Apa itu nota kredit: definisi, penggunaan, contoh, dan perbedaannya

Beranda » Akuntansi » Apa itu nota kredit: definisi, kegunaan, contoh, dan perbedaan

Jika Anda pernah menerbitkan faktur dan kemudian menemukan kesalahan, atau jika pelanggan mengembalikan sebagian pembelian, Anda mungkin pernah menjumpai konsep nota kredit . Ini bukan penemuan aneh atau keinginan administratif semata: ini adalah alat formal untuk mencatat penurunan nilai penjualan yang telah difaktur dan, oleh karena itu, telah tercatat dalam pembukuan Anda.

Sebelum membahas detailnya, penting untuk mengklarifikasi sesuatu: di Spanyol, umum menggunakan faktur koreksi untuk mengubah faktur yang telah diterbitkan, meskipun banyak orang masih menyebutnya sebagai "nota kredit." Di negara-negara berbahasa Spanyol lainnya, nota kredit digunakan secara formal (dan dengan persyaratan yang sangat spesifik). Di bawah ini, Anda akan menemukan kapan nota kredit digunakan, apa yang harus dikandungnya, dan bagaimana cara menerbitkannya dengan benar tergantung pada negara, dengan contoh dan perbedaan dibandingkan dengan dokumen lain.

Apa itu nota kredit?

Nota kredit adalah dokumen komersial yang sah secara hukum yang digunakan untuk mengurangi jumlah faktur yang telah diterbitkan. Tujuannya adalah untuk secara resmi mencerminkan diskon selanjutnya, pengembalian barang dagangan, kesalahan harga atau kuantitas, dan, secara umum, situasi apa pun yang memerlukan pengurangan jumlah faktur asli tanpa menghapusnya dari catatan.

Struk ini dibuat oleh penjual atau pemasok dan dikirimkan kepada pelanggan sebagai bukti diskon atau pembatalan sebagian atau seluruhnya. Dari perspektif akuntansi, dampaknya jelas: struk ini mencatat saldo kredit untuk pelanggan dan pendapatan yang lebih rendah untuk penjual, mencegah perbedaan yang dapat menyebabkan audit dan sanksi jika tidak diperbaiki.

Kapan nota kredit digunakan?

Situasi umum yang membenarkan pemberian nota kredit mudah dikenali dalam kehidupan sehari-hari. Di antara skenario yang paling umum adalah pengembalian barang karena cacat atau ketidakpuasan, deteksi kesalahan penagihan (jumlah, kuantitas, data), penerapan diskon yang awalnya tidak termasuk, dan pembatalan transaksi yang harus dibatalkan sepenuhnya atau sebagian.

• Pengembalian produk: pelanggan mengembalikan barang dagangan dan itu menjadi tanggung jawab mereka. pengembalian dana penuh atau sebagian.
• Kesalahan penagihan: harga atau kuantitas yang ditagihkan tidak sesuai, dan ketentuan berikut berlaku: koreksi ke bawah.
• Diskon selanjutnya: bonus atau diskon disepakati sekali saja. Faktur sudah diterbitkan.
• Pembatalan transaksi: situasi di mana hal itu perlu dilakukan. membatalkan seluruhnya atau sebagian Dampak ekonomi dari RUU tersebut.

Penting: Di banyak negara, faktur yang telah diterbitkan tidak dapat dihapus atau dimusnahkan. Oleh karena itu, nota kredit (atau faktur korektif, tergantung pada peraturan setempat) digunakan sebagai penyesuaian untuk menjaga catatan akuntansi yang bersih dan konsisten.

Contoh praktis

Bayangkan Perusahaan A menagih Perusahaan B untuk layanan lengkap senilai €1.000. B meninjau faktur tersebut dan menemukan bahwa sebenarnya mereka memesan paket yang lebih sedikit seharga €800. Setelah mengkonfirmasi hal ini, A menerbitkan nota kredit sebesar €200 yang terkait dengan faktur asli. Hal ini memastikan pelanggan menerima saldo kredit mereka dan penjual mengoreksi pendapatan yang tercatat, semuanya dengan cara yang dapat dilacak dan sah , menyederhanakan pengelolaan piutang dan hutang.

Jika pembatalan penjualan secara keseluruhan dilakukan, penerbit akan menerbitkan nota kredit dengan jumlah total negatif , merujuk pada faktur yang tidak lagi memiliki dampak ekonomi.

Persyaratan minimum dan konten

Meskipun tidak ada format universal tunggal, ada beberapa elemen yang biasanya penting agar nota kredit dapat disiapkan dengan benar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Tujuannya adalah agar dokumen tersebut jelas, diberi nomor secara berurutan , dan mudah diaudit.

• Tunjukkan bahwa itu adalah nota kredit atau dokumen setara yang diizinkan.
• Simpan penomoran berurutan yang diputar di serial Anda.
• Untuk merujuk secara akurat nomor faktur asli yang sudah diperbaiki.
• mencerminkan jumlah negatif (karena mereka mengurangi basis pajak dan pajak).
• Ulangi informasi penting pengirim dan penerima seperti yang tertera pada faktur yang telah dikoreksi.
• Jelaskan secara rinci alasan (pengembalian, diskon, kesalahan, pembatalan).

Selain itu, disarankan untuk menyimpan faktur asli jika otoritas pajak membutuhkannya , dan mengirimkan nota kredit kepada klien agar mereka juga dapat menyesuaikan pembukuan mereka . Dengan cara ini, kedua sisi transaksi menjadi seimbang.

Perbedaan dengan faktur korektif

Nota kredit dan faktur koreksi memiliki tujuan yang serupa, tetapi keduanya tidak sama. Di Spanyol, instrumen standar untuk mengoreksi faktur adalah faktur koreksi . Faktur ini dapat berupa positif atau negatif (berfungsi untuk menambah atau mengurangi jumlah asli) dan, lebih lanjut, memungkinkan koreksi faktur setelah penyelesaian PPN untuk kuartal yang bersangkutan.

Sebaliknya, nota kredit, jika diakui secara formal, selalu digunakan dalam arti negatif (mengurangi nilai transaksi). Banyak kerangka peraturan tidak mengizinkan nota kredit untuk mengoreksi faktur untuk periode yang telah dinyatakan dan diselesaikan ; dalam kasus seperti itu, faktur korektif diperlukan sesuai dengan peraturan setempat.

Nota kredit vs. nota debit

Perbedaan penting lainnya: nota kredit mengurangi nilai faktur yang diterbitkan, sedangkan nota debit meningkatkannya . Nota debit digunakan ketika suatu item terlewatkan, bunga keterlambatan pembayaran perlu dikenakan, atau jumlahnya diremehkan. Singkatnya, ini menguntungkan penjual (yang menerima lebih banyak uang) dan merupakan biaya tambahan bagi pelanggan.

Jika nota debit atau kredit diterbitkan secara keliru dan perlu dibatalkan, dalam praktik akuntansi hal ini biasanya diselesaikan dengan menerbitkan dokumen dengan tanda yang berlawanan untuk jumlah yang sama, sehingga saldo kembali ke keadaan yang benar dan terdapat catatan koreksi.

Jenis-jenis nota kredit

Dalam praktiknya, dibedakan dua kategori utama: komersial dan perbankan . Yang pertama adalah cek biasa antara perusahaan dan klien atau pemasok; yang kedua diterbitkan oleh lembaga keuangan untuk mencerminkan pembayaran atau pendapatan yang diterima oleh klien.

• Surat berharga komersial: berasal dari transaksi penjualan, surat berharga ini menyesuaikan harga, diskon, atau kembali.
• Uang kertas: diterbitkan oleh bank untuk meninggalkan jejak suatu entitas. pupuk pada akun pelanggan.

Cara membuat nota kredit langkah demi langkah

Langkah-langkah praktisnya serupa di semua lingkungan: tentukan alasannya, identifikasi faktur yang akan dikoreksi, hitung jumlah pasti yang akan dikurangkan , dan terbitkan nota dengan format dan kolom yang dipersyaratkan oleh negara Anda. Meskipun demikian, setiap yurisdiksi memiliki nuansa yang harus diperhatikan.

Spanyol: penggunaan preferensial faktur korektif

Di Spanyol, penghapusan faktur yang telah diterbitkan tidak diperbolehkan . Untuk mengoreksi jumlah atau data, digunakan faktur korektif, yang harus menyatakan alasannya, merujuk pada faktur asli, menyesuaikan dasar pajak dan PPN , serta mengikuti sistem penomoran khusus. Dalam bahasa sehari-hari, banyak orang menyebutnya sebagai "nota kredit," tetapi instrumen yang diakui secara hukum adalah faktur korektif , yang dapat diterbitkan untuk perbedaan positif atau negatif.

Peru: Penerbitan melalui SUNAT atau PSE

Di Peru, nota kredit adalah dokumen elektronik yang diterbitkan untuk membatalkan atau menyesuaikan transaksi. Nota kredit dapat dibuat di situs web SUNAT atau melalui Penyedia Layanan Elektronik (PSE). Umumnya, Anda akan memerlukan nomor nota, informasi penerbit dan penerima, tanggal penerbitan , rincian alasan perubahan, dan jumlah yang akan dipotong.

1. Akses portal SUNAT dan masuk menggunakan RUC, nama pengguna, dan kata sandi SOL Anda.
2. Di menu, buka SEE SOL > Faktur Elektronik > Terbitkan nota kredit.
3. Konfigurasikan masalah ini: tanggal biasanya diisi dengan tanggal hari ini (margin retroaktif terbatas hingga...) dua hari).
4. Pilih jenis dampaknya: pembatalan transaksi, pengembalian dana, kesalahan di RUC, Dll
5. Masukkan nomor faktur yang akan disesuaikan, jelaskan alasannya, dan tinjau hasilnya. ringkasan pendahuluan.
6. Konfirmasi dan terbitkan. Sistem akan menghasilkan tanda terima elektronik yang sesuai.

Jika Anda bekerja dengan PSE, alurnya serupa; hanya antarmuka dan beberapa langkah operasional tertentu yang mungkin berbeda, jadi disarankan untuk mengikuti panduan penyedia.

Chili: Kriteria DTE dan SII

Di Chili, nota kredit dan debit merupakan bagian dari Dokumen Pajak Elektronik (DTE) . Nota kredit menghubungkan dan mengoreksi faktur elektronik ketika perlu untuk membatalkannya sebagian atau seluruhnya, menerapkan diskon, atau melakukan penyesuaian lainnya. Menurut SII (Dinas Pendapatan Dalam Negeri Chili), tidak ada jangka waktu maksimum atau minimum yang kaku untuk menerbitkan nota kredit, tetapi untuk menghindari PPN, jangka waktu hingga tiga bulan umumnya dipertimbangkan , sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Ingatlah bahwa menghapus faktur yang telah diterbitkan adalah ilegal; oleh karena itu, koreksi harus selalu dilakukan melalui nota kredit atau nota debit (DTE). Jika Anda perlu membatalkan nota yang diterbitkan secara tidak benar, catatan akuntansi distabilkan dengan nota kredit atau nota debit yang sesuai.

Meksiko: CFDI tipe E (Pengeluaran)

Di Meksiko, "nota kredit" sesuai dengan CFDI tipe E (Pengeluaran) . Nota kredit digunakan untuk pengembalian barang, diskon, rabat, atau koreksi kesalahan yang mengurangi pendapatan yang sebelumnya ditagih dengan CFDI tipe I (Pendapatan). Poin pentingnya adalah "Penggunaan CFDI" G02 (Pengembalian, diskon, atau rabat) dan hubungannya yang tepat dengan CFDI pendapatan asli.

• Hubungkan CFDI “E” dengan CFDI “I” yang dipengaruhinya, termasuk masing-masing dalam node yang sesuai. UUID terkait.
• Daftarkan hal yang sama metode pembayaran yang tercatat dalam CFDI pendapatan.
• Jika penyesuaian berlaku untuk beberapa CFDI pendapatan, Anda dapat menerbitkan satu CFDI “E” untuk totalnya, dengan menghubungkan satu per satu. setiap UUID terpengaruh.

Perhatian: CFDI keluar tidak membatalkan faktur elektronik dengan sendirinya, kecuali dalam kasus pembayaran di muka . Jika CFDI perlu dibatalkan, prosedur yang benar adalah membatalkannya sesuai dengan aturan SAT dan, jika berlaku, menerbitkan dokumen baru dengan kode hubungan “04 – Penggantian CFDI sebelumnya”.

Praktik baik dan kesalahan yang harus dihindari

Di luar formalitas, ada kebiasaan yang sangat menyederhanakan hidup dan mencegah sakit kepala selama audit. Aturan emas pertama adalah jangan pernah menghapus faktur yang telah diterbitkan. Koreksi didokumentasikan dengan nota kredit (atau faktur yang telah diubah, tergantung negara), selalu merujuk pada faktur asli dan menjaga catatan akuntansi.

• Hitung secara akurat jumlah yang akan dikurangi, termasuk pengaruhnya terhadap impuestos jika berlaku.
• Jelaskan alasan Jelas: pengembalian dana penuh atau sebagian, diskon tidak diterapkan, kesalahan harga, dll.
• Simpan salinan dokumen tersebut dan pastikan klien memilikinya. menerima catatan untuk menyesuaikan pembukuan mereka.
• Gunakan perangkat lunak atau alat yang menghormati penomoran berurutan dan menghasilkan kolom-kolom yang dibutuhkan untuk setiap yurisdiksi.

Satu poin terakhir: jangan samakan nota kredit dengan pengelolaan penawaran harga atau faktur pro forma . Faktur pro forma hanya untuk tujuan informasi; jika terjadi kesalahan setelah pembuatan faktur, faktur yang diterbitkan harus dikoreksi dengan dokumen yang sesuai.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah nota kredit selalu bernilai negatif?

Ya, tujuannya adalah untuk mengurangi jumlah tagihan sebelumnya. Jika prosedur yang benar adalah menagih lebih untuk item yang terlewat atau melakukan koreksi ke atas, maka nota debit adalah tindakan yang tepat.

Bisakah saya menggunakannya setelah melaporkan PPN?

Hal ini bergantung pada negara. Di Spanyol, faktur koreksi adalah instrumen yang tepat untuk menyesuaikan periode yang sudah diselesaikan . Di negara lain, aturannya berbeda: periksa peraturan setempat untuk menghindari kesalahan pengarsipan.

Bisakah diterbitkan secara retroaktif?

Terdapat batasan. Misalnya, portal pemerintah Peru mengizinkan hingga dua hari untuk penetapan tanggal mundur. Di Chili, tidak ada batasan ketat untuk penerbitan, tetapi ada syarat jika wesel tersebut dimaksudkan untuk menghindari PPN (periode referensi hingga 3 bulan).

Apakah ini berfungsi untuk membatalkan transaksi sepenuhnya?

Ya, asalkan kerangka hukum yang berlaku mengizinkannya, Anda dapat menerbitkan nota kredit untuk jumlah penuh faktur dan membuatnya tidak berlaku. Di Meksiko, ini tidak menggantikan prosedur pembatalan CFDI , kecuali dalam kasus pembayaran di muka; dalam kasus tersebut, Anda harus mengikuti prosedur SAT.

Apa perbedaan antara ini dan faktur korektif?

Surat pemberitahuan pajak yang telah diperbaiki adalah instrumen yang paling serbaguna di Spanyol: dapat berupa positif atau negatif dan bahkan dapat mengoreksi periode yang telah dilaporkan. Nota kredit, jika ada, selalu negatif dan memiliki batasan waktu atau prosedur yang lebih ketat tergantung pada peraturan khusus.

Siapa yang mengirim dan siapa yang menerima?

Struk ini dikeluarkan oleh penjual atau pemasok dan diterima oleh pelanggan. Keduanya wajib mencatatnya: penerbit sebagai penyesuaian terhadap pendapatan mereka dan penerima sebagai pengurangan pengeluaran atau utang mereka, sesuai dengan keadaan.

Daftar periksa singkat untuk menerbitkannya dengan benar

• Konfirmasikan alasan dan cakupan (total atau sebagian) penyesuaian tersebut.
• temukan tagihan asli dan penomorannya.
• Hitung basis, impuestos dan jumlah yang harus dikurangi.
• Terbitkan catatan yang menunjukkan referensi pada faktur dan jumlah dalam angka negatif.
• Kirim ke klien dan arsipkan bersama Dokumentasi terkait.

Nota kredit hanyalah alat bantu administratif untuk memastikan akun Anda seimbang tanpa menghapus jejak apa pun. Jika Anda menghormati referensi ke faktur asli, menggunakan kolom yang dipersyaratkan oleh negara Anda (misalnya, CFDI de egreso dengan penggunaan G02 di Meksiko, atau nota koreksi di Spanyol), mempertahankan penomoran berurutan, dan menjelaskan alasannya dengan jelas, pembukuan Anda akan mutakhir sesuai dengan prinsip akuntansi Spanyol , Anda akan menghindari denda yang tidak diinginkan, dan, secara tidak langsung, meningkatkan hubungan Anda dengan klien dengan memberikan dokumentasi formal atas pengembalian dana, diskon, atau koreksi yang diperlukan.