Ce este o notă de credit: definiție, utilizări, exemple și diferențe

Pagina principala » Contabilitate » Ce este o notă de credit: definiție, utilizări, exemple și diferențe

Dacă ați emis vreodată o factură și apoi ați descoperit o greșeală sau dacă un client a returnat o parte din achiziție, probabil ați întâlnit conceptul de Nota de creditNu este o invenție ciudată sau un capriciu administrativ: este instrumentul formal de înregistrare a unei scăderi a valorii unei vânzări care a fost deja facturată și, prin urmare, înregistrată în contabilitatea dumneavoastră.

Înainte de a intra în detalii, este important să punem pe masă un avertisment important: în În Spania, este obișnuit să se utilizeze o factură rectificativă. pentru a corecta facturile emise, deși în limbajul cotidian mulți oameni încă le numesc „note de credit”. În alte țări vorbitoare de limbă spaniolă, nota de credit este utilizată formal (și, în plus, cu cerințe foarte specifice). Mai jos veți vedea când este utilizată, ce trebuie să conțină și cum să îl emiti corect în funcție de țară, cu exemple și diferențe față de alte documente.

Ce este o notă de credit?

O notă de credit este o document comercial valabil din punct de vedere legal Această funcție este utilizată pentru a modifica o factură deja emisă, reducând-o. Scopul său este de a reflecta oficial reducerile ulterioare, retururile de mărfuri, erorile de preț sau cantitate și, în general, orice situație care necesită reduce cantitatea a facturii originale fără a o elimina din evidență.

Este generat de vânzător sau furnizor și trimis clientului ca dovada reducerii sau anulare parțială sau totală. Din punct de vedere contabil, efectul său este clar: înregistrează un sold în favoarea clientului și un venit mai mic pentru vânzător, prevenind discrepanțe care ar putea duce la inspecții și sancțiuni dacă nu sunt corectate.

Când se folosește o notă de credit?

Situațiile tipice care justifică o notă de credit sunt foarte ușor de recunoscut în viața de zi cu zi. Printre cele mai frecvente scenarii se numără următoarele: returul bunurilor din cauza defectelor sau nemulțumirilor, detectarea erori de facturare (sumă, cantitate, date), the aplicarea reducerilor care nu au fost incluse inițial și stornarea operațiunilor care trebuie anulate total sau parțial.

• Returnarea produselor: clientul returnează marfa și este responsabilitatea sa rambursarea integrală sau parțială.
• Erori de facturare: a fost facturat un preț sau o cantitate incorectă și se aplică următoarele: corecție descendentă.
• Reduceri ulterioare: un bonus sau o reducere este convenită odată ce factură deja emisă.
• Anularea tranzacțiilor: situații în care este necesar să se invalidează total sau parțial efectul economic al proiectului de lege.

Important: În multe țări, facturile emise nu pot fi șterse sau distruse. Prin urmare, se utilizează următoarea procedură: notă de credit ca ajustare (sau factura corectivă, conform reglementărilor locale) pentru a lăsa o evidență contabilă curată și consistentă.

Exemplu practic

Imaginați-vă că firma A facturează firmei B un serviciu complet în valoare de 1.000 EUR. B analizează factura și descoperă că a contractat de fapt un pachet redus pentru 800 EUR. După confirmarea acestui fapt, A emite o factură. notă de credit în valoare de 200 € asociat cu factura originală. Acest lucru asigură că respectivul client primește soldul creditor și că vânzătorul corectează venitul înregistrat, totul într-un mod care... trasabil și legal, facilitând gestionarea colectărilor și a plăților.

Dacă anularea completă a vânzării s-ar efectua, emitentul ar genera o notă de credit pentru suma totală în negativFactura este referențiată și nu are niciun efect economic.

Cerințe minime și conținut

Deși nu există un format universal unic, există mai multe elemente care sunt de obicei esențiale pentru ca o notă de credit să fie pregătită corect și să respecte reglementările aplicabile. Scopul este ca documentul să fie clar, să fie numerotate consecutiv și să fie ușor de auditat.

• Indică faptul că este un Nota de credit sau un document echivalent permis.
• Păstrați numerotare consecutivă care se redă în seria ta.
• Pentru a face referire cu precizie la numărul original al facturii care este corectată.
• reflectă sume negative (deoarece reduc baza impozabilă și impozitele).
• Repetați informații esențiale despre expeditor și destinatar așa cum se arată pe factura corectată.
• Detaliați motiv (retur, reducere, eroare, anulare).

În plus, este recomandabil să păstrați factura inițială în cazul în care este necesară. autoritatea fiscalăși trimiteți nota de credit clientului, astfel încât și el ajustați-vă contabilitateaAstfel, ambele laturi ale scaunului sunt pătrate.

Diferențe față de factura corectivă

Notele de credit și facturile corective au funcții similare, dar nu sunt același lucru. În Spania, instrumentul standard pentru corectarea facturilor este nota de credit. factura corectivaAceasta poate fi pozitivă sau negativă (servește la creșterea sau scăderea sumei inițiale) și, în plus, permite Corectarea facturilor după decontarea TVA-ului al trimestrului corespunzător.

În schimb, nota de credit, acolo unde este avută în vedere în mod formal, este întotdeauna utilizată în sensul negativ (Reduce valoarea tranzacției.) Multe cadre de reglementare nu permit ca o notă de credit să corecteze facturile din perioade care au fost deja achitate. declarat și soluționatÎn acest scenariu, este necesară o factură rectificativă, conform reglementărilor locale.

Notă de credit vs. notă de debit

O altă distincție cheie: o notă de credit reduce valoarea unei facturi emise, în timp ce o nota de debit o măreșteO notă de debit este utilizată atunci când o plată a fost uitată, trebuie percepute dobânzi de întârziere sau suma a fost subestimată. Pe scurt, aceasta este în beneficiul vânzătorului (acesta primește mai mulți bani) și reprezintă un... taxa suplimentara pentru client.

Dacă o notă de debit sau de credit a fost emisă din greșeală și trebuie stornată, în practica contabilă acest lucru se rezolvă de obicei prin emiterea unei document de semn opus pentru aceeași sumă, astfel încât soldul să revină la starea corectă și să existe o înregistrare a corecției.

Tipuri de note de credit

În practică, se disting două categorii principale: comercial și bancarPrimul tip sunt cele obișnuite între companii și clienți sau furnizori; al doilea tip sunt emise de instituțiile financiare pentru a reflecta plăți sau venituri în favoarea unui client.

• Note comerciale: provenite din tranzacții de vânzare, ajustează prețurile, reducerile sau Returnează.
• Bancnote: emise de bănci pentru a lăsa o urmă a îngrășământ în contul clientului.

Cum să creezi o notă de credit pas cu pas

Pașii practici sunt similari în toate mediile: definirea motivului, identificarea facturii care trebuie corectată, calcularea suma exactă de scăzut și emiteți nota cu formatul și câmpurile cerute de țara dumneavoastră. Chiar și așa, fiecare jurisdicție are nuanțe care ar trebui respectate.

Spania: utilizarea preferențială a facturii corective

In Spania nu este permis șterge o factură emisăPentru corectarea sumelor sau a datelor, se utilizează o factură rectificativă, care trebuie să menționeze motivul și să facă referire la factura originală. ajustați bazele de calcul și TVA-ul și urmați numerotarea specifică. În limbajul comun, mulți oameni se referă la aceasta ca la o „notă de credit”, dar instrumentul recunoscut legal este corectivcare pot fi datorate unor diferențe pozitive sau negative.

Peru: Emisiune prin SUNAT sau PSE

În Peru, o notă de credit este o chitanță electronică care este emis pentru anularea sau ajustarea tranzacțiilor. Poate fi generat pe portalul SUNAT sau prin intermediul unui Furnizor de Servicii Electronice (PSE). În general, veți avea nevoie de numărul bancnotei, detaliile emitentului și destinatarului, data emiterii, detaliile motivului și suma care trebuie scăzută.

1. Accesați portalul SUNAT și conectați-vă cu RUC-ul, numele de utilizator și parola SOL.
2. În meniu, accesați VEZI SOL > Factură electronică > Emiteți o notă de credit.
3. Configurați problema: data este de obicei completată cu data de azi (marja retroactivă limitată de până la doua zile).
4. Alegeți tipul de impact: anularea tranzacției, rambursare, eroare în RUC, Etc
5. Introduceți numărul facturii care urmează să fie ajustată, detaliați motivul și verificați rezumat preliminar.
6. Confirmați și emiteți. Sistemul va genera chitanța electronică corespunzătoare.

Dacă lucrați cu un PSE, fluxul de lucru este similar; doar interfața și anumiți pași operaționali pot varia, așa că este recomandat urmați instrucțiunile furnizorului.

Chile: Criteriile DTE și SII

În Chile, notele de credit și de debit fac parte din Documente fiscale electronice (DTE)Notele de credit conectează și corectează facturile electronice atunci când este necesar să le anulați în totalitate sau parțial, să aplicați reduceri sau să faceți alte ajustări. Conform SII (Serviciul Fiscal Chilian), nu există... termen maxim sau minim rigid pentru emiterea unei note de credit, dar pentru a evita supunerea acesteia la TVA, se consideră de obicei o marjă de până la 3 luni, în conformitate cu reglementările în vigoare.

Rețineți că ștergerea facturilor emise este ilegală; prin urmare, corecțiile trebuie făcute întotdeauna prin DTE. Nota de credit sau debit. Dacă trebuie să stornați o factură emisă incorect, contabilitatea este stabilizată cu un DTE contrar pentru aceeași valoare.

Mexic: CFDI tip E (Cheltuieli)

În Mexic, „nota de credit” corespunde CFDI de tip E (Cheltuieli)Se utilizează pentru retururi, reduceri, bonusuri sau corectarea erorilor care reduc veniturile facturate anterior cu CFDI tip I (Venituri). Un punct cheie este „Utilizarea CFDI” G02 (Returnări, reduceri sau bonusuri) și relația corespunzătoare cu venitul inițial CFDI.

• Relaționați CFDI-ul „E” cu CFDI-ul „I” pe care îl afectează, incluzându-l pe fiecare în nodul corespunzător UUID legate de.
• Înregistrați același lucru metoda de plată care a fost înregistrată în CFDI-ul veniturilor.
• Dacă ajustarea se aplică mai multor CFDI-uri de venit, puteți emite un singur CFDI „E” pentru total, referindu-l la unul per fiecare UUID afectat.

Atenție: CFDI-ul de ieșire nu anulează de la sine o factură electronică, cu excepția cazului în care avansuriDacă un CFDI trebuie invalidat, procedura corectă este Anulați-l conform regulilor SAT și, dacă este cazul, să emită un nou document cu cheia de relație „04 – Înlocuirea CFDI-ului anterior”.

Bune practici și greșeli de evitat

Dincolo de formalități, există obiceiuri care fac viața mult mai ușoară și previn durerile de cap legate de audituri. O primă regulă de aur este Nu ștergeți niciodată o factură emisă. Corecția este documentată cu o notă de credit (sau o notă corectivă, în funcție de țară), făcând întotdeauna referire la factura originala și menținerea firului contabil.

• Calculați cu exactitate suma care trebuie scăzută, inclusiv efectul asupra impuestos dacă se aplică.
• Descrie motiv în mod clar: rambursare integrală sau parțială, reducere neaplicată, eroare de preț etc.
• Păstrați o copie a documentelor și asigurați-vă că clientul primește nota să își ajusteze contabilitatea.
• Folosește software sau instrumente care respectă numerotare consecutivă și generează câmpurile obligatorii pentru fiecare jurisdicție.

Un ultim punct: nu confundați nota de credit cu gestionarea cotații sau proformeProformele au scop informativ; dacă apare o eroare după facturare, factura emisă trebuie corectată cu documentul corespunzător.

Întrebări frecvente

Nota de credit are întotdeauna o valoare negativă?

Da, rațiunea sa de a fi este reduce cantitatea a unei facturi anterioare. Când acțiunea potrivită este de a suprafactura un articol omis sau de a face o corecție în creștere, atunci o Nota de debit.

Pot să-l folosesc după ce declar TVA-ul?

Depinde de țară. În Spania, mecanismul valabil pentru ajustarea perioadelor este deja... lichidat Aceasta este o factură rectificativă. În alte țări, regulile variază: verificați reglementările locale pentru a evita erorile. declarație.

Poate fi emis retroactiv?

Există limite. De exemplu, pe site-ul guvernului peruan poate exista o marjă de până la două zile până în prezent, retroactiv. În Chile nu există o limită strictă privind emiterea, dar există anumite condiții dacă scopul este de a se asigura că bancnota nu este afectată de Corectat cu TVA (perioadă de referință de până la 3 luni).

Servește la anularea completă a unei tranzacții?

Da, cu condiția ca cadrul legal aplicabil să permită acest lucru, puteți emite o notă de credit pentru total a facturii și o va face nulă din punct de vedere economic. În Mexic, aceasta nu înlocuiește procedura de anulare al CFDI, cu excepția cazului plăților în avans; acolo trebuie să urmați fluxul SAT.

Care este diferența dintre aceasta și o factură rectificativă?

Instrumentul rectificator este cel mai versatil instrument din Spania: poate fi pozitiv sau negativ și pentru a corecta perioadele pare deja declarate. Nota de credit, acolo unde există, este întotdeauna negativ și cu limitări suplimentare de timp sau procedurale, în funcție de fiecare regulament.

Cine trimite și cine primește?

Este difuzat de vânzător sau furnizor și clientul îl primește. Ambii trebuie să îl înregistreze: emitentul ca o ajustare a venitului său, iar destinatarul ca scădere a cheltuielilor sau datoriei sale, după caz.

Listă de verificare rapidă pentru emiterea corectă a acesteia

• Confirmă motiv și amploarea (totală sau parțială) a ajustării.
• Localizați factura originala și numerotarea acesteia.
• Calculați baza, impuestos și sumele care trebuie scăzute.
• Emiteți nota care indică Referencia la factură și sume în negativ.
• Trimiteți clientului și depuneți la documentație legate de.

O notă de credit este pur și simplu o gură de oxigen administrativă pentru a echilibra conturile fără a șterge nicio urmă. Dacă respectați referința la factura originală, utilizați câmpuri obligatorii Pentru țara dumneavoastră (de exemplu, CFDI pentru cheltuieli cu utilizare G02 în Mexic sau corectivul în Spania), dacă mențineți numerotarea secvențială și explicați clar motivul, contabilitatea dumneavoastră va fi actualizată conform principiile contabile din SpaniaVei evita amenzi nedorite și, întâmplător, Îți vei îmbunătăți relația cu clientul tău. prin înregistrarea oficială a oricărei rambursări, reduceri sau corecții necesare.