מהי זיכוי: הגדרה, שימושים, דוגמאות והבדלים

ייזום » חשבונאות » מהי זיכוי: הגדרה, שימושים, דוגמאות והבדלים

אם אי פעם הנפקתם חשבונית ואז גיליתם טעות, או אם לקוח החזיר חלק מהרכישה, בוודאי נתקלתם במושג של תעודת אשראיזו לא המצאה מוזרה או גחמה אדמיניסטרטיבית: זהו הכלי הפורמלי לרישום ירידה בערך של מכירה שכבר חויבה, ולכן נרשמה בחשבונאות שלך.

לפני שנכנס לפרטים, חשוב לשים אזהרה חשובה על השולחן: ב בספרד, מקובל להשתמש בחשבונית מתקנת. לתקן חשבוניות שהונפקו, אם כי בשפה היומיומית אנשים רבים עדיין מתייחסים אליהן כ"הערות זיכוי". במדינות דוברות ספרדית אחרות, נעשה שימוש רשמי בהערת זיכוי (ויתרה מכך, עם דרישות ספציפיות מאוד). להלן תראו מתי משתמשים בה, מה היא חייבת להכיל, ו... איך להנפיק את זה נכון בהתאם למדינה, עם דוגמאות והבדלים בהשוואה למסמכים אחרים.

מהי תעודת זיכוי?

תעודת זיכוי היא מסמך מסחרי בעל תוקף משפטי זה משמש לשינוי חשבונית שכבר הונפקה, תוך צמצום שלה. מטרתו לשקף באופן רשמי הנחות עוקבות, החזרות סחורה, שגיאות תמחור או כמות, ובכלל, כל מצב הדורש להפחית את הכמות של החשבונית המקורית מבלי למחוק אותה מהרישום.

הוא נוצר על ידי המוכר או הספק ונשלח ללקוח כ הוכחת הנחה או ביטול חלקי או מלא. מנקודת מבט חשבונאית, השפעתו ברורה: היא רושמת יתרה לטובת הלקוח והכנסה נמוכה יותר עבור המוכר, ובכך מונעת פערים שעלולים להוביל ל... בדיקות ועונשים אם לא יתוקנו.

מתי משתמשים בהערת זיכוי?

מצבים אופייניים המצדיקים זיכוי ניתנים לזיהוי בקלות בחיי היומיום. בין התרחישים הנפוצים ביותר ניתן למנות את הבאים: החזרת סחורות עקב פגמים או חוסר שביעות רצון, גילוי שגיאות חיוב (כמות, כמות, נתונים), ה- יישום הנחות שלא נכללו בתחילה וביטול פעולות שיש לבטלן לחלוטין או באופן חלקי.

• החזרות מוצרים: הלקוח מחזיר את הסחורה וזו באחריותו החזר מלא או חלקי.
• שגיאות חיוב: חויב מחיר או כמות שגויים והדברים הבאים חלים: תיקון כלפי מטה.
• הנחות עוקבות: בונוס או הנחה מוסכמים פעם אחת חשבונית כבר הונפקה.
• ביטול עסקאות: מצבים בהם יש צורך לבטל לחלוטין או באופן חלקי ההשפעה הכלכלית של הצעת החוק.

חשוב: במדינות רבות, לא ניתן למחוק או להשמיד חשבוניות שהונפקו. לכן, נעשה שימוש בהליך הבא: זיכוי כתיקון (או החשבונית המתקנת, בהתאם לתקנות המקומיות) כדי להשאיר עקבות חשבונאיות נקיים ועקביים.

דוגמא מעשית

דמיינו שחברה א' חשבונית לחברה ב' עבור שירות מלא בסך 1.000 אירו. ב' סוקרת את החשבונית ומגלה שהיא למעשה התקשרה בחבילה מוזלת בסך 800 אירו. לאחר שאישרה זאת, א' מנפיקה חשבונית. זיכוי על סך 200 אירו קשור לחשבונית המקורית. זה מבטיח שהלקוח יקבל את יתרת הזכות שלו והמוכר יתקן את ההכנסה הרשומה, והכל באופן ש... ניתן למעקב וחוקי, להקל על ניהול גבייה ותשלומים.

אם המכירה תבוטל לחלוטין, המנפיק ייצור זיכוי עבור סכום כולל שליליהחשבונית כוללת הפניה ואין לה השפעה כלכלית.

דרישות מינימום ותוכן

למרות שאין פורמט אוניברסלי אחד, ישנם מספר אלמנטים שבדרך כלל חיוניים כדי שזיכוי יוכן כראוי ויענה על התקנות הרלוונטיות. המטרה היא שהמסמך יהיה ברור, להיות ממוספר באופן רציף ויהיה קל לבקרה.

• ציין שמדובר ב- תעודת אשראי או מסמך מקביל מותר.
• שמור את מספור מתאם שמופיע בסדרה שלך.
• כדי להתייחס במדויק ל מספר חשבונית מקורי אשר מתוקן.
• משקף את סכומים שליליים (כי הם מפחיתים את בסיס המס והמיסים).
• חזור על ה מידע חיוני לשולח ולמקבל כפי שמוצג בחשבונית המתוקנת.
• פירוט ה טעם (החזרה, הנחה, שגיאה, ביטול).

בנוסף, מומלץ לשמור את החשבונית הראשונית למקרה שיידרש. רשות המסיםולשלוח את זיכוי הלקוח כדי שגם הוא התאם את החשבונאות שלךלכן, שני צידי המושב מרובעים.

הבדלים עם החשבונית המתקנת

זיכוי וחשבוניות מתקנות ממלאות תפקידים דומים, אך הן אינן זהות. בספרד, הכלי הסטנדרטי לתיקון חשבוניות הוא זיכוי. חשבונית מתקנתזה יכול להיות חיובי או שלילי (זה משמש להגדלה או הקטנה של הסכום המקורי) ובנוסף, זה מאפשר תיקון חשבוניות לאחר חישוב מע"מ של הרבעון המקביל.

לעומת זאת, שובר הזיכוי, היכן שהוא נחשב רשמית, משמש תמיד במובן של שלילי (זה מפחית את ערך העסקה.) מסגרות רגולטוריות רבות אינן מאפשרות זיכוי לתקן חשבוניות מתקופות שכבר שולמו. הכריזו והתיישבועבור תרחיש זה, נדרשת חשבונית מתקנת בהתאם לתקנות המקומיות.

שטר זיכוי לעומת שטר חיוב

הבחנה מרכזית נוספת: זיכוי מפחית את ערך החשבונית שהונפקה, בעוד ש... שטר חיוב מגדיל אותושטרי חיוב משמשים כאשר תשלום נשכח, יש לגבות ריבית על פיגורים, או שהסכום הוערך בחסר. בקיצור, זה מועיל למוכר (הוא מקבל יותר כסף) ומייצג... חיוב נוסף עבור הלקוח.

אם הונפקה בטעות הודעת חיוב או זיכוי ויש צורך לבטלה, בפרקטיקה חשבונאית, הדבר נפתר בדרך כלל על ידי הנפקת מסמך בעל סימן הפוך עבור אותו סכום, כך שהיתרה תחזור למצבה הנכון ויהיה תיעוד של התיקון.

סוגי רישומי זיכוי

בפועל, מבחינים בין שתי קטגוריות עיקריות: מסחרי ו - בנקאותהסוג הראשון הוא הסוגים הרגילים בין חברות ללקוחות או לספקים; הסוג השני מונפק על ידי מוסדות פיננסיים כדי לשקף תשלומים או הכנסה לטובת לקוח.

• הערות מסחריות: שמקורן בעסקאות מכירה, הן מתאימות מחירים, הנחות או חוזר.
• שטרות בנק: מונפקים על ידי בנקים כדי להשאיר עקבות של דשן על חשבון הלקוח.

כיצד ליצור תעודת זיכוי שלב אחר שלב

השלבים המעשיים דומים בכל הסביבות: הגדרת הסיבה, זיהוי החשבונית לתיקון, חישוב ה הסכום המדויק להפחתה ולהנפיק את הפתק בפורמט ובשדות הנדרשים במדינתך. עם זאת, לכל תחום שיפוט יש ניואנסים שיש לכבד.

ספרד: שימוש מועדף בחשבונית מתקנת

זה לא מותר בספרד מחיקת חשבונית שהונפקהכדי לתקן סכומים או נתונים, משתמשים בחשבונית מתקנת, אשר חייבת לציין את הסיבה ולהפנות לחשבונית המקורית. התאמת בסיסים ומע"מ ופעל לפי המספור הספציפי. בשפה הרווחת, אנשים רבים מתייחסים אליו כ"הערה זיכוי", אך המסמך המוכר מבחינה חוקית הוא ה- אֶמְצָעִי מְתַקֵןאשר יכולים לנבוע מהבדלים חיוביים או שליליים.

פרו: הנפקה באמצעות SUNAT או PSE

בפרו, שטר זיכוי הוא קבלה אלקטרונית אשר מונפק לביטול או התאמה של עסקאות. ניתן ליצור אותו בפורטל SUNAT או דרך ספק שירות אלקטרוני (PSE). באופן כללי, תזדקק למספר השטר, פרטי המנפיק והמקבל, ה- יום הוצאה לאור, פרטי הסיבה והסכום שיש להפחית.

1. גשו לפורטל SUNAT והתחברו באמצעות ה-RUC, שם המשתמש וסיסמת ה-SOL שלכם.
2. בתפריט, עבור אל ראה סול > חשבונית אלקטרונית > הנפקת זיכוי.
3. הגדר את הבעיה: התאריך בדרך כלל מתמלא בתאריך של היום (מרווח רטרואקטיבי מוגבל של עד יומיים).
4. בחר את סוג ההשפעה: ביטול עסקה, החזר כספי, שגיאה ב-RUC, וכו '
5. הזן את מספר החשבונית לתיקון, פרט את הסיבה ובדוק את סיכום ראשוני.
6. אשר והנפק. המערכת תיצור את הקבלה האלקטרונית המתאימה.

אם אתם עובדים עם PSE, תהליך העבודה דומה; רק הממשק ושלבי תפעול מסוימים עשויים להשתנות, לכן מומלץ פעל לפי המדריך של הספק.

צ'ילה: קריטריונים של DTE ו-SII

בצ'ילה, שטרות אשראי וחיוב הם חלק מה מסמכי מס אלקטרוניים (DTE)זיכוי מקשר ומתקנים חשבוניות אלקטרוניות כאשר יש צורך לבטל אותן במלואן או בחלקן, להחיל הנחות או לבצע התאמות אחרות. על פי רשות המסים של צ'ילה (SII), אין... טווח מקסימלי או מינימלי נוקשה להנפקת זיכוי, אך כדי להימנע מחיוב מע"מ, בדרך כלל נחשב מרווח של עד 3 חודשים, בהתאם לתקנות הנוכחיות.

זכרו שמחיקת חשבוניות שהונפקו אינה חוקית; לכן, תיקונים חייבים להתבצע תמיד באמצעות DTE. תעודת אשראי או חיוב. אם עליך לבטל שטר שהונפק באופן שגוי, החשבונאות מיוצבת באמצעות בניגוד ל-DTE עבור אותו ערך.

מקסיקו: CFDI סוג E (הוצאה)

במקסיקו, "הודעת הזיכוי" מתאימה ל- CFDI מסוג E (הוצאה)הוא משמש להחזרות, הנחות, בונוסים או תיקון שגיאות שמפחיתות הכנסות שחויב בעבר באמצעות CFDI מסוג I (הכנסות). נקודה מרכזית היא "שימוש ב-CFDI" G02 (החזרים, הנחות או בונוסים) והקשר המתאים עם CFDI ההכנסה המקורי.

• קשר את ה-CFDI "E" ל-CFDI "I" שהוא משפיע עליו, כולל כל אחד מהם בצומת המתאים. UUID קָשׁוּר.
• רשום את אותו הדבר צורת תשלום שנרשם ב-CFDI של ההכנסה.
• אם ההתאמה חלה על מספר CFDI הכנסה, ניתן להנפיק CFDI יחיד "E" עבור הסכום הכולל, המתייחס לאחד לכל כל UUID מושפע.

שים לב: ה-CFDI היוצא אינו מבטל חשבונית אלקטרונית בפני עצמו, למעט במקרה של התקדמותאם יש צורך לבטל CFDI, ההליך הנכון הוא בטלו זאת לפי כללי ה-SAT ובמידת הצורך, להנפיק מסמך חדש עם מפתח הקשר "04 – החלפת CFDI קודם".

שיטות עבודה מומלצות וטעויות שכדאי להימנע מהן

מעבר לפורמליות, ישנם הרגלים שמקלים על החיים ומונעים כאבי ראש הקשורים לביקורות. כלל זהב ראשון הוא לעולם אל תמחק חשבונית הונפק. התיקון מתועד באמצעות זיכוי (או פתק תיקון, בהתאם למדינה), תוך התייחסות תמיד ל חשבונית מקורית ושמירת חוט החשבונאות.

• חשב במדויק את הסכום שיש לחסר, כולל ההשפעה על impuestos אם להחיל.
• תאר את טעם באופן ברור: החזר כספי מלא או חלקי, הנחה שלא יושמה, שגיאת תמחור וכו'.
• שמור עותק של המסמכים וודא שהלקוח קבל את הפתק כדי להתאים את החשבונאות שלהם.
• השתמשו בתוכנה או בכלים המכבדים את מספור מתאם וליצור את השדות הנדרשים עבור כל תחום שיפוט.

נקודה אחרונה: אל תבלבלו בין תעודת הזיכוי לניהול של הצעות מחיר או טפסי פרופורמהטפסי הפרופורמה מיועדים למטרות מידע; אם מופיעה שגיאה לאחר החיוב, יש לתקן את החשבונית שהונפקה באמצעות המסמך המתאים.

שאלות נפוצות

האם תמיד יש ערך שלילי לזיכוי?

כן, הסיבה לקיומו היא להקטין את הכמות של חשבונית קודמת. כאשר הפעולה המתאימה היא חיוב יתר עבור פריט שהושמט או ביצוע תיקון כלפי מעלה, אזי הערת חיוב.

האם ניתן להשתמש בו לאחר הצהרת המע"מ?

זה תלוי במדינה. בספרד, המנגנון התקף להתאמת תקופות כבר... מְחוּסָל זוהי חשבונית מתקנת. במדינות אחרות הכללים משתנים: יש לבדוק את התקנות המקומיות כדי למנוע טעויות. הצהרה.

האם ניתן להנפיק אותו רטרואקטיבית?

ישנן מגבלות. לדוגמה, באתר האינטרנט של ממשלת פרו עשוי להיות מרווח של עד יומיים עד כה רטרואקטיבית. בצ'ילה אין מגבלה נוקשה על הנפקה, אך ישנם תנאים אם המטרה היא להבטיח שהשטר לא יושפע על ידי מס ערך המוסף (תקופת התייחסות של עד 3 חודשים).

האם זה משמש לביטול עסקה לחלוטין?

כן, בתנאי שהמסגרת המשפטית הרלוונטית מאפשרת זאת, ניתן להנפיק זיכוי עבור ה- סך הכל של החשבונית ולהפוך אותה לבטלה מבחינה כלכלית. במקסיקו, זה לא מחליף את ההליך של ביטול של ה-CFDI, למעט במקרה של תשלומי מקדמה; שם עליך לעקוב אחר זרימת ה-SAT.

מה ההבדל בין זה לבין חשבונית מתקנת?

מכשיר היישור הוא המכשיר הרב-תכליתי ביותר בספרד: ניתן להשתמש בו חיובי או שלילי ולתקן אפילו תקופות שכבר הודגש. זיכוי, במידה והוא קיים, הוא תמיד שלילי ועם מגבלות זמן או פרוצדורליות נוספות בהתאם לכל תקנה.

מי שולח ומי מקבל?

זה משודר על ידי מוכר או ספק והלקוח מקבל אותו. שניהם חייבים לרשום אותו: המנפיק כהתאמה להכנסתו והמקבל כ ירידה של הוצאותיה או חובה, לפי העניין.

רשימת בדיקה מהירה להנפקה נכונה

• לאשר את טעם והיקף ההתאמה (מלא או חלקי).
• אתר את חשבונית מקורית והמספור שלו.
• חשב בסיס, impuestos וסכומים שיש להפחית.
• הנפק את הפתק המציין הפניה לחשבונית וסכומים שליליים.
• לשלוח ללקוח ולהגיש ל- תיעוד קָשׁוּר.

זיכוי הוא פשוט גלגל הצלה אדמיניסטרטיבי לאיזון הספרים מבלי למחוק כל זכר. אם אתם מכבדים את ההפניה לחשבונית המקורית, אתם משתמשים ב... שדות חובה עבור מדינתך (לדוגמה, CFDI עבור הוצאות עם שימוש G02 במקסיקו, או התיקון בספרד), אם תשמור על המספור הרציף ותסביר בבירור את הסיבה, החשבונאות שלך תהיה מעודכנת בהתאם ל- עקרונות חשבונאיים בספרדתמנעו מקנסות לא רצויים, ואגב, אתם תשפרו את מערכת היחסים שלכם עם הלקוח שלכם. על ידי רישום רשמי של כל החזר, הנחה או תיקון הכרחי.