Apakah nota kredit: definisi, kegunaan, contoh dan perbezaan

Laman Utama » Perakaunan » Apakah nota kredit: definisi, kegunaan, contoh dan perbezaan

Jika anda pernah mengeluarkan invois dan kemudian menemui kesilapan, atau jika pelanggan memulangkan sebahagian daripada pembelian, anda mungkin pernah menemui konsep nota kredit . Ia bukan ciptaan yang pelik atau kehendak pentadbiran: ia adalah alat formal untuk merekodkan penurunan nilai jualan yang telah diinvoiskan dan, oleh itu, direkodkan dalam perakaunan anda.

Sebelum menerangkan secara terperinci, adalah penting untuk menjelaskan sesuatu: di Sepanyol, adalah perkara biasa untuk menggunakan invois pembetulan untuk meminda invois yang dikeluarkan, walaupun ramai orang masih merujuknya sebagai "nota kredit." Di negara lain yang berbahasa Sepanyol, nota kredit digunakan secara rasmi (dan dengan keperluan yang sangat khusus). Di bawah, anda akan menemui bila ia digunakan, apa yang sepatutnya terkandung di dalamnya, dan cara mengeluarkannya dengan betul bergantung pada negara, dengan contoh dan perbezaan berbanding dokumen lain.

Apakah nota kredit?

Nota kredit ialah dokumen komersial yang sah di sisi undang-undang yang digunakan untuk mengurangkan jumlah invois yang telah dikeluarkan. Tujuannya adalah untuk mencerminkan secara rasmi diskaun berikutnya, pemulangan barangan, ralat harga atau kuantiti, dan, secara amnya, sebarang situasi yang memerlukan pengurangan jumlah invois asal tanpa mengeluarkannya daripada rekod.

Ia dijana oleh penjual atau pembekal dan dihantar kepada pelanggan sebagai bukti diskaun atau pembatalan separa atau sepenuhnya. Dari perspektif perakaunan, kesannya adalah jelas: ia merekodkan baki kredit untuk pelanggan dan hasil yang lebih rendah untuk penjual, sekali gus mencegah percanggahan yang boleh menyebabkan audit dan penalti jika tidak diperbetulkan.

Bilakah nota kredit digunakan?

Situasi tipikal yang mewajarkan nota kredit mudah dikenali dalam kehidupan seharian. Antara senario yang paling biasa ialah pemulangan barangan disebabkan oleh kecacatan atau ketidakpuasan hati, pengesanan ralat pengebilan (jumlah, kuantiti, data), penggunaan diskaun yang pada mulanya tidak disertakan dan pembalikan transaksi yang mesti dibatalkan sepenuhnya atau sebahagiannya.

• Pemulangan produk: pelanggan memulangkan barangan dan ia adalah tanggungjawab mereka bayaran balik sepenuhnya atau sebahagiannya.
• Ralat pengebilan: harga atau kuantiti yang salah telah dibilkan dan perkara berikut terpakai: pembetulan ke bawah.
• Diskaun seterusnya: bonus atau diskaun dipersetujui sekali sahaja invois yang telah dikeluarkan.
• Pembatalan transaksi: situasi di mana perlu membatalkan sepenuhnya atau sebahagiannya kesan ekonomi rang undang-undang itu.

Penting: Di kebanyakan negara, invois yang dikeluarkan tidak boleh dipadam atau dimusnahkan. Oleh itu, nota kredit (atau invois pembetulan, bergantung pada peraturan tempatan) digunakan sebagai pelarasan untuk mengekalkan rekod perakaunan yang bersih dan konsisten.

Contoh praktikal

Bayangkan Syarikat A menginvois Syarikat B untuk perkhidmatan lengkap dengan harga €1.000. B menyemak invois tersebut dan mendapati bahawa ia sebenarnya telah mengikat kontrak pakej diskaun dengan harga €800. Selepas mengesahkannya, A mengeluarkan nota kredit sebanyak €200 yang dikaitkan dengan invois asal. Ini memastikan pelanggan menerima baki kredit mereka dan penjual membetulkan pendapatan yang direkodkan, semuanya dengan cara yang boleh dikesan dan sah , memudahkan pengurusan akaun belum terima dan belum bayar.

Sekiranya pembatalan jualan sepenuhnya akan dijalankan, penerbit akan menghasilkan nota kredit untuk jumlah keseluruhan dalam bentuk negatif , yang merujuk kepada invois yang dibiarkan tanpa kesan ekonomi.

Keperluan minimum dan kandungan

Walaupun tiada format universal tunggal, terdapat beberapa elemen yang biasanya penting untuk nota kredit disediakan dengan betul dan mematuhi peraturan yang berkenaan. Matlamatnya adalah untuk dokumen tersebut jelas, dinomborkan secara berurutan dan mudah diaudit.

• Tunjukkan bahawa ia adalah nota kredit atau dokumen yang setaraf dibenarkan.
• Teruskan penomboran berturut-turut yang dimainkan dalam siri anda.
• Untuk merujuk dengan tepat nombor invois asal yang diperbetulkan.
• mencerminkan jumlah negatif (kerana ia mengurangkan asas cukai dan cukai).
• Ulangi maklumat penting penghantar dan penerima seperti yang ditunjukkan pada invois yang telah dibetulkan.
• Perincikan motif (pemulangan, diskaun, ralat, pembatalan).

Di samping itu, adalah dinasihatkan untuk menyimpan invois asal sekiranya pihak berkuasa cukai memerlukannya , dan menghantar nota kredit kepada pelanggan supaya mereka juga boleh melaraskan perakaunan mereka . Dengan cara ini, kedua-dua belah pihak akan mendapat baki transaksi.

Perbezaan dengan invois pembetulan

Nota kredit dan invois pembetulan mempunyai tujuan yang serupa, tetapi ia tidak sama. Di Sepanyol, instrumen standard untuk membetulkan invois ialah invois pembetulan . Ini boleh menjadi positif atau negatif (ia berfungsi untuk menambah atau mengurangkan jumlah asal) dan, selanjutnya, membolehkan pembetulan invois selepas penyelesaian VAT untuk suku tahun yang sepadan.

Sebaliknya, nota kredit, yang diiktiraf secara formal, sentiasa digunakan dalam erti kata negatif (ia mengurangkan nilai transaksi). Banyak rangka kerja kawal selia tidak membenarkan nota kredit membetulkan invois untuk tempoh yang telah diisytiharkan dan diselesaikan ; dalam kes sedemikian, invois pembetulan diperlukan mengikut peraturan tempatan.

Nota kredit vs. nota debit

Satu lagi perbezaan utama: nota kredit mengurangkan nilai invois yang dikeluarkan, manakala nota debit meningkatkannya . Nota debit digunakan apabila sesuatu barang diabaikan, faedah pembayaran lewat perlu dikenakan, atau jumlahnya dipandang rendah. Pendek kata, ia memberi manfaat kepada penjual (yang menerima lebih banyak wang) dan mewakili caj tambahan untuk pelanggan.

Jika nota debit atau kredit telah dikeluarkan secara salah dan perlu diterbalikkan, dalam amalan perakaunan, ini biasanya diselesaikan dengan mengeluarkan dokumen yang bertanda bertentangan untuk jumlah yang sama, supaya baki kembali kepada keadaan yang betul dan terdapat rekod pembetulan.

Jenis-jenis nota kredit

Dalam praktiknya, dua kategori utama dibezakan: komersial dan perbankan . Yang pertama adalah yang biasa antara syarikat dan pelanggan atau pembekal; yang kedua dikeluarkan oleh institusi kewangan untuk mencerminkan pembayaran atau pendapatan yang memihak kepada pelanggan.

• Nota komersial: berasal daripada transaksi jualan, mereka melaraskan harga, diskaun atau pulangan.
• Nota bank: dikeluarkan oleh bank untuk meninggalkan kesan baja pada akaun pelanggan.

Cara membuat nota kredit langkah demi langkah

Langkah-langkah praktikal adalah serupa dalam semua persekitaran: tentukan sebabnya, kenal pasti invois yang hendak dibetulkan, kira jumlah tepat yang hendak dipotong , dan keluarkan nota dengan format dan medan yang diperlukan oleh negara anda. Walaupun begitu, setiap bidang kuasa mempunyai nuansa yang harus dihormati.

Sepanyol: penggunaan invois pembetulan secara keutamaan

Di Sepanyol, adalah tidak dibenarkan untuk memadam invois yang dikeluarkan . Untuk membetulkan jumlah atau data, invois pembetulan digunakan, yang mesti menyatakan sebabnya, merujuk invois asal, melaraskan asas cukai dan VAT , dan mengikut sistem penomboran tertentu. Dalam bahasa biasa, ramai orang merujuknya sebagai "nota kredit," tetapi instrumen yang diiktiraf secara sah ialah invois pembetulan , yang boleh dikeluarkan untuk percanggahan positif atau negatif.

Peru: Terbitan melalui SUNAT atau PSE

Di Peru, nota kredit ialah dokumen elektronik yang dikeluarkan untuk membatalkan atau melaraskan transaksi. Ia boleh dijana di laman web SUNAT atau melalui Penyedia Perkhidmatan Elektronik (PSE). Secara amnya, anda memerlukan nombor nota, maklumat penerbit dan penerima, tarikh terbitan , butiran sebab perubahan dan jumlah yang akan ditolak.

1. Akses portal SUNAT dan log masuk dengan RUC, nama pengguna dan kata laluan SOL anda.
2. Dalam menu, pergi ke LIHAT SOL > Invois Elektronik > Mengeluarkan nota kredit.
3. Konfigurasikan isu: tarikh biasanya diisi dengan tarikh hari ini (margin retroaktif terhad sehingga dua hari).
4. Pilih jenis impak: pembatalan transaksi, bayaran balik, ralat dalam RUC, Dll
5. Masukkan nombor invois yang hendak dilaraskan, huraikan sebabnya dan semak semula ringkasan awal.
6. Sahkan dan keluarkan. Sistem akan menjana resit elektronik yang sepadan.

Jika anda bekerja dengan PSE, alirannya adalah serupa; hanya antara muka dan langkah operasi tertentu yang mungkin berbeza, jadi adalah dinasihatkan untuk mengikuti panduan pembekal.

Chile: Kriteria DTE dan SII

Di Chile, nota kredit dan debit adalah sebahagian daripada Dokumen Cukai Elektronik (DTE) . Nota kredit menghubungkan dan membetulkan invois elektronik apabila perlu untuk membatalkannya secara keseluruhan atau sebahagian, mengenakan diskaun atau membuat pelarasan lain. Menurut SII (Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri Chile), tiada tempoh masa maksimum atau minimum yang tegar untuk mengeluarkan nota kredit, tetapi untuk mengelakkan VAT, tempoh sehingga tiga bulan biasanya dipertimbangkan , mengikut peraturan semasa.

Ingat bahawa memadamkan invois yang dikeluarkan adalah menyalahi undang-undang; oleh itu, pembetulan mesti sentiasa dibuat melalui nota kredit atau debit (DTE). Jika anda perlu membalikkan nota yang dikeluarkan secara salah, rekod perakaunan akan distabilkan dengan nota kredit atau debit yang sepadan.

Mexico: CFDI jenis E (Perbelanjaan)

Di Mexico, "nota kredit" sepadan dengan CFDI jenis E (Perbelanjaan) . Ia digunakan untuk penyata, diskaun, rebat atau pembetulan ralat yang mengurangkan hasil yang sebelum ini diinvoiskan dengan CFDI jenis I (Pendapatan). Perkara utama ialah "Penggunaan CFDI" G02 (Pulangan, diskaun atau rebat) dan hubungannya yang betul dengan CFDI pendapatan asal.

• Hubungkan CFDI “E” dengan CFDI “I” yang dipengaruhinya, termasuk setiap satu dalam nod yang sepadan UUID berkaitan.
• Daftar yang sama bentuk pembayaran yang telah direkodkan dalam CFDI pendapatan.
• Jika pelarasan terpakai kepada beberapa CFDI pendapatan, anda boleh mengeluarkan satu CFDI “E” untuk jumlah tersebut, yang mengaitkan satu setiap setiap UUID terjejas.

Perhatian: CFDI yang akan keluar tidak membatalkan invois elektronik dengan sendirinya, kecuali dalam kes pembayaran pendahuluan . Sekiranya CFDI perlu dibatalkan, prosedur yang betul adalah membatalkannya mengikut peraturan SAT dan, jika berkenaan, mengeluarkan dokumen baharu dengan kod hubungan "04 – Penggantian CFDI sebelumnya".

Amalan yang baik dan kesilapan yang perlu dielakkan

Di luar formaliti, terdapat tabiat yang sangat memudahkan kehidupan dan mencegah masalah semasa audit. Peraturan keemasan pertama adalah jangan sekali-kali memadamkan invois yang dikeluarkan. Pembetulan didokumenkan dengan nota kredit (atau invois yang dipinda, bergantung pada negara), sentiasa merujuk invois asal dan mengekalkan rekod perakaunan.

• Kira jumlah yang hendak ditolak dengan tepat, termasuk kesannya terhadap impuestos jika berkenaan.
• Huraikan motif dengan jelas: bayaran balik penuh atau separa, diskaun tidak dikenakan, ralat harga, dsb.
• Simpan salinan dokumen dan pastikan pelanggan terima nota itu untuk melaraskan perakaunan mereka.
• Gunakan perisian atau alat yang menghormati penomboran berturut-turut dan jana medan yang diperlukan untuk setiap bidang kuasa.

Satu perkara terakhir: jangan kelirukan nota kredit dengan pengurusan sebut harga atau invois pro forma . Invois pro forma adalah untuk tujuan maklumat; jika ralat muncul selepas invois, invois yang dikeluarkan mesti dibetulkan dengan dokumen yang sesuai.

Soalan yang kerap ditanya

Adakah nota kredit sentiasa mempunyai nilai negatif?

Ya, tujuannya adalah untuk mengurangkan jumlah invois sebelumnya. Apabila prosedur yang betul adalah mengenakan bayaran berlebihan untuk item yang ditinggalkan atau membuat pembetulan ke atas, maka nota debit adalah sesuai.

Bolehkah saya menggunakannya selepas mengisytiharkan VAT?

Ia bergantung pada negara. Di Sepanyol, invois pembetulan adalah instrumen yang sesuai untuk melaraskan tempoh yang telah diselesaikan . Di negara lain, peraturannya berbeza-beza: semak peraturan tempatan untuk mengelakkan kesilapan pemfailan.

Bolehkah ia dikeluarkan secara retroaktif?

Terdapat had. Contohnya, portal kerajaan Peru membenarkan sehingga dua hari untuk pentarikhan retroaktif. Di Chile, tiada had ketat ke atas pengeluaran, tetapi terdapat syarat jika nota tersebut ingin mengelakkan VAT (tempoh rujukan sehingga 3 bulan).

Adakah ia berfungsi untuk membatalkan sepenuhnya sesuatu transaksi?

Ya, dengan syarat rangka kerja undang-undang yang berkenaan membenarkannya, anda boleh mengeluarkan nota kredit untuk jumlah penuh invois dan menjadikannya tidak berkesan. Di Mexico, ini tidak menggantikan prosedur pembatalan CFDI , kecuali dalam kes pembayaran pendahuluan; dalam kes tersebut, anda mesti mematuhi prosedur SAT.

Apakah perbezaan antara invois ini dan invois pembetulan?

Pulangan yang dipinda merupakan instrumen yang paling versatil di Sepanyol: ia boleh positif atau negatif dan juga boleh membetulkan tempoh yang telah diisytiharkan. Nota kredit, jika ia wujud, sentiasa negatif dan mempunyai lebih banyak had masa atau prosedur bergantung pada peraturan tertentu.

Siapa yang menghantar dan siapa yang menerima?

Ia dikeluarkan oleh penjual atau pembekal dan diterima oleh pelanggan. Kedua-duanya mesti merekodkannya: penerbit sebagai pelarasan kepada pendapatan mereka dan penerima sebagai pengurangan dalam perbelanjaan atau hutang mereka, sebagaimana yang sesuai.

Senarai semak ringkas untuk mengeluarkannya dengan betul

• Sahkan motif dan skop (keseluruhan atau sebahagian) pelarasan.
• Cari invois asal dan penomborannya.
• Kira asas, impuestos dan jumlah yang perlu ditolak.
• Keluarkan nota yang menunjukkan rujukan kepada invois dan amaun dalam negatif.
• Hantar kepada klien dan failkan dengan dokumentasi berkaitan.

Nota kredit hanyalah talian hayat pentadbiran untuk memastikan baki akaun anda tanpa memadamkan sebarang kesan. Jika anda menghormati rujukan kepada invois asal, menggunakan medan yang diperlukan oleh negara anda (contohnya, CFDI de egreso dengan penggunaan G02 di Mexico, atau nota pembetulan di Sepanyol), mengekalkan penomboran berjujukan dan menjelaskan sebabnya dengan jelas, perakaunan anda akan dikemas kini mengikut prinsip perakaunan Sepanyol , anda akan mengelakkan denda yang tidak diingini dan, secara kebetulan, meningkatkan hubungan anda dengan pelanggan anda dengan menyediakan dokumentasi rasmi bagi sebarang bayaran balik, diskaun atau pembetulan yang diperlukan.