Što je kreditna nota: definicija, upotreba, primjeri i razlike

iniciranje » Računovodstvo » Što je kreditna nota: definicija, upotreba, primjeri i razlike

Ako ste ikada izdali račun, a zatim otkrili grešku ili ako je kupac vratio dio kupnje, susreli ste se s konceptom Obavijest o kredituTo nije čudan izum ili administrativni hir: to je formalni alat za evidentiranje smanjenja vrijednosti prodaje koja je već fakturirana i stoga evidentirana u vašem računovodstvu.

Prije nego što uđemo u detalje, važno je istaknuti važno upozorenje: u U Španjolskoj je uobičajeno koristiti korektivnu fakturu. ispraviti izdane račune, iako ih u svakodnevnom jeziku mnogi ljudi još uvijek nazivaju "kreditnim notama". U drugim zemljama španjolskog govornog područja, kreditna nota se formalno koristi (i, štoviše, s vrlo specifičnim zahtjevima). U nastavku ćete vidjeti kada se koristi, što mora sadržavati i kako ga ispravno izdati ovisno o zemlji, s primjerima i razlikama u usporedbi s drugim dokumentima.

Što je kreditna nota?

Kreditna nota je pravno valjan trgovački dokument Ovo se koristi za izmjenu već izdanog računa, smanjujući ga. Njegova je svrha službeno odražavanje naknadnih popusta, povrata robe, pogrešaka u cijenama ili količini i, općenito, bilo koje situacije koja zahtijeva smanjiti količinu originalnog računa bez njegovog uklanjanja iz evidencije.

Generira ga prodavatelj ili dobavljač i šalje kupcu kao dokaz o popustu ili djelomično ili potpuno otkazivanje. S računovodstvenog gledišta, njegov učinak je jasan: bilježi saldo u korist kupca i niži prihod za prodavatelja, sprječavajući odstupanja koja bi mogla dovesti do inspekcije i kazne ako se ne isprave.

Kada se koristi kreditna nota?

Tipične situacije koje opravdavaju izdavanje kreditne note vrlo su prepoznatljive u svakodnevnom životu. Među najčešćim scenarijima su sljedeći: povrat robe zbog nedostataka ili nezadovoljstva, otkrivanje pogreške u naplati (količina, podatak), the primjena popusta koje nisu bile u početku uključene i poništavanje operacija koje se moraju u potpunosti ili djelomično poništiti.

• Povrat proizvoda: kupac vraća robu i to je njegova odgovornost povrat novca u cijelosti ili djelomično.
• Pogreške u naplati: naplaćena je netočna cijena ili količina i primjenjuje se sljedeće: korekcija prema dolje.
• Naknadni popusti: bonus ili popust se dogovara jednom račun je već izdan.
• Otkazivanje transakcija: situacije u kojima je potrebno poništiti u potpunosti ili djelomično ekonomski učinak zakona.

Važno: U mnogim zemljama izdane račune nije moguće izbrisati ili uništiti. Stoga se koristi sljedeći postupak: kreditna nota kao prilagodba (ili ispravnu fakturu, u skladu s lokalnim propisima) kako bi se ostavio čist i dosljedan računovodstveni trag.

Praktični primjer

Zamislite da tvrtka A fakturira tvrtki B kompletnu uslugu u iznosu od 1.000 €. B pregledava račun i otkriva da je zapravo ugovorio smanjeni paket za 800 €. Nakon što to potvrdi, A izdaje račun. kreditna nota od 200 € povezano s originalnim računom. To osigurava da kupac primi svoj kreditni saldo, a prodavatelj ispravi zabilježeni prihod, sve na način da... sljedivo i legalno, olakšavajući upravljanje naplatom i plaćanjem.

Ako bi se provelo potpuno otkazivanje prodaje, izdavatelj bi generirao kreditnu notu za ukupni iznos u negativnomFaktura je referencirana i nema ekonomski učinak.

Minimalni zahtjevi i sadržaj

Iako ne postoji jedinstveni univerzalni format, postoji nekoliko elemenata koji su obično bitni da bi kreditna nota bila pravilno pripremljena i u skladu s važećim propisima. Cilj je da dokument bude jasan, biti uzastopno numeriran i biti jednostavan za reviziju.

• Naznačite da je to Obavijest o kreditu ili dopušteni ekvivalentni dokument.
• Zadržite uzastopno numeriranje koji se pojavljuje u vašoj seriji.
• Za točno referenciranje originalni broj računa što je ispravljeno.
• odražavaju negativni iznosi (jer smanjuju poreznu osnovicu i poreze).
• Ponovite bitne informacije pošiljatelja i primatelja kao što je prikazano na ispravljenom računu.
• Detaljno razlog (povrat, popust, greška, otkazivanje).

Osim toga, preporučljivo je sačuvati početni račun u slučaju da bude potreban. porezna upravai pošaljite kreditnu notu kupcu kako bi i on prilagodite svoje računovodstvoDakle, obje strane sjedala su kvadratne.

Razlike u odnosu na ispravnu fakturu

Kreditne note i ispravci faktura imaju slične funkcije, ali nisu iste. U Španjolskoj je standardni instrument za ispravljanje faktura kreditna nota. korektivni računTo može biti pozitivno ili negativno (služi za povećanje ili smanjenje izvornog iznosa) i, osim toga, omogućuje Ispravljanje računa nakon obračuna PDV-a odgovarajućeg tromjesečja.

Nasuprot tome, kreditna nota, tamo gdje se formalno razmatra, uvijek se koristi u smislu negativan (Smanjuje vrijednost transakcije.) Mnogi regulatorni okviri ne dopuštaju da se kreditnom notom ispravljaju računi iz razdoblja koja su već podmirena. proglašeno i riješenoZa taj scenarij potreban je ispravni račun u skladu s lokalnim propisima.

Kreditna nota u odnosu na debitnu notu

Još jedna ključna razlika: kreditna nota smanjuje vrijednost izdanog računa, dok zadužena nota to povećavaDebitna nota se koristi kada je plaćanje zaboravljeno, kada treba naplatiti zakašnjele kamate ili je iznos podcijenjen. Ukratko, koristi prodavatelju (dobiva više novca) i predstavlja dodatna naknada za kupca.

Ako je debitna ili kreditna nota izdana greškom i treba je stornirati, u računovodstvenoj praksi to se obično rješava izdavanjem dokument suprotnog predznaka za isti iznos, tako da se stanje vrati u ispravno stanje i da postoji zapis o ispravku.

Vrste kreditnih nota

U praksi se razlikuju dvije glavne kategorije: trgovački i bankarstvoPrva vrsta su uobičajene između tvrtki i kupaca ili dobavljača; drugu vrstu izdaju financijske institucije kako bi odrazile plaćanja ili prihodi u korist klijenta.

• Komercijalne bilješke: koje potječu iz prodajnih transakcija, njima se prilagođavaju cijene, popusti ili vraća.
• Novčanice: izdaju ih banke kako bi ostavile trag gnojivo na računu kupca.

Kako korak po korak izraditi kreditnu notu

Praktični koraci su slični u svim okruženjima: definirati razlog, identificirati račun koji treba ispraviti, izračunati točan iznos za oduzimanje i izdati obavijest s formatom i poljima koje zahtijeva vaša zemlja. Unatoč tome, svaka jurisdikcija ima nijanse koje treba poštovati.

Španjolska: preferencijalna upotreba korektivne fakture

Nije dozvoljeno u Španjolskoj izbrisati izdani računZa ispravak iznosa ili podataka koristi se ispravna faktura, koja mora navesti razlog i referencirati se na izvornu fakturu. prilagoditi osnovice i PDV i slijedite određeno numeriranje. U uobičajenom govoru mnogi ga nazivaju "kreditnom notom", ali pravno priznati instrument je korektivništo može biti posljedica pozitivnih ili negativnih razlika.

Peru: Izdavanje putem SUNAT-a ili PSE-a

U Peruu je kreditna nota elektronički račun koji se izdaje za otkazivanje ili prilagodbu transakcija. Može se generirati na SUNAT portalu ili putem pružatelja elektroničkih usluga (PSE). Općenito govoreći, trebat će vam broj novčanice, podaci o izdavatelju i primatelju, Datum izdavanja, detalje razloga i iznos koji treba odbiti.

1. Pristupite SUNAT portalu i prijavite se sa svojim RUC-om, korisničkim imenom i SOL lozinkom.
2. U izborniku idite na SEE SOL > Elektronički račun > Izdati kreditnu notu.
3. Konfigurirajte problem: datum se obično popunjava današnjim datumom (ograničena retroaktivna margina do dva dana).
4. Odaberite vrstu utjecaja: otkazivanje transakcije, povrat novca, greška u RUC-u, Itd
5. Unesite broj računa koji treba ispraviti, detaljno navedite razlog i pregledajte preliminarni sažetak.
6. Potvrdite i izdajte. Sustav će generirati odgovarajući elektronički račun.

Ako radite s PSE-om, tijek rada je sličan; mogu se razlikovati samo sučelje i određeni operativni koraci, stoga se preporučuje slijedite upute dobavljača.

Čile: Kriteriji DTE i SII

U Čileu su kreditne i debitne note dio Elektronički porezni dokumenti (DTE)Kreditne note povezuju i ispravljaju elektroničke račune kada ih je potrebno u cijelosti ili djelomično otkazati, primijeniti popuste ili napraviti druge prilagodbe. Prema SII-ju (Čileanskoj poreznoj upravi), ne postoji... maksimalni ili minimalni rok kruto za izdavanje kreditne note, ali kako bi se izbjeglo plaćanje PDV-a, obično se uzima u obzir marža do 3 mjeseca, u skladu s važećim propisima.

Imajte na umu da je brisanje izdanih računa nezakonito; stoga se ispravke uvijek moraju izvršiti putem DTE-a. Obavijest o kreditu ili zaduženje. Ako trebate stornirati neispravno izdanu zadužnicu, računovodstvo se stabilizira s DTE suprotno za istu vrijednost.

Meksiko: CFDI tip E (Trošak)

U Meksiku, „kreditna nota“ odgovara CFDI tipa E (Rashod)Koristi se za povrate, popuste, bonuse ili ispravljanje pogrešaka koje smanjuju prihod prethodno fakturiran s CFDI tipom I (Prihod). Ključna točka je „Upotreba CFDI-ja“ G02 (Povrati, popusti ili bonusi) i odgovarajući odnos s izvornim prihodom CFDI.

• Povežite CFDI "E" s CFDI "I" na koji utječe, uključujući svaki u odgovarajući čvor UUID povezane.
• Registriraj isto način plaćanja što je zabilježeno u potvrdi o prihodu CFDI-ja.
• Ako se prilagodba odnosi na nekoliko CFDI-jeva dohotka, možete izdati jedan CFDI "E" za ukupan iznos, koji se odnosi na jedan po svaki UUID utjecalo.

Pažnja: odlazni CFDI ne poništava elektronički račun sam po sebi, osim u slučaju napredakAko je potrebno poništiti CFDI, ispravan postupak je Otkažite ga prema SAT pravilima i, ako je primjenjivo, izdati novi dokument s ključem odnosa „04 – Zamjena prethodnog CFDI-ja”.

Dobre prakse i pogreške koje treba izbjegavati

Osim formalnosti, postoje navike koje život čine mnogo lakšim i sprječavaju glavobolje s revizijama. Prvo zlatno pravilo je Nikad ne brišite fakturu izdano. Ispravak se dokumentira dobropisom (ili korektivnom bilješkom, ovisno o zemlji), uvijek s referencom na originalni račun i održavanje računovodstvene niti.

• Točno izračunajte iznos koji treba oduzeti, uključujući učinak na impuestos ako se primjenjuje.
• Opišite razlog jasno: potpuni ili djelomični povrat novca, neprimijenjeni popust, pogreška u određivanju cijene itd.
• Sačuvajte kopiju dokumenata i provjerite da klijent primi bilješku prilagoditi svoje računovodstvo.
• Koristite softver ili alate koji poštuju uzastopno numeriranje i generirajte potrebna polja za svaku jurisdikciju.

Još jedna stvar: nemojte brkati kreditnu notu s upravljanjem ponude ili proformeProforme su informativnog karaktera; ako se nakon fakturiranja pojavi greška, izdani račun potrebno je ispraviti odgovarajućim dokumentom.

Često postavljana pitanja

Ima li kreditna nota uvijek negativnu vrijednost?

Da, razlog njegovog postojanja je smanjiti količinu prethodnog računa. Kada je odgovarajuća radnja pretjerano naplatiti izostavljenu stavku ili izvršiti ispravku naviše, tada zaduženje.

Mogu li ga koristiti nakon što prijavim PDV?

Ovisi o zemlji. U Španjolskoj je važeći mehanizam za prilagodbu razdoblja već... likvidiran Ovo je korektivna faktura. U drugim zemljama pravila se razlikuju: provjerite lokalne propise kako biste izbjegli pogreške. izjava.

Može li se izdati retroaktivno?

Postoje ograničenja. Na primjer, na web stranici peruanske vlade može postojati margina do dva dana retroaktivno do datuma. U Čileu ne postoji strogo ograničenje izdavanja, ali postoje uvjeti ako je cilj osigurati da novčanica nije pogođena PDV (referentno razdoblje do 3 mjeseca).

Služi li za potpuno otkazivanje transakcije?

Da, pod uvjetom da to dopušta važeći pravni okvir, možete izdati kreditnu notu za ukupno računa i učiniti ga ekonomski ništavnim. U Meksiku to ne zamjenjuje postupak otkazivanje CFDI-ja, osim u slučaju avansa; tamo morate slijediti tijek SAT-a.

Koja je razlika između ovoga i ispravne fakture?

Ispravljački instrument je najsvestraniji instrument u Španjolskoj: može se pozitivno ili negativno i ispraviti već prijavljena čak i razdoblja. Kreditna nota, ako postoji, je uvijek negativno i s daljnjim vremenskim ili proceduralnim ograničenjima ovisno o svakom propisu.

Tko šalje, a tko prima?

Emitira se putem prodavač ili dobavljač i kupac ga prima. Oboje ga moraju evidentirati: izdavatelj kao prilagodbu svog prihoda, a primatelj kao smanjenje svojih rashoda ili duga, ovisno o slučaju.

Kratka provjera za ispravno izdavanje

• Potvrdite razlog i opseg (potpuni ili djelomični) prilagodbe.
• Locirajte originalni račun i njegovo numeriranje.
• Izračunaj bazu, impuestos i iznosi koji se oduzimaju.
• Izdajte bilješku u kojoj se navodi referencia na fakturu i iznosi u negativnom iznosu.
• Pošalji klijentu i podnesi kod documentación povezane.

Kreditna nota je jednostavno administrativna pomoć za usklađivanje knjiga bez brisanja ikakvog traga. Ako poštujete referencu na originalni račun, koristite obavezna polja Za vašu zemlju (na primjer, CFDI za troškove s upotrebom G02 u Meksiku ili korekcija u Španjolskoj), ako zadržite sekvencijalno numeriranje i jasno objasnite razlog, vaše će računovodstvo biti ažurno u skladu s računovodstvena načela u ŠpanjolskojIzbjeći ćete neželjene kazne i, usput rečeno, Poboljšat ćete odnos sa svojim kupcem. formalnim evidentiranjem bilo kakvog povrata novca, popusta ili potrebne ispravke.