Factura electrónica B2B obligatoria: plazos, formatos y obligaciones para empresas

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La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya no es un proyecto lejano: el marco normativo está aprobado y la cuenta atrás ha empezado. Con la Ley Crea y Crece y el Real Decreto 238/2026 sobre la mesa, cualquier negocio que opere B2B en España tendrá que adaptar sus sistemas de facturación y su forma de trabajar con clientes y proveedores.

Este nuevo escenario implica cambios profundos en el formato de la factura, en los canales de envío y recepción y en la obligación de informar sobre estados y pagos. No se trata solo de dejar de usar el papel o el PDF, sino de integrarse en un sistema digital trazable, interoperable y conectado con la Agencia Tributaria. Si tienes una empresa, un despacho profesional o eres autónomo que factura a otras empresas, este cambio te afecta de lleno.

Marco normativo: de la Ley Crea y Crece al Real Decreto 238/2026

El punto de partida es la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, que introdujo la obligación general de utilizar factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B) en España. Esta ley sentó las bases, pero dejó muchos flecos técnicos y operativos pendientes.

Para cerrar el círculo, el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE, desarrolla de forma detallada el sistema español de factura electrónica entre empresas y profesionales. Esta norma concreta el régimen jurídico de la facturación electrónica B2B, define las condiciones técnicas, la interoperabilidad, el papel de las plataformas privadas y de la solución pública de la AEAT, así como la trazabilidad de la factura desde que se emite hasta que se paga.

Con este Real Decreto, la factura electrónica deja de ser una opción voluntaria o un mero PDF enviado por correo y pasa a ser un documento electrónico estructurado, sujeto a formatos europeos normalizados y a un sistema de seguimiento de estados que conecta a empresas y Administración.

Aunque el Real Decreto entra en vigor formalmente el 20 de abril de 2026, la propia norma aclara que la obligación efectiva de facturar electrónicamente entre empresas se aplaza hasta que se publique una Orden Ministerial de Hacienda. Esa orden regulará la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria y marcará el momento a partir del cual comienzan los plazos de adaptación.

A quién afecta la factura electrónica obligatoria B2B y qué operaciones entran

La obligación alcanza a todos los empresarios y profesionales que ya estén obligados a expedir factura según el Reglamento de facturación, cuando el destinatario sea otro empresario o profesional con sede de actividad, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España, siempre que la operación se dirija a esa sede, establecimiento o domicilio.

En la práctica, esto quiere decir que autónomos, pymes y grandes empresas que vendan a otras empresas o profesionales deberán emitir, transmitir y recibir sus facturas en formato electrónico estructurado. Se incluye también el supuesto en el que la factura se expida por el destinatario o por un tercero en su nombre.

Quedan fuera, al menos por ahora, las operaciones B2C (empresa-consumidor final), es decir, ventas a particulares o consumidores privados. También pueden contemplarse exclusiones sectoriales temporales mediante orden ministerial, cuando un sector tenga una dificultad relevante de adaptación que pueda distorsionar su funcionamiento, siempre que no existan problemas graves de morosidad.

Hay además exclusiones específicas expresas recogidas en la disposición adicional segunda del Real Decreto 238/2026. No se aplica, entre otros, a: actividades reguladas del operador del mercado eléctrico, funciones del operador del mercado organizado de gas (ni a su filial encargada de los futuros de gas), ni a las operaciones documentadas con factura electrónica canalizadas a través de las plataformas de compensación y liquidación de la IATA cuando el pago se realiza mediante dichas plataformas.

En el ámbito de las facturas, se excluyen de la obligación de expedir, transmitir y entregar en formato electrónico las facturas simplificadas, salvo las consideradas «cualificadas» (art. 7.2 del Reglamento de facturación), y aquellas otras operaciones que puedan excluirse puntualmente por orden ministerial por motivos de buen funcionamiento del sector.

Formato y requisitos técnicos de la nueva factura electrónica

El Real Decreto da un golpe de timón y define la factura electrónica B2B como un fichero o mensaje informático estructurado, de lectura automatizada. El objetivo no es solo que las personas puedan leer la factura, sino que las máquinas (los programas contables y de gestión) puedan procesarla sin errores y sin intervención manual.

Para ello, la factura debe ajustarse al modelo semántico europeo EN 16931 del Comité Europeo de Normalización. Este estándar define la estructura y los datos que debe contener la factura, garantizando que cualquier sistema que cumpla con la norma pueda entenderla e integrarla.

Las sintaxis admitidas por la normativa son varias, todas ellas ampliamente utilizadas en Europa y en el comercio internacional:

• UBL (Universal Business Language), que será la sintaxis de referencia de la solución pública de la AEAT.
• CII (Cross-Industry Invoice, CEFACT/ONU), habitualmente conocida como XML CEFACT.
• EDIFACT, estándar clásico de intercambio electrónico de datos en entornos EDI.
• Facturae, formato XML propio de la Administración española.

Además, los mensajes basados en Peppol BIS se consideran válidos en el entorno de plataformas privadas, al utilizar sintaxis UBL ajustada al modelo EN 16931. En resumen, los clásicos PDFs, documentos de Word, hojas de cálculo o impresos en papel dejarán de ser válidos como formato principal una vez la obligación esté plenamente en vigor.

Otro elemento clave es la identificación única de la factura. Cada factura electrónica deberá incorporar un código que incluya, de forma obligatoria, el NIF del emisor, el número y la serie de la factura y la fecha de expedición. Este identificador sirve de ancla para la trazabilidad y para relacionar estados, pagos y cualquier otra información asociada.

En cuanto a la autenticidad e integridad de las facturas, cuando se utilicen plataformas privadas para su emisión, las facturas deberán ir firmadas con firma electrónica avanzada, bien directamente por el emisor, bien mediante firma delegada autorizada, en línea con el Reglamento eIDAS (UE 910/2014). Cuando se emplee la solución pública de la AEAT, serán los propios mecanismos de la Administración los que garanticen esas condiciones.

Sistema español de factura electrónica (SEFE): plataformas privadas y solución pública

El nuevo modelo se articula a través del Sistema Español de Factura Electrónica (SEFE), que combina dos canales complementarios: las plataformas privadas de intercambio de facturas y la Solución Pública de Factura Electrónica (SPFE), gestionada por la Agencia Tributaria.

Las empresas podrán intercambiar sus facturas:

• Usando exclusivamente una o varias plataformas privadas que cumplan los requisitos legales.
• Usando solamente la solución pública y gratuita de la AEAT, accesible a cualquier empresario o profesional.
• O combinando ambas vías, según acuerdos con clientes y proveedores.

Si una empresa no alcanza un acuerdo expreso con sus proveedores para recibir las facturas a través de una o varias plataformas privadas, se considerará que su punto de entrada por defecto es la solución pública, sin necesidad de declaración formal. Es decir, si no dices lo contrario, tus facturas irán a la plataforma pública.

Cuando una empresa opte por detectar sus facturas a través de plataformas privadas, deberá hacer público su punto o puntos de entrada en sus comunicaciones con otros empresarios y, en su caso, en su página web. Si no se publica nada, la presunción vuelve a ser que el punto de entrada es la solución pública.

La solución pública de la AEAT tendrá un doble papel: servirá como servicio de facturación electrónica para quienes opten por ella y actuará como repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas emitidas, remitidas o recibidas dentro del sistema. El acceso será gratuito y deberá estar disponible, como mínimo, dos meses antes de la primera aplicación efectiva del Real Decreto.

Obligaciones y requisitos de las plataformas privadas de intercambio

Las plataformas privadas que quieran operar dentro del sistema español de factura electrónica tendrán que cumplir un paquete de requisitos técnicos, de seguridad y de interoperabilidad bastante exigente. No basta con poder enviar y recibir XML: hay que integrarse con la solución pública, con otras plataformas y garantizar niveles de disponibilidad y seguridad elevados.

Una obligación clave es que, si una factura se emite a través de una plataforma privada y no se usa la solución pública como canal de emisión, la plataforma deberá remitir, de forma simultánea a la emisión, una copia electrónica fiel de la factura en sintaxis UBL a la solución pública. De este modo, la AEAT tendrá registro de todas las facturas, se envíen por donde se envíen.

Además, los operadores de plataformas privadas deberán:

• Publicar un sistema de consulta abierto que permita a cualquiera saber qué empresarios y profesionales les han designado como punto de entrada de facturas electrónicas.
• Interconectarse con cualquier otra plataforma privada integrada en el sistema español cuando así lo solicite uno de sus clientes, aceptando todas las solicitudes de interconexión.
• Poner en marcha la interconexión en el plazo máximo de un mes desde que reciban la petición de la otra plataforma.
• No cobrar ningún importe por atender estas solicitudes de interconexión dentro de los plazos establecidos, ni por otros servicios de integración vinculados a ese proceso frente al destinatario final de la factura.

Hasta que la interconexión esté operativa, las facturas destinadas a la otra plataforma deberán depósitoarse en la solución pública, que actuará como vía provisional de interconexión. A efectos de seguridad y gobierno del dato, estas plataformas deberán cumplir requisitos muy estrictos, incluyendo un sistema de gestión de seguridad de la información certificado, en la práctica a nivel ISO 27001 o equivalente, y planes de continuidad de negocio acordes al volumen de facturas gestionadas.

En el plano técnico, la transmisión de información deberá realizarse mediante protocolos seguros como AS2 o AS4, que son estándares en el intercambio electrónico de datos en entornos B2B.

Información sobre estados y pagos: trazabilidad completa de la factura

Una de las grandes novedades del sistema es la obligación del destinatario de informar sobre el estado de la factura y su pago. Ya no basta con que el proveedor emita y registre la factura; el cliente tiene un papel activo en la comunicación de lo que ocurre después.

Los destinatarios de facturas electrónicas deberán comunicar al emisor, y a través de los canales previstos, la aceptación o el rechazo comercial de la factura, indicando siempre la fecha en que se produce ese estado. Igualmente, tendrán que informar del pago efectivo completo de la factura y de la fecha en que dicho pago se realiza realmente (es decir, cuando el proveedor cobra, no cuando se pone un mecanismo de financiación a disposición).

Además, de forma voluntaria, podrán comunicarse otros estados complementarios, como la aceptación o rechazo parcial (con su fecha), pagos parciales con indicación de importe y fecha, o la cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, identificando al cesionario y la fecha de cesión.

La norma fija un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, para comunicar cada estado desde que se produce. Esto obliga a las empresas a llevar un control ágil de su circuito de cuentas a pagar y a integrar estos flujos en sus sistemas de tesorería y contabilidad.

Independientemente de que se utilice una plataforma privada o la solución pública para la facturación, el destinatario deberá comunicar a la solución pública el pago efectivo completo o el rechazo de la factura. Si no hay comunicación de rechazo ni factura rectificativa, se presumirá la aceptación de la factura. El destinatario puede autorizar a su plataforma privada para que realice estas comunicaciones en su nombre, siempre que le haya facilitado la información necesaria.

Para determinados colectivos, como personas físicas empresarias o entidades en atribución de rentas en el IRPF con volumen de operaciones inferior a 8 millones de euros, la obligación de informar sobre estados se aplicará transcurridos 12 meses desde la fecha en que la norma produzca efectos para ellos; hasta entonces, el suministro de información tendrá carácter voluntario.

Plazos y calendario de implantación: cuándo será obligatoria para cada empresa

Aunque el Real Decreto 238/2026 entra en vigor el 20 de abril de 2026, la obligación efectiva de uso de la factura electrónica B2B se activa más tarde. Todo depende de la publicación de la Orden Ministerial que desarrolle la solución pública de la AEAT. A partir de esa fecha se ponen en marcha los plazos de adaptación.

Los plazos generales son escalonados, en función del volumen de operaciones de la empresa:

• 12 meses tras la entrada en vigor de la Orden Ministerial para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año natural anterior.
• 24 meses para el resto de empresarios y profesionales, incluidos la mayoría de pymes y autónomos.

En paralelo, el Gobierno ha anunciado también que a partir de abril de 2027 la facturación electrónica será obligatoria para todas las transacciones B2B, lo que casa con el cálculo de que, si la Orden se publica antes del 1 de julio de 2026, las grandes empresas entrarían en torno a mediados de 2027 y el resto en 2028. Habrá que estar muy atento a la fecha exacta de publicación de esa Orden para fijar los hitos definitivos.

Durante los 12 meses siguientes a la fecha en que la obligación resulte aplicable a las empresas de más de 8 millones de euros, estas deberán acompañar sus facturas electrónicas estructuradas con un documento en formato PDF que garantice la legibilidad, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirlas solo en su formato original. Es una medida transitoria pensada para facilitar la adaptación.

Los artículos relativos a la obligación de remitir copias fieles a la solución pública, a la interconexión entre plataformas privadas y a los requisitos para operar como tales (artículos 6, 8, 9 y 13 del Real Decreto) también producirán efectos transcurridos 12 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial de desarrollo de la solución pública.

En el caso de subcontratistas obligados a presentar sus facturas electrónicas al contratista principal a través del registro previsto en la disposición adicional trigésima segunda de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, dispondrán de un máximo de 24 meses desde la entrada en vigor de la Orden para adaptar esa obligación al sistema de factura electrónica regulado en el Real Decreto.

Relación con Veri*Factu y otras normativas fiscales (Verifactu, TicketBAI, etc.)

Conviene diferenciar bien las piezas del puzzle: la factura electrónica B2B regulada por el Real Decreto 238/2026 y el sistema Veri*Factu son obligaciones distintas, aunque se solapen en el tiempo y afecten a los mismos contribuyentes.

Mientras que la factura electrónica B2B se apoya en la Ley Crea y Crece y regula el intercambio y trazabilidad de las facturas entre empresas (formato estructurado, plataformas de intercambio, estados y pagos), Veri*Factu nace de la Ley Antifraude y se centra en cómo se generan las facturas para impedir la manipulación de los registros de facturación.

Los sistemas informáticos de facturación adaptados a Veri*Factu deberán cumplir requisitos como incluir un código QR en las facturas (o su contenido equivalente en facturas electrónicas) y, cuando remitan registros de facturación a la AEAT, incorporar leyendas del tipo «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».

Los plazos de adaptación a Veri*Factu también están fijados: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener los sistemas informáticos adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados del artículo 3.1 del Reglamento Veri*Factu (autónomos en IRPF, contribuyentes de IRNR con establecimiento permanente y entidades en atribución de rentas que realicen actividades económicas) antes del 1 de julio de 2027.

El uso de Veri*Factu por parte de empresas y autónomos será opcional, mientras que la factura electrónica B2B será obligatoria cuando entren en vigor los plazos establecidos. Además, en algunas comunidades ya operan sistemas propios como TicketBAI, o proyectos como NaTicket, lo que obliga a proveedores de software a diseñar soluciones capaces de convivir con todas estas normativas sin generar un caos de integraciones.

Impacto práctico en empresas, autónomos y proveedores de software

Para las empresas, el cambio supone mucho más que cambiar de formato. A partir de la plena entrada en vigor del sistema, toda factura entre empresarios y profesionales tendrá que emitirse, transmitirse y recibirse en formato electrónico estructurado. Se terminarán los acuerdos informales de enviar PDFs por email como base de la relación comercial.

Las áreas de administración, finanzas y tesorería tendrán que integrar en sus procesos la obligación de comunicar la aceptación, el rechazo y el pago de las facturas en plazos muy breves, lo que exige automatización y coordinación interna. La AEAT, por su parte, tendrá acceso a una base de datos completa de facturas B2B y de sus estados de cobro y pago, lo que permitirá monitorizar de forma mucho más precisa los plazos de pago y la morosidad.

La información recopilada servirá, entre otras cosas, para elaborar un listado anual de empresas que incumplen los plazos de pago de la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. Este listado puede tener consecuencias reputacionales y efectos en el acceso a subvenciones públicas o a determinados contratos, por lo que cumplir los plazos ya no será solo una cuestión civil, sino también de imagen y de relación con la Administración.

Desde el punto de vista de los proveedores de software, ERPs y TPV, la norma introduce obligaciones muy concretas: sus productos deberán generar, recibir y transformar facturas en los distintos formatos admitidos (UBL, CII, EDIFACT, Facturae) sin romper la autenticidad o la integridad; conectarse con la solución pública para enviar copias fieles en UBL; gestionar los estados de la factura e informar de ellos; y cumplir requisitos de seguridad, continuidad y certificación (ISO 27001 como mínimo de referencia).

En consecuencia, el software de facturación tendrá que estar preparado de forma estructural para operar con factura electrónica B2B, no como un módulo accesorio. Las empresas de desarrollo que no se adapten o no alcancen los niveles de certificación exigidos pueden quedarse fuera del mercado regulado, mientras que las que lo hagan a tiempo podrán posicionarse como socios clave para la transición digital de sus clientes.

Cómo deberían prepararse las empresas: pasos clave para una transición ordenada

Con los plazos previstos en el horizonte de 2027 y 2028, las empresas harían bien en no esperar al último momento para empezar a adaptarse. Hay una serie de pasos lógicos que conviene abordar con calma para llegar a tiempo y sin sobresaltos.

En primer lugar, es fundamental realizar una auditoría del sistema de facturación actual: comprobar si el software puede emitir y recibir facturas en formatos estructurados como XML, UBL o Facturae, si es capaz de integrarse con la Administración electrónica y si permite automatizar la importación y exportación de datos.

A partir de ahí, toca elegir una solución de facturación adecuada. Puede ser un software contable o de gestión adaptado a Facturae y al modelo EN 16931, un servicio en la nube especializado en factura electrónica B2B o una plataforma que combine facturación, contabilidad y gestión de tesorería. Lo importante es que cumpla los estándares técnicos, sea seguro, escalable, fácil de usar y capaz de integrarse con otras herramientas de la empresa.

Es igual de importante formar adecuadamente al personal. De poco sirve tener un gran programa si el equipo no sabe sacarle partido. Conviene organizar sesiones de formación, guías internas y fases de prueba para que el cambio no se perciba como una imposición, sino como una herramienta para ganar eficiencia.

Finalmente, es recomendable planificar una transición progresiva. No es realista ni conveniente digitalizar todos los procesos de golpe. Lo sensato es establecer un calendario escalonado: empezar emitiendo determinadas facturas en formato estructurado, probar la integración con plataformas o con la solución pública, ir incorporando la gestión de estados y pagos, y tenerlo todo en marcha antes de que venza el plazo obligatorio.

En este proceso, elegir un proveedor de facturación sólido y autorizado por Hacienda es clave. Herramientas en la nube que ofrezcan seguridad, portabilidad, acceso remoto y copias de seguridad automáticas permiten facturar desde cualquier lugar y evitan perder información ante fallos de hardware o ciberataques.

El nuevo marco de factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales supone un cambio de fondo en la forma de facturar en España: del PDF y el papel a un ecosistema completamente digital, trazable y conectado con la AEAT, con plazos claros de implantación y obligaciones tanto para emisores como para destinatarios, plataformas privadas y desarrolladores de software. Las empresas que se adelanten, revisen sus procesos y sistemas, formen a sus equipos y definan su estrategia (plataformas privadas, solución pública o combinación de ambas) llegarán a tiempo a las fechas clave y podrán aprovechar la automatización y el control que ofrece el nuevo sistema, mientras que dejarlo todo para el final aumentará el riesgo de costes, prisas y problemas de cumplimiento.