Čo je to dobropis: definícia, použitie, príklady a rozdiely

Domov » Účtovníctvo » Čo je to dobropis: definícia, použitie, príklady a rozdiely

Ak ste niekedy vystavili faktúru a neskôr ste zistili chybu alebo ak zákazník vrátil časť nákupu, pravdepodobne ste sa stretli s konceptom dobropisu . Nie je to zvláštny vynález ani administratívny rozmar: je to formálny nástroj na zaznamenanie zníženia hodnoty predaja, ktorý už bol fakturovaný, a teda zaznamenaný vo vašom účtovníctve.

Predtým, ako sa pustíme do detailov, je dôležité si niečo ujasniť: v Španielsku je bežné používať opravnú faktúru na úpravu vystavených faktúr, hoci mnohí ľudia ich stále označujú ako „dobropisy“. V iných španielsky hovoriacich krajinách sa dobropis používa formálne (a s veľmi špecifickými požiadavkami). Nižšie nájdete, kedy sa používa, čo by mal obsahovať a ako ho správne vystaviť v závislosti od krajiny, s príkladmi a rozdielmi v porovnaní s inými dokumentmi.

Čo je to dobropis?

Dobropis je právne platný obchodný dokument, ktorý sa používa na zníženie sumy už vystavenej faktúry. Jeho účelom je oficiálne zohľadniť následné zľavy, vrátenie tovaru, chyby v cenách alebo množstve a vo všeobecnosti akúkoľvek situáciu, ktorá si vyžaduje zníženie pôvodnej sumy faktúry bez jej odstránenia z evidencie.

Vygeneruje ho predajca alebo dodávateľ a odošle zákazníkovi ako dôkaz o zľave alebo čiastočnom alebo úplnom zrušení objednávky. Z účtovného hľadiska je jeho účinok jasný: zaznamenáva kreditný zostatok pre zákazníka a nižšie tržby pre predajcu, čím sa predchádza nezrovnalostiam, ktoré by mohli viesť k auditom a pokutám, ak sa neopravia.

Kedy sa používa dobropis?

Typické situácie, ktoré odôvodňujú dobropis, sú v každodennom živote ľahko rozpoznateľné. Medzi najčastejšie scenáre patrí vrátenie tovaru z dôvodu vád alebo nespokojnosti, zistenie chýb vo fakturácii (suma, množstvo, údaje), uplatnenie zliav, ktoré neboli pôvodne zahrnuté, a storno transakcií, ktoré je potrebné úplne alebo čiastočne zrušiť.

• Vrátenie tovaru: zákazník vracia tovar a je to jeho zodpovednosť vrátenie peňazí úplne alebo čiastočne.
• Chyby vo fakturácii: bola fakturovaná nesprávna cena alebo množstvo a platí nasledovné: korekcia smerom nadol.
• Následné zľavy: bonus alebo zľava sa dohodne raz faktúra už bola vystavená.
• Zrušenie transakcií: situácie, v ktorých je potrebné úplne alebo čiastočne zneplatniť ekonomický efekt návrhu zákona.

Dôležité: V mnohých krajinách nie je možné vymazanie ani zničenie vystavených faktúr. Preto sa dobropisy (alebo opravné faktúry v závislosti od miestnych predpisov) používajú ako úpravy na udržanie čistého a konzistentného účtovného záznamu.

Praktický príklad

Predstavte si, že spoločnosť A vystaví faktúru spoločnosti B za kompletnú službu vo výške 1 000 EUR. Spoločnosť B si faktúru prekontroluje a zistí, že v skutočnosti si objednala znížený balík služieb za 800 EUR. Po potvrdení tejto skutočnosti spoločnosť A vystaví dobropis na 200 EUR, ktorý je prepojený s pôvodnou faktúrou. To zabezpečí, že zákazník dostane svoj dobropis a predávajúci opraví zaznamenaný príjem, a to všetko sledovateľným a legálnym spôsobom , čím sa zjednoduší správa pohľadávok a záväzkov.

Ak by sa malo uskutočniť úplné zrušenie predaja, vystaviteľ by vygeneroval dobropis na celkovú sumu v zápornej hodnote s odkazom na faktúru, ktorá zostala bez ekonomického efektu.

Minimálne požiadavky a obsah

Hoci neexistuje jednotný univerzálny formát, existuje niekoľko prvkov, ktoré sú zvyčajne nevyhnutné pre správne vyhotovenie dobropisu a jeho súlad s platnými predpismi. Cieľom je, aby bol dokument jasný, postupne očíslovaný a ľahko kontrolovateľný.

• Naznačte, že ide o Dobropis alebo povolený rovnocenný dokument.
• Udržujte postupné číslovanie ktorý hrá vo vašom seriáli.
• Aby sa presne odvolali na pôvodné číslo faktúry čo je opravené.
• odrážať záporné sumy (pretože znižujú daňový základ a dane).
• Opakujte základné informácie o odosielateľovi a príjemcovi ako je uvedené na opravenej faktúre.
• Podrobnosti dôvod (vrátenie tovaru, zľava, chyba, zrušenie).

Okrem toho je vhodné uschovať si originál faktúry pre prípad, že by si ju daňový úrad vyžiadal , a dobropis poslať klientovi, aby si mohol upraviť účtovníctvo . Týmto spôsobom sa obe strany transakcie zaznamenajú.

Rozdiely oproti opravnej faktúre

Dobropisy a opravné faktúry slúžia na podobné účely, ale nie sú to isté. V Španielsku je štandardným nástrojom na opravu faktúr opravná faktúra . Tá môže byť kladná alebo záporná (slúži na zvýšenie alebo zníženie pôvodnej sumy) a okrem toho umožňuje opravu faktúr po vyrovnaní DPH za príslušný štvrťrok.

Naproti tomu dobropis, ak je formálne uznaný, sa vždy používa v negatívnom zmysle (znižuje hodnotu transakcie). Mnohé regulačné rámce neumožňujú dobropis na opravu faktúr za obdobia, ktoré už boli deklarované a vyrovnané ; v takýchto prípadoch sa podľa miestnych predpisov vyžaduje opravná faktúra.

Dobropis verzus debetný šek

Ďalší kľúčový rozdiel: dobropis znižuje hodnotu vystavenej faktúry, zatiaľ čo ťarchopis ju zvyšuje . Ťarchopis sa používa, keď bola položka prehliadnutá, je potrebné účtovať úrok z omeškania alebo bola suma podhodnotená. Stručne povedané, je výhodný pre predávajúceho (ktorý dostane viac peňazí) a predstavuje dodatočný poplatok pre zákazníka.

Ak bol omylom vystavený ťarchopis alebo dobropis a je potrebné ho stornovať, v účtovnej praxi sa to zvyčajne rieši vystavením dokladu opačného znamienka na rovnakú sumu, aby sa zostatok vrátil do správneho stavu a existoval záznam o oprave.

Typy dobropisov

V praxi sa rozlišujú dve hlavné kategórie: komerčné a bankové . Prvé sú bežné medzi spoločnosťami a klientmi alebo dodávateľmi; druhé vydávajú finančné inštitúcie na vyjadrenie platieb alebo príjmov v prospech klienta.

• Obchodné doklady: pochádzajúce z predajných transakcií, upravujú ceny, zľavy alebo výnos.
• Bankovky: vydané bankami, aby zanechali stopu umelé hnojivo na účte zákazníka.

Ako krok za krokom vytvoriť dobropis

Praktické kroky sú vo všetkých prostrediach podobné: definujte dôvod, identifikujte faktúru, ktorú chcete opraviť, vypočítajte presnú sumu na odpočítanie a vystavte doklad s formátom a poľami požadovanými vašou krajinou. Každá jurisdikcia má však svoje nuansy, ktoré by sa mali rešpektovať.

Španielsko: preferenčné používanie opravnej faktúry

V Španielsku nie je povolené vymazať vystavenú faktúru . Na opravu súm alebo údajov sa používa opravná faktúra, ktorá musí uvádzať dôvod, odkazovať na pôvodnú faktúru, upraviť základ dane a DPH a dodržiavať špecifický systém číslovania. V bežnej terminológii sa to veľa ľudí nazýva „dobropis“, ale právne uznávaným nástrojom je opravná faktúra , ktorá sa môže vystaviť pre kladné alebo záporné odchýlky.

Peru: Vydanie prostredníctvom SUNAT alebo PSE

V Peru je dobropis elektronický dokument vydaný na zrušenie alebo úpravu transakcií. Dá sa vygenerovať na webovej stránke SUNAT alebo prostredníctvom poskytovateľa elektronických služieb (PSE). Vo všeobecnosti budete potrebovať číslo dobropisu, informácie o vydavateľovi a príjemcovi, dátum vydania , podrobnosti o dôvode zmeny a sumu, ktorá sa má odpočítať.

1. Prejdite na portál SUNAT a prihláste sa pomocou svojho RUC, používateľského mena a hesla SOL.
2. V ponuke prejdite na SEE SOL > Elektronická faktúra > Vydať dobropis.
3. Nakonfigurujte problém: dátum sa zvyčajne vyplní dnešným dátumom (obmedzená spätná rezerva až do dva dni).
4. Vyberte typ vplyvu: zrušenie transakcie, vrátenie peňazí, chyba v RUC, Atď
5. Zadajte číslo faktúry, ktorú chcete upraviť, uveďte dôvod a skontrolujte predbežné zhrnutie.
6. Potvrďte a vystavte. Systém vygeneruje príslušný elektronický doklad.

Ak pracujete s PSE, postup je podobný; líšiť sa môže iba rozhranie a určité prevádzkové kroky, preto je vhodné riadiť sa pokynmi poskytovateľa.

Čile: Kritériá DTE a SII

V Čile sú dobropisy a debetné doklady súčasťou elektronických daňových dokladov (DTE) . Dobropisy prepájajú a opravujú elektronické faktúry, keď je potrebné ich úplne alebo čiastočne zrušiť, uplatniť zľavy alebo vykonať iné úpravy. Podľa SII (Čilského daňového úradu) neexistuje žiadny pevný maximálny ani minimálny časový rámec na vydanie dobropisu, ale na vyhnutie sa DPH sa v súlade s platnými predpismi vo všeobecnosti uvažuje o lehote do troch mesiacov.

Pamätajte, že mazanie vystavených faktúr je nezákonné, preto sa opravy musia vždy vykonať prostredníctvom dobropisu alebo debetného dokladu (DTE). Ak potrebujete stornovať nesprávne vystavený doklad, účtovné záznamy sa stabilizujú príslušným dobropisom alebo debetným dokladom.

Mexiko: CFDI typ E (náklad)

V Mexiku zodpovedá „dobropis“ CFDI typu E (náklad) . Používa sa na vrátenie tovaru, zľavy, rabaty alebo opravy chýb, ktoré znižujú príjmy predtým fakturované s CFDI typu I (príjem). Kľúčovým bodom je „Použitie CFDI“ G02 (Vrátenie tovaru, zľavy alebo rabaty) a jeho správny vzťah k pôvodnému príjmovému CFDI.

• Vzťahujte CFDI „E“ k CFDI „I“, na ktorý má vplyv, pričom každý z nich zahrňte do príslušného uzla. UUID súvisiace.
• Zaregistrujte to isté spôsob platby čo bolo zaznamenané v CFDI príjmu.
• Ak sa úprava vzťahuje na viacero príjmových CFDI, môžete vydať jeden CFDI „E“ pre celú sumu, ktorý sa vzťahuje na jeden každé UUID postihnutých.

Upozornenie: Odoslaný CFDI sám o sebe nezruší elektronickú faktúru, s výnimkou prípadov zálohových platieb . Ak je potrebné CFDI zneplatniť, správny postup je zrušiť ho podľa pravidiel SAT a v prípade potreby vydať nový dokument s kódom vzťahu „04 – Nahradenie predchádzajúceho CFDI“.

Osvedčené postupy a chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Okrem formalít existujú návyky, ktoré výrazne zjednodušujú život a predchádzajú bolestiam hlavy počas auditov. Prvým zlatým pravidlom je nikdy nemazať vystavenú faktúru. Opravy sa dokumentujú dobropisom (alebo opravenou faktúrou, v závislosti od krajiny), pričom sa vždy odkazuje na pôvodnú faktúru a uchováva sa účtovný záznam.

• Presne vypočítajte sumu, ktorá sa má odpočítať, vrátane vplyvu na impuestos ak platí.
• Opíšte dôvod jasne: úplné alebo čiastočné vrátenie peňazí, neuplatnená zľava, chyba v cene atď.
• Uschovajte si kópiu dokumentov a uistite sa, že klient prijať poznámku upraviť si účtovníctvo.
• Používajte softvér alebo nástroje, ktoré rešpektujú postupné číslovanie a vygenerujte požadované polia pre každú jurisdikciu.

Ešte jedna poznámka: nezamieňajte si dobropis so správou cenových ponúk alebo proforma faktúr . Proforma faktúry slúžia na informačné účely; ak sa po fakturácii objaví chyba, je potrebné vystavenú faktúru opraviť príslušným dokladom.

Najčastejšie otázky

Má dobropis vždy zápornú hodnotu?

Áno, jeho účelom je znížiť sumu predchádzajúcej faktúry. Ak je správnym postupom nadmerné účtovanie o vynechanú položku alebo vykonanie korekcie smerom nahor, potom je vhodný ťarchopis.

Môžem ho použiť po prihlásení DPH?

Záleží to od krajiny. V Španielsku je opravná faktúra vhodným nástrojom na úpravu už vyrovnaných období . V iných krajinách sa pravidlá líšia: overte si miestne predpisy, aby ste sa vyhli chybám pri podávaní.

Dá sa vydať aj spätne?

Existujú obmedzenia. Napríklad peruánsky vládny portál umožňuje spätné datovanie až do dvoch dní . V Čile neexistuje prísny limit na vydanie, ale existujú podmienky, ak sa má zmenka vyhnúť DPH (referenčné obdobie až 3 mesiace).

Slúži to na úplné zrušenie transakcie?

Áno, za predpokladu, že to umožňuje platný právny rámec, môžete vydať dobropis na celú sumu faktúry a zrušiť jej platnosť. V Mexiku to nenahrádza postup zrušenia CFDI , s výnimkou prípadov zálohových platieb; v týchto prípadoch musíte dodržiavať postupy SAT.

Aký je rozdiel medzi týmto a opravnou faktúrou?

Opravené daňové priznanie je v Španielsku najuniverzálnejším nástrojom: môže byť kladné alebo záporné a dokonca môže opraviť už vykázané obdobia. Dobropis, ak existuje, je vždy záporný a má viac časových alebo procesných obmedzení v závislosti od konkrétnych predpisov.

Kto posiela a kto prijíma?

Vydáva ho predávajúci alebo dodávateľ a prijíma ho zákazník. Obaja ho musia zaznamenať: vydavateľ ako úpravu svojho príjmu a príjemca ako zníženie svojho výdavku alebo dlhu, podľa toho, čo je vhodné.

Stručný kontrolný zoznam pre jeho správne vydanie

• Potvrďte dôvod a rozsah (celkový alebo čiastočný) úpravy.
• Nájdite originál faktúry a jeho číslovanie.
• Vypočítajte základňu, impuestos a sumy, ktoré sa majú odpočítať.
• Vydať poznámku s uvedením DPH Kód tovaru k faktúre a sumy v záporných číslach.
• Odoslať klientovi a zaregistrovať u dokumentácia súvisiace.

Dobropis je jednoducho administratívna pomôcka na zabezpečenie vyrovnaného stavu vašich účtov bez vymazania akejkoľvek stopy. Ak budete rešpektovať odkaz na pôvodnú faktúru, použijete polia požadované vašou krajinou (napríklad CFDI de egreso s použitím G02 v Mexiku alebo opravný doklad v Španielsku), zachováte postupné číslovanie a jasne vysvetlíte dôvod, vaše účtovníctvo bude aktuálne podľa španielskych účtovných zásad , vyhnete sa nechceným pokutám a mimochodom zlepšíte svoj vzťah s klientom poskytnutím formálnej dokumentácie o všetkých potrebných vráteniach platieb, zľavách alebo opravách.