Įmonės organizacinė schema: kas tai yra, tipai, naudingumas ir kaip ją sukurti

Pradžia » Žmogiškieji ištekliai » Įmonės organizacinė schema: kas tai yra, tipai, panaudojimas ir kaip ją sukurti

Supratimas, kaip įmonė yra struktūrizuota, yra esminis jos efektyvaus veikimo elementas . Būtent todėl egzistuoja pagrindinė vizualinė priemonė, vadinama organizacine schema , kuri aiškiai atspindi hierarchiją, vaidmenis, funkcijas ir santykius tarp skirtingų organizacijos narių.

Šiame straipsnyje išsamiai paaiškiname, kas yra įmonės organizacinė schema , jos tipai, privalumai, apribojimai, praktinis panaudojimas, realūs pavyzdžiai ir kaip galite sukurti veiksmingą schemą, nesvarbu, ar tai būtų maža įmonė, ar didelė tarptautinė korporacija.

Kas yra įmonės organizacinė schema?

Organizacinė schema yra grafinis organizacijos vidinės struktūros vaizdas . Šioje vaizdinėje diagramoje rodomi hierarchiniai ryšiai, užduočių pasiskirstymas, skyriai ir kiekvieno asmens ar komandos padėtis įmonėje.

Ši diagrama, panaši į šeimos medį, palengvina valdžios linijų nustatymą, funkcijų koordinavimą ir supratimą, kas kam atsiskaito. Organizacinėje schemoje pateikiama tokia informacija:

• Vardai ir pareigos darbuotojų.
• Nuotraukos (nebūtina).
• departamentai ir jo pasiskirstymas.
• Funkcijos ir pareigos paskirta.

Jo svarba slypi organizacinio aiškumo užtikrinime , vidinės komunikacijos gerinime ir trumpalaikio bei ilgalaikio strateginio planavimo palengvinime. Norint geriau suprasti, kaip veikia įmonė, naudinga apsvarstyti tokias pagrindines sąvokas kaip ekonomikos augimas.

Pagrindinės organizacinės schemos dalys

Norint geriau suprasti, kaip veikia organizacinė schema, naudinga peržiūrėti pagrindinius elementus pagal organizacinių struktūrų eksperto Henry Mintzbergo modelį :

• Pagrindinės operacijos: darbuotojai, atliekantys operatyvines užduotis.
• Strateginė viršūnė: vyresnioji vadovybė, atsakinga už svarbiausių sprendimų priėmimą.
• Vidurinė linija: viduriniosios grandies vadovai, kurie jungia vadovybę su operatoriais.
• Technologinė struktūra: techniniai profiliai, kurie prižiūri procesus ir teikia analitinę pagalbą.
• Pagalbinis personalas: pagalbinės funkcijos, pavyzdžiui, išorės paslaugos arba specializuoti rangovai.

Kokia yra organizacinės schemos paskirtis įmonėje?

Organizacinės schemos įdiegimas suteikia daug veiklos ir strateginių privalumų. Tai įrankis, padedantis pagerinti organizacijos skaidrumą, efektyvumą ir našumą . Pagrindiniai jos panaudojimo būdai:

• Aiškiai vizualizuokite vidinę hierarchiją ir valdžios lygiai.
• Žinojimas apie pareigas kiekvienos pozicijos ir vengti dubliavimo.
• Palengvinti verslo augimo planavimą ir naujų darbuotojų priėmimas.
• Optimizuokite vidinę komunikaciją ir sukurti efektyvius informacijos srautus.
• Apibrėžkite karjeros tobulinimo keliusgerinant darbuotojų motyvaciją.
• Aptikti struktūrinius trūkumus arba prastai apibrėžti vaidmenys.
• Peržiūrėti ir reorganizuoti įmonę kai reikia.

Be to, tai labai naudinga naujų darbuotojų adaptacijos procese , nes leidžia jiems greitai suprasti, kas yra kas ir kaip jų vaidmuo dera su organizacijos ekosistema. Šios dinamikos supratimas yra labai svarbus norint efektyviai sukurti sveiką vidinę ekonominę sistemą.

Pagrindiniai verslo organizacinės schemos tipai

Yra daugybė organizacinių schemų tipų, kurių kiekviena turi specifinių savybių, pritaikomų skirtingoms verslo struktūroms. Žemiau paaiškiname dažniausiai pasitaikančias:

1. Vertikali arba hierarchinė organizacinė schema

Tai pats tradiciškiausias modelis : viršuje yra bendroji vadovybė, o leidžiantis žemyn, rasite tarpinius lygius iki pat operatyvinio personalo. Tai suteikia aiškumo vadovavimo grandinėje , tačiau gali trukdyti komunikacijai tarp skyrių.

2. Horizontali arba plokščia organizacinė schema

Tai sumažina hierarchinius lygius. Tai skatina savivaldą ir tarpfunkcinį bendradarbiavimą . Tai idealiai tinka mažoms įmonėms arba startuoliams, taikantiems lanksčią metodiką.

3. Funkcinė organizacinė schema

Organizuokite darbuotojus pagal jų atliekamas funkcijas (pardavimai, rinkodara, finansai, operacijos ir kt.). Tai labai naudinga optimizuojant specializacijas, nors tai gali trukdyti bendradarbiavimui tarp skyrių.

4. Matricos organizacinė schema

Jis sujungia funkcinį modelį su projektų užduotimis. Darbuotojas gali būti atskaitingas keliems vadovams , o tai skatina lankstumą ir bendradarbiavimą, tačiau gali sukelti hierarchinių konfliktų.

5. Apskrita organizacinė schema

Jis paskirsto vaidmenis koncentriniais ratais, o vyresnioji vadovybė yra centre. Jis skatina bendradarbiavimą, o ne hierarchiją . Jis yra labiau vizualus ir įtraukesnis, nors didelėse struktūrose jis yra mažiau aiškus.

6. Organizacinė schema pagal padalinius

Suskirstykite įmonę į sritis pagal produktus, rinkas arba geografinius regionus . Kiekvienas padalinys turi savo struktūrą, leidžiančią veikti savarankiškai. Idealiai tinka tarptautinėms arba didelėms įmonėms.

7. Mišri organizacinė schema

Jis apjungia horizontalius ir vertikalius elementus. Jis naudojamas sudėtingoms įmonėms, turinčioms daug produktų, paslaugų ar vietų. Jis siūlo integruotą ir lankstų vaizdą.

8. Partnerio organizacinė schema

Tipiška profesionalioms įmonėms, tokioms kaip advokatų kontoros ar konsultacinės įmonės. Partneriai vadovauja struktūrai , o žemiau jų yra asocijuotieji darbuotojai ir techninis personalas.

Organizacinės schemos naudojimo jūsų įmonėje privalumai

Atnaujinta organizacinė schema stiprina tiek įmonės vidinį, tiek išorinį įvaizdį . Štai keletas pagrindinių privalumų:

• Tai pagerina organizavimą ir strateginį planavimą..
• Padidinti skaidrumą aiškiai parodant vaidmenis ir skyrius.
• Tai palengvina kliūčių nustatymą arba struktūrinis disbalansas.
• Palengvina sprendimų priėmimą turėdami aiškų organizacijos funkcionavimo vaizdą.
• Skatina vidinį mobilumąskatinti paaukštinimus ir karjeros augimą.
• Tai palengvina laisvų darbo vietų aptikimą ir naujų darbuotojų įdarbinimo planavimas.

Pagrindiniai organizacinių schemų naudojimo apribojimai

Nors tai labai naudingi įrankiai, jie taip pat kelia tam tikrų iššūkių, į kuriuos reikėtų atsižvelgti:

• Jie greitai pasensta jei jie neatnaujinami su kiekvienu šablono pakeitimu.
• Jie neatspindi neformalių santykių nei tarpsektorinio bendradarbiavimo.
• Jie nedemonstruoja lyderystės stilių nei tikroji komandos dinamika.
• Per didelis standumas Labai hierarchinėse struktūrose tai gali riboti inovacijas.

Kaip žingsnis po žingsnio sukurti įmonės organizacinę schemą?

Norint sukurti veiksmingą organizacinę schemą, reikia planavimo ir prieigos prie tinkamos informacijos. Rekomenduojami veiksmai:

1. Apibrėžkite organizacinės schemos tikslą

Ar tai bus vidinis dokumentas, skirtas darbuotojams, ar ir investuotojams bei suinteresuotosioms šalims? Tikslas nulems detalumo lygį ir naudotino dizaino tipą.

2. Surinkite pagrindinę informaciją

Surinkite duomenis apie visus darbuotojus ir skyrius: vardus, pavardes, funkcijas, pareigas, hierarchinius vadovus ir sričių vadovus.

3. Pasirinkite tinkamą organizacinės schemos tipą

Atsižvelgdami į savo įmonės struktūrą, pasirinkite tinkamiausią modelį: vertikalų, matricinį, žiedinį, funkcinį ir kt.

4. Sukurkite pirmąjį juodraštį

Naudokite tokius įrankius kaip „Word“, „PowerPoint“, „Excel“ arba specializuotas platformas, tokias kaip „Miro“, arba HR programinę įrangą, tokią kaip „Factorial“ ar „OpenHR“.

5. Pridėkite svarbią informaciją

Jei norite, įtraukite nuotraukų, kontaktinę informaciją arba pareigų aprašymus, kad būtų aiškiau, ypač jei naudosite jį adaptacijos ar mokymų tikslais.

6. Patvirtinkite organizacinę schemą su skyriais

Peržiūrėkite organizacinę schemą su komandos vadovais, kad nustatytumėte klaidas ir patvirtintumėte, jog informacija yra teisinga.

7. Bendrinkite ir paskelbkite organizacinę schemą

Įtraukite jį į intranetą arba vidines sistemas, kad darbuotojai galėtų su juo susipažinti.

8. Reguliariai atnaujinkite savo informaciją

Suplanuokite ketvirtinius arba pusmetinius vertinimus , kad būtų atspindėti struktūriniai pokyčiai, įdarbinimas, atleidimai iš darbo ar perkėlimas.

Realaus pasaulio verslo organizacinių schemų pavyzdžiai

Kad geriau suprastumėte, kaip šis įrankis naudojamas, pateikiame keletą žinomų įmonių pavyzdžių:

• "Apple": Jame naudojama daugiasluoksnė apvali organizacinė schema, idealiai tinkanti organizacijai, orientuotai į inovacijas ir technologijas.
• „McDonald's“: tradicinė hierarchinė struktūra, kai kiekviena šalis turi savo generalinį direktorių, o operacijos yra suskirstytos į zonas.
• "Starbucks": Ji naudoja matricos struktūrą, kad koordinuotų daugiau nei 20 000 vietų, o vaidmenys pasiskirsto tarp skyrių ir geografinių regionų.
• Koksas: Jos struktūra pagrįsta geografiniais padaliniais, ypatingą dėmesį skiriant rinkodarai ir nepriklausomoms operacijoms.

Dažnos klaidos, kurių turėtumėte vengti

• Nesuderinama organizacinė schema su kasdienio gyvenimo realybe.
• Padaryti pernelyg sudėtingątodėl sunku suprasti.
• Neįtraukite darbuotojų į jo patvirtinimą.
• Naudojant netinkamus įrankius dėl jo projektavimo ir priežiūros.
• Paskelbkite ir pamirškite apie atnaujinimą.

Gerai parengta organizacinė schema ne tik organizuoja įmonės struktūrą, bet ir yra vadovas koordinavimui, vadovavimui ir produktyvumui gerinti. Tai dinamiškas įrankis, kuris turi vystytis kartu su organizacija. Nuolatinis jos atnaujinimas ir pritaikymas prie dabartinių poreikių leidžia priimti geresnius sprendimus, gerina darbuotojų patirtį ir projektuoja profesionalų įvaizdį tiek viduje, tiek išorėje.