מהי זיכוי: הגדרה, שימושים, דוגמאות והבדלים

ייזום » חשבונאות » מהי זיכוי: הגדרה, שימושים, דוגמאות והבדלים

אם אי פעם הנפקתם חשבונית וגיליתם מאוחר יותר טעות, או אם לקוח החזיר חלק מהרכישה, סביר להניח שנתקלתם במושג זיכוי . זו לא המצאה מוזרה או גחמה אדמיניסטרטיבית: זהו הכלי הפורמלי לרישום ירידה בערך של מכירה שכבר חויבה, ולכן נרשמה בחשבונאות שלכם.

לפני שנכנס לפרטים, חשוב להבהיר משהו: בספרד , מקובל להשתמש בחשבונית מתקנת כדי לתקן חשבוניות שהונפקו, אם כי אנשים רבים עדיין מתייחסים אליהן כ"חשבונות זיכוי". במדינות דוברות ספרדית אחרות, נעשה שימוש רשמי בשטר זיכוי (ועם דרישות ספציפיות מאוד). להלן, תמצא מתי משתמשים בו, מה עליו להכיל וכיצד להנפיק אותו בצורה נכונה בהתאם למדינה, עם דוגמאות והבדלים בהשוואה למסמכים אחרים.

מהי תעודת זיכוי?

זיכוי הוא מסמך מסחרי תקף מבחינה משפטית המשמש להפחתת סכום של חשבונית שכבר הונפקה. מטרתו לשקף רשמית הנחות עוקבות, החזרות סחורה, שגיאות תמחור או כמות, ובכלל, כל מצב הדורש הפחתת סכום החשבונית המקורי מבלי למחוק אותו מהרישומים.

הוא נוצר על ידי המוכר או הספק ונשלח ללקוח כהוכחה להנחה או לביטול חלקי או מלא. מנקודת מבט חשבונאית, השפעתו ברורה: הוא רושמת יתרת זכות עבור הלקוח והכנסה נמוכה יותר עבור המוכר, ובכך מונע פערים שעלולים להוביל לביקורות ולקנסות אם לא יתוקנו.

מתי משתמשים בהערת זיכוי?

מצבים אופייניים המצדיקים זיכוי ניתנים לזיהוי בקלות בחיי היומיום. בין התרחישים הנפוצים ביותר ניתן למנות החזרת סחורות עקב פגמים או חוסר שביעות רצון, גילוי שגיאות חיוב (סכום, כמות, נתונים), החלת הנחות שלא נכללו בתחילה, וביטול עסקאות שיש לבטל באופן מלא או חלקי.

• החזרות מוצרים: הלקוח מחזיר את הסחורה וזו באחריותו החזר מלא או חלקי.
• שגיאות חיוב: חויב מחיר או כמות שגויים והדברים הבאים חלים: תיקון כלפי מטה.
• הנחות עוקבות: בונוס או הנחה מוסכמים פעם אחת חשבונית כבר הונפקה.
• ביטול עסקאות: מצבים בהם יש צורך לבטל לחלוטין או באופן חלקי ההשפעה הכלכלית של הצעת החוק.

חשוב: במדינות רבות, לא ניתן למחוק או להשמיד חשבוניות שהונפקו. לכן, חשבונות זיכוי (או חשבוניות מתקנות, בהתאם לתקנות המקומיות) משמשים כהתאמות לשמירה על רישום חשבונאי נקי ועקבי.

דוגמא מעשית

דמיינו שחברה א' שולחת חשבונית לחברה ב' עבור שירות מלא בסך 1.000 אירו. ב' סוקרת את החשבונית ומגלה שהיא למעשה חוזתה על חבילה מוזלת בסך 800 אירו. לאחר אישור זאת, א' מנפיקה זיכוי בסך 200 אירו המקושר לחשבונית המקורית. זה מבטיח שהלקוח יקבל את יתרת הזכות שלו והמוכר יתקן את ההכנסה הרשומה, הכל בצורה ניתנת למעקב וחוקי , מה שמפשט את ניהול חשבונות חייבים ותשלומים.

אם המכירה הייתה בוטלת לחלוטין, המנפיק היה יוצר זיכוי בסכום הכולל במילים שליליות , תוך התייחסות לחשבונית שנותרה ללא השפעה כלכלית.

דרישות מינימום ותוכן

למרות שאין פורמט אוניברסלי אחד, ישנם מספר אלמנטים שבדרך כלל חיוניים להכנת תעודת זיכוי כראוי ותעמוד בתקנות הרלוונטיות. המטרה היא שהמסמך יהיה ברור, ממוספר ברצף וקל לביקורת.

• ציין שמדובר ב- תעודת אשראי או מסמך מקביל מותר.
• שמור את מספור מתאם שמופיע בסדרה שלך.
• כדי להתייחס במדויק ל מספר חשבונית מקורי אשר מתוקן.
• משקף את סכומים שליליים (כי הם מפחיתים את בסיס המס והמיסים).
• חזור על ה מידע חיוני לשולח ולמקבל כפי שמוצג בחשבונית המתוקנת.
• פירוט ה טעם (החזרה, הנחה, שגיאה, ביטול).

בנוסף, מומלץ לשמור את החשבונית המקורית למקרה שרשויות המס ידרשו זאת , ולשלוח את זיכוי הלקוח כדי שיוכל גם הוא להתאים את החשבונאות שלו . כך, שני צידי יתרת העסקה יתקבלו.

הבדלים עם החשבונית המתקנת

זיכוי וחשבוניות מתקנות משרתות מטרות דומות, אך הן אינן זהות. בספרד, הכלי הסטנדרטי לתיקון חשבוניות הוא חשבונית מתקנת . חשבונית זו יכולה להיות חיובית או שלילית (היא משמשת להגדלה או הקטנה של הסכום המקורי) ויתרה מכך, מאפשרת תיקון חשבוניות לאחר יישוב המע"מ עבור הרבעון המתאים.

לעומת זאת, זיכוי, כאשר הוא מוכר רשמית, משמש תמיד במובן שלילי (הוא מפחית את ערך העסקה). מסגרות רגולטוריות רבות אינן מאפשרות באמצעות זיכוי לתקן חשבוניות עבור תקופות שכבר הוכרזו וסולקו ; במקרים כאלה, נדרשת חשבונית מתקנת בהתאם לתקנות המקומיות.

שטר זיכוי לעומת שטר חיוב

הבחנה מרכזית נוספת: זיכוי מפחית את ערכה של חשבונית שהונפקה, בעוד שחשבון חיוב מגדיל אותו . חשבון חיוב משמש כאשר פריט הוחמצ, יש לגבות ריבית על תשלום באיחור, או שהסכום הוערך בחסר. בקיצור, הוא מועיל למוכר (שמקבל יותר כסף) ומהווה חיוב נוסף עבור הלקוח.

אם הונפקה בטעות שטר חיוב או זיכוי ויש צורך לבטלה, בפרקטיקה החשבונאית זה נפתר בדרך כלל על ידי הנפקת מסמך בסימן הפוך עבור אותו סכום, כך שהיתרה תחזור למצבה הנכון ויהיה תיעוד של התיקון.

סוגי רישומי זיכוי

בפועל, מבחינות בין שתי קטגוריות עיקריות: מסחריות ובנקאיות . הראשונות הן הקטגוריות המקובלות בין חברות ללקוחות או לספקים; האחרונות מונפקות על ידי מוסדות פיננסיים כדי לשקף תשלומים או הכנסה לטובת לקוח.

• הערות מסחריות: שמקורן בעסקאות מכירה, הן מתאימות מחירים, הנחות או חוזר.
• שטרות בנק: מונפקים על ידי בנקים כדי להשאיר עקבות של דשן על חשבון הלקוח.

כיצד ליצור תעודת זיכוי שלב אחר שלב

השלבים המעשיים דומים בכל הסביבות: הגדרת הסיבה, זיהוי החשבונית לתיקון, חישוב הסכום המדויק לניכוי והנפקת השטר בפורמט ובשדות הנדרשים במדינתך. עם זאת, לכל תחום שיפוט ישנם ניואנסים שיש לכבד.

ספרד: שימוש מועדף בחשבונית מתקנת

בספרד, לא ניתן למחוק חשבונית שהונפקה . כדי לתקן סכומים או נתונים, משתמשים בחשבונית מתקנת, אשר חייבת לציין את הסיבה, להפנות את החשבונית המקורית, להתאים את בסיס המס והמע"מ , ולפעול לפי מערכת המספור הספציפית. בשפה הרווחת, אנשים רבים מתייחסים אליה כ"הערת זיכוי", אך הכלי המוכר מבחינה חוקית הוא החשבונית המתקנת , שניתן להנפיק עבור פערים חיוביים או שליליים.

פרו: הנפקה באמצעות SUNAT או PSE

בפרו, שטר זיכוי הוא מסמך אלקטרוני המונפק לביטול או התאמה של עסקאות. ניתן ליצור אותו באתר האינטרנט של SUNAT או דרך ספק שירות אלקטרוני (PSE). בדרך כלל, תזדקקו למספר השטר, פרטי המנפיק והמקבל, תאריך ההנפקה , פרטי סיבת השינוי והסכום לניכוי.

1. גשו לפורטל SUNAT והתחברו באמצעות ה-RUC, שם המשתמש וסיסמת ה-SOL שלכם.
2. בתפריט, עבור אל ראה סול > חשבונית אלקטרונית > הנפקת זיכוי.
3. הגדר את הבעיה: התאריך בדרך כלל מתמלא בתאריך של היום (מרווח רטרואקטיבי מוגבל של עד יומיים).
4. בחר את סוג ההשפעה: ביטול עסקה, החזר כספי, שגיאה ב-RUC, וכו '
5. הזן את מספר החשבונית לתיקון, פרט את הסיבה ובדוק את סיכום ראשוני.
6. אשר והנפק. המערכת תיצור את הקבלה האלקטרונית המתאימה.

אם אתם עובדים עם PSE, הזרימה דומה; רק הממשק ושלבי תפעול מסוימים עשויים להשתנות, לכן מומלץ לעקוב אחר המדריך של הספק.

צ'ילה: קריטריונים של DTE ו-SII

בצ'ילה, חשבונות זיכוי וחיוב הם חלק ממסמכי המס האלקטרוניים (DTE) . חשבונות זיכוי מקשרים ומתקנים חשבוניות אלקטרוניות כאשר יש צורך לבטל אותן במלואן או בחלקן, להחיל הנחות או לבצע התאמות אחרות. על פי רשות המסים של צ'ילה (SII), אין מסגרת זמן מקסימלית או מינימלית נוקשה להנפקת חשבונית זיכוי, אך כדי להימנע ממע"מ, בדרך כלל נחשבת תקופה של עד שלושה חודשים , בהתאם לתקנות הנוכחיות.

זכרו שמחיקת חשבוניות שהונפקו אינה חוקית; לכן, יש לבצע תיקונים תמיד באמצעות הודעת זיכוי או חיוב (DTE). אם עליכם לבטל הודעת זיכוי שהונפקה באופן שגוי, רישומי החשבונאות מיוצבים באמצעות הודעת זיכוי או חיוב תואמת.

מקסיקו: CFDI סוג E (הוצאה)

במקסיקו, "הערת זיכוי" מתאימה ל- CFDI מסוג E (הוצאה) . היא משמשת להחזרות, הנחות, החזרים או תיקוני שגיאות המפחיתות הכנסות שחויב בעבר באמצעות CFDI מסוג I (הכנסה). נקודה מרכזית היא "שימוש ב-CFDI" G02 (החזרות, הנחות או החזרים) והקשר הנכון שלו עם CFDI ההכנסה המקורי.

• קשר את ה-CFDI "E" ל-CFDI "I" שהוא משפיע עליו, כולל כל אחד מהם בצומת המתאים. UUID קָשׁוּר.
• רשום את אותו הדבר צורת תשלום שנרשם ב-CFDI של ההכנסה.
• אם ההתאמה חלה על מספר CFDI הכנסה, ניתן להנפיק CFDI יחיד "E" עבור הסכום הכולל, המתייחס לאחד לכל כל UUID מושפע.

שים לב: CFDI יוצא אינו מבטל חשבונית אלקטרונית בפני עצמו, למעט במקרה של תשלומי מקדמה . אם יש צורך לבטל CFDI, ההליך הנכון הוא לבטלו בהתאם לכללי SAT , ובמידת הצורך, להנפיק מסמך חדש עם קוד הקשר "04 - החלפת CFDI קודם".

שיטות עבודה מומלצות וטעויות שכדאי להימנע מהן

מעבר לפורמליות, ישנם הרגלים שמפשטים מאוד את החיים ומונעים כאבי ראש במהלך ביקורות. כלל זהב ראשון הוא לעולם לא למחוק חשבונית שהונפקה. תיקונים מתועדים באמצעות זיכוי (או חשבונית מתוקנת, בהתאם למדינה), תוך התייחסות תמיד לחשבונית המקורית ושמירה על רישום חשבונאי.

• חשב במדויק את הסכום שיש לחסר, כולל ההשפעה על impuestos אם להחיל.
• תאר את טעם באופן ברור: החזר כספי מלא או חלקי, הנחה שלא יושמה, שגיאת תמחור וכו'.
• שמור עותק של המסמכים וודא שהלקוח קבל את הפתק כדי להתאים את החשבונאות שלהם.
• השתמשו בתוכנה או בכלים המכבדים את מספור מתאם וליצור את השדות הנדרשים עבור כל תחום שיפוט.

נקודה אחרונה: אל תבלבלו בין זיכוי לבין ניהול הצעות מחיר או חשבוניות פרופורמה . חשבוניות פרופורמה הן למטרות מידע; אם מופיעה שגיאה לאחר החיוב, יש לתקן את החשבונית שהונפקה באמצעות המסמך המתאים.

שאלות נפוצות

האם תמיד יש ערך שלילי לזיכוי?

כן, מטרתו היא להפחית את הסכום של חשבונית קודמת. כאשר ההליך הנכון הוא לחייב ביתר עבור פריט שהושמט או לבצע תיקון כלפי מעלה, אזי חובה מתאימה.

האם ניתן להשתמש בו לאחר הצהרת המע"מ?

זה תלוי במדינה. בספרד, חשבונית מתקנת היא הכלי המתאים להתאמת תקופות שכבר שולמו . במדינות אחרות, הכללים משתנים: יש לבדוק את התקנות המקומיות כדי למנוע שגיאות הגשה.

האם ניתן להנפיק אותו רטרואקטיבית?

ישנן מגבלות. לדוגמה, פורטל הממשל הפרואני מאפשר עד יומיים לתאריכים רטרואקטיביים. בצ'ילה, אין מגבלה נוקשה על הנפקה, אך ישנם תנאים אם השטר נועד להימנע ממע"מ (תקופת ייחוס של עד 3 חודשים).

האם זה משמש לביטול עסקה לחלוטין?

כן, בכפוף למסגרת המשפטית הרלוונטית, ניתן להנפיק זיכוי בסכום המלא של החשבונית ולבטל אותה. במקסיקו, זה אינו מחליף את הליך ביטול CFDI , למעט במקרה של תשלומי מקדמה; במקרים אלה, עליך לפעול לפי נהלי ה-SAT.

מה ההבדל בין זה לבין חשבונית מתקנת?

הדוח המתוקן הוא הכלי הרב-תכליתי ביותר בספרד: הוא יכול להיות חיובי או שלילי ואף לתקן תקופות שכבר הודגש. זיכוי, במידה והוא קיים, הוא תמיד שלילי ויש לו מגבלות זמן או פרוצדורליות נוספות בהתאם לתקנות הספציפיות.

מי שולח ומי מקבל?

הוא מונפק על ידי המוכר או הספק ומתקבל על ידי הלקוח. שניהם חייבים לרשום אותו: המנפיק כהתאמה להכנסתו והמקבל כהפחתה בהוצאותיו או בחובו, לפי העניין.

רשימת בדיקה מהירה להנפקה נכונה

• לאשר את טעם והיקף ההתאמה (מלא או חלקי).
• אתר את חשבונית מקורית והמספור שלו.
• חשב בסיס, impuestos וסכומים שיש להפחית.
• הנפק את הפתק המציין הפניה לחשבונית וסכומים שליליים.
• לשלוח ללקוח ולהגיש ל- תיעוד קָשׁוּר.

זיכוי הוא פשוט גלגל הצלה אדמיניסטרטיבי כדי להבטיח את איזון החשבונות שלך מבלי למחוק כל זכר. אם תכבד את ההפניה לחשבונית המקורית, תשתמש בשדות הנדרשים במדינתך (לדוגמה, CFDI de egreso עם G02 במקסיקו, או הודעת תיקון בספרד), תשמור על מספור סדרתי ותסביר בבירור את הסיבה, החשבונאות שלך תהיה מעודכנת בהתאם לעקרונות החשבונאות הספרדיים , תמנע מקנסות לא רצויים, וכך, תשפר את מערכת היחסים שלך עם הלקוח שלך על ידי מתן תיעוד רשמי של כל החזר, הנחה או תיקון נדרשים.