise edasimineku ja kriiside vähendamise võti.
- Kiireloomuliste, kuid ebaoluliste ülesannete delegeerimine ja segajate kõrvaldamine vabastab aega ja energiat, et keskenduda suurema mõjuga eesmärkidele.
- Meetodi efektiivsus sõltub selle regulaarsest läbivaatamisest, aususest ülesannete järjestamisel ja maatriksi kohandamisest prioriteetide muutustega.
Kui ülesannete nimekiri aina kasvab ja päevas on ikka veel ainult 24 tundi, on lihtne tunda, et Kõik on kiire ja miski ei saa korralikult tehtud.Saadad e-kirju üles, koosolekuid maha, ootamatuid sündmusi toimub igal pool... ja ometi on päeva lõpuks tunne, et olulised asjad ikka veel edasi ei liigu.
Siin tulebki mängu Eisenhoweri maatriks: nii lihtne kui ka võimas tööriist, mis võimaldab teil et tuua kaosesse korda, eraldada müra tegelikest prioriteetidest ja otsusta targalt, mis on esimesena, mis võib oodata, mida peaksite delegeerima ja mis tuleks lihtsalt oma ajakavast eemaldada.
Mis täpselt on Eisenhoweri maatriks?
Nn Eisenhoweri maatriks, tuntud ka kui Eisenhoweri meetod, kiireloomulise-olulise maatriks või Eisenhoweri kastSee on aja- ja ülesannete haldamise tööriist, mis kategoriseerib teie ülesanded kahe põhikriteeriumi järgi: kiireloomulisus ja olulisus. Sellest kombinatsioonist ilmneb neli ülesannete rühma, mis näitavad, mida igaühega teha: täita, planeerida, delegeerida või kustutada.
Selle päritolu ulatub tagasi Dwight D. Eisenhowerini, kes oli Teise maailmasõja viietärni kindral ja Ameerika Ühendriikide 34. president ning oli kuulus oma võime langetada otsuseid ja kanda mitmeid kohustusi kaotamata silmist eesmärki. 1954. aasta kõnes tsiteeris ta ülikooli rektorit, kes ütles: „Mul on kahte tüüpi probleeme: kiireloomulised ja olulised. Kiireloomulised probleemid ei ole olulised ja olulised probleemid ei ole kunagi kiireloomulised.“
Aastakümneid hiljem võttis Stephen R. Covey, raamatu "The 7 Habits of Highly Effective People" autor, selle idee omaks ja muutis selle ... Eisenhoweri maatriks, nagu me seda täna teame: neljaks kvadrandiks jagatud ruut, kuhu ülesanded on paigutatud vastavalt sellele, kas need on kiireloomulised või mitte, olulised või mitte.
Võti ei peitu mitte ainult pildi maalimises, vaid ka mõtteviisi muutuses, mida see pakub: minna tulekahjude kustutamisest elamise asemel Planeeri oma aega teadlikult, kooskõlas oma Pikaajalised eesmärgid nii professionaalselt kui ka isiklikult.
Kiireloomuline vs oluline: erinevus, mis muudab kõike
Eisenhoweri maatriksi suur väärtus seisneb selles, et see sunnib sind ausalt eristama seda, mis on kiireloomuline ja mis on olulineNeed tunduvad sünonüümidena, aga ei ole seda ja nende segi ajamine viib frustratsiooni ja kroonilise stressini.
Kiireloomulistest ülesannetest rääkides peame silmas tegevusi, mis Need vajavad kohest tähelepanu ja on tavaliselt seotud tähtaja või selgete tagajärgedega. Kui neid õigeaegselt ei tehta. Need on sellised probleemid, mis "läbi põlevad": neid ei saa palju edasi lükata ilma, et midagi negatiivset juhtuks.
Mõned tüüpilised näited kiireloomulistest ülesannetest on peatse tähtajaga aruande lõpetamine, kriitilise kliendikaebuse lahendamine, kodus rikke parandamine, mis takistab vannitoa kasutamist, või ülemuse e-kirjale vastamine, milles küsitakse andmeid poole tunni pärast algava koosoleku jaoks.
Olulised ülesanded seevastu ei pruugi alati sisseehitatud kellaga kaasas olla. Need on need, mis Need aitavad otseselt kaasa teie pikaajaliste eesmärkide saavutamiseleteie professionaalsele arengule, heaolule või töö- või isikliku elu jätkusuutlikule toimimisele. See, et need pole kiireloomulised, ei tähenda, et need poleks olulised; tegelikult on need sageli need, millel on aja jooksul suurim mõju.
See grupp hõlmaks selliseid asju nagu järgmise kvartali turundusstrateegia väljatöötamine, harjuta oma karjääri jaoks olulist oskust, treenige regulaarselt, pühendage kvaliteetaega oma perele või looge tööalaseid suhteid, mis loovad tulevikuvõimalusi.
Lõks, millesse paljud meist langevad, on nn "kiireloomulisuse efekt": me kipume seadke prioriteediks tähtajaga asjad, isegi kui kasu on väiksemJa me lükkame olulisi ülesandeid edasi ilma selge tähtajata. Tulemus: oleme küll hõivatud, aga me ei tee edusamme selles, mida me tegelikult saavutada tahame.
Eisenhoweri maatriksi neli kvadranti
Maatriksit kujutatakse ruuduna, mis on jagatud neljaks osaks ja ristub telgedega. Kiireloomuline / Mitte kiireloomuline koos Oluline / Mitte olulineIga kvadrant näitab ülesande tüüpi ja soovitatavat toimimisviisi.
Visuaalselt näeks see välja selline:
ülesKiireloomuline (vasakul) ja mitte kiireloomuline (paremal).
Vasak poolOluline (ülal) ja Mitteoluline (all).
Sellest kombinatsioonist ilmnevad neli kvadranti:
- 1. kvadrant – Tee: Kiireloomuline ja oluline
- 2. kvadrant – ajakava koostamine: oluline, aga mitte kiireloomuline
- 3. kvadrant – delegeerimine: kiireloomuline, aga mitte oluline
- 4. kvadrant – Kõrvalda: Ei kiireloomuline ega oluline
Idee seisneb selles, et kui sul on olemas ülesannete nimekiri, asetad iga üksuse ükshaaval vastavasse kvadrandisse. Kui teed seda ausalt, saad... Väga selge pilt sellest, kuhu su aeg tegelikult läheb. ja mida peaksite efektiivsemaks muutmiseks muutma.
1. kvadrant: kiireloomuline ja oluline (tehke kohe)
Esimene kvadrant sisaldab ülesandeid, mis lisaks teie eesmärkidega seotusele on ka Neil on kohene tähtaeg või tõsised tagajärjed, kui te ei tegutse.Need on kriisid, tekkinud probleemid, peatselt saabuvad tarned ja asjad, mida lihtsalt ei saa edasi lükata.
Selle kvadrandi tüüpilised näited oleksid projekti lõpetamine, mille tähtaeg on homme, ette valmistada kiiresti esitlus oluliseks kohtumiseks, tegeleda meditsiinilise hädaolukorraga, parandada kodus lõhkenud toru või vastata olulisele kliendile, kes vajab lahendust juba täna.
Need on ülesanded, mis paratamatult stressi tekitavad, kuid just sel põhjusel nõuab maatriks nende selget määratlemist, et tee need oma tegevuste nimekirjas esimeseks asjaksSiin pole vaja liiga palju läbi rääkida: me peame need võimalikult kiiresti ära tegema.
Selles kvadrandis elamine on aga väga kulukas. Kui pidevalt tulekahjusid kustutada, siis oled lõpuks kurnatud, tunned, et sa ei kontrolli oma ajakava ja et... Sa lihtsalt reageerid toimuvaleLisaks, kui kõik on kiireloomuline, pole miski kiire: kaotad võime eristada tegelikke prioriteete.
Maatriksi küpse kasutamise oluline osa hõlmab hea planeerimise abil esimeses kvadrandis ülesannete mahu järkjärgulist vähendamist, nii et vähem olulisi asju muutuvad hädaolukordadeks.
2. kvadrant: oluline, aga mitte kiireloomuline (planeeri ja kaitse)
Teine kvadrant koondab ülesanded, millel pole küll kiiret tähtaega, aga mis aitavad teil kõige rohkem saavutada keskpikas ja pikas perspektiivis kindlaid tulemusiSiit leiad kõik, mis on seotud kasvu, probleemide ennetamise, protsesside täiustamise ning tervise ja suhete eest hoolitsemisega.
See grupp hõlmab selliseid asju nagu strateegilise plaani väljatöötamine, meeskonna aastaplaani loomine, pidada hästi ettevalmistatud järelkohtumisi, treenida, sportida, käia tervisekontrollides või arendada isiklikke projekte, mis on sulle väga olulised.
Paradoksaalne on see, et see kvadrant genereerib kõige rohkem väärtust, kuid samas on see sageli kõige enam tähelepanuta jäetud. Sest miski ei "plahvata", kui seda päeva võrra edasi lükata, homsesse, ülejärgmisse päeva... ja enne kui arugi saad, on tekkinud probleemid, mida sa ette ei näinud. on hüpanud esimesse kvadrandisse muudeti erakorralise meditsiini osakondadeks.
Need, kes maatriksit edukalt kasutavad, soovitavad reserveerida nädalas kindlad ajad 2. kvadrandi tegevuste jaoks ja kaitsta neid peaaegu nagu arsti vastuvõttu. See on ruum ajaplaneerimisstrateegiate, näiteks Pomodoro tehnika ja Pareto printsiibi (tuvastamine) rakendamiseks. et 20% ülesannetest, mis tekitavad 80% mõjust) või sügava, katkematu töö plokkidena.
Mida rohkem kvaliteetaega pühendad teisele kvadrandile, seda vähem kriise ja šokke koged esimeses kvadrandis. See on viis edasi liikuda improvisatsioonil põhinevast elust planeerituma ja rahulikuma elu poole.
3. kvadrant: kiireloomuline, aga mitte oluline (delegeeri või minimeeri)
Kolmas kvadrant hõlmab ülesandeid, mis nõuavad kohest tähelepanu, kuid mis... Need ei aita teie peamiste eesmärkide saavutamisele kuigi palju kaasa.Tavaliselt on need kolmandate osapoolte taotlused, bürokraatia, katkestused ja väikesed ülesanded, mis võtavad palju aega ja lisavad vähe väärtust.
See hõlmaks näiteks kõnesid ja e-kirju, mis võivad oodata, koosolekute värskendusi, mille saab sõnumiga lahendada, Palved "ainult hetkeks", mis venivad pooleks tunnikstavapärased e-kirjad, lihtsad haldusülesanded või aruanded, mida te ise teha ei pruugi vaja minna.
See kvadrant on eriti ohtlik, kuna see õhutab produktiivsuse illusiooni: oled alati hõivatud, jooksed ringi, aga kui vaatad seda perspektiivist, avastad, et Sa pole oma tõeliselt olulistele eesmärkidele millimeetritki lähemale jõudnud.Oled enamasti teinud "protseduurilist" tööd.
Kolmanda kvadrandi soovitatav strateegia on selge: Delegeerimine kui nutikas viis töö jaotamiseks ja delegeerida kõik, mida saab mõistlikult teha teine inimene, seada väga kindlad piirid aeg, mille kavatsete sellisele ülesandele pühendada.
Delegeerimine ei tähenda vastutuse edasilükkamist, vaid nutikas viis töö jaotamiseks: sina keskendud sellele, mis tegelikult nõuab sinu otsustusvõimet või oskusi, ja teised meeskonnaliikmed saavad keskenduda ülejäänule. Nad saavad võtta ette kiireloomulisi, kuid vähem mõjukaid ülesandeidmis aitab neil ka kasvada ja kogemusi omandada.
4. kvadrant: ei kiireloomuline ega oluline (kõrvalda ilma kahetsuseta)
Viimane kvadrant hõlmab kõiki neid tegevusi, mis ausalt öeldes Nad ei kiirusta ega lisa reaalset väärtustNeed on tähelepanu kõrvalejuhtimise, kõrvalehoidumise ja harjumused, mis söövad teie aega, andmata teile praktiliselt midagi vastu.
Näiteks: tundidepikkune kanalite surfamine, sotsiaalmeedia sihitu kontrollimine, veebisaitide ja veebipoodide külastamine lihtsalt sirvimise eesmärgil, videote üksteise järel linkimiseks või veeta aega postkasti ümberkorraldamisega ilma midagi vastamata.
Märkus: see ei tähenda, et peate kõik vaba aja veetmise või puhkuse vormid välistama. Probleem ei ole sarja vaatamises või mängu mängimises, vaid pigem selles, et seda tüüpi tegevused muutuvad peaaegu autopiloodiks. ebaproportsionaalselt palju ruumi hõivama teie päevas, eriti kui need asendavad ülesandeid teisest kvadrandist.
Uuringud näitavad, et väikestes annustes eskapistlikud tegevused võivad aidata sul eemalduda, aga kui suurem osa vabast ajast kulub sellistele tähelepanu hajutamisele, Lõpuks langeb teie energia ja motivatsiooni tase järsult.Seetõttu teeb maatriks ettepaneku need ülesanded selgelt määratleda ning vähendada või kaotada.
Selle kvadrandi kasutamine filtrina aitab teil õppida ütlema ei nii välistele ettepanekutele kui ka sisemised kiusatused aega raisataIga tegevus, mille siit eemaldad, avab ruumi millelegi, mis on paremini kooskõlas sinu soovide-ga.
Eisenhoweri maatriksiga prioriseerimise eelised ja piirangud
Selle tööriista tõelisel rakendamisel igapäevaelus on mitmeid selgeid eeliseid, kuigi on oluline meeles pidada ka selle piiranguid. Ära nõua temalt rohkem, kui ta anda suudab.
Selle kõige ilmsemate eeliste hulgas on asjaolu, et see sunnib teid kõik oma ülesanded peast välja võtma ja näha neid paberil või ekraanilSee iseenesest vähendab ülekoormatud olemise tunnet. Esmapilgul saad aru, mida peaksid praegu tegema ja millised asjad on ebavajalikud või mida saab delegeerida.
See on ka väga visuaalne metoodika: diagrammi abil enda ees tuvastate kiiresti, kuhu teie energia on koondunud, See parandab ajaplaneerimist ja vähendab stressi. Ja see vähendab tunnet, et kõik põleb korraga. Lisaks soodustab see kriitilist mõtlemist, sest sunnib sind endalt küsima: "Kas see on tõesti oluline või tundub see lihtsalt kiireloomuline?"
See pole aga imerohi. Kiireloomulisuse ja olulisuse õige hindamine pole alati lihtne: on tähtaegu, mida maatriks iseenesest nähtavaks ei tee, ja keerulised projektid, mis ei mahu nii kergesti vaid nelja sahtlisseKui teie tööprioriteedid muutuvad iga paari tunni tagant või olete suuresti sõltuv välistest taotlustest, peate tabelit sagedamini üle vaatama.
Lisaks ei ole kõigil meeskondadel paindlikkust delegeerida nii palju, kui nad sooviksid, ja kõik pole harjunud maatriksit pidevalt uuendama. See nõuab distsipliin ja teatav küpsus tööjuhtimises et mitte langeda taas ainult lihtsate või kiireloomuliste asjade lahendamise rütmi.
Kuidas samm-sammult luua oma Eisenhoweri maatriks
Teooriast praktikasse üleminek pole keeruline, aga kõige parem on järgida kindlat järjekorda, et maatriksist ei saaks lihtsalt järjekordne ilus paberitükk, mida sa kunagi ei kasuta. Eesmärk on, et see lõpuks oleks elav tööriist, mida sa sageli üle vaatad.
Esimene samm on lihtne: koostage täielik nimekiri kõigist oma pooleliolevatest ülesannetest, nii tööalastest kui ka isiklikest. Ärge hinnake ega filtreerige; kirjutage üles kõik, mis teil meeles mõlgub, alates suurest projektist kuni... midagi nii lihtsat nagu arstiaja broneerimineMida põhjalikum nimekiri, seda parem.
Seejärel joonista maatriks: neljaks jagatud ruut, mille ülaosas on „Kiireloomuline“ ja „Ei ole kiireloomuline“ ning küljel „Oluline“ ja „Ei ole oluline“. Soovi korral võid kasutada tahvlit, märkmikku, arvutustabelit või digitaalset projektijuhtimise tööriista.
Seejärel vaadake nimekiri läbi ja otsustage ülesannete kaupa, kas see on kiireloomuline, oluline, mõlemad või mitte kumbki. Selleks küsige endalt: mõju, mis avaldab, tegelike ajaraamide ja seetõttu, et kuidas see aitab kaasa teie eesmärkide ja väärtuste saavutamiseleSiinkohal on soovitatav võtta veidi aega, sest meetodi tõhusus sõltub sellest hindamisest.
Kui kõik ülesanded on vastavasse kvadrandisse paigutatud, on aeg tegutseda: alustage 1. kvadrandi ülesannetega, reserveerige päevakorras kohad 2. kvadrandi ülesannetele, Mõtle, kellele sa saad 3. kvadrandi ülesanded delegeerida. ja otsusta, mida sa 4. kvadrandist eemaldad. Ära jäta maatriksit sahtlisse; kasuta seda oma nädala konkreetseks planeerimiseks.
Lõpuks eraldage kindel aeg, näiteks kord nädalas, maatriksi ülevaatamiseks ja värskendamiseks. Lisage uusi ülesandeid, viige need, mille kiireloomulisus või tähtsus on muutunud, teise kvadranti ja Kriipsuta maha kõik, mis oled juba lõpetanudSee perioodiline ülevaade muudabki meetodi tõeliselt kasulikuks ja jätkusuutlikuks.
Praktilised näpunäited ülesannete paremaks prioriseerimiseks
Lisaks maatriksi põhistruktuurile on mitmeid praktikaid, mis aitavad teil sellest veelgi rohkem kasu saada ja oma töömeetoditesse integreerida ilma, et see oleks lisakoormus.
Üks kasulikumaid on kasutada värvikoodidIgale kvadrandile värvi määramine (näiteks roheline ülesannete, kollane ajakava, sinine delegeerimise ja punane kõrvaldamise jaoks) muudab maatriksi visuaalseks kaardiks, mida on väga lihtne mõista. Esmapilgul teate, millise ülesandega tegemist on.
Teine soovitus on piirata ülesannete arvu kvadrandi kohta, eriti esimeses ja teises. Maksimaalselt 8-10 ülesande määramine sunnib teid seadke maatriksile tõelised prioriteedid ja takistage selle muutumist järjekordseks lõpmatuks loendiksKui sul on rohkem asju, saad luua konkreetsed maatriksid projekti või nädala kaupa.
Samuti on väga kasulik oma isikliku ja professionaalse sfääri selge eraldamine. Teil võib olla kaks erinevat maatriksit või vähemalt kasutada sümbolit, et eristada, mis igasse sfääri kuulub. Nii tagate, et Mitte kogu vaimne ruum ei ole töö poolt hõivatud ja jätad ruumi sama olulistele isiklikele eesmärkidele.
Väga tõhus nipp on rakendada strateegiat „kõrvalda enne prioriseerimist”: enne sorteerimisele ja sildistamisele aja kulutamist heida kiire pilk nimekirjale ja tõmba maha kõik, mis ausalt öeldes Sa ei peaks seda üldse tegema.Mida rohkem esialgset müra vähendate, seda lihtsam on ülejäänud osad paigutada ja tähtsuse järjekorda seada.
Ja kõige alusena püüdke säilitada paindlikkust. Maatriks ei ole jäik leping; see on teie prioriteetide hetktõmmis antud hetkel. Asjaolud muutuvad, tekivad tõelised hädaolukorrad ja tekivad uued võimalused; oluline on see, et Ära kaota silmist seda, mis on sinu jaoks oluline ka pikas perspektiivis..
Eisenhoweri maatriksi kasutamise näited reaalses maailmas
Maatriksi nägemine konkreetsetel juhtudel on väga kasulik selle mõistmiseks, kuidas see teie igapäevaellu sobitub. Allpool on toodud mõned stsenaariumid, et saaksite ennast ära tunda ja tööriista oma kontekstile kohandada.
Kujutage näiteks ette turundusjuhti, kellel on käimas mitu kampaaniat. Oma 1. kvadrandis paigutaks ta homseks koosolekuks strateegia esitluse ettevalmistamise või lahendada tõsine veebisaidi viga, mis takistab müügivihjete kogumist2. kvadrandisse paigutaksin järgmise kvartali sisuplaani kujundamise või eelmiste kampaaniate andmete rahuliku analüüsimise.
3. kvadrandis võiksin end asetada vastama tarnijate e-kirjadele väiksemate probleemide kohta või koordineerima väiksemaid disainimuudatusi, mida teine meeskonnaliige saab rakendada. Ja 4. kvadrandis lubaksin endal puhtast uudishimust konkurentide sotsiaalmeediat kontrollida või osalemine koosolekutel, mida saab lahendada e-posti teel.
Teine näide: õpetaja, kes žongleerib tundide, eraõpetuse ja pereeluga. Esimeses kvadrandis oleks neil peatselt esitatavad hindamisaruanded või ettevalmistus eksamiks, mis toimub mõne päeva pärast. Teises hõlmaksid nad tulevaste õppeüksuste planeerimist, oma täiendkoolitust või valmistavad ette materjale, mis nende tunde täiustavad.
Kolmandas kvadrandis postitaksin WhatsAppi sõnumeid väljaspool tööaega, küsides asju, mis võivad oodata, või väiksemaid sisemisi ülesandeid, mida saaks kolleegile delegeerida. Ja neljandas veedaksin pikka aega sotsiaalmeediat kontrollides või e-kirjadega nokitsedes ilma igasuguse kavatsuseta vastata.
Isegi isiklikul tasandil võib kodust töötav inimene paigutada kindla kuupäevaga projektikohtumise esimesse kvadrandisse, harjutuse või majapidamise eelarvestamise teise kvadrandisse ja kolmandasse kvadrandisse... vasta ebaolulistele meilidele Ja neljandas, vaadates piiramatult sarju, kui tegelikkuses väldib ta olulise otsuse peale mõtlemist.
Nende juhtumite puhul on huvitav see, et maatriksit saab sama hästi rakendada nii keerukate professionaalsete projektide kui ka igapäevaelu korraldamise puhul, kui ülesannete liigitamisel olla aus ja... tegutse vastavalt iga kvadrandiga.
Eisenhoweri maatriksi omaksvõtmine ei tähenda iga minuti kokkusurumist ega ajakava muutmist produktiivsuse lahinguväljaks, vaid ... taastada kontroll selle üle, kuidas sa oma aega, energiat ja tähelepanu investeeridHarjudes eristama kiireloomulist ja olulist, reserveerima ruumi 2. kvadrandile ja laskma lahti väiksema süütundega sellest, mis jääb 3. ja 4. kvadrandisse, lõpetad elamise ainult tulekahjude kustutamisele ja hakkad rahulikumalt edasi liikuma eesmärkide poole, mis on sulle tõeliselt olulised, nii tööl kui ka väljaspool seda.
