Hva er en kreditnota: definisjon, bruk, eksempler og forskjeller

innvielse » Regnskap » Hva er en kreditnota: definisjon, bruk, eksempler og forskjeller

Hvis du noen gang har utstedt en faktura og deretter oppdaget en feil, eller hvis en kunde har returnert deler av kjøpet, har du sikkert kommet over konseptet med KreditnotaDet er ikke en merkelig oppfinnelse eller et administrativt innfall: det er det formelle verktøyet for å registrere en verdireduksjon av et salg som allerede er fakturert og derfor registrert i regnskapet ditt.

Før vi går inn på detaljene, er det viktig å legge frem en viktig advarsel: i I Spania er det vanlig å bruke en korrigerende faktura. å korrigere utstedte fakturaer, selv om mange i dagligspråket fortsatt omtaler dem som «kreditnotaer». I andre spansktalende land brukes kreditnotaen formelt (og dessuten med svært spesifikke krav). Nedenfor ser du når den brukes, hva den må inneholde, og hvordan utstede den riktig avhengig av land, med eksempler og forskjeller sammenlignet med andre dokumenter.

Hva er en kreditnota?

En kreditnota er en juridisk gyldig kommersielt dokument Dette brukes til å endre en faktura som allerede er utstedt, og dermed redusere den. Hensikten er å offisielt gjenspeile senere rabatter, varereturer, pris- eller mengdefeil, og generelt enhver situasjon som krever redusere mengden av den opprinnelige fakturaen uten å fjerne den fra arkivet.

Den genereres av selgeren eller leverandøren og sendes til kunden som bevis på rabatt eller delvis eller total kansellering. Fra et regnskapsperspektiv er effekten tydelig: den registrerer en saldo i kundens favør og en lavere inntekt for selgeren, noe som forhindrer avvik som kan føre til inspeksjoner og straffer hvis de ikke blir korrigert.

Når brukes en kreditnota?

De typiske situasjonene som rettferdiggjør en kreditnota er svært gjenkjennelige i hverdagen. Blant de vanligste scenarioene er følgende: retur av varer på grunn av mangler eller misnøye, oppdagelsen av faktureringsfeil (mengde, kvantitet, data), den anvendelse av rabatter som ikke opprinnelig var inkludert, og reversering av drift som må kanselleres helt eller delvis.

• Produktreturer: kunden returnerer varene, og det er kundens ansvar refusjon helt eller delvis.
• Faktureringsfeil: Feil pris eller antall ble fakturert, og følgende gjelder: nedadgående korreksjon.
• Etterfølgende rabatter: en bonus eller rabatt avtales én gang faktura allerede utstedt.
• Kansellering av transaksjoner: situasjoner der det er nødvendig å ugyldiggjøre helt eller delvis den økonomiske effekten av lovforslaget.

Viktig: I mange land kan ikke utstedte fakturaer slettes eller ødelegges. Derfor brukes følgende prosedyre: kreditnota som justering (eller den korrigerende fakturaen, i henhold til lokale forskrifter) for å etterlate et rent og konsistent regnskapsspor.

Praktisk eksempel

Tenk deg at selskap A fakturerer selskap B for en komplett tjeneste på €1.000. B gjennomgår fakturaen og oppdager at de faktisk har avtalt en redusert pakke på €800. Etter å ha bekreftet dette, utsteder A en faktura. kreditnota på €200 knyttet til den opprinnelige fakturaen. Dette sikrer at kunden mottar sin kredittsaldo og at selgeren korrigerer den registrerte inntekten, alt på en måte som... sporbar og lovlig, tilrettelegge for inkasso- og betalingshåndtering.

Dersom salget skulle bli kansellert fullstendig, ville utsteder generere en kreditnota for totalbeløp i negativtFakturaen er referert og har ingen økonomisk effekt.

Minimumskrav og innhold

Selv om det ikke finnes et enkelt universelt format, er det flere elementer som vanligvis er avgjørende for at en kreditnota skal være riktig utarbeidet og i samsvar med gjeldende forskrifter. Målet er at dokumentet skal være tydelig, være fortløpende nummerert og være enkel å revidere.

• Angi at det er en Kreditnota eller tilsvarende dokument tillatt.
• Behold fortløpende nummerering som spiller i serien din.
• For å referere nøyaktig til originalt fakturanummer som er korrigert.
• reflektere negative beløp (fordi de reduserer skattegrunnlaget og skattene).
• Gjenta viktig informasjon om avsender og mottaker som vist på den korrigerte fakturaen.
• Detaljer årsaken (retur, rabatt, feil, kansellering).

I tillegg er det lurt å ta vare på den originale fakturaen i tilfelle det skulle være nødvendig. skattemyndigheteneog send kreditnotaen til kunden slik at han også juster regnskapet dittDermed er begge sider av setet firkantede.

Forskjeller med den korrigerende fakturaen

Kreditnotaer og korrigerende fakturaer har lignende funksjoner, men de er ikke det samme. I Spania er standardinstrumentet for korrigering av fakturaer kreditnotaen. korrigerende fakturaDette kan være positivt eller negativt (det tjener til å øke eller redusere det opprinnelige beløpet), og i tillegg tillater det Retting av fakturaer etter momsoppgjør av tilsvarende kvartal.

I motsetning til dette brukes kreditnotaen, der den formelt er omtalt, alltid i betydningen negative (Det reduserer verdien av transaksjonen.) Mange regelverk tillater ikke at en kreditnota korrigerer fakturaer fra perioder som allerede er oppgjort. erklært og avgjortI dette tilfellet kreves det en korrigerende faktura i henhold til lokale regler.

Kreditnota vs. debetnota

En annen viktig forskjell: en kreditnota reduserer verdien av en utstedt faktura, mens en debetnota øker denEn debetnota brukes når en betaling er glemt, det må påløpe renter for forsinkelser, eller beløpet er undervurdert. Kort sagt, det er en fordel for selgeren (de mottar mer penger) og representerer en ekstra kostnad for kunden.

Hvis en debet- eller kreditnota ble utstedt ved en feiltakelse og må reverseres, løses dette vanligvis i regnskapspraksis ved å utstede en dokument med motsatt fortegn for samme beløp, slik at saldoen går tilbake til riktig tilstand og det finnes en registrering av korreksjonen.

Typer kreditnotaer

I praksis skilles det mellom to hovedkategorier: kommersiell og bankDen første typen er de vanlige utstedelsene mellom selskaper og kunder eller leverandører; den andre typen utstedes av finansinstitusjoner for å gjenspeile betalinger eller inntekt til fordel for en klient.

• Kommersielle notater: som stammer fra salgstransaksjoner, justerer de priser, rabatter eller returer.
• Sedler: utstedt av banker for å etterlate spor av en gjødsel på kundens konto.

Slik oppretter du en kreditnota trinn for trinn

De praktiske trinnene er like i alle miljøer: definer årsaken, identifiser fakturaen som skal korrigeres, beregn nøyaktig beløp å trekke fra og utsted seddelen med formatet og feltene som kreves av landet ditt. Likevel har hver jurisdiksjon nyanser som bør respekteres.

Spania: fortrinnsrett til bruk av korrigeringsfakturaen

Det er ikke tillatt i Spania slette en utstedt fakturaFor å korrigere beløp eller data brukes en korrigerende faktura, som må oppgi årsaken og referere til den opprinnelige fakturaen. juster grunnlag og mva. og følg den spesifikke nummereringen. I vanlig språkbruk refererer mange til det som en «kreditnota», men det juridisk anerkjente instrumentet er korrigerendesom kan skyldes positive eller negative forskjeller.

Peru: Utstedelse via SUNAT eller PSE

I Peru er en kreditnota en elektronisk kvittering som utstedes for å kansellere eller justere transaksjoner. Den kan genereres på SUNAT-portalen eller gjennom en elektronisk tjenesteleverandør (PSE). Vanligvis trenger du seddelnummeret, utsteder- og mottakerdetaljer, utstedelsesdato, detaljene om årsaken og beløpet som skal trekkes fra.

1. Gå inn på SUNAT-portalen og logg inn med RUC-brukernavnet ditt, brukernavnet ditt og SOL-passordet ditt.
2. I menyen, gå til SE SOL > Elektronisk faktura > Utsted kreditnota.
3. Konfigurer problemet: datoen fylles vanligvis ut med dagens dato (begrenset tilbakevirkende margin på opptil to dager).
4. Velg type påvirkning: kansellering av transaksjon, refusjon, feil i RUCOsv
5. Skriv inn fakturanummeret som skal justeres, spesifiser årsaken og gjennomgå foreløpig oppsummering.
6. Bekreft og utsted. Systemet vil generere den tilhørende elektroniske kvitteringen.

Hvis du jobber med en PSE, er arbeidsflyten lik; bare grensesnittet og visse operasjonelle trinn kan variere, så det anbefales følg leverandørens veiledning.

Chile: DTE- og SII-kriterier

I Chile er kredit- og debetnotater en del av Elektroniske skattedokumenter (DTE)Kreditnotaer kobler og korrigerer elektroniske fakturaer når det er nødvendig å kansellere dem helt eller delvis, bruke rabatter eller gjøre andre justeringer. I følge SII (Chiles skatteetat) er det ingen... maksimal eller minimal periode stiv for utstedelse av en kreditnota, men for å unngå at den blir momspliktig, anses det vanligvis en margin på opptil 3 måneder, i samsvar med gjeldende forskrifter.

Husk at det er ulovlig å slette utstedte fakturaer; derfor må rettelser alltid gjøres via DTE. Kreditnota eller debet. Hvis du trenger å reversere en feilaktig utstedt seddel, stabiliseres regnskapet med en DTE-motsetning for samme verdi.

Mexico: CFDI type E (Utgift)

I Mexico tilsvarer «kreditnotaen» CFDI av type E (Utgift)Den brukes til returer, rabatter, bonuser eller korrigering av feil som reduserer inntekter som tidligere er fakturert med CFDI type I (Inntekter). Et viktig punkt er «Bruk av CFDI» G02 (Avkastning, rabatter eller bonuser) og det aktuelle forholdet til den opprinnelige inntekts-CFDI-en.

• Relater CFDI-en «E» til CFDI-en «I» den påvirker, inkludert hver i den tilsvarende noden UUID i slekt.
• Registrer det samme betalingsform som ble registrert i CFDI for inntekt.
• Hvis justeringen gjelder flere inntekts-CFDI-er, kan du utstede én CFDI «E» for totalen, knyttet til én per hver UUID berørt.

Merk: Den utgående CFDI-en kansellerer ikke en elektronisk faktura av seg selv, bortsett fra i tilfeller der fremskrittHvis en CFDI må ugyldiggjøres, er riktig prosedyre Avbryt det i henhold til SAT-reglene og, hvis aktuelt, utstede et nytt dokument med relasjonsnøkkelen «04 – Erstatning av tidligere CFDI».

Gode ​​vaner og feil å unngå

Utover formalitetene finnes det vaner som gjør livet mye enklere og forhindrer hodebry med revisjoner. En første gyllen regel er Slett aldri en faktura utstedt. Korreksjonen dokumenteres med en kreditnota (eller korrigerende nota, avhengig av landet), alltid med referanse til original faktura og holder regnskapstråden ved like.

• Beregn nøyaktig beløpet som skal trekkes fra, inkludert effekten på impuestos hvis det gjelder.
• Beskriv årsaken tydelig: full eller delvis refusjon, rabatt ikke brukt, prisfeil osv.
• Ta vare på en kopi av dokumentene og sørg for at klienten motta notatet å justere regnskapet sitt.
• Bruk programvare eller verktøy som respekterer fortløpende nummerering og generer de nødvendige feltene for hver jurisdiksjon.

Et siste poeng: ikke forveksle kreditnotaen med administrasjonen av tilbud eller proformaerProformaer er kun til informasjonsformål. Hvis det oppstår en feil etter fakturering, må den utstedte fakturaen korrigeres med riktig dokument.

Vanlige spørsmål

Har kreditnotaen alltid en negativ verdi?

Ja, grunnen til at den eksisterer er redusere mengden av en tidligere faktura. Når det er passende å overfakturere for en utelatt vare eller å foreta en oppadgående korreksjon, da debetnota.

Kan jeg bruke den etter at jeg har deklarert MVA?

Det avhenger av landet. I Spania er den gyldige mekanismen for justering av perioder allerede... likvidert Dette er en korrigerende faktura. I andre land varierer reglene: sjekk lokale forskrifter for å unngå feil. uttalelse.

Kan den utstedes med tilbakevirkende kraft?

Det finnes grenser. For eksempel kan det på den peruanske regjeringens nettside være en margin på opptil to dager til dags dato med tilbakevirkende kraft. I Chile er det ingen streng grense for utstedelse, men det finnes betingelser hvis målet er å sikre at seddelen ikke påvirkes av MVA (referanseperiode på opptil 3 måneder).

Tjener det til å kansellere en transaksjon fullstendig?

Ja, forutsatt at gjeldende rettslig rammeverk tillater det, kan du utstede en kreditnota for Total av fakturaen og gjøre den økonomisk ugyldig. I Mexico erstatter den ikke prosedyren med kansellering av CFDI, unntatt i tilfeller av forskuddsbetalinger; der må du følge SAT-flyten.

Hva er forskjellen på dette og en korrigerende faktura?

Rettingsinstrumentet er det mest allsidige instrumentet i Spania: det kan være positiv eller negativ og for å korrigere selv perioder som allerede er deklarert. Kreditnotaen, der den finnes, er alltid negativ og med ytterligere tids- eller prosedyremessige begrensninger avhengig av hver forskrift.

Hvem sender og hvem mottar?

Den sendes av selger eller leverandør og kunden mottar den. Begge må registrere den: utstederen som en justering av inntekten sin og mottakeren som nedgangen av dens utgifter eller gjeld, alt etter hva som er aktuelt.

Rask sjekkliste for riktig utstedelse

• Bekreft årsaken og omfanget (helt eller delvis) av justeringen.
• Finn original faktura og nummereringen dens.
• Beregn grunnnivå, impuestos og beløp som skal trekkes fra.
• Utsted notatet som angir referanse til fakturaen og beløp i negativt.
• Send til klienten og arkiver hos dokumentasjon i slekt.

En kreditnota er rett og slett en administrativ redningsline for å balansere regnskapet uten å slette spor. Hvis du respekterer referansen til den opprinnelige fakturaen, bruker du obligatoriske felt For landet ditt (for eksempel CFDI for utgifter med bruk G02 i Mexico, eller korrektiven i Spania), hvis du beholder den sekvensielle nummereringen og tydelig forklarer årsaken, vil regnskapet ditt være oppdatert i henhold til regnskapsprinsipper i SpaniaDu vil unngå uønskede bøter og, forresten, Du vil forbedre forholdet ditt med kunden din. ved formelt å registrere eventuell refusjon, rabatt eller nødvendig korrigering.