Gautinų ir mokėtinų sumų valdymas: išsamus vadovas įmonėms

pradžia » Apskaita » Gautinų ir mokėtinų sumų valdymas: išsamus vadovas įmonėms

Skolų skolų ir mokėjimų valdymas yra vienas iš tų klausimų, kurie atrodo įprasti, tačiau kurie daro įtaką bet kurios įmonės sveikatai labiau, nei viešai pripažįstama; kai pinigai teka sklandžiai, viskas veikia geriau ir pinigų srautų problemos išnyksta, o tai pastebima veikloje ir vidinėje moralėje. Efektyviai valdykite pinigų įplaukas ir išmokas Tai padeda išvengti kliūčių, sumažina finansines išlaidas ir leidžia sutelkti dėmesį į pardavimus bei augimą.

Be to, skaitmeninėje ekonomikoje įrankiai, automatizuojantys procesus, visiškai pakeitė aplinką: išdavimas, rinkimas, suderinimas, prognozavimas ir ataskaitų teikimas nebereikalauja begalės skaičiuoklių ar rankinių procesų. Aiškių procedūrų ir tinkamų technologijų derinys Štai kuo skiriasi įmonės, kurios patogiai suduria galą su galu, nuo tų, kurios nuolat gesina gaisrus.

Kas yra skolų išieškojimo valdymas?

Kalbėdami apie skolų išieškojimo valdymą, turime omenyje strategijų, administracinių užduočių ir finansinių veiksmų rinkinį, skirtą kontroliuoti ir įgyvendinti išieškojimo teises įmonės santykius su klientais. Nesvarbu, ar tai labai maža įmonė, ar didelė korporacija: apskaitos atnaujinimas, teisingas susitarimų su klientu registravimas ir mokėjimo terminų tikrinimas yra labai svarbūs siekiant užtikrinti, kad išrašytos sąskaitos faktūros atsidurtų kasoje kaip grynieji pinigai.

Tai ne tik neapmokėtų sąskaitų peržiūra: tai apima komandų koordinavimą, kad užsakymai, pristatymas, sąskaitų faktūrų išrašymas ir surinkimas vyktų sklandžiai; jei kas nors negerai (neteisingai pateikta sąskaita faktūra, neteisingai užregistruotas mokėjimo terminas, nepasirašytas važtaraštis), Skolų kėlimas stringa, mažėja likvidumas.

Kodėl taip svarbu?

Gerai veikianti skolų išieškojimo sistema užtikrina likvidumas ir veiklos tęstinumasKontroliuojant pinigų srautus, be streso apmokami darbo užmokestis, mokesčiai, tiekėjų ir priežiūros išlaidos, išvengiama prastovų dėl lėšų trūkumo.

Tai taip pat turi įtakos pelningumui: kuo mažiau esate priklausomi nuo išorinio finansavimo, Mokate mažiau palūkanų ir banko mokesčiųO tai verslui suteikia didesnę pelno maržą. Numatymas yra gyvybiškai svarbus: skolų išieškojimo atveju nėra anuliavimo mygtuko, todėl prognozavimas ir nuolatinis mokymasis yra geriausia jūsų apsauga.

Galiausiai, tai palengvina apyvartinio kapitalo valdymo sprendimus: jei sutrumpinsite vidutinį surinkimo laikotarpį iki mokėjimo laikotarpio, Jūs atlaisvinate pinigų augimui arba atlaikyti sunkumus nesigriebiant brangaus finansavimo.

Svarba įmonėje ar versle

Daugelyje organizacijų skolų valdymas yra iždo dalis ir veikia kaip „arbitras“ tarp pardavimų, administravimo ir finansų; tai yra subtilus etapas, nes Ji stebi pajamas ir, jei reikia, teikia prašymus., išlaikant pusiausvyrą tarp komercinių santykių ir finansinio griežtumo.

Įprastos užduotys apima platų kontrolės ir stebėsenos spektrą – nuo ​​skolų iki mokėjimo terminų. Organizuokite ir nustatykite šių užduočių prioritetus Mėnesio pabaigoje venkite nemalonių staigmenų.

• Neapmokėtų skolų kontrolė ir stebėsena.
• Terminų prognozavimas ir planavimas, siekiant išvengti vėlavimo pateikti prašymą.
• Pretenzijos klientams, kai pasibaigia terminai ir nėra faktiškai sumokėta.
• Mokėjimų vėlavimų peržiūra ir konkretūs tolesni veiksmai.

Mokėjimų ir skolų valdymas: kuo jie skiriasi?

Nors jie vartoja tą pačią terminologiją, jų nereikėtų painioti: skolų išieškojimo valdymas orientuotas į išieškoti klientų skolingas sumaso mokėjimų valdymas koordinuoja įmonės tiekėjams skirtų pinigų kontrolę, patvirtinimą ir vykdymą pagal sutartas sąlygas.

Mokėjimų atžvilgiu jūsų įmonė tampa jūsų tiekėjo „kliente“; todėl keičiasi įrankiai, procedūros ir prioritetai. Gerai atskirkite abi grandines Tai padeda išvengti painiavos, pagerina vidaus kontrolę ir sumažina incidentų skaičių.

Kaip efektyviai valdyti kolekcijas

Pirmas žingsnis – turėti aiškų procesų ir turimų išteklių žemėlapį: žinoti, kaip informacija teka nuo užsakymo iki mokėjimo, kokios sistemos yra įtrauktos ir kas peržiūri kiekvieną etapą. Be patikimų įrašų ar tarpžinybinio koordinavimoProblemų daugėja: negaunamos sąskaitos faktūros, terminai be tolesnių veiksmų arba žodiniai susitarimai, kurių niekas nedokumentavo.

Taip pat patartina turėti nedidelę pinigų atsargą laikiniems neatitikimams padengti, nes net ir viską gerai sutvarkius, Visada bus vėlavimų arba nemokėjimų kuris užklumpa tave netikėtai.

Technologijos dabar yra būtinos ir prieinamos: programinė įranga, kuri išrašo sąskaitas faktūras, automatizuoja įspėjimus, rodo būseną realiuoju laiku, leidžia klientams atsisiųsti sąskaitas faktūras, įjungia valdymo skydus ir pagreitina pretenzijų nagrinėjimą. Su tinkamais įrankiais gausite valandų valandas ir tikslumą. per dieną

Dirbkite su vidutiniu skolų išieškojimo laikotarpiu: skatinkite ankstyvą mokėjimą nuolaidomis, peržiūrėkite sąlygas pagal klientų segmentus ir, kai tai tikslinga, sutrumpinti terminai derybų būdu kad neapkrautumėte savo dėžutės.

Jei reikia papildomos galios, yra išorinių sprendimų: faktoringas perduoda valdymą (o kartais ir riziką) subjektui; kredito draudimas padengia nesumokėtus mokėjimus ir profesionalizuoja skolų išieškojimą. Abu variantai padeda stabilizuoti verslo riziką kai norisi ramiau miegoti.

Išplėstiniai patarimai, kaip optimizuoti skolų išieškojimą ir mokėjimus

Reguliariai rengkite pinigų srautų prognozes: jei jos gerai parengtos, jose nurodoma, kiek likvidumo jums reikės, kada ir kodėl. Duomenų kokybė ir algoritmo kokybė Skaičiavimas lemia, ar pavyko, ar nepavyko.

Nors jos ne visada jums privalomos, pinigų srautų ataskaitų rengimas suteikia aiškų vaizdą apie įplaukas ir išmokas pagal veiklą; išsamiai išanalizuokite tas sroves Tai leidžia aptikti kliūtis ir galimybes.

Centralizuoti duomenis vienoje priemonėje, kad būtų galima gauti konsoliduotą banko sąskaitų faktūrų, skolų išieškojimo ir mokėjimų vaizdą; be to, klientų suskirstymas į kategorijas pagal įsipareigojimų nevykdymo riziką Galite tinkinti priminimus, sąlygas ir stebėjimą.

Pasikliaukite iždo rodikliais ir aiškiai apibrėžtais duomenų apdorojimo metodais: neapsiribokite vienu skaičiumi ir peržiūrėkite kaip jie apskaičiuojami ir atnaujinami Metrika; jei procesas pasenęs, jūsų išvados taip pat bus pasenusios.

Reguliariai apmokykite dalyvaujančią komandą ir apsupkite save gerais specialistais (vidiniais ir išoriniais): mokesčių, apskaitos, iždo, informacijos saugumo, mokėjimų ir naudotojo patirties… Kolekcionavimo procesas apima daugelį disciplinų Ir svarbu neatsilikti.

Kaip praktiškai valdomi pinigų srautai

Kurdami mokėjimo / surinkimo patirtį, atsižvelkite į mokėjimo ir surinkimo būdų prieinamumą: kuo daugiau jų priimate, tuo lengviau sudaryti sandorius, nors sekimas gali tapti šiek tiek sudėtingesnis. Įvairovės ir kontrolės pusiausvyra tai svarbiausia.

Saugumas, tiek fizinis, tiek kibernetinis, turi būti pritaikytas prie sandorio rizikos. Ne visoms operacijoms reikalingas toks pat saugumo lygis, tačiau Mokėjimai tranzito metu visada turi būti apsaugoti ir su aiškiais valdikliais.

Pasirūpinkite tiek rinkliavų išieškotojo, tiek mokėtojo patogumu, ypač jei bendraujate su vartotojais ar įmonėmis, kurios nėra įpratusios prie šių procesų; aiški ir paprasta mokėjimo patirtis Tai sumažina trintį ir iškritimus.

Derėtis dėl finansavimo galimybių ir garantijų, kai tai tinkama, susieti mokėjimus su dokumentais, kai tai būtina, ir valdyti mokėjimo duomenų tvarkymą pagal reglamentus. Šių duomenų analizė Tai padeda pagerinti patirtį ir suprasti poveikį iždui.

Nepamirškite mokestinių pasekmių (pvz., išankstinio PVM mokėjimo) ir stebėkite klientų ar tiekėjų pretenzijas, susijusias su mokėjimais; taip pat apibrėžkite, kas renka ar moka, kokie yra jų įgaliojimai ir kokios vidaus kontrolės priemonės taikomos. Proceso vyriausybė išvengia netikėtumų.

Automatizavimas: nuo paspaudimų iki išmanumo

Automatizavimas gali veikti dviem pagrindiniais aspektais: viena vertus, automatinis mokėjimų išleidimas (reikalaujantis iždo kontrolės ir sutarto algoritmo, kuris atsižvelgia į įvairius scenarijus); kita vertus, duomenų apdorojimo automatizavimas Surinkimas / mokėjimas, kuris suaktyvina sąskaitų išrašymą, apskaitą, suderinimus, ataskaitas ir terminų stebėjimą.

Anksčiau mažos įmonės praleisdavo nesuskaičiuojamas valandas pasikartojantiems patikrinimams; šiandien, naudojant valdymo sprendimus, didelė dalis šio darbo atliekama per kelias sekundes. Laikas atlaisvinamas analizei, tobulėjimui ir sprendimų priėmimui.ir kontrolės standartai yra keliami.

Dabartinės priemonės leidžia automatiškai atlikti įrašus, atlikti automatinius suderinimus, gauti ataskaitas ir prognozes be didelių pastangų. Vos keliais paspaudimais galite viską kontroliuoti ir skirti laiko tam, kas kuria pridėtinę vertę.

Yra net elektroninės prekybos mokėjimo šliuzų, kurie integruoja mokėjimų valdymą skaitmeniniame versle, centralizuodami mokėjimo būsenas ir metodus vienoje skydelyje; kai kuriais atvejais yra įperkami fiksuoto tarifo planai (pavyzdžiui, 19 EUR per mėnesį tam tikromis sąlygomis), o tai sumažina profesionalizacijos kliūtis.

Privatumo pranešimas: atminkite, kad slapukų nustatymai jūsų technologijų teikėjų svetainėse gali turėti įtakos jūsų patirčiai ir teikiamoms paslaugoms; tvarkyti slapukų nuostatas Priėmus protingą sprendimą, pagerėja naudojimo paprastumas ir saugumas.

Pagrindinės funkcijos, kurių neturėtų trūkti jūsų programinėje įrangoje

Gera gautinų / mokėtinų sumų valdymo sistema turėtų supaprastinti ir automatizuoti sąskaitų faktūrų ir iždo stebėjimą, taip sumažinant administracinę naštą. Šios savybės viską pakeičia tarp įrankio, kuris prideda vertę, ir įrankio, kuris trukdo:

• Sąskaitų faktūrų ir surinktų kvitų stebėjimas, siekiant žinoti, kas gaunama, o ko trūksta.
• Gautų sąskaitų faktūrų ir bilietų registravimas patikimu OCR skaitytuvu ir patvirtinimas, jei reikia.
• Automatiniai mokėjimo terminų priminimai, siekiant išvengti vėlavimų ir nemokėjimų.
• Banko sąskaitų suderinimas (rankinis ir automatinis) su išrašų importu / sinchronizavimu.
• Ryšys su keliais bankais ir API išorinėms integracijoms.
• Pinigų srautų prognozė su scenarijais, skirtais likvidumo spaudimui numatyti.
• Skolų ėmimo ataskaitos ir analizė: punktualumas, vėlavimai ir delspinigiai.

Pirmaujanti programinė įranga ir sprendimai rinkoje

Yra laisvai samdomiems darbuotojams ir MVĮ skirtų programų paketų, kurie apjungia sąskaitų faktūrų išrašymą, apskaitą ir iždą su labai išsamiais išieškojimo moduliais. Tai yra reprezentatyvios savybės kai kurie populiarūs sprendimai:

Kvipu

Tai leidžia realiuoju laiku stebėti kiekvienos sąskaitos faktūros būseną (laukiama, pradelsta, apmokėta), nuskaityti sąskaitas faktūras ir kvitus naudojant OCR ir žmogaus patvirtinimą, automatiškai priminti apie mokėjimus, prognozuoti pinigų srautus su scenarijais, automatiškai sutikrinti banko sąskaitas ir sinchronizuoti su plačiu bankų katalogu (daugiau nei 300), teikti masinį sutikrinimą, teikti iždo ataskaitas ir eksportuoti operacijas. Jo mokymosi kreivė yra švelni, o palaikymas yra labai vertinamas..

Anfix

Ji siūlo sąskaitų faktūrų stebėjimą realiuoju laiku, pritaikomus momentinius pranešimus, išmanųjį banko sąskaitų suderinimą su siūlomais ryšiais tarp operacijų ir dokumentų bei kelių banko sąskaitų valdymą. pritaikomos ataskaitos (skolos amžius, pinigų srautai, statistika)Jos sąsaja skirta aiškumui ir veikimo greičiui.

Lygiagretus

Rinkitės paprastumą neprarandant esminių dalykų: sąskaitų faktūrų sekimas naudojant spalvomis koduotą sistemą, rankinis būsenos keitimas, bazinis OCR skaitytuvas su ribota talpa, automatinis suderinimas (kaip mokama priemone), kvitų ir pervedimų valdymas bei paprastos iždo ataskaitos. Jame nėra automatinių priminimų ar išsamių integracijų.Bet tai labai naudinga tiems, kurie nori kažko paprasto.

Bilage

Tai apima išsamų stebėjimą su spalvų kodais, pritaikomus priminimus pagal dokumentą ir kalendorių, banko sąskaitų suderinimą (rankinį / automatinį), išlaidų fiksavimą naudojant OCR + AI (su retkarčiais pasitaikančiomis klaidomis ir skaitymo apribojimais), pinigų srautų ataskaitas ir ryšys su el. prekyba ir šliuzais (pvz., „WooCommerce“, „PayPal“, „Stripe“), nors ir su šiek tiek ribotomis integracijomis.

Billinas

Aiškus skydelis su sąskaitos faktūros būsena, labai greitas, bet ne visada tikslus dirbtinio intelekto OCR skaitytuvas, automatiniai priminimai ir banko bei kortelių mokėjimo būdų valdymas; neleidžia importuoti operacijų ar atlikti banko sąskaitų suderinimo. Tinka laisvai samdomiems darbuotojams arba MVĮ be specialiųjų poreikių iždas.

Neapmokėtų ir neapmokėtų mokėjimų stebėsena

Naudinga praktika yra atskirti sąskaitas faktūras į „Laukiama“ ir „Užbaigta“ rodinius: kai bankas patvirtina mokėjimą, pažymite sąskaitą faktūrą kaip surinktą ir ji dingsta iš laukiančiųjų sąrašo, pakoreguodami bendrą sumą. Galite netgi automatizuoti padėkos el. laišką savo klientams, nes mandagumas taip pat ugdo lojalumą.

Jei mokėjimo terminas praleidžiamas ir mokėjimas negaunamas, išsiųskite draugišką priminimą sutartu kanalu. Tvirtumas neprieštarauja formai.Ir punktualumas terminų atžvilgiu turi būti norma.

Trečiųjų šalių paslaugos: faktoringas ir kredito draudimas

Norėdami sustiprinti valdymą, galite perduoti dalį proceso išoriniam tiekėjui: faktoringas deleguoja skolos valdymą (o kartais ir riziką) subjektui, o kredito draudimas padengia nemokėjimą ir profesionalizuoja skolų išieškojimą. Šie sprendimai apsaugo nuo nemokumo. tiek faktiškai (užsitęsęs delsimas), tiek teisiškai (bankrotas, mokėjimų sustabdymas ir kt.).

Yra specializuotų draudikų, kurie, be apdraustų pardavimų kompensavimo, apima ir skolų išieškojimo išlaidos ir rizikos analizėDaugelį pasiūlymų galima pritaikyti pagal klientų skaičių, pageidaujamą draudimo apsaugą ar įmokos tipą ir įtraukti papildomas paslaugas (šalies rizikos ataskaitas, finansavimo alternatyvas, profesionalų skolų išieškojimo valdymą).

Sąskaitų išrašymas ir mokėjimų valdymas: tai ne tas pats

Sąskaitų faktūrų išrašymas – tai sąskaitos faktūros su mokėjimo sąlygomis išrašymas ir išsiuntimas; atsiskaitymas apima visą ciklą: sąskaitų stebėjimą, priminimus, mokėjimų gavimą ir registravimą. Abiejų sąvokų supainiojimas veda prie netvarkingų procesų apskaitos sistema su spragomis.

Dažniausios klaidos, kurių reikėtų vengti: manyti, kad sąskaita faktūra garantuoja apmokėjimą (ne, pinigų srautų nėra, kol ji neapmokėta), manyti, kad automatizavimas viską išsprendžia (be gerų sąlygų ir peržiūrų klaidos praslysta), manyti, kad oficialias sąskaitas faktūras reikia išrašyti tik didelėms įmonėms, arba kad Visos sąskaitos faktūros turi būti popierinės.Taip pat patartina suasmeninti terminus (ne viskas yra 30 dienų), aiškiai paaiškinti, kaip mokėti, ir sekti apmokėtas sąskaitas faktūras auditui bei kurti pasitikėjimą su trečiosiomis šalimis.

Verslo įrankiai ir atitiktis reglamentams

Be valdymo paketų ir mokėjimo šliuzų, yra apskaitos ir iždo sprendimų, sukurtų siekiant laikytis reglamentų ir automatizuoti visus procesus: integracija su Mokesčių agentūra, prisitaikymas prie kovos su sukčiavimu reikalavimųSII (nedelsiamas informacijos tiekimas) moduliai, analitinė apskaita ir iždo valdymas SEPA formatai su suderinimu Q43.

Šio tipo sistemoje įprasta rasti prieigos kontrolę pagal vartotoją ir leidimus, formų ir ataskaitų pritaikymą, knygų blokavimą pagal laikotarpius, lygiagrečių užduočių valdymą ir apskaitos importą iš kitų programų. Tikslas – lipti neprarandant kontrolės ir paversti apskaitą sprendimų priėmimo varikliu.

Daugelis tiekėjų techninį turinį papildo atsisiunčiamais vadovais, kurie padės jums įgyvendinti geriausią praktiką; tai nėra neįprasta, kai Tūkstančiai vartotojų atsisiunčia šiuos išteklius, įrodymas, kad yra paprastų metodų, kurie veikia kasdieniame gyvenime, alkis.

Kaip reaguoti į nesumokėjimą ir kiti dažnai užduodami klausimai

Nesumokėjus, veikite greitai: pirmąją dieną po mokėjimo termino susisiekite su jais ir perduokite reikiamą informaciją; jei pastebėsite sunkumų, pasiūlykite aiškų mokėjimo planą, kad skola netaptų įsisenėjusi. Skubus atsiskaitymas padaugina mokėjimo galimybes.

Kas yra skolų išieškojimo valdymo mokestis? Tai papildomas mokestis, kurį kai kurios įmonės taiko, kad padengtų papildomas skolų išieškojimo stebėsenos ir tvarkymo išlaidas; gerai komunikuojama ir laikantis sutartiesTai gali atgrasyti nuo vėlavimų ir kompensuoti papildomą valdymą.

Be reakcijos, nepamirškite, kad klientą reikia informuoti aiškiomis ir paprastomis sąskaitomis faktūromis su mokėjimo instrukcijomis ir matomomis datomis, Tai sumažina abejones ir pagreitina procesąJei, nepaisant visko, tai užsitęsia, apsvarstykite galimybę oficialiai padalyti sutartį.

Paskutinė praktinė rekomendacija: turėdami tiesioginę neapmokėtų mokėjimų ataskaitą ir kiekvieno kliento rizikos ataskaitų suvestinę, galėsite nustatyti savo pastangų prioritetus. Laiku pakoreguokite sąlygas ir išvenkite netikėtumų kai uždarote mėnesį.

Mokėjimų ir skolų valdymas taikant metodus, technologijas ir rizikos kriterijus suteikia Jums pranašumą: sumažėja pinigų srautai, finansinės išlaidos, sustiprėja santykiai su klientais ir tiekėjais, o komanda gauna laiko didesnės vertės užduotims. Tai trumpiausias kelias į tvarų, augimui pasirengusį verslą.