Czym jest nota kredytowa: definicja, zastosowania, przykłady i różnice

Home » Rachunkowość » Czym jest nota kredytowa: definicja, zastosowania, przykłady i różnice

Jeśli kiedykolwiek wystawiłeś fakturę, a następnie odkryłeś błąd lub klient zwrócił część zakupionego towaru, na pewno spotkałeś się z koncepcją nota kredytowaTo nie jest żaden dziwny wynalazek ani administracyjny kaprys: to formalne narzędzie umożliwiające rejestrowanie spadku wartości sprzedaży, która została już zafakturowana, a zatem ujęta w księgowości.

Zanim przejdziemy do szczegółów, ważne jest, aby umieścić na stole ważne ostrzeżenie: w W Hiszpanii powszechną praktyką jest wystawianie faktur korygujących. korygowania wystawionych faktur, choć w języku potocznym wiele osób nadal nazywa je „notami kredytowymi”. W innych krajach hiszpańskojęzycznych nota kredytowa jest formalnie stosowana (i co więcej, z bardzo szczegółowymi wymaganiami). Poniżej dowiesz się, kiedy jest stosowana, co musi zawierać i jak to poprawnie wystawić w zależności od kraju, z przykładami i różnicami w porównaniu z innymi dokumentami.

Czym jest nota kredytowa?

Nota kredytowa to prawnie ważny dokument handlowy Służy do modyfikacji wystawionej już faktury, zmniejszając jej wartość. Jego celem jest oficjalne odzwierciedlenie kolejnych rabatów, zwrotów towarów, błędów cenowych lub ilościowych oraz, ogólnie rzecz biorąc, każdej sytuacji wymagającej… zmniejszyć ilość oryginalnej faktury bez usuwania jej z rejestru.

Jest on generowany przez sprzedawcę lub dostawcę i wysyłany do klienta w formie dowód zniżki lub częściowe lub całkowite anulowanie. Z punktu widzenia księgowości jego skutek jest jasny: odnotowuje saldo na korzyść klienta i niższy dochód sprzedawcy, zapobiegając rozbieżnościom, które mogłyby prowadzić do inspekcje i kary jeśli nie zostaną poprawione.

Kiedy stosuje się notę ​​kredytową?

Typowe sytuacje uzasadniające wystawienie noty kredytowej są bardzo powszechne w życiu codziennym. Do najczęstszych scenariuszy należą: zwrot towaru z powodu wad lub niezadowolenia, wykrycie błędy rozliczeniowe (kwota, ilość, dane), stosowanie rabatów które początkowo nie zostały uwzględnione oraz odwrócenie operacji, które muszą zostać całkowicie lub częściowo anulowane.

• Zwroty produktów: klient dokonuje zwrotu towaru i jest to jego odpowiedzialność zwrot całości lub części.
• Błędy w rozliczeniach: na fakturze podano nieprawidłową cenę lub ilość, w związku z czym obowiązuje następująca zasada: korekta w dół.
• Późniejsze rabaty: bonus lub rabat ustalany jest jednorazowo faktura już wystawiona.
• Anulowanie transakcji: sytuacje, w których zachodzi konieczność unieważnić całkowicie lub częściowo ekonomiczny skutek ustawy.

Ważne: W wielu krajach wystawionych faktur nie można skasować ani zniszczyć. Dlatego stosuje się następującą procedurę: nota kredytowa jako korekta (lub fakturę korygującą, zgodnie z lokalnymi przepisami), aby pozostawić czysty i spójny ślad księgowy.

Praktyczny przykład

Wyobraź sobie, że firma A wystawia fakturę firmie B za kompleksową usługę na kwotę 1.000 euro. B sprawdza fakturę i odkrywa, że ​​w rzeczywistości zawarła umowę na pakiet zniżkowy za 800 euro. Po potwierdzeniu tej informacji firma A wystawia fakturę. nota kredytowa na kwotę 200 € powiązane z oryginalną fakturą. Dzięki temu klient otrzymuje saldo dodatnie, a sprzedawca koryguje zaksięgowany przychód, a wszystko to w sposób, który... możliwe do śledzenia i legalne, ułatwiając zarządzanie inkasem i płatnościami.

W przypadku całkowitego anulowania sprzedaży wystawca wygeneruje notę ​​kredytową na kwotę całkowita kwota ujemnaFaktura jest referencyjna i nie ma żadnego znaczenia ekonomicznego.

Minimalne wymagania i treść

Chociaż nie ma jednego, uniwersalnego formatu, istnieje kilka elementów, które zazwyczaj są niezbędne, aby nota kredytowa była prawidłowo sporządzona i zgodna z obowiązującymi przepisami. Celem jest, aby dokument był przejrzysty, być numerowane kolejno i być łatwe do zweryfikowania.

• Wskaż, że jest to nota kredytowa lub równoważny dokument dozwolony.
• Zachowaj numeracja kolejna który odgrywa rolę w twoim serialu.
• Aby dokładnie odnieść się do numer oryginalnej faktury co zostało poprawione.
• Odzwierciedlaj kwoty ujemne (ponieważ zmniejszają bazę podatkową i podatki).
• Powtórz podstawowe informacje o nadawcy i odbiorcy jak pokazano na skorygowanej fakturze.
• Szczegółowo powód (zwrot, rabat, błąd, anulowanie).

Dodatkowo, zaleca się zachowanie oryginału faktury na wypadek, gdyby była potrzebna. organ podatkowyi wysłać notę ​​kredytową do klienta, aby on również dostosuj swoją księgowośćDzięki temu obie strony siedziska są kwadratowe.

Różnice w stosunku do faktury korygującej

Noty kredytowe i faktury korygujące pełnią podobne funkcje, ale nie są tym samym. W Hiszpanii standardowym instrumentem korygującym faktury jest nota kredytowa. faktura korygującaMoże być dodatnia lub ujemna (służy zwiększeniu lub zmniejszeniu pierwotnej kwoty) i dodatkowo pozwala Faktury korygujące po rozliczeniu VAT odpowiedniego kwartału.

W przeciwieństwie do tego nota kredytowa, jeśli jest formalnie rozważana, jest zawsze używana w znaczeniu ujemny (Powoduje to zmniejszenie wartości transakcji.) Wiele przepisów nie pozwala na wystawienie noty kredytowej w celu skorygowania faktur z okresów, które zostały już rozliczone. zadeklarowane i uregulowaneW takim przypadku, zgodnie z lokalnymi przepisami, wymagana jest faktura korygująca.

Nota kredytowa a nota debetowa

Kolejną kluczową różnicą jest to, że nota kredytowa obniża wartość wystawionej faktury, podczas gdy nota kredytowa nota debetowa zwiększa jąNota debetowa jest używana, gdy zapomniano o płatności, trzeba naliczyć odsetki za zwłokę lub kwota została zaniżona. Krótko mówiąc, przynosi korzyści sprzedawcy (otrzymuje więcej pieniędzy) i stanowi… dodatkowa opłata dla klienta.

Jeżeli nota debetowa lub kredytowa została wystawiona przez pomyłkę i należy ją cofnąć, w praktyce księgowej problem ten zazwyczaj rozwiązuje się poprzez wystawienie dokument o przeciwnym znaku o tę samą kwotę, tak aby saldo wróciło do prawidłowego stanu i został odnotowany zapis o korekcie.

Rodzaje not kredytowych

W praktyce wyróżnia się dwie główne kategorie: handlowy i bankowyPierwszy typ to te, które zwykle zawierane są pomiędzy firmami a klientami lub dostawcami; drugi typ wystawiany jest przez instytucje finansowe w celu odzwierciedlenia płatności lub dochody na korzyść klienta.

• Noty handlowe: powstające w wyniku transakcji sprzedaży, korygują ceny, rabaty lub zwraca.
• Banknoty: wydawane przez banki w celu pozostawienia śladu subskrypcja na koncie klienta.

Jak krok po kroku utworzyć notę ​​kredytową

Praktyczne kroki są podobne we wszystkich środowiskach: zdefiniuj przyczynę, zidentyfikuj fakturę do korekty, oblicz dokładna kwota do odjęcia i wystaw notę ​​w formacie i z polami wymaganymi przez Twój kraj. Mimo to, każda jurysdykcja ma pewne niuanse, które należy uszanować.

Hiszpania: preferencyjne wykorzystanie faktury korygującej

W Hiszpanii nie jest to dozwolone usuń wystawioną fakturęAby skorygować kwoty lub dane, należy wystawić fakturę korygującą, która musi zawierać powód korekty i odniesienie do faktury oryginalnej. dostosować podstawy i VAT i postępuj zgodnie z określoną numeracją. W potocznym języku wiele osób nazywa to „notą kredytową”, ale prawnie uznanym instrumentem jest poprawczyco może wynikać z różnic dodatnich lub ujemnych.

Peru: Emisja za pośrednictwem SUNAT lub PSE

W Peru nota kredytowa to elektroniczny paragon który jest wydawany w celu anulowania lub korekty transakcji. Można go wygenerować w portalu SUNAT lub za pośrednictwem Dostawcy Usług Elektronicznych (PSE). Zasadniczo potrzebny będzie numer banknotu, dane wystawcy i odbiorcy, data wydania, szczegóły przyczyny i kwotę, która ma zostać odjęta.

1. Wejdź na portal SUNAT i zaloguj się, podając swój RUC, nazwę użytkownika i hasło SOL.
2. W menu przejdź do ZOBACZ SOL > Faktura elektroniczna > Wystawienie noty kredytowej.
3. Skonfiguruj problem: data jest zwykle wypełniana dzisiejszą datą (ograniczony margines wsteczny do dwa dni).
4. Wybierz rodzaj wpływu: anulowanie transakcji, zwrot pieniędzy, błąd w RUC, itp.
5. Wprowadź numer faktury, którą chcesz skorygować, podaj przyczynę i sprawdź wstępne podsumowanie.
6. Potwierdź i wystaw. System wygeneruje odpowiedni paragon elektroniczny.

Jeśli pracujesz z PSE, przepływ pracy jest podobny; mogą się różnić jedynie interfejs i niektóre kroki operacyjne, dlatego zaleca się postępuj zgodnie z instrukcją dostawcy.

Chile: kryteria DTE i SII

W Chile noty kredytowe i debetowe stanowią część Elektroniczne Dokumenty Podatkowe (DTE)Łącz i koryguj faktury elektroniczne, gdy zachodzi potrzeba ich całkowitego lub częściowego anulowania, zastosowania rabatów lub wprowadzenia innych korekt. Według SII (Chilijskiej Służby Podatkowej) nie ma... maksymalny lub minimalny okres sztywne w przypadku wystawiania noty kredytowej, ale aby uniknąć opodatkowania podatkiem VAT, zwykle bierze się pod uwagę marżę do 3 miesięcyzgodnie z obowiązującymi przepisami.

Należy pamiętać, że usuwanie wystawionych faktur jest niezgodne z prawem, dlatego wszelkie korekty należy zawsze wprowadzać za pośrednictwem DTE. nota kredytowa lub debet. Jeśli musisz anulować błędnie wystawiony banknot, księgowość jest stabilizowana za pomocą DTE przeciwnie za tę samą wartość.

Meksyk: CFDI typu E (wydatki)

W Meksyku „nota kredytowa” odpowiada CFDI typu E (koszt)Służy do zwrotów, rabatów, premii lub korekty błędów, które zmniejszają przychód wcześniej zafakturowany CFDI typu I (Przychód). Kluczowym punktem jest „Wykorzystanie CFDI” G02 (Zwroty, rabaty lub premie) oraz właściwa relacja z pierwotnym dochodem CFDI.

• Powiąż CFDI „E” z CFDI „I”, na które wpływa, uwzględniając każdy z nich w odpowiednim węźle UUID związane z.
• Zarejestruj to samo forma płatności który został zarejestrowany w CFDI dochodu.
• Jeżeli korekta dotyczy kilku kontraktów CFDI dochodowych, możesz wystawić jeden kontrakt CFDI „E” na całość, odnosząc się do jednego kontraktu na każdy każdy UUID afektowany.

Uwaga: samo wyjście CFDI nie powoduje anulowania faktury elektronicznej, z wyjątkiem przypadku postępyJeżeli konieczne jest unieważnienie CFDI, prawidłowa procedura to: Anuluj zgodnie z zasadami SAT i w razie potrzeby wystawić nowy dokument z kluczem relacji „04 – Wymiana poprzedniego CFDI”.

Dobre praktyki i błędy, których należy unikać

Poza formalnościami istnieją nawyki, które znacznie ułatwiają życie i zapobiegają problemom z audytami. Pierwsza złota zasada to: Nigdy nie usuwaj faktury wydane. Korekta jest dokumentowana notą kredytową (lub notą korygującą, w zależności od kraju), zawsze z odniesieniem do oryginalna faktura i prowadzenie wątku księgowego.

• Dokładnie obliczyć kwotę do odjęcia, uwzględniając wpływ na impuestos jeśli dotyczy.
• Opisz powód wyraźnie: pełny lub częściowy zwrot pieniędzy, nieuwzględnienie zniżki, błąd w cenie itp.
• Zachowaj kopię dokumentów i upewnij się, że klient otrzymać notatkę aby skorygować swoją księgowość.
• Używaj oprogramowania lub narzędzi, które szanują numeracja kolejna i wygeneruj wymagane pola dla każdej jurysdykcji.

Jeszcze jedna uwaga: nie myl noty kredytowej z zarządzaniem oferty lub proformyProformy służą wyłącznie celom informacyjnym. Jeśli po wystawieniu faktury pojawi się błąd, należy wystawioną fakturę skorygować, dołączając odpowiedni dokument.

Najczęściej zadawane pytania

Czy nota kredytowa zawsze ma wartość ujemną?

Tak, powodem jego istnienia jest zmniejszyć ilość poprzedniej faktury. Gdy właściwym działaniem jest naliczenie zawyżonej kwoty za pominiętą pozycję lub dokonanie korekty w górę, wówczas nota debetowa.

Czy mogę z niego korzystać po zadeklarowaniu VAT?

To zależy od kraju. W Hiszpanii obowiązujący mechanizm korygowania okresów jest już... zlikwidowany To jest faktura korygująca. W innych krajach zasady są inne: sprawdź lokalne przepisy, aby uniknąć błędów. oświadczenie.

Czy można je wydać z mocą wsteczną?

Istnieją ograniczenia. Na przykład na stronie internetowej rządu peruwiańskiego może być margines do dwóch dni do tej pory z mocą wsteczną. W Chile nie ma ścisłych ograniczeń dotyczących emisji, ale istnieją warunki, jeśli celem jest zapewnienie, że banknot nie zostanie naruszony przez VAT (okres rozliczeniowy do 3 miesięcy).

Czy służy do całkowitego anulowania transakcji?

Tak, jeżeli pozwalają na to obowiązujące przepisy prawne, możesz wystawić notę ​​kredytową na całkowity faktury i powoduje jej nieważność ekonomiczną. W Meksyku nie zastępuje ona procedury anulowanie CFDI, z wyjątkiem płatności z góry; w tym przypadku należy postępować zgodnie z procedurą SAT.

Jaka jest różnica pomiędzy tym a fakturą korygującą?

Urządzenie prostujące jest najbardziej wszechstronnym urządzeniem w Hiszpanii: można go używać pozytywne lub negatywne i skorygować okresy parzyste już zadeklarowane. Nota kredytowa, jeśli istnieje, jest zawsze negatywne i z dodatkowymi ograniczeniami czasowymi i proceduralnymi w zależności od poszczególnych przepisów.

Kto wysyła, a kto odbiera?

Jest nadawany przez sprzedawca lub dostawca a klient je otrzymuje. Obie strony muszą je zarejestrować: wystawca jako korektę swojego dochodu, a odbiorca jako zmniejszyć swoich wydatków lub zadłużenia, w zależności od przypadku.

Szybka lista kontrolna do prawidłowego wydania

• Potwierdź powód oraz zakres (całkowity lub częściowy) dostosowania.
• Znajdź oryginalna faktura i jego numeracja.
• Oblicz bazę, impuestos i kwoty do odjęcia.
• Wystawić notę ​​wskazującą referencia do faktury i kwoty ujemne.
• Wyślij do klienta i złóż wraz z dokumentacji powiązany.

Nota kredytowa to po prostu administracyjne narzędzie do bilansowania ksiąg rachunkowych bez zacierania śladów. Jeśli zachowasz odniesienie do oryginalnej faktury, użyjesz wymagane pola W przypadku Twojego kraju (na przykład CFDI dla wydatków z użyciem G02 w Meksyku lub korekta w Hiszpanii), jeśli zachowasz numerację sekwencyjną i wyraźnie wyjaśnisz powód, Twoje rozliczenia będą aktualne zgodnie z zasady rachunkowości w HiszpaniiUnikniesz niechcianych kar i przy okazji Poprawisz relacje z klientem. poprzez formalne rejestrowanie wszelkich zwrotów, rabatów lub niezbędnych korekt.

Podobne artykuły:

Nota debetowa: kompletny przewodnik z przepisami, przykładami i procedurą wystawiania