Sąnaudų apskaita ir finansinė apskaita: išsamus ir praktinis vadovas

pradžia » Dėžės » Sąnaudų apskaita ir finansinė apskaita: išsamus ir praktinis vadovas

Įmonėse egzistuoja dvi pagrindinės apskaitos kalbos. Finansinė apskaita ir sąnaudų apskaita (arba analitinė apskaita) atlieka viena kitą papildančius tikslus. Nors dažnai painiojamos, kiekviena iš jų atsako į skirtingus klausimus, aptarnauja skirtingus vartotojus ir veikia pagal savo logiką. Supratimas, kur jos sutampa ir kur skiriasi, yra labai svarbus norint priimti geresnius sprendimus, laikytis reglamentų ir didinti efektyvumą.

Be to, kad palygino savo tikslus, Pamatysime, kas naudoja kiekvieną informacijos elementą, kaip jie yra reguliuojami ir kokia jų laikina orientacija.Mes išnagrinėsime jų siekiamą tikslumo laipsnį, naudojamus matavimo vienetus ir kaip jie įgyvendinami praktiškai (įskaitant jų valdymą ERP sistemoje, pvz., „Dynamics 365 Business Central“). Taip pat išnagrinėsime jų taikymą tokiuose sektoriuose kaip statyba, vaidmenį... užsakomųjų ir pagrindines sąvokas, kurias kiekvienas profesionalas turėtų įvaldyti, kad galėtų sėkmingai pradėti.

Finansinė apskaita: tikslas, apimtis ir informaciniai produktai

Finansinė apskaita yra sistema, kuri registruoja, klasifikuoja ir apibendrina visas ekonomines operacijas įmonės pagal pripažintus standartus. Jos tikslas – pateikti aiškų įmonės turto, finansinės būklės ir rezultatų vaizdą tam tikra data ir laikotarpiu.

Jų pagrindiniai produktai yra finansinės ataskaitos.Įtrauktos šios ataskaitos: balansas, pelno (nuostolių) ataskaita, pinigų srautų ataskaita ir, jei taikoma, nuosavo kapitalo / nepaskirstytojo pelno pokyčių ataskaita. Šios ataskaitos leidžia įvertinti veiklos rezultatus, užtikrinti mokesčių įsipareigojimų laikymąsi ir atskaitomybę trečiosioms šalims.

Kalbant apie duomenų valdymą, Finansinė apskaita yra privaloma ir standartizuota.Ispanijoje apskaitą reglamentuoja Bendrasis apskaitos planas (PGC); kituose kontekstuose taikomi GAAP arba lygiaverčiai standartai. Standartizacija užtikrina palyginamumą, skaidrumą ir patikimumą. „Ištikimas vaizdas“ apie turtą, finansinę padėtį ir rezultatus.

Tarp įprastų jos operacinių funkcijų yra Didžioji knyga, laikotarpio uždarymas ir koregavimai, ilgalaikio turto valdymas (įsigijimas, amortizacija ir perleidimas), mokesčių apskaičiavimas ir ataskaitų teikimas, finansinių ataskaitų rengimas ir banko sąskaitų suderinimas.

Sąnaudų apskaita (arba analitinė apskaita): tikslas, vidinė perspektyva ir vadovybės naudingumas

Sąnaudų apskaita, dar vadinama sąnaudų apskaita arba sąnaudų kontrolėJame daugiausia dėmesio skiriama su vidiniais procesais ir gamybos veikla susijusių sąnaudų išskaidymui ir analizei. Jo tikslas – palengvinti sprendimų priėmimą ir pagerinti efektyvumą. Supraskite pelningumą pagal produktą, klientą, projektą ar centrą.

Kitaip nei finansinėje apskaitoje, Jo naudojimas yra vidinis.Jam netaikomi privalomi reglamentai, o jo struktūra priklauso nuo kiekvienos organizacijos valdymo poreikių. Pagrindinis principas yra toks: naudingumasInformacija turi būti praktiška, aktuali ir pritaikoma vadovybei.

Ši disciplina leidžia mums įvertinti ir palyginti standartinės išlaidos ir faktinės išlaidos, priskirti tiesiogines ir netiesiogines išlaidas sąnaudų centrams, analizuoti nukrypimus ir kurti išsamias pelningumo ataskaitas pagal verslo linijas, skyrius ar projektus.

Nors jo įgyvendinimas paprastai yra savanoriškas, Tai ypač paplitusi gamybos pramonėje Ir tam tikrose aplinkose tai gali būti laikoma konkurenciniu reikalavimu biudžeto sudarymui, kainodarai ir griežtai kontroliuojant pelno maržas.

Vartotojai ir tikslai: kam reikalinga kiekvieno tipo informacija

Finansinėje apskaitoje Tipiniai vartotojai yra išoriniai ir vidiniaiAkcininkai, investuotojai, bankai, vyriausybinės agentūros, auditoriai ir net pati vadovybė. Visi jie siekia patikimumo ir palyginamumo, kad galėtų įvertinti mokumą, pelningumą ir atitiktį reikalavimams.

Kita vertus, sąnaudų apskaita Skirta vadovams ir sričių vadovams (operacijų, gamybos, pardavimų, projektų vadovų), kuriems reikalingas detalumas ir greitis priimant sprendimus, kontroliuojant nukrypimus ir optimizuojant procesus.

Jo paskirtį galime apibendrinti taip: Finansų įstaiga „praneša“, kas įvyko su reguliavimo griežtumu; kaina, kurią reikia „aiškinti ir prognozuoti“, kad būtų galima veikti, nagrinėti scenarijus ir valdyti ateitį.

Reguliavimo sistema ir pagrindiniai principai

Finansinė apskaita privalo laikytis taisyklių (PGC Ispanijoje arba kitos sistemos). Tai reiškia vienodus pripažinimo ir vertinimo kriterijus, patvirtinamuosius dokumentus ir auditą, siekiant užtikrinti ištikimas vaizdas įmonės.

Sąnaudų apskaitai netaikomi griežti teisiniai standartai. Pirmenybė teikiama naudingumui ir lankstumui.Todėl ji palaiko įvairias sąnaudų apskaičiavimo sistemas (pilną, kintamą, procesinį, užsakymų, ABC, standartinį/patirtą) ir analitines struktūras, pritaikytas kiekvienai organizacijai.

Duomenų orientacija laike, tikslumas ir interpretavimas

Finansų sektorius daugiausia retrospektyviaiJis konsoliduoja praeities įvykius per laikotarpius (dažniausiai metinius, nors taip pat ir ketvirtinius ar mėnesinius) ir pateikia momentinę ataskaitą uždarymo dieną. Pavyzdžiui, balansas gruodžio 31 d. yra finansinės padėties momentinė apžvalga.

Sąnaudų analizė žvelgia į dabartį ir ateitį: projektai, simuliacijos ir sąmatos siekiant numatyti sprendimus. Kadangi jame yra įverčiai (standartinės išlaidos, netiesioginis paskirstymas), jo tikslumas gali skirtis, tačiau jis suteikia didžiulę vertę planuojant ir koreguojant kursą laiku.

Kalbant apie tikslumą, Finansinė ataskaita atspindi realius sandorius. užregistruotas ir patvirtintas; sąnaudų atveju realūs duomenys derinami su hipotezėmis, standartais ir paskirstymais, kuriuos reikia periodiškai peržiūrėti ir išbandyti.

Matavimo vienetai ir detalumas

Finansinė apskaita išreiškiama piniginis vienetas ir veikia naudodama didžiosios knygos sąskaitas. Pagrindinis dėmesys skiriamas suvestiniams rodikliams įmonės arba juridinio asmens lygmeniu.

Sąnaudų apskaita gali būti naudojama keli fiziniai ir operaciniai vienetai (darbo valandos, mašinų darbo valandos, pagaminti vienetai, kilogramai, kvadratiniai metrai, apdoroti užsakymai...), be valiutos. Tai leidžia atlikti išsamią procesų, produktų ir darbo centrų analizę.

Terminologija ir svarbiausios sąvokos pradžiai

Norint suprasti ir dirbti su išlaidomis, naudinga įvaldyti keletą sąvokų. Pirma, atskirti Išlaidos ir sąnaudosApskaitos sąnaudos (6 grupė PGC) apima su administravimu, paskirstymu ar finansavimu susijusį suvartojimą; sąnaudos yra susijusios su gamybos procesu ir įtraukiamos į atsargų vertę iki pardavimo.

Taip pat turėsime valdyti fiksuotos išlaidos (nesiskiria priklausomai nuo trumpalaikės apimties, pvz., nuomos), kintamos išlaidos (svyruoja priklausomai nuo veiklos, pvz., medžiagų ir kai kurių darbo sąnaudų) ir netiesioginės išlaidos (tiesiogiai nepriskirta produktui: bendrosios paslaugos, žmogiškieji ištekliai, prekės, rinkodara).

Kiti pagrindiniai terminai yra pelningumas (pardavimai, kai pelnas lygus nuliui), analizė sąnaudų, apimties ir naudos (CVP), standartinės išlaidos (etaloniniai parametrai palyginimui su faktiniais) ir tiesiogines išlaidas (vienareikšmiškai priskiriama produktui ar paslaugai).

Finansinė apskaita savo ruožtu dirba su klasikinės valstybėsBalansas (turtas = įsipareigojimai + nuosavas kapitalas), pelno (nuostolių) ataskaita (pajamos – sąnaudos = pelnas), pinigų srautų ataskaita (veiklos, investicinės ir finansinės veiklos) ir, jei taikoma, nuostolių ataskaita nepaskirstytasis pelnas arba turto pokyčiai.

Dažniausiai naudojamos sąnaudų sistemos ir modeliai

Įmonės gali įgyvendinti skirtingus skaičiavimo ir paskirstymo architektūros priklausomai nuo jų veikimo: pagal procesą (nuolatinė gamyba), pagal užsakymą ar projektą (partijos/darbai), pagal pilną kainą ar tiesioginę kainą, standartines išlaidas ir patirtas išlaidas bei sistemas ABC (veiklos pagrindu apskaičiuojamas kaštai) tiksliau paskirstyti netiesiogines išlaidas.

Pagrindinis ramstis yra paskirstymas sąnaudų centrams (CECOS)Išlaidų grupavimas į sprendimų priėmimo ir atsakomybės vienetus leidžia lengviau matuoti veiklos rezultatus, aptikti neefektyvumą ir užtikrinti aiškią atskaitomybę.

ERP diegimas ir veikimas: „Dynamics 365 Business Central“ atvejis

Šiuolaikinės ERP sistemos integruoja abu požiūrius. Finansų srityje įprasta turėti Didžioji knyga, uždarymai ir koregavimaiilgalaikio turto valdymas, mokesčių skaičiavimas, ataskaitų teikimas realiuoju laiku ir Banko suderinimas automatizuotas.

Sąnaudų apskaitoje tokios priemonės kaip „Business Central“ leidžia apibrėžti sąnaudų centrai ir sąnaudų sąskaitos, paskirstymo taisyklės netiesioginių išlaidų paskirstymui, standartinių ir faktinių palyginimų bei stebėjimo projektai su biudžeto kontrole ir pelningumo analize pagal produktą, skyrių ar klientą.

Verta nepamiršti, kad išplėstinės analitinės funkcijos gali būti reiklus konfigūracijai ir veikimuiDaugelyje MVĮ kai kurie ataskaitų teikimo poreikiai tenkinami naudojant dimensijų analizę, analizės rodinius ir pritaikytas finansines ataskaitas, neįdiegus viso kaštų modulio.

Didžiausias privalumas yra tas, kad kai ERP sistemoje egzistuoja abu pasauliai, įmonė Padidinkite atsekamumą, duomenų nuoseklumą ir lankstumą uždaryti laikotarpius, paaiškinti nukrypimus ir suderinti kasdienį valdymą su finansiniais rezultatais.

Statybų sektorius: kaip taikyti sąnaudų kontrolę statybvietėse

Statybų srityje kiekvienas projektas gali būti traktuojamas kaip gamybos centrasNorint kontroliuoti ekonominį rezultatą, reikia sukurti analitinį modelį, kuris leistų žinoti realias išlaidas kiekvienam projektui, pagal skyrius ar net pagal darbo vienetus (konstrukciją, fasadus, įrenginius ir kt.).

Be maržos, svarbu išmatuoti finansinės rizikos ir stresaiŠie rodikliai padeda numatyti likvidumo problemas ir palengvina geresnes derybas su klientais ir tiekėjais. Jie taip pat seka neatitikimus tarp atliktų ir patvirtintų darbų arba tarp sąskaitoje faktūroje išrašytų ir surinktų mokėjimų.

Kontrolė prasideda nuo planavimasNe visi projekto skyriai veikia vienodai, todėl būtina periodiškai lyginti faktinę pažangą su planuota, nustatyti nukrypimus ir siūlyti taisomuosius veiksmus.

Daugeliui mažų ir vidutinių statybos įmonių teisinės apskaitos paslaugų derinimas su analitinė darbų kontrolė (vidinis arba perduotas išorės tiekėjams) leidžia gauti naudingą mėnesinę informaciją sprendimų priėmimui, nesukuriant sudėtingos vidinės sistemų struktūros.

Užsakomųjų paslaugų teikimas ir įrankiai: kada verta perduoti išorės paslaugų teikėjams ir ką tai siūlo

Apskaitos ir kontrolės perdavimas išorės rangovams gali būti veiksmingas būdas sumažinti fiksuotas išlaidas (atlyginimai, licencijos, infrastruktūra) ir konvertuoti juos į kintamuosius taikant tarifą, kuris atitinka realius poreikius.

Šis būdas suteikia mastelio keitimas ir lankstumasTai leidžia absorbuoti darbo krūvius neperkraunant darbuotojų ir beveik realiu laiku pritaikyti išteklius prie verslo ciklo.

Kitas privalumas yra prieiga prie specialistų ir technologijų pažangiausia (finansinė ir analitinė apskaita), su galimybe imituoti scenarijus ir teikti prognozes, pagrįstas patikimais duomenimis.

Pagerėja atitiktis reglamentams: ekspertų komandos ir brandūs procesai sumažina riziką klaidos mokesčiuose ir deklaracijose, o tai ypač vertinga besikeičiančioje reguliavimo aplinkoje.

Organizacijos taip pat gali pasikliauti valdymo programinė įranga (ERP) finansų, sąnaudų ir operacijų integravimui. Įrankio pasirinkimas (pvz., „Business Central“, „SAGE“, „QuickBooks“ ar kiti) turėtų atitikti įmonės dydį, sudėtingumą ir tikslus.

Pagrindiniai skirtumai, trumpai ir pagrįstai

TikslasFinansinis aspektas siekia informuoti trečiąsias šalis ir laikytis standarto; sąnaudų aspektas padeda vadovybei priimti sprendimus ir gerinti efektyvumą.

VartotojaiFinansinės ataskaitos skirtos vidaus ir išorės šalims (investuotojams, vadovybei, auditoriams); analitinės ataskaitos skirtos vidaus sprendimų priėmėjams (vadovybei, operacijoms, projektams).

ReglamentąFinansinė apskaita yra privaloma (PGC/GAAP); sąnaudų apskaita yra savanoriška ir lanksti, nors tam tikrose pramonės šakose ji tampa būtina norint konkuruoti.

Pagrindinis principas: tikslus finansinis vaizdas; naudingumas sąnaudų požiūriu.

Laiko horizontasFinansinis yra retrospektyvus; kaštų – dabartinis ir ateities prognozės.

TikslumasFinansinis modelis atspindi realius sandorius; sąnaudų modelis leidžia atlikti įvertinimus ir paskirstymus (kuriuos reikia peržiūrėti).

MatavimasFinansinis modelis naudoja valiutą; sąnaudų modelis, be piniginių, integruoja fizinius ir veiklos rodiklius.

LaikotarpisFinansinis paprastai užbaigiamas finansiniais metais (ir tarpiniais laikotarpiais); sąnaudų atveju galima dirbti bet kuriuo naudingu laikotarpiu (savaitėmis, etapais, projektais).

Mokymai ir profesinis tobulėjimas: ko mokytis ir nuo ko pradėti

Kiekvienas, norintis pradėti dirbti buhalteriu ar administraciniu specialistu, turėtų sustiprinti savo žinias apskaitos principaiTerminologija ir praktika dirbant su didžiosiomis sąskaitomis, mokėtinomis / gautinomis sumomis, darbo užmokesčiu ir suderinimais, taip pat naudojant biuro įrankius ir apskaitos programinę įrangą.

Kokybiškos mokymo programos derina užsiėmimus su pripažintus sertifikatus (pvz., „QuickBooks“, „Microsoft Office“) ir valandų valandas praktikos realioje aplinkoje – tai labai vertina darbdaviai, nes tai pagreitina mokymosi kreivę.

Specializacija į sąnaudų apskaita (skaičiavimas, paskirstymas ir valdymas) kelia profesinį profilį ir gali būti sustiprintas konkrečiais valdymo kontrolės, sąnaudų modelių (standartinio, ABC) ir verslo analitikos kursais.

Tie, kurie derina darbą ir studijas, gali pasinaudoti lankstūs tvarkaraščiaiKai kuriose šalyse taip pat yra finansinės paramos programos ir speciali pagalba (įskaitant išmokas veteranams), kurios palengvina prieigą prie mokymų.

Kaip jie yra susiję ir vienas kitą maitina

Nors ir skirtingos, abi apskaitos sistemos Jie dalijasi žaliavomisFinansinis aspektas suteikia patikimą ir audituotą verslo sandorių ir ekonominių įvykių sistemą; analitinis aspektas gilinasi į pagrindines priežastis ir duomenis paverčia operatyviniais sprendimais.

Kai įmonė suderina savo išorines ataskaitas su savo vidinė kontrolė (pavyzdžiui, per su apskaitos planu susietus matmenis ir sąnaudų centrus), pasiekiamas nuoseklumas: kiekvienas užregistruotas euras turi operacinį „kodėl“, o kiekvienas vidinis sprendimas tinkamai atsispindi skaičiuose.

Akivaizdu, kad abiejų metodų įvaldymas padidina įmonės valdymo pajėgumus.Žaidimo taisyklių laikymasis su trečiosiomis šalimis išlaikomas neaukojant lankstumo planuojant, nustatant kainas, optimizuojant procesus ir prioritetizuojant investicijas. Tinkamų įrankių taikymas, prireikus pasitelkiant ekspertus ir skatinant komandos tobulėjimą, apskaitos informacija iš paprasto reikalavimo taps konkurenciniu pranašumu.