Autoritet u upravi: definicija, vrste, delegiranje i njegov odnos s vodstvom i moći

Početna » Ljudski resursi » Autoritet u menadžmentu: Definicija, vrste, delegiranje i njegov odnos s vodstvom i moći

U menadžmentu, autoritet nije samo davanje naredbi; on se prije svega odnosi na legitimno pravo donošenja odluka, davanja uputa i očekivanja da se one provedu kako bi se postigli ciljevi organizacije. U svakodnevnom poslovanju tvrtke, ova sposobnost organizira rad , smanjuje trenje i eliminira nepotrebne pregovore o dodijeljenim zadacima, čime se povećava operativna agilnost i dosljednost.

Međutim, ta formalna moć koegzistira s odgovornošću i drugim izvorima utjecaja. Zapravo, autoritet može proizlaziti iz položaja, stručnosti ili osobnog prestiža, a može se koristiti mudro ili zlouporabno. Kada se primjenjuje razborito, prevodi se u učinkovito vodstvo i predane timove ; kada je iskrivljen, javljaju se otpor, demotivacija i loše odluke, što narušava povjerenje.

Što je autoritet u upravi?

Iz klasične perspektive, autoritet u menadžmentu je zakonita i legitimna moć osobe da izdaje naredbe, donosi odluke i raspoređuje resurse kako bi se postigli organizacijski rezultati. Nekoliko autora se slaže: to je pravo inherentno položaju (direktor, menadžer, nadzornik) , koje omogućuje davanje uputa i očekivanje njihovog ispunjenja, uvijek uravnoteženo s preuzetom odgovornošću za posljedice.

Ovo sparivanje je ključno: tko god ima vlast, preuzima i odgovornost za vlastite odluke i odluke svojih podređenih u okviru delegiranja. Zapravo, slijedeći načelo koje se pripisuje Fayolu, a usvojili su ga suvremeni autori, vlast se može delegirati, ali odgovornost se dijeli . Jednostavno rečeno: vođa raspoređuje moć donošenja odluka, ali se ne odriče ishoda.

Autoritet se oslanja na pravila, procese i strukture kako bi se osiguralo da posao napreduje glatko bez potrebe za pregovaranjem u svakom koraku. Kada se učinkovito koristi, sprječava nepotrebne sukobe, pretvara naredbe u djelovanje i vodi do veće učinkovitosti i jasnijih uloga. Međutim, kada se njime loše upravlja, postaje izvor trenja i potkopava motivaciju i produktivnost.

Također je važno jasno razlikovati autoritet i moć. Autoritet legitimira organizacija ; moć je, s druge strane, sposobnost utjecaja na ponašanje ili odluke drugih čak i bez zauzimanja formalne pozicije. Taj utjecaj može biti legitiman (na temelju pozicije), utemeljen na stručnosti (status stručnjaka), na preporuci (karizma ili prestiž), putem nagrade ili prisilom. Neformalni vođa, na primjer, može imati manjak formalne ovlasti, a ipak moći motivirati ljude; obrnuto, netko s titulom može imati manjak stvarnog utjecaja ako ne zna kako ga učinkovito koristiti.

U praksi, ovu prvu ideju možemo sažeti na sljedeći način: autoritet postavlja okvir za djelovanje, a moć nam omogućuje da utječemo na to kako se to djelovanje poduzima . Prava kombinacija obojega, u kombinaciji s vodstvom koje inspirira i usklađuje, ono je što osigurava da se naredbe ne samo poštuju, već i da se izvršavaju smisleno i učinkovito.

Vrste ovlasti i kako se delegiraju

U svakoj tvrtki koegzistira nekoliko oblika autoriteta, a njihova kombinacija objašnjava zašto se naredba poštuje. Ukratko, možemo razlikovati sljedeće vrste, koje se temelje na osobnim osobinama, znanju, formalnoj strukturi i samodisciplini :

• Osobni autoritetOsoba se sluša iz poštovanja, divljenja ili povjerenja koje ulijeva. To funkcionira jer tim vidi vrijednost u slijeđenju njihovih uputa.
• Operativno tijeloTo je moć koju svaka osoba ima nad sobom. To podrazumijeva samodisciplina obavljati funkcije bez da ih itko stalno na to podsjeća.
• Tehničko ovlaštenjeVodstvo se oslanja na stručnost, iskustvo ili obuku u određenom području. Oni koji znaju više vode i obično ih se slijedi. dokazana kompetencija.
• Formalni autoritetProizlazi iz organizacije. Dodjeljuje se na temelju položaja da se zahtijeva ispunjenje zadataka. Ovdje razlikujemo:
  • Linearni autoritetProteče kroz hijerarhijski lanac, od najviše razine do srednjeg menadžmenta i tako dalje.
  • Funkcionalna ovlastDodjeljuje se na temelju specijalnosti, često unutar određenog odjela ili projekta.

Ova tipologija koegzistira sa stvarnim radnim situacijama. Uobičajeno je da menadžer kombinira formalni autoritet s tehničkim autoritetom , pojačavajući oboje osobnim vodstvom koje potiče predanost timu. U konačnici, kada se autoritet koristi pravedno i razborito, on se pretvara u održivi utjecaj.

Delegiranje ovlasti je proces prenošenja odgovornosti za zadatak ili skup odluka na drugu osobu. Kada se mudro provede, delegiranje čini rad učinkovitijim, razvija talente i osigurava kontinuitet kada je osoba koja delegira nedostupna. Njegove glavne prednosti su jasne:

• Više produktivnosti: posao je podijeljen, a rokovi skraćeni.
• Kontinuitet radaAko je glavna odgovorna osoba odsutna, posao se ne zaustavlja.
• Stručni razvojOsoba koja primi delegiranje jača vještine, vodstvo i prosudbu.
• Motivacija i samopouzdanjePreuzimanje novih odgovornosti povećava predanost.
• Projekcija karijereTo iskustvo otvara vrata za buduća napredovanja.

Uobičajeni načini delegiranja

Ovisno o potrebi, delegiranje može imati različite oblike. U praksi, najčešće metode su prenošenje ovlasti nad odjelima, projektima, odlukama, analizama i administrativnim zadacima.

• Odjelinadzor nad nekim područjem (npr. marketing) predaje se drugom menadžeru.
• ProjektiOsoba se imenuje s timom za provedbu određene inicijative od početka do kraja.
• Odlučivanje: netko je ovlašten odlučivati ​​o ograničenim pitanjima (na primjer, zapošljavanje u određenom području).
• Analiza i istraživanje: zadatak prikupljanja informacija i pripreme preporuka je delegiran.
• Administrativni procesiDodjeljuju se zadaci podrške, kao što su upravljanje rasporedima ili komunikacija s klijentima.

Ove delegacije mogu biti privremene ili trajne. Ako su jednokratne, provode se samo jednom ili kratkoročno ; ako su trajne, postaju integrirane u ulogu osobe i čine dio njezinih redovnih odgovornosti.

Koraci za učinkovito delegiranje

Da bi delegiranje funkcioniralo, recept kombinira jasnoću, praćenje i evaluaciju. Općenito govoreći, koraci su jednostavni, iako zahtijevaju dosljednost: učinkovito dodijelite zadatke, definirajte očekivanja, pratite napredak i osigurajte odgovornost.

1. Dodijelite pravu osobu

Prvi korak je odabrati nekoga s potrebnim vještinama za zadatak. Zadatak bi trebao odgovarati njihovoj razini i stručnosti, balansirajući izazov i sposobnost kako bi se osigurao visokokvalitetan rezultat.

2. Postavite jasna očekivanja

Objasnite što treba učiniti, kriterije i rok. Što je zadatak jasniji, to će biti manje pitanja. Definiranje opsega i rokova sprječava nesporazume i ubrzava početak.

3. Pratite napredak

Odvojite vrijeme za pregled napretka i rješavanje prepreka. Ovdje se ne radi o mikromenadžmentu, već o pružanju podrške i pravovremenim ispravcima kako bi se osigurala pravovremena isporuka prema očekivanom standardu.

4. Prakticirajte odgovornost

Analizirajte rezultate, prepoznajte što dobro funkcionira i implementirajte poboljšanja. U stabilnim delegacijama preporučuju se redovite ocjene učinka ; u privremenim je ključan jasan zaključak sa zajedničkim učenjem.

Jedan detalj koji vrijedi zapamtiti: svako delegiranje treba jasno definirati koliko kontrole osoba ima nad projektom i što se od nje očekuje . Ovaj sporazum o uzajamnoj odgovornosti, kada se pravilno upravlja, oslobađa vrijeme za delegatora i potiče delegatov rast.

Struktura, hijerarhija, praktičan primjer i odnos s vodstvom i moći

Organiziranje uključuje raspodjelu ovlasti za usmjeravanje ljudi i učinkovito korištenje resursa. Strogo govoreći, formalna ovlast je pravo menadžera da vode i koordiniraju tim . Ova ovlast može biti dodijeljena pojedincima, određenim jedinicama (kao što je odjel za reviziju) ili čak vanjskim subjektima s definiranim mandatom.

Kao prirodna suprotnost, javlja se odgovornost: ako je menadžer odgovoran za učinak drugih, organizacija mu daje ovlasti nad tim pojedincima kako bi osigurala da ispune svoju misiju. U tom kontekstu, dva koncepta definiraju okvir: hijerarhija i raspon kontrole.

Hijerarhija uspostavlja vertikalne razine: oni na višim razinama imaju ovlasti nad onima na nižim razinama i obrnuto, oni na nižim razinama odgovorni su onima iznad. Lanac zapovijedanja sprječava dupliciranje, dodjeljuje odgovornosti i olakšava koordinirani tijek rada.

Raspon kontrole definira koliko ljudi menadžer učinkovito nadzire. Ako je prevelik, praćenje pati; ako je premalen, može uvesti rigidnost i nepotrebne troškove . Pronalaženje prave ravnoteže ovisi o složenosti posla, autonomiji tima i vještinama menadžera.

Pogledajmo jasan primjer. Zamislite osiguravajuće društvo s ovom prodajnom strukturom: 1 direktor prodaje, 4 voditelja područja, 20 voditelja timova i 200 prodavača. U ovom slučaju, direktor ima ovlasti nad voditeljima područja ; voditelji područja nad voditeljima timova; a prodavači, iako nisu zaduženi za druge, moraju koristiti svoju operativnu ovlast, odnosno samodisciplinu kako bi ostvarili ciljeve bez čekanja da ih netko podsjeti na svaki zadatak.

Osim strukture, vrijedi ponovno razmotriti razliku između autoriteta i moći. Autoritet, podsjetimo se, formalno je pravo zapovijedanja i poslušnosti; moć je sposobnost utjecaja , sa ili bez službenog položaja. Među izvorima moći koji se obično identificiraju, uz legitimnu moć, su stručna moć (stručnost), referentna moć (prestiž), moć nagrađivanja i prisilna moć. Osoba može vršiti utjecaj bez titule (neformalni vođa) ili imati položaj i jedva nekoga pomaknuti ako joj nedostaje kredibilitet.

Liderstvo je, sa svoje strane, sposobnost inspiriranja i usklađivanja ljudi sa svrhom organizacije. Kada se vodstvo i svrha usklade, cijela tvrtka razumije razloge svojih postupaka , što potiče motivaciju i osigurava da odluke, čak i pod pritiskom, ostanu usklađene sa strateškim smjerom.

Od temelja prema vrhu, može se povući jasna veza između tri koncepta: autoritet naređuje i usklađuje, moć utječe i ispravlja odstupanja, a vodstvo inspirira i daje smisao. Bez autoriteta, sustav gubi koherentnost; bez moći, sposobnost ispravljanja je oslabljena; bez vodstva, svrha ostaje samo prazna riječ.

Kada bi se svaki od njih trebao koristiti? Vodstvo je konstantno: uvijek je prisutno u svakodnevnom poslovanju kako bi se odredio smjer i potaknula predanost. Autoritet je ključan tijekom značajnih promjena (restrukturiranja, spajanja, strateške promjene), kada su jasne odluke i izvršenje bitni. Moć postaje relevantnija u kritičnim situacijama (financijske krize, unutarnji sukobi, vanjske prijetnje), gdje su potrebne brze odluke, privremene kontrole i sposobnost za trenutne korekcije.

Način na koji se ovi koncepti kombiniraju određuje klimu i rezultate. Uspješna provedba stvara sinergije: poboljšanu koordinaciju, motivaciju, učenje i održive performanse. Loša provedba, s druge strane, dovodi do zastoja, frustracije i gubitka samopouzdanja . Nije slučajno da mnoge organizacije prolaze kroz teška vremena jer brkaju ove koncepte ili precjenjuju jedan na štetu drugih.

Čak i menadžerska obuka ponekad pojačava tu neravnotežu. Posljednjih godina neki su se programi prvenstveno usredotočili na vodstvo, svodeći autoritet i moć na sporednu ulogu. Iako je ovaj naglasak koristan za razvoj mekih vještina, mora biti uravnotežen s čvrstim razumijevanjem autoriteta i mehanizama utjecaja kako bi se upotpunila slika sveobuhvatnog upravljanja.

Još jedna posljednja napomena o delegiranju, jer ono povezuje tri koncepta. Delegiranje nije samo prepuštanje posla: radi se o formalnom priznavanju tuđeg autoriteta za donošenje odluka , povjerenju u njihov sud i pružanju kontinuirane podrške. Oni koji delegiraju prakticiraju vodstvo razvijajući druge; oni vrše autoritet definiranjem granica i ciljeva; i aktiviraju moć utjecajem kroz primjer i davanjem povratnih informacija kako bi se ispravio smjer kada je to potrebno.

Rezultat učinkovitog kombiniranja autoriteta, vodstva i moći je pozitivan ciklus: jasne uloge, pravovremene odluke, kontinuirano učenje i timovi koji razumiju zašto rade ono što rade i kamo idu . Kada se ta ravnoteža poremeti, ciklus se prekida; stoga je važno periodično ga preispitivati, koristeći podatke i aktivno slušajući tim.

S praktičnog stajališta, sve navedeno prevodi se u opipljive smjernice: razjasnite hijerarhiju i raspon kontrole; definirajte vrste ovlasti prisutne u vašoj organizaciji i kako se one povezuju; osmislite okvir delegiranja s jasnim granicama i metrikama praćenja; razlikovajte kada vam je potreban autoritet, kada vam je potrebna moć i kako održati vodstvo čak i pod pritiskom. Ako su ovi stupovi na mjestu, naredbe se ne samo slijede, već se i izvršavaju sa zdravom prosudbom i smislom.

Povezani članak:

Administrativni menadžment: što je to, faze, funkcije, principi i stilovi