Wat is een creditnota: definitie, toepassingen, voorbeelden en verschillen

Home » Rekening » Wat is een creditnota: definitie, toepassingen, voorbeelden en verschillen

Als u ooit een factuur hebt opgesteld en vervolgens een fout hebt ontdekt, of als een klant een deel van de aankoop heeft geretourneerd, dan bent u ongetwijfeld het concept van creditnotaHet is geen vreemde uitvinding of een administratieve gril: het is het formele instrument om een ​​waardevermindering vast te leggen van een verkoop die al gefactureerd en dus in de boekhouding verwerkt is.

Voordat we in detail treden, is het belangrijk om een ​​belangrijke waarschuwing te geven: in In Spanje is het gebruikelijk om een ​​correctiefactuur te gebruiken. Om uitgegeven facturen te corrigeren, hoewel veel mensen ze in het dagelijks taalgebruik nog steeds 'creditnota' noemen. In andere Spaanstalige landen wordt de creditnota formeel gebruikt (en bovendien met zeer specifieke vereisten). Hieronder ziet u wanneer deze wordt gebruikt, wat deze moet bevatten en hoe je het correct kunt uitgeven afhankelijk van het land, met voorbeelden en verschillen ten opzichte van andere documenten.

Wat is een creditnota?

Een creditnota is een juridisch geldig handelsdocument Hiermee kan een reeds uitgegeven factuur worden aangepast en verlaagd. Het doel is om latere kortingen, retourzendingen, prijs- of hoeveelheidsfouten en in het algemeen elke situatie die een aanpassing vereist, officieel te verwerken. verminder de hoeveelheid van de originele factuur zonder deze uit het archief te verwijderen.

Het wordt gegenereerd door de verkoper of leverancier en naar de klant verzonden als bewijs van korting of gedeeltelijke of volledige annulering. Vanuit boekhoudkundig oogpunt is het effect duidelijk: het registreert een saldo ten gunste van de klant en een lager inkomen voor de verkoper, waardoor discrepanties worden voorkomen die zouden kunnen leiden tot inspecties en sancties als ze niet gecorrigeerd worden.

Wanneer wordt een creditnota gebruikt?

De typische situaties die een creditnota rechtvaardigen, zijn zeer herkenbaar in het dagelijks leven. Tot de meest voorkomende scenario's behoren de volgende: retournering van goederen vanwege defecten of ontevredenheid, de detectie van factureringsfouten (hoeveelheid, kwantiteit, gegevens), de toepassing van kortingen die aanvankelijk niet waren opgenomen en de terugdraaiing van operaties die geheel of gedeeltelijk moeten worden geannuleerd.

• Productretouren: de klant retourneert de goederen en is hiervoor zelf verantwoordelijk. volledige of gedeeltelijke terugbetaling.
• Factureringsfouten: er is een onjuiste prijs of hoeveelheid gefactureerd en het volgende is van toepassing: neerwaartse correctie.
• Vervolgkortingen: een bonus of korting wordt eenmaal overeengekomen Factuur reeds uitgegeven.
• Annulering van transacties: situaties waarin het noodzakelijk is om geheel of gedeeltelijk ongeldig verklaren het economische effect van het wetsvoorstel.

Belangrijk: In veel landen kunnen uitgegeven facturen niet worden gewist of vernietigd. Daarom wordt de volgende procedure gevolgd: creditnota als verrekening (of de correctiefactuur, volgens de plaatselijke regelgeving) om een ​​duidelijke en consistente boekhouding te garanderen.

Praktisch voorbeeld

Stel je voor dat bedrijf A een factuur stuurt naar bedrijf B voor een complete dienst van €1.000. Bedrijf B controleert de factuur en ontdekt dat het in werkelijkheid een gereduceerd pakket van €800 heeft afgenomen. Na dit te hebben bevestigd, stuurt A een factuur. creditnota voor €200 gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. Dit zorgt ervoor dat de klant zijn creditsaldo ontvangt en de verkoper de geregistreerde inkomsten corrigeert, allemaal op een manier die... traceerbaar en legaal, het vergemakkelijken van de incasso- en betalingsbeheer.

Indien de verkoop volledig zou worden geannuleerd, zou de emittent een creditnota opstellen voor de totaalbedrag in negatiefDe factuur wordt als referentie gebruikt en heeft geen economisch effect.

Minimale vereisten en inhoud

Hoewel er geen universeel format bestaat, zijn er verschillende elementen die doorgaans essentieel zijn voor een goed opgestelde creditnota die voldoet aan de geldende regelgeving. Het doel is dat het document duidelijk is. opeenvolgend genummerd worden en gemakkelijk te controleren zijn.

• Geef aan dat het een creditnota of een gelijkwaardig document is toegestaan.
• Houd de opeenvolgende nummering die een rol speelt in jouw serie.
• Om nauwkeurig te verwijzen naar de origineel factuurnummer Dit is gecorrigeerd.
• Weerspiegel de negatieve bedragen (omdat ze de belastinggrondslag en de belastingen verlagen).
• Herhaal de essentiële informatie over de afzender en de ontvanger zoals weergegeven op de gecorrigeerde factuur.
• Geef details over de reden (retourneren, korting, fout, annulering).

Het is bovendien raadzaam om de originele factuur te bewaren voor het geval deze nodig is. belastingdiensten stuur de creditnota naar de klant, zodat hij ook Pas uw boekhouding aan.Beide zijden van de zitting zijn dus vierkant.

Verschillen met de correctiefactuur

Creditnota's en correctiefacturen hebben vergelijkbare functies, maar ze zijn niet hetzelfde. In Spanje is de creditnota het standaardinstrument voor het corrigeren van facturen. correctiefactuurDit kan positief of negatief zijn (het zorgt ervoor dat het oorspronkelijke bedrag toeneemt of afneemt) en bovendien maakt het mogelijk Facturen corrigeren na btw-afrekening van het betreffende kwartaal.

Daarentegen wordt de creditnota, waar deze formeel wordt overwogen, altijd gebruikt in de zin van... negatief (Het vermindert de waarde van de transactie.) Veel regelgeving staat niet toe dat een creditnota wordt gebruikt om facturen uit reeds afgerekende perioden te corrigeren. verklaard en vastgesteldIn dat geval is volgens de lokale regelgeving een correctiefactuur vereist.

Creditnota versus debetnota

Nog een belangrijk verschil: een creditnota verlaagt de waarde van een uitgegeven factuur, terwijl een debetnota verhoogt hetEen debetnota wordt gebruikt wanneer een betaling is vergeten, er rente over te late betaling moet worden berekend of het bedrag te laag is ingeschat. Kortom, het is voordelig voor de verkoper (die meer betaling ontvangt) en vertegenwoordigt een extra kosten voor de klant.

Als een debet- of creditnota per vergissing is uitgegeven en moet worden teruggedraaid, wordt dit in de boekhoudpraktijk meestal opgelost door een nieuwe debet- of creditnota uit te geven. document met het tegenovergestelde teken voor hetzelfde bedrag, zodat het saldo weer in de juiste staat terugkeert en de correctie wordt vastgelegd.

Soorten creditnota's

In de praktijk worden twee hoofdcategorieën onderscheiden: de commercieel en bankierenHet eerste type betreft de gebruikelijke overeenkomsten tussen bedrijven en klanten of leveranciers; het tweede type wordt uitgegeven door financiële instellingen om een ​​beeld te schetsen van... betalingen of inkomsten ten gunste van een cliënt.

• Handelsnota's: deze ontstaan ​​uit verkooptransacties en passen prijzen, kortingen of opbrengst.
• Bankbiljetten: uitgegeven door banken om een ​​spoor achter te laten van een meststof op rekening van de klant.

Stapsgewijze handleiding voor het opstellen van een creditnota

De praktische stappen zijn in alle situaties vergelijkbaar: de oorzaak vaststellen, de te corrigeren factuur identificeren en de berekening uitvoeren. exact bedrag aftrekken en stel de nota op in het formaat en met de velden die uw land vereist. Elke jurisdictie kent echter nuances waarmee rekening moet worden gehouden.

Spanje: preferentiële toepassing van de correctiefactuur

Het is niet toegestaan ​​in Spanje. een uitgegeven factuur verwijderenOm bedragen of gegevens te corrigeren, wordt een correctiefactuur gebruikt, waarop de reden vermeld moet staan ​​en naar de oorspronkelijke factuur verwezen moet worden. Aanpassing van de grondslagen en btw en volg de specifieke nummering. In de volksmond wordt het vaak een 'creditnota' genoemd, maar het wettelijk erkende instrument is de corrigerendwat te wijten kan zijn aan positieve of negatieve verschillen.

Peru: uitgifte via SUNAT of PSE

In Peru is een creditnota een elektronische ontvangstbewijs Dit document wordt gebruikt om transacties te annuleren of aan te passen. Het kan worden gegenereerd via het SUNAT-portaal of via een elektronische dienstverlener (PSE). Over het algemeen heeft u het notanummer, de gegevens van de uitgever en ontvanger, en de Uitgavedatum, de details van de reden en het af te trekken bedrag.

1. Ga naar het SUNAT-portaal en log in met uw RUC, gebruikersnaam en SOL-wachtwoord.
2. Ga in het menu naar SEE SOL > Elektronische factuur > Een creditnota uitgeven.
3. Configureer het probleem: de datum wordt meestal ingevuld met de datum van vandaag (beperkte terugwerkende marge van maximaal twee dagen).
4. Kies het type impact: annulering van de transactie, terugbetaling, fout in RUC, Etc.
5. Voer het factuurnummer in dat u wilt aanpassen, geef de reden op en controleer de gegevens. voorlopige samenvatting.
6. Bevestigen en uitreiken. Het systeem genereert de bijbehorende elektronische bon.

Als u met een PSE werkt, is de workflow vergelijkbaar; alleen de interface en bepaalde operationele stappen kunnen verschillen, dus het is aan te raden om een ​​PSE te gebruiken. Volg de handleiding van de leverancier..

Chili: DTE- en SII-criteria

In Chili maken credit- en debetbiljetten deel uit van het Elektronische belastingdocumenten (DTE)Creditnota's koppelen en corrigeren elektronische facturen wanneer het nodig is om deze geheel of gedeeltelijk te annuleren, kortingen toe te passen of andere aanpassingen te maken. Volgens de SII (Chileense belastingdienst) is er geen... maximale of minimale termijn Een strikte regel voor het uitgeven van een creditnota, maar om te voorkomen dat er btw over verschuldigd is, wordt er doorgaans een marge in acht genomen. tot 3 maanden, in overeenstemming met de geldende regelgeving.

Houd er rekening mee dat het verwijderen van reeds verstuurde facturen illegaal is; correcties moeten daarom altijd via DTE worden doorgevoerd. creditnota of debet. Als u een onjuist uitgegeven wissel moet terugdraaien, wordt de boekhouding gestabiliseerd met een DTE in tegenspraak voor dezelfde waarde.

Mexico: CFDI type E (uitgaven)

In Mexico komt de "creditnota" overeen met de CFDI van type E (uitgaven)Het wordt gebruikt voor retouren, kortingen, bonussen of correcties van fouten die de eerder gefactureerde omzet met CFDI type I (Omzet) verminderen. Een belangrijk punt is de “Gebruik van CFDI” G02 (Retourzendingen, kortingen of bonussen) en de juiste relatie met de oorspronkelijke CFDI-inkomsten.

• Koppel de CFDI “E” aan de CFDI “I” waarop deze van invloed is, en neem beide op in het corresponderende knooppunt. UUID verwant.
• Registreer hetzelfde pago vorm dat werd geregistreerd in de CFDI-inkomsten.
• Als de aanpassing van toepassing is op meerdere inkomsten-CFDI's, kunt u één CFDI-code "E" uitgeven voor het totaal, waarbij u één per elke UUID getroffen.

Let op: de uitgaande CFDI annuleert een elektronische factuur niet automatisch, behalve in de volgende gevallen: vooruitgangAls een CFDI ongeldig verklaard moet worden, is de juiste procedure: Annuleer het volgens de SAT-regels. en, indien van toepassing, een nieuw document uit te geven met de relatiesleutel “04 – Vervanging van eerdere CFDI”.

Goede praktijken en fouten om te vermijden

Naast de formaliteiten zijn er gewoonten die het leven een stuk gemakkelijker maken en problemen bij audits voorkomen. Een eerste gouden regel is: Verwijder nooit een factuur. uitgegeven. De correctie wordt vastgelegd met een creditnota (of correctienota, afhankelijk van het land), waarbij altijd wordt verwezen naar de originele factuur en de boekhouding op orde houden.

• Bereken nauwkeurig het af te trekken bedrag, inclusief het effect op Impuestos indien van toepassing.
• Beschrijf de reden Duidelijk aangeven: volledige of gedeeltelijke terugbetaling, korting niet toegepast, prijsfout, enz.
• Bewaar een kopie van de documenten en zorg ervoor dat de cliënt ontvang het bericht om hun boekhouding aan te passen.
• Gebruik software of tools die de opeenvolgende nummering en genereer de vereiste velden voor elk rechtsgebied.

Nog één laatste punt: verwar de creditnota niet met het beheer van... offertes of standaardformulierenProforma-facturen dienen uitsluitend ter informatie; indien er na het factureren een fout optreedt, dient de verstuurde factuur te worden gecorrigeerd met het juiste document.

Veel gestelde vragen

Heeft een creditnota altijd een negatieve waarde?

Ja, de bestaansreden ervan is verlaag het bedrag van een eerdere factuur. Wanneer de juiste actie is om een ​​bedrag te veel in rekening te brengen voor een weggelaten item of om een ​​correctie naar boven door te voeren, dan is een debetnota.

Kan ik het gebruiken nadat ik de btw heb aangegeven?

Dat verschilt per land. In Spanje is het geldende mechanisme voor het aanpassen van de menstruatieperiode al van kracht... geliquideerd Dit is een correctiefactuur. In andere landen gelden andere regels: raadpleeg de lokale regelgeving om fouten te voorkomen. declaración.

Kan het met terugwerkende kracht worden uitgegeven?

Er zijn grenzen. Op de website van de Peruaanse overheid kan bijvoorbeeld een bepaalde marge gelden. maximaal twee dagen tot op heden met terugwerkende kracht. In Chili is er geen strikte limiet voor de uitgifte, maar er zijn wel voorwaarden als het doel is ervoor te zorgen dat het biljet niet wordt beïnvloed door IVA (referentieperiode van maximaal 3 maanden).

Wordt een transactie hiermee volledig geannuleerd?

Ja, mits het toepasselijke wettelijke kader dit toestaat, kunt u een creditnota uitschrijven voor de totaal van de factuur en deze economisch ongeldig verklaren. In Mexico vervangt dit de procedure van niet. annulering van de CFDI, behalve in het geval van vooruitbetalingen; daarvoor moet je de procedure van de SAT volgen.

Wat is het verschil tussen dit en een correctiefactuur?

Het gelijkrichtinstrument is het meest veelzijdige instrument in Spanje: het kan gebruikt worden als positief of negatief en om reeds aangegeven perioden te corrigeren. De creditnota, indien aanwezig, is altijd negatief en met verdere tijds- of procedurele beperkingen, afhankelijk van de betreffende regelgeving.

Wie verzendt en wie ontvangt?

Het wordt uitgezonden door verkoper of leverancier en de klant ontvangt het. Beide partijen moeten het registreren: de uitgever als een correctie op hun inkomen en de ontvanger als daling van zijn uitgaven of schulden, al naar gelang het geval.

Snelle checklist voor een correcte uitgifte

• Bevestig de reden en de omvang (geheel of gedeeltelijk) van de aanpassing.
• Zoek de originele factuur en de nummering ervan.
• Bereken de basis, Impuestos en de bedragen die afgetrokken moeten worden.
• Geef de nota af die aangeeft verwijzing naar de factuur en bedragen in negatieve getallen.
• Stuur het naar de klant en archiveer het bij de documentatie verwant.

Een creditnota is simpelweg een administratief hulpmiddel om de boekhouding in evenwicht te brengen zonder sporen te wissen. Als u de verwijzing naar de originele factuur respecteert, gebruikt u de creditnota. verplichte velden Voor uw land (bijvoorbeeld de CFDI voor uitgaven met gebruik van G02 in Mexico, of de correctie in Spanje), als u de opeenvolgende nummering aanhoudt en de reden duidelijk toelicht, zal uw boekhouding actueel zijn volgens de geldende regels. boekhoudprincipes in SpanjeJe voorkomt ongewenste boetes en, overigens, Je verbetert hiermee de relatie met je klant. door eventuele terugbetalingen, kortingen of noodzakelijke correcties formeel vast te leggen.