Debeto sąskaita faktūra: išsamus vadovas su reglamentais, pavyzdžiais ir išdavimu

pradžia » Apskaita » Debeto sąskaita faktūra: išsamus vadovas su reglamentais, pavyzdžiais ir išdavimu

Kasdienėje bet kurios įmonės veikloje sąskaitų sumų koregavimas yra dažnesnis nei atrodo, ir norint tai padaryti tvarkingai ir laikantis reglamentų, pagrindinė priemonė yra debeto aviza. Šis komercinis dokumentas naudojamas jau išrašytos sąskaitos faktūros sumai padidinti. kai, be kitų tipinių situacijų, atsiranda praleistų mokesčių, kainų skirtumų ar palūkanų.

Jei tai skamba pažįstamai, bet nesate visiškai tikri, kaip tai veikia, pateikiame išsamų ir praktišką vadovą. Rasite jo apibrėžimą, kuo jis skiriasi nuo kreditinės sąskaitos faktūros, dažniausiai naudojamus jo panaudojimo būdus, apskaitos poveikį, formalius reikalavimus, taikomus Čilėje (SII) galiojančius reglamentus, pavyzdžius su realiais skaičiais, baudas už netinkamą naudojimą, geriausią praktiką ir technologines tendencijas.Be to, pamatysite, kaip kai kurios ERP sistemos tai valdo, kad susidarytumėte veiklos vaizdą.

Kas yra debeto raštelis?

Debeto sąskaita faktūra yra dokumentas, kurį tiekėjas išduoda savo klientui, norėdamas pranešti jam apie anksčiau išrašytos sąskaitos faktūros likučio padidėjimą. Jis naudojamas klaidingai išrašytoms nepakankamai apmokestintoms sumoms ištaisyti arba vėlesniems mokesčiams pridėti. (pavyzdžiui, neįtrauktas transportas, mokesčiai ar delspinigiai), kurie nebuvo numatyti pradiniame dokumente.

Apskaitos požiūriu, išrašydamas debeto sąskaitą, pardavėjas padidina savo gautinos sumos ir pirkėjas padidina savo mokėtinas sumas. Todėl svarbu teisingai jį įrašyti, kad būtų išsaugotas apskaitos vientisumas. ir išvengti neatitikimų suderinimuose ir užbaigimuose.

Skirtumai, palyginti su kreditine sąskaita faktūra

Nors kartais jie painiojami, jie nėra tas pats. Debeto sąskaita padidina mokėtiną sumą.Nors kreditinė sąskaita faktūra ją sumažina. Šio skirtumo supratimas padeda išvengti apskaitos ir mokesčių klaidų.

• Debeto pažyma: Teigiamas jau išrašytos sąskaitos faktūros koregavimas; padidina kliento neapmokėtą likutį.
• Kredito pastaba: Neigiamas koregavimas (vėlesnės nuolaidos, grąžinimai, premijos); sumažina neapmokėtą likutį.

Išleidimo data ir apskaitos poveikis

Dažniausios situacijos, dėl kurių išrašoma debeto sąskaita faktūra, yra įvairios. Tai svyruoja nuo pradinių sąskaitų klaidų iki papildomų mokesčių, kurie atsirado vėliau. arba kainų pokyčių korekcijos.

• Klaidos originalioje sąskaitoje faktūroje (kaina arba kiekis mažesnis nei teisingas).
• Papildomos išlaidos neįskaičiuotos: siuntimo, krovinių gabenimo ir kitos logistikos išlaidos.
• Komisiniai ir papildomi mokesčiai, dėl kurių susitarta vėliau arba kurie nebuvo svarstomi.
• Finansavimo palūkanos, pakartotiniai koregavimai, palūkanos už įmokų operacijas ir delspinigiai.
• Koregavimai dėl dalinio prekių grąžinimo arba vertės pokyčių, dėl kurių susitarta po pristatymo.
• Pataisymai dėl deklaruotos mažesnės nei teisinga PVM mokesčio prievolės.
• Visiškas arba dalinis ankstesnės kreditinės avizos poveikio panaikinimas, kai tikslinga ją anuliuoti.

Apskaitos poveikis yra tiesioginis abiem šalims. Pardavėjas: Padidinkite gautinas sumasPirkėjas: padidina mokėtinas sumas. Šis dvigubas poveikis reikalauja tvarkingos dokumentacijos ir gero bendravimo su klientu, kad būtų išvengta netikėtumų.

Privalomi debeto avizos elementai

Kad debeto aviza būtų galiojanti ir naudinga, joje turi būti pateikti tam tikri minimalūs duomenys. Šie laukai garantuoja atsekamumą, mokesčių palaikymą ir teisingą apskaitos paskirstymą.

• Unikalus dokumento numeris (iš eilės arba iš eilės).
• Išdavimo data.
• Emitento identifikavimas: RUT/NIF, įmonės pavadinimas ir adresas.
• Gavėjo identifikavimas: RUT/NIF, įmonės pavadinimas ir adresas.
• Aiškus koregavimo priežasties aprašymas (išsamus paaiškinimas).
• Išsamios sumos: grynoji suma, mokesčiai (PVM) ir bendra suma.
• Nuoroda į pagrindinį dokumentą (sąskaitos faktūros numerį arba susijusią kreditinę avizą).
• Čilėje elektroniniu būdu išduodamas elektroninis antspaudas arba parašas pagal SII.

Kaip išrašyti debeto avizą: rekomenduojamas procesas

Darbo eiga yra paprasta, tačiau svarbu jos griežtai laikytis, kad išvengtumėte klaidų. Prieš siųsdami dokumentą klientui, patikrinkite pagrindimą ir sumas..

1. Nustatykite koregavimo priežastį ir surinkite įrodymus (sutartis, važtaraščius, el. laiškus ir kt.).
2. Paruoškite dokumentą su visais reikalingais elementais.
3. Peržiūrėti ir tvirtinti viduje (atitinkamai komercinės, finansų, mokesčių).
4. Išduoti ir išsiųsti klientui, paliekant siuntimo įrodymą.
5. Įrašykite sandorį į apskaitos įrašus ir saugokite patvirtinamuosius dokumentus.

Naudojant elektronines sąskaitas faktūras, sistema vadovauja procesui. Čilėje elektroninėje debeto avizoje turi būti nuoroda į ankstesnę sąskaitą faktūrą arba kreditinę avizą. ir prieš siunčiant gavėjui, siunčiamas į SII patvirtinimui.

Reglamentai Čilėje: teisinė sistema ir SII taisyklės

Čilėje debeto avizą reglamentuoja 1974 m. Įstatymo dekretas Nr. 825 (24, 54, 56 ir 57 straipsniai) ir Vidaus pajamų tarnybos nurodymai. Išdavimas yra išimtinai elektroninis ir sukuria emitentui PVM mokesčio prievolę..

SII nustatė kriterijus, be kita ko, per aplinkraščius: Aplinkraščiai 36/1975, Aplinkraščiai 134/1975 ir Aplinkraščiai 54/2006kuriame išsamiai aprašomos prielaidos, reikalavimai ir mokestinės pasekmės. Labai svarbu, kad elektroninis dokumentas atitiktų SII formatus ir patvirtinimus.

Elektroninių debeto pažymų tipai (Čilė)

Priklausomai nuo scenarijaus, naudojamas konkretus DTE tipas. Teisingo tipo nustatymas užtikrina tinkamą dokumentų sujungimą ir mokesčių apskaičiavimą..

• Elektroninio debeto operacijos atšaukimo pastaba: Jis naudojamas anksčiau išduotai elektroninei kreditinei sąskaitai anuliuoti.
• Elektroninė debeto pažyma apie kainų padidėjimą sąskaitose faktūrose: nuoroda į sąskaitą faktūrą ir atspindi vėlesnius kainų padidėjimus.
• Elektroninė debeto sąskaita faktūra dėl PVM padidėjimo kreditinėse sąskaitose: analogiškas ankstesniam, bet pagrįstas kreditine sąskaita faktūra.
• Elektroninė eksporto debeto pažyma: už papildomus mokesčius užsienio prekybos operacijose po eksporto sąskaitos faktūros.

Išdavimo terminai

Vieno nustatyto termino nėra, tačiau Čilėje taikomas Mokesčių kodekso 200 straipsnyje numatytas ieškinio senaties terminas: iki 3 metų nuo originalaus dokumento išdavimo datos (elektroninė sąskaita faktūra arba kvitas), kad būtų galima atlikti korekcijas naudojant debeto avizas.

Yra niuansų, į kuriuos reikia atsižvelgti. Jei Čilės vidaus pajamų tarnyba (SII) suderina mokesčių skirtumus ir yra pareikštas ieškinys, debeto sąskaita faktūra išduodama, kai sprendimas tampa galutinis.Jei mokesčių mokėtojas sumoka didesnį mokestį už nepareikalautą vekselį, jis gali išrašyti debeto avizą tuo metu.

Elektroninis išdavimo procesas (Čilė)

SII autorizuotose platformose tipinė seka yra labai aiški. Aiški nuoroda į pagrindinį dokumentą ir elektroninis parašas yra esminiai žingsniai.

1. Prisijunkite prie sertifikuotos elektroninių sąskaitų faktūrų sistemos.
2. Pasirinkite „Sukurti naują debeto sąskaitą“.
3. Susieti originalią sąskaitą faktūrą arba kreditinę avizą.
4. Nurodykite koregavimo priežastį ir sumas (be PVM, bendra suma).
5. Patikrinkite visus duomenis.
6. Pasirašykite elektroniniu būdu.
7. Siųsti į SII patvirtinimui.
8. Patvirtinus, išsiųskite DTE gavėjui.

Praktiniai pavyzdžiai

Matymas skaičiais padeda vizualizuoti efektą. Šie atvejai apima kainų korekcijas, delspinigius ir eksporto koregavimus..

1) Kainos korekcija sąskaitoje faktūroje

Įmonė pardavė kėdes ir stalus ir neteisingai nustatė kėdžių vieneto kainą. Originalioje sąskaitoje faktūroje 100 kėdžių nurodyta už 15 650, o 100 stalų – už 35 280., kurios grynoji suma yra 5 093 000, PVM 19 % – nuo ​​967 670 ir iš viso – 6 060 670.

Teisinga kiekvienos kėdės kaina buvo 16 650. Debeto avizoje turėtų atsispindėti 1 000 skirtumas už kiekvieną kėdę ir jo poveikis PVM.

• Glosė: kainos koregavimas 100 kėdžių (skirtumas 1 000 už kiekvieną).
• Grynasis: 100 000.
• PVM 19%: 7 983.
• Iš viso: 119.000 XNUMX.

2) Palūkanos už pavėluotą mokėjimą

Klientas apmokėjo sąskaitą faktūrą praėjus 30 dienų po mokėjimo termino. Sutartyje buvo numatytas 1 % mėnesinis delspinigių mokestis. Originali sąskaita faktūra: 5 000 000 (įskaitant PVM), mokėjimo terminas – 2006-06-30, faktinis mokėjimas – 2007-07-30.

Debeto avizoje bus skaičiuojamos sutartos palūkanos. 5 000 000 bazė su 1 % tarifu reiškia apytikslę bendrą sumą, įskaitant PVM, 50 000..

• Glosa: palūkanos už pavėluotą mokėjimą (1% nuo 5 000 000).
• Grynasis skaičius: 42 017 (suapvalintas).
• PVM 19%: 7 983.
• Iš viso: 50.000 XNUMX.

3) Eksporto koregavimas dėl valiutos kurso

Eksportuotojas išrašo 1.000 dėžių sąskaitą faktūrą po 50 JAV dolerių (iš viso 50 000 JAV dolerių), o valiutos kursas yra 800 CLP už JAV dolerį (40 000 000 CLP). Atsiskaitymo metu kursas padidėja iki 820 CLP už USD ir susidaro diferencialas.

Skirtumui turėtų būti išrašyta eksporto debeto sąskaita faktūra. Korekcija sudaro 1 000 000 CLP, o PVM netaikomas, nes tai yra eksportas..

Mokesčių pasekmės

Debeto sąskaita faktūra turi tiesioginį mokestinį poveikį. Išdavėjui įvestas PVM pridedamas prie laikotarpio mokestinės prievolės. ir yra deklaruojama 29 formoje.

Be to, grynoji vertė pridedama prie mėnesinių preliminarių mokėjimų (MPM) apmokestinamosios bazės. Gavėjui dokumentas reiškia didesnes išlaidas.o papildomas PVM galėtų būti mokesčių kreditas, jei jis atitiktų bendruosius reikalavimus.

Baudos už netinkamą naudojimą

Neteisingai išrašytas debeto dokumentas gali būti brangus. Čilės taisyklės numato baudas, veiklos nutraukimą, o sunkiais atvejais – ir laisvės atėmimą..

• Neišdavimas, kai tinkama (97 str. Nr. 10): 50–500 % operacijos sumos baudos, mažiausiai 2 UTM ir daugiausiai 40 UTA, ir galimas uždarymas iki 20 dienų.
• Suklastotų arba nepatikimų dokumentų naudojimas (97 straipsnio 4 dalis): bauda nuo 50 % iki 300 % nesumokėtų mokesčių ir laisvės atėmimas trumpam laikui (vidutinio ar griežto laipsnio).
• Nesąžiningas išleidimas siekiant padidinti mokesčių lengvatas: laisvės atėmimas nuo sunkiausio iki sunkiausio sunkaus nusikaltimo laipsnio ir bauda nuo 100% iki 300% apgaule gautos sumos.

Gera praktika ir technologijos

Siekiant sumažinti riziką, patartina profesionaliai atlikti šį procesą. Būtina patvirtinamoji dokumentacija ir apmokymai atsiskaitymo komandai..

• Išsamiai dokumentuokite kiekvieno koregavimo priežastį (sutartyse, el. laiškuose, skaičiuoklėse).
• Apmokyti darbuotojus galiojančių taisyklių ir atsiskaitymo sistemos valdymo klausimais.
• Periodinės apžiūros, siekiant anksti nustatyti klaidas.
• Reguliariai debeto sąskaitas sutikrinkite su pagrindiniai buhalteriai.
• Stebėkite recepto laikotarpius, kad nepraleistumėte koregavimo laikotarpio.

Programinė įranga labai padeda. Apskaitos ir ERP sprendimai, tokie kaip „QuickBooks“, SAP ar „Bemmbo“, leidžia išrašyti ir registruoti debeto sąskaitas su atsekamumu.Integracija su ERP sistema leidžia išvengti dubliavimo ir rankinio suderinimo. „Copec Empresa“ programėlė, skirta transporto parkams ir transportui, iliustruoja, kaip konkretūs sektoriai įtraukia šiuos darbo eigą į papildomus mokesčius (kurą, kelių rinkliavas ir kt.).

Daugelis įmonių jau renkasi automatizuoti mokėjimų ir skolų išieškojimą. Pranešama, kad tokias priemones kaip „Bemmbo“ naudoja šimtai įmonių, siekdamos supaprastinti valdymą. ir sumažinti žmogiškųjų klaidų skaičių išrašant su sąskaitų faktūrų išrašymu susijusius dokumentus.

Kaip tai valdyti ERP sistemoje: praktinis pavyzdys „Siigo“ (pirkimas)

Kai kuriose sistemose „debeto sąskaita faktūra (pirkimai)“ naudojama grąžinimams ir koregavimams pirkimo sąskaitose anuliuoti arba įrašyti, turint įtakos vertėms ir kiekiams. „Siigo“ siūlo kelis būdus jį sukurti priklausomai nuo to, kurioje srauto vietoje esate.

• Iš «+ Sukurti» → Tiekėjai → Debeto sąskaita faktūra (pirkimai).
• Per Pirkimai ir išlaidos → Pirkimų ir išlaidų dokumentai → Naujas pirkimas / Išlaidos / Pagrindžiantys dokumentai → Debeto sąskaita faktūra / koregavimo sąskaita faktūra.
• Pačiame pirkimo dokumente, skiltyje „Daugiau“ → Taikyti debeto sąskaitą faktūrą.

Kai langas atsidaro, pagrindiniai laukai užpildomi. Sistema automatiškai nuskaito duomenis iš susijusios pirkimo sąskaitos faktūros..

• Pirkimo Nr. / Pagalbos dokumentas: suraskite sąskaitą faktūrą, kurią reikia koreguoti.
• Kvito tipas: pasirinkite atitinkamą tipą.
• Parengimo data: kada bus užregistruotas koregavimas.

Detalėse galima keisti kiekius ir sandėlius, perskaičiuojant bendrąsias, mokestines ir grynąsias vertes. Mokėjimų skiltyje galite koreguoti mokėjimo būdus, kad padengtumėte grąžą ir pagerintumėte iždo valdymas, įskaitant parinktį „Kryžminti su mokėtinomis sąskaitomis“ ir valdyti pirkimo sąskaitų faktūrų mokėjimo terminus.

Taip pat galima redaguoti komentarus (jie bus atspausdinti dokumente) ir pridėti tiekėjo atsargines kopijas. Norėdami išsaugoti, tiesiog paspauskite „Išsaugoti“; tada galėsite atsispausdinti, redaguoti, atšaukti / ištrinti arba peržiūrėti apskaitą. iš galimų parinkčių.

Atkreipkite dėmesį į vieną detalę: jei pradinėje sąskaitoje faktūroje buvo įjungta parinktis „Įtraukti kitus mokesčius ir rinkliavas“, Debeto avizoje bus rodomas tas suskirstymas. išlaikyti įrašo mokesčių nuoseklumą.

Ypatingi atvejai

Eksporto atveju debeto sąskaita faktūra dažniausiai naudojama kainoms ar išlaidoms koreguoti po to, kai išrašyta eksporto sąskaita faktūra. Jis naudojamas tarptautiniams kainų svyravimams, papildomoms išlaidoms užsienio kliento naudai arba kiekio / kokybės korekcijoms., visada laikantis muitinės taisyklių; kai taikoma, pateikiama nuoroda į Vertės kitimo ataskaitą (IVV).

Jie taip pat nurodomi finansinės nuomos sutartyse. Jie išleidžiami siekiant koreguoti įmokas pagal palūkanų normų svyravimus kintamose schemose., pridėti palūkanas arba delspinigius ir perkelti papildomas išlaidas (draudimą, išlaikymą), kurios nebuvo įtrauktos iš pradžių.

Tendencijos ir evoliucija

Mokesčių dokumentų valdymas sparčiai keičiasi. Visiškas elektroninių mokesčių dokumentų skaitmeninimas Čilėje jau yra realybė. ir ji toliau plėsis, atlikdama daugiau automatinių patikrinimų.

Dirbtinis intelektas yra integruojamas siekiant aptikti anomalijas ir sukčiavimą dar prieš jiems pasiekiant apskaitą. Tuo pačiu metu blokų grandinė galėtų užtikrinti papildomą atsekamumą ir saugumą. išdavimo ir patvirtinimo grandinėse. Tarptautiniu lygmeniu daroma pažanga siekiant bendrų standartų, skirtų palengvinti tarpvalstybinę prekybą ir dokumentų susiejimą.

Debeto avizos įvaldymas yra labai svarbus norint sklandžiai balansuoti sąskaitas, laikytis SII reikalavimų, kai taikoma, ir palaikyti skaidrius verslo santykius. Jei žinote, kas tai yra, kada tai tinkama, kurie laukai yra būtini ir kaip tai integruoti į savo programinę įrangą, valdysite procesą. ir išvengsite PVM sąnaudų, PPM mokesčių ar baudų, kurios kenkia jūsų pinigų srautams ir reputacijai.