Veloituslasku: täydellinen opas säännöksineen, esimerkkeineen ja laskutustietoineen

Etusivu » Kirjanpito » Veloituslasku: Täydellinen opas säännöksineen, esimerkkeineen ja liikkeeseenlaskuperiaatteineen

Minkä tahansa yrityksen päivittäisessä toiminnassa laskujen summien oikaisu on yleisempää kuin miltä näyttää, ja jotta se voidaan tehdä järjestelmällisesti ja määräystenmukaisesti, keskeinen työkalu on veloituslasku. Tätä kaupallista asiakirjaa käytetään jo laskutetun tapahtuman summan korottamiseen esimerkiksi silloin, kun ilmenee puuttuvia kuluja, hintaeroja tai korkoja.

Jos se kuulostaa tutulta, mutta et ole täysin varma, miten se toimii, tässä on kattava ja käytännöllinen opas. Löydät sen määritelmän, miten se eroaa hyvityslaskusta, sen yleiset käyttötarkoitukset, kirjanpitovaikutukset, muodolliset vaatimukset, Chilessä (SII) sovellettavat määräykset, esimerkkejä todellisilla luvuilla, väärinkäytösten seuraamukset, parhaat käytännöt ja teknologiset trendit . Näet myös, miten jotkin ERP-järjestelmät hallitsevat sitä antaakseen sinulle operatiivisen yleiskuvan.

Mikä on veloitustodistus?

Veloituslasku on toimittajan asiakkaalle lähettämä asiakirja, jossa ilmoitetaan aiemmin lähetetyn laskun saldon kasvusta. Sitä käytetään virheellisesti laskutettujen aliveloitusten korjaamiseen tai alkuperäiseen asiakirjaan sisältymättömien jälkikulujen (kuten toimituskulujen, maksujen tai viivästyskorkojen) lisäämiseen.

Kirjanpidon kannalta veloituslaskun lähettäminen kasvattaa myyjän myyntisaamista ja ostajan ostovelkaa. Siksi on erittäin tärkeää kirjata se oikein kirjanpidon oikeellisuuden säilyttämiseksi ja ristiriitaisuuksien välttämiseksi täsmäytysten ja tilikauden päättämisen aikana.

Erot hyvityslaskussa

Vaikka ne joskus sekoitetaankin toisiinsa, ne eivät ole sama asia. Veloituslasku lisää erääntyvää summaa , kun taas hyvityslasku pienentää sitä. Tämän eron ymmärtäminen estää kirjanpito- ja verotusvirheitä.

• Veloituslasku: Positiivinen oikaisu jo lähetettyyn laskuun; kasvattaa asiakkaan maksamatonta saldoa.
• Hyvityslasku: Negatiivinen oikaisu (myöhemmät alennukset, palautukset, bonukset); pienentää jäljellä olevaa saldoa.

Liikkeeseenlaskun ajankohta ja kirjanpidolliset vaikutukset

Yleisimmät veloituslaskuun johtavat tilanteet ovat vaihtelevia. Ne vaihtelevat alkuperäisistä laskutusvirheistä myöhemmin ilmeneviin lisäkuluihin tai hinnanmuutosten aiheuttamiin korjauksiin.

• Alkuperäisessä laskussa on virheitä (hinta tai määrä on pienempi kuin oikein).
• Lisäkustannukset eivät sisälly hintaan: toimituskulut, rahtikulut ja muut logistiikkakulut.
• Jälkikäteen sovitut tai huomioon ottamatta jätetyt palkkiot ja lisämaksut.
• Rahoituskorot, oikaisut, osamaksutapahtumien korot ja viivästyskorot.
• Oikaisut osittaisista palautuksista tai toimituksen jälkeen sovituista arvonmuutoksista.
• Korjaukset, jotka johtuvat siitä, että ilmoitettu arvonlisäverovelka on oikeaa pienempi.
• Aiemman hyvityslaskun vaikutusten täydellinen tai osittainen peruuttaminen, kun se on tarkoituksenmukaista peruuttaa.

Kirjanpidollinen vaikutus on suora molemmille osapuolille. Myyjä: myyntisaamiset kasvavat . Ostaja: ostovelat kasvavat. Tämä kaksoisvaikutus edellyttää järjestelmällistä dokumentaatiota ja hyvää kommunikointia asiakkaan kanssa yllätysten välttämiseksi.

Veloitusilmoituksen pakolliset osat

Jotta veloituslasku olisi pätevä ja hyödyllinen, sen on sisällettävä tietyt vähimmäistiedot. Nämä kentät takaavat jäljitettävyyden, verotuen ja oikeat kirjanpitomerkinnät.

• Yksilöllinen asiakirjanumero (juokseva tai folio).
• Myöntämispäivä.
• Liikkeeseenlaskijan tunnistetiedot: RUT/NIF, yrityksen nimi ja osoite.
• Vastaanottajan tunnistetiedot: RUT/NIF, yrityksen nimi ja osoite.
• Selkeä kuvaus oikaisun syystä (yksityiskohtainen selitys).
• Eritellyt summat: netto, verot (ALV) ja loppusumma.
• Viittaus perusasiakirjaan (laskun numero tai siihen liittyvä hyvityslasku).
• Chilen sähköisessä myöntämisessä sähköinen leima tai allekirjoitus SII:n mukaisesti.

Veloituslaskun laatiminen: suositeltu prosessi

Työnkulku on yksinkertainen, mutta sitä on tärkeää noudattaa huolellisesti virheiden välttämiseksi. Ennen asiakirjan lähettämistä asiakkaalle, vahvista perustelut ja määrät.

1. Selvitä oikaisun syy ja kerää todisteita (sopimukset, toimitusilmoitukset, sähköpostit jne.).
2. Valmistele asiakirja, joka sisältää kaikki tarvittavat elementit.
3. Tarkista ja hyväksy sisäisesti (kaupallinen, taloudellinen, verotuksellinen soveltuvin osin).
4. Luovuta ja lähetä asiakkaalle jättäen toimitustodistuksen.
5. Kirjaa tapahtuma kirjanpitoon ja säilytä tositteet.

Kun käytetään sähköistä laskutusta, järjestelmä ohjaa prosessia. Chilessä sähköisen veloituslaskun on viitattava edelliseen laskuun tai hyvityslaskuun , ja se lähetetään SII:lle (Chilen Internal Revenue Service) vahvistettavaksi ennen vastaanottajalle lähettämistä.

Säännökset Chilessä: oikeudellinen kehys ja SII-säännöt

Chilessä veloituslaskuja säätelee vuoden 1974 asetus 825 (24, 54, 56 ja 57 artikla) ​​ja Yhdysvaltain veroviraston (Internal Revenue Service) ohjeet. Laskujen myöntäminen on yksinomaan sähköistä ja aiheuttaa laskujen myöntäjälle arvonlisäverovelvollisuuden.

Chilen verovirasto (SII) on laatinut kriteerit kiertokirjeillä, kuten kiertokirjeillä 36/1975, kiertokirjeillä 134/1975 ja kiertokirjeillä 54/2006 , joissa yksityiskohtaisesti kuvataan skenaariot, vaatimukset ja veroseuraamukset. On erittäin tärkeää, että sähköinen asiakirja on SII:n muotojen ja validointien mukainen.

Sähköisten veloituslaskujen tyypit (Chile)

Tilanteesta riippuen käytetään tietyn tyyppistä sähköistä veroasiakirjaa (DTE). Oikean tyypin tunnistaminen varmistaa asianmukaisen asiakirjojen ketjutuksen ja verojen laskennan.

• Sähköisen peruutuksen veloitushuomautus: Sitä käytetään aiemmin lähetetyn sähköisen hyvityslaskun peruuttamiseen.
• Sähköinen veloituslasku laskujen hinnankorotuksista: viittaus laskuun ja heijastaa myöhempiä hinnankorotuksia.
• Sähköinen veloituslasku hyvityslaskujen ALV-korotuksista: analoginen edellisen kanssa, mutta perustuu hyvityslaskuun.
• Sähköinen vientiveloituslasku: vientilaskun jälkeisistä ulkomaankaupan toimista perittävistä lisämaksuista.

Määräajat sen myöntämiselle

Yhtä tiettyä määräaikaa ei ole, mutta Chilessä sovelletaan verolain 200 §:n vanhentumisaikaa: enintään 3 vuotta alkuperäisen asiakirjan (sähköisen laskun tai kuitin) myöntämisestä oikaisujen tekemiseen veloituslaskujen avulla.

On otettava huomioon joitakin vivahteita. Jos Chilen veroviranomainen (SII) arvioi veroeroja ja päätöksestä valitetaan, veloituslasku lähetetään, kun päätös tulee lainvoimaiseksi . Jos verovelvollinen maksaa valittamattomasta maksusta enemmän veroa kuin vaaditaan, hän voi lähettää veloituslaskun tuolloin.

Sähköinen myöntämisprosessi (Chile)

Chilen veroviraston (SII) valtuuttamilla alustoilla tyypillinen toimintajärjestys on hyvin selkeä. Yksiselitteinen viittaus perusasiakirjaan ja sähköinen allekirjoitus ovat olennaisia ​​vaiheita.

1. Käytä sertifioitua sähköistä laskutusjärjestelmää.
2. Valitse "Luo uusi veloituslasku".
3. Linkitä alkuperäinen lasku tai hyvityslasku.
4. Ilmoita oikaisun syy ja määrät (netto, alv, yhteensä).
5. Tarkista kaikki tiedot.
6. Allekirjoita sähköisesti.
7. Lähetä SII:lle validointia varten.
8. Vahvistuksen jälkeen lähetä DTE vastaanottajalle.

Käytännön esimerkkejä

Numeroiden näkeminen auttaa visualisoimaan vaikutusta. Nämä tapaukset kattavat hintakorjaukset, myöhästymiskorot ja vientiin liittyvät oikaisut.

1) Laskun hinnan korjaus

Yritys myi tuoleja ja työpöytiä ja asetti tuolien yksikköhinnan väärin. Alkuperäisessä laskussa 100 tuolin hinta on 15 650 ja 100 työpöydän hinta 35 280 , nettosumma 5 093 000, alv (19 %) 967 670 ja kokonaissumma 6 060 670.

Kunkin tuolin oikea hinta oli 16 650. Veloituslaskun tulisi heijastaa 1 000 euron erotusta tuolia kohden ja sen vaikutusta arvonlisäveroon.

• Kielto: hinnanmuutos 100 tuolille (ero 1 000 / tuoli).
• Netto: 100 000.
• ALV 19 %: 7 983.
• Yhteensä: 50 000.

2) Viivästyskorko

Asiakas maksoi laskun 30 päivää eräpäivän jälkeen. Sopimuksessa oli määrätty 1 %:n kuukausittainen myöhästymismaksu. Alkuperäinen lasku: 5.000.000 30 06 (sis. alv), eräpäivä 30., maksu suoritettu 07.

Veloituslasku sisältää sovitun koron. 5 000 000 euron perussumma 1 prosentin korolla tarkoittaa noin 50 000 euroa kokonaissummaa alv mukaan lukien.

• Kielto: myöhästymiskorko (1 % 5 000 000:sta).
• Netto: 42 017 (pyöristetty).
• ALV 19 %: 7 983.
• Yhteensä: 50 000.

3) Viennin oikaisu valuuttakurssin vuoksi

Viejä laskuttaa 1 000 laatikkoa hintaan 50 USD kappale (yhteensä 50 000 USD) vaihtokurssilla 800 CLP/USD (40 000 000 CLP). Täytäntöönpanon jälkeen kurssi nousee 820 CLP:hen/USD , mikä aiheuttaa erotuksen.

Erotuksesta tulee laatia vientiveloituslasku. Oikaisun määrä on 1 000 000 CLP, eikä arvonlisäveroa sovelleta, koska kyseessä on vientitapahtuma.

Verovaikutukset

Veloituslaskulla on välittömiä verovaikutuksia. Veloituksen myöntäjälle ilmoitettu arvonlisävero lisätään kauden verovelkaan ja ilmoitetaan lomakkeella 29.

Lisäksi nettoarvo lisätään kuukausittaisten ennakkomaksujen (PPM) verotettavaan arvoon. Vastaanottajalle asiakirja edustaa lisäkustannusta tai -kulua , ja ylimääräinen arvonlisävero voi olla verohyvitys, jos se täyttää yleiset vaatimukset.

Väärinkäytösten seuraamukset

Väärän veloituslaskun lähettäminen voi olla kallista. Chilen laissa määrätään sakoista, sulkemisista ja vakavissa tapauksissa vankeusrangaistuksista.

• Ei myönnetä tarvittaessa (art. 97 nro 10): 50–500 %:n sakot tapahtuman määrästä, vähintään 2 UTM ja enintään 40 UTA, ja mahdollinen sulkeminen jopa 20 päiväksi.
• Väärien tai epäluotettavien asiakirjojen käyttö (art. 97 nro 4): 50–300 %:n sakko kiertäneestä verosta ja lievä vankeusrangaistus (keski- tai ankara).
• Vilpillinen liikkeeseenlasku verohyvitysten paisuttamiseksi: vankeutta lievän ääriasteen ja vakavan ääriasteen välillä sekä sakkoa 100–300 prosenttia petoksen määrästä.

Hyvät käytännöt ja teknologia

Riskien minimoimiseksi on suositeltavaa ammattimaistaa prosessi. Laskutustiimin tukeminen dokumentaationa ja kouluttaminen on olennaista.

• Dokumentoi yksityiskohtaisesti jokaisen muutoksen syy (sopimukset, sähköpostit, laskentataulukot).
• Kouluta henkilökuntaa voimassa olevissa määräyksissä ja laskutusjärjestelmän hallinnassa.
• Säännölliset tarkastukset virheiden havaitsemiseksi varhaisessa vaiheessa.
• Täsmäytä veloituslaskut säännöllisesti pääkirjanpitäjät.
• Seuraa reseptijaksoja, jotta säätöaika ei mene hukkaan.

Ohjelmistot auttavat paljon. Kirjanpito- ja toiminnanohjausratkaisut, kuten QuickBooks, SAP tai Bemmbo, mahdollistavat veloituslaskujen lähettämisen ja kirjaamisen jäljitettävyydellä , ja niiden integrointi toiminnanohjausjärjestelmään estää päällekkäisyyksiä ja manuaalista täsmäytystä. Kalustoille ja kuljetukselle suunnattu Copec Empresa -sovellus havainnollistaa, miten tietyt sektorit sisällyttävät nämä työnkulut lisämaksuja (polttoaine, tietullit jne.) varten.

Monet yritykset investoivat jo automatisoituihin perintöihin ja maksuihin. Satojen yritysten kerrotaan ottavan käyttöön työkaluja, kuten Bembon, tehostaakseen hallintaa ja vähentääkseen inhimillisiä virheitä laskujen laatimisessa.

Kuinka hallita sitä toiminnanohjausjärjestelmässä: käytännön esimerkki Siigossa (osto)

Joissakin järjestelmissä "veloituslaskua (ostokset)" käytetään palautusten ja ostolaskujen oikaisujen peruuttamiseen tai kirjaamiseen, mikä vaikuttaa arvoihin ja määriin. Siigo tarjoaa useita polkuja sen luomiseen riippuen siitä, missä vaiheessa työnkulkua olet.

• Valitse «+ Luo» → Toimittajat → Veloituslasku (ostot).
• Valitse Ostot ja kulut → Osto- ja kulutositteet → Uusi osto / Meno / Tosite → Veloituslasku / oikaisulasku.
• Itse ostotositteesta, kohdasta "Lisää" → Käytä veloituslaskua.

Kun ikkuna avautuu, tärkeimmät kentät on täytetty. Järjestelmä hakee tiedot automaattisesti asiaankuuluvalta ostolaskulta.

• Ostonumero / tukiasiakirja: etsi oikaistava lasku.
• Kuitin tyyppi: valitse vastaava tyyppi.
• Valmistuspäivämäärä: milloin oikaisu kirjataan.

Yksityiskohtainen osio antaa sinun muokata määriä ja varastoja sekä laskea uudelleen brutto-, vero- ja nettoarvot. Maksut-osiossa voit muokata maksutapoja palautusten kattamiseksi ja parantaa kassavirran hallintaa , mukaan lukien "Ristiviittaus ostovelkoihin" -vaihtoehdon ja hallita ostolaskujen eräpäiviä.

Voit myös muokata kommentteja (jotka tulostetaan dokumenttiin) ja liittää toimittajan liitetiedostoja. Tallenna napsauttamalla "Tallenna". Tämän jälkeen voit tulostaa, muokata, peruuttaa/poistaa tai tarkastella kirjanpitoa käytettävissä olevista vaihtoehdoista.

Huomaa yksi yksityiskohta: jos alkuperäisessä laskussa oli käytössä vaihtoehto "Sisällytä muut veloitetut verot", veloituslasku perii kyseisen erittelyn ja näyttää sen, jotta kirjauksen verotuksen johdonmukaisuus säilyy.

Erityistapaukset

Viennissä veloituslaskua käytetään yleisesti hintojen tai kulujen oikaisemiseen vientilaskun lähettämisen jälkeen. Sitä käytetään kansainvälisiin hintavaihteluihin, ulkomaisen asiakkaan hyväksi tehtyihin lisäkuluihin tai määrä-/laatukorjauksiin , aina tullimääräyksiä noudattaen; tarvittaessa viitataan arvonmuutosraporttiin (IVV).

Niitä käytetään myös rahoitusleasing-sopimuksissa. Niitä myönnetään vaihtuvakorkoisten järjestelmien korkovaihteluiden aiheuttamien maksuerien tarkistamiseen , korkojen tai myöhästymismaksujen lisäämiseen ja alun perin sisältymättömien lisäkulujen (vakuutus, ylläpito) siirtämiseen.

Trendit ja kehitys

Veroasiakirjojen hallinta muuttuu nopeasti. Sähköisten veroasiakirjojen (DTE) täydellinen digitalisointi on jo todellisuutta Chilessä , ja se laajenee edelleen automatisoitujen tarkistusten myötä.

Tekoälyä otetaan käyttöön poikkeavuuksien ja petosten havaitsemiseksi ennen kuin ne pääsevät kirjanpitojärjestelmään. Samanaikaisesti lohkoketju voisi tarjota jäljitettävyyttä ja lisätä turvallisuutta liikkeeseenlasku- ja validointiprosesseissa. Kansainvälisesti edistytään yhteisten standardien luomisessa rajat ylittävän kaupan ja dokumentaation integroinnin helpottamiseksi.

Veloituslaskun hallinta on avainasemassa tilien sujuvassa tasapainottamisessa, Chilen veroviranomaisen (SII) vaatimusten noudattamisessa tarvittaessa ja läpinäkyvien liikesuhteiden ylläpitämisessä. Jos tiedät, mitä se on, milloin se on asianmukaista, mitkä kentät ovat välttämättömiä ja miten se integroidaan ohjelmistoosi, hallitset prosessia ja vältät ALV:n, PPM:n (alustavat kuukausimaksut) ongelmat tai sakot, jotka voivat vaikuttaa negatiivisesti kassavirtaasi ja maineeseesi.