Dolgopis: popoln vodnik s predpisi, primeri in izdajo

Začetek » Računovodstvo » Dolgopis: popoln vodnik s predpisi, primeri in izdajo

V vsakodnevnem poslovanju katerega koli podjetja je prilagajanje zneskov računov pogostejše, kot se zdi, in da bi to storili urejeno in v skladu s predpisi, je ključno orodje bremepis. Ta komercialni dokument se uporablja za povečanje zneska transakcije, ki je že bila zaračunana. kadar se med drugim pojavijo opuščene stroške, razlike v cenah ali obresti.

Če se vam sliši znano, vendar niste povsem prepričani, kako deluje, je tukaj podroben in praktičen vodnik. Našli boste njegovo definicijo, kako se razlikuje od dobropisa, njegovo splošno uporabo, računovodske učinke, formalne zahteve, veljavne predpise v Čilu (SII), primere z dejanskimi številkami, kazni za zlorabo, najboljše prakse in tehnološke trende.Poleg tega boste videli, kako nekateri ERP-ji to upravljajo, da si boste lahko ustvarili operativno predstavo.

Kaj je bremepis?

Dolgopis je dokument, ki ga dobavitelj izda svoji stranki, da jo obvesti o povečanju stanja na prej izdanem računu. Uporablja se za popravek premalo zaračunanih zneskov ali za dodajanje naknadnih stroškov. (na primer prevoz ni vključen, stroški ali zamudne obresti), ki niso bili predvideni v prvotnem dokumentu.

V računovodskem smislu prodajalec z izdajo bremenitvenega zapisa poveča svojo terjatve in kupec poveča svoje obveznosti do dobaviteljev. Zato je pomembno pravilno beleženje, da se ohrani integriteta knjigovodstva. in se izogniti neskladjem pri usklajevanju in zaključevanju.

Razlike z dobropisom

Čeprav ju včasih zamenjujejo, nista ista. Z bremenilnim opominom se poveča zapadli znesek.Medtem ko dobropis to zmanjša. Razumevanje te razlike preprečuje računovodske in davčne napake.

• Dolgopis: Pozitivna prilagoditev že izdanega računa; poveča neporavnano stanje stranke.
• Dobropis: Negativna prilagoditev (naknadni popusti, vračila, bonusi); zmanjša neporavnano stanje.

Kdaj je izdano in računovodski učinki

Najpogostejše situacije, ki vodijo do bremenitvenega zapisnika, so različne. Te segajo od začetnih napak pri obračunavanju do dodatnih stroškov, ki so nastali kasneje. ali popravke zaradi sprememb cen.

• Napake v originalnem računu (cena ali količina nižja od pravilne).
• Dodatni stroški niso vključeni: poštnina, prevoznina in drugi logistični stroški.
• Provizije in doplačila, dogovorjena naknadno ali neupoštevana.
• Obresti za financiranje, popravki, obresti za obročno odplačevanje in zamudne obresti.
• Prilagoditve za delna vračila blaga ali za spremembe vrednosti, dogovorjene po dostavi.
• Popravki zaradi prijavljene nižje davčne obveznosti za DDV od pravilne.
• Popolna ali delna razveljavitev učinkov prejšnjega dobropisa, kadar je primerno, da se ga razveljavi.

Računovodski vpliv je neposreden za obe strani. Prodajalec: Povečanje terjatevKupec: poveča obveznosti do dobaviteljev. Ta dvojni učinek zahteva urejeno dokumentacijo in dobro komunikacijo s stranko, da se izognemo morebitnim presenečenjem.

Obvezni elementi bremepisa

Da bi bil bremepis veljaven in uporaben, mora vsebovati določene minimalne podatke. Ta polja zagotavljajo sledljivost, davčno podporo in pravilno računovodsko razporeditev.

• Enolična številka dokumenta (zaporedna ali folio).
• Datum izdaje.
• Identifikacija izdajatelja: RUT/NIF, ime in naslov podjetja.
• Identifikacija prejemnika: RUT/NIF, ime in naslov podjetja.
• Jasen opis razloga za prilagoditev (podrobna razlaga).
• Postavitveni zneski: neto, davki (DDV) in skupni znesek.
• Sklic na osnovni dokument (številka računa ali pripadajočega dobropisa).
• Pri čilski elektronski izdaji, elektronski žig ali podpis v skladu s SII.

Kako izdati bremepis: priporočen postopek

Postopek je preprost, vendar ga je pomembno dosledno upoštevati, da se izognete napakam. Preden dokument pošljete stranki, preverite utemeljitev in zneske..

1. Ugotovite razlog za prilagoditev in zberite dokaze (pogodbe, dobavnice, e-poštna sporočila itd.).
2. Pripravite dokument z vsemi potrebnimi elementi.
3. Pregled in odobritev interno (komercialno, finančno, davčno, kjer je to primerno).
4. Izdajte in pošljite stranki, pri čemer pustite dokazilo o odpremi.
5. Transakcijo zabeležite v računovodske evidence in shranite podporno dokumentacijo.

Pri uporabi elektronskega izdajanja računov sistem vodi postopek. V Čilu se mora elektronski bremepis sklicevati na prejšnji račun ali dobropis. in se pred pošiljanjem prejemniku pošlje SII v potrditev.

Predpisi v Čilu: pravni okvir in pravila SII

V čilskem kontekstu bremenobo ureja odlok z zakonsko močjo 825 iz leta 1974 (členi 24, 54, 56 in 57) in navodila Službe za notranje davke. Izdaja je izključno elektronska in za izdajatelja ustvari davčno obveznost plačila DDV..

SII je med drugim v okrožnicah določil merila: Okrožnica 36/1975, okrožnica 134/1975 in okrožnica 54/2006ki podrobno opisujejo predpostavke, zahteve in davčne posledice. Ključnega pomena je, da je elektronski dokument skladen z oblikami in validacijami SII.

Vrste elektronskih bremenilnih opomb (Čile)

Glede na scenarij se uporablja določena vrsta DTE. Prepoznavanje pravilne vrste zagotavlja pravilno veriženje dokumentov in izračun davka..

• Elektronski bremenitveni opomin za preklic: Uporablja se za preklic predhodno izdanega elektronskega dobropisa.
• Elektronski bremepis za povišanje cen na računih: sklicevanje na račun in odraža poznejše zvišanje cen.
• Elektronski bremepis za zvišanje DDV na dobropisih: analogno prejšnjemu, vendar na podlagi dobropisa.
• Elektronski izvozni bremenitveni nalog: za dodatne stroške pri zunanjetrgovinskih poslih po izvozni fakturi.

Roki za izdajo

Ni enotnega fiksnega roka, vendar v Čilu velja zastaralni rok iz 200. člena davčnega zakonika: do 3 leta od datuma izdaje originalnega dokumenta (elektronski račun ali potrdilo) za izvedbo prilagoditev prek bremepisov.

Obstajajo nianse, ki jih je treba upoštevati. Če SII (Čilska davčna uprava) poravna davčne razlike in obstaja terjatev, se bremepis izda, ko sodba postane pravnomočna.Če davkoplačevalec plača višji davek na neizterjano plačilno nalogo, lahko takrat izda bremepis.

Postopek elektronske izdaje (Čile)

Na platformah, ki jih je odobril SII, je tipično zaporedje zelo jasno. Izrecno sklicevanje na osnovni dokument in elektronski podpis sta bistvena koraka.

1. Dostopajte do certificiranega sistema za elektronsko izdajanje računov.
2. Izberite »Ustvari novo bremeno sporočilo«.
3. Povežite originalni račun ali dobropis.
4. Navedite razlog za prilagoditev in zneske (neto, DDV, skupaj).
5. Preverite vse podatke.
6. Elektronski podpis.
7. Pošljite SII v potrditev.
8. Po potrditvi pošljite DTE prejemniku.

Praktični primeri

Če si to ogledamo s številkami, si lažje predstavljamo učinek. Ti primeri zajemajo popravke cen, zamudne obresti in prilagoditve izvoza..

1) Popravek cene na računu

Podjetje je prodajalo stole in mize ter napačno določilo ceno na enoto stolov. Na originalnem računu je navedenih 100 stolov po ceni 15.650 in 100 miz po ceni 35.280., z neto zneskom 5.093.000, DDV 19 % od 967.670 in skupnim zneskom 6.060.670.

Pravilna cena za vsak stol je bila 16.650. V bremepisu bi morala biti prikazana razlika 1.000 na stol. in njegov vpliv na DDV.

• Sijaj: prilagoditev cene 100 stolov (razlika 1.000 na kos).
• Neto: 100.000.
• DDV 19 %: 19.000.
• Skupaj: 119.000.

2) Obresti za zamudo pri plačilu

Stranka je plačala račun 30 dni po datumu zapadlosti. Pogodba je določala 1-odstotno mesečno zamudnino. Prvotni račun: 5.000.000 (z DDV), datum zapadlosti 30. 06., datum plačila 30. 07..

V bremepisu bodo zaračunane dogovorjene obresti. Osnova 5.000.000 pri 1 % pomeni približno skupno 50.000, vključno z DDV..

• Gloss: obresti za zamudo pri plačilu (1 % od 5.000.000).
• Neto: 42.017 (zaokroženo).
• DDV 19 %: 7.983.
• Skupaj: 50.000.

3) Prilagoditev izvoza zaradi menjalnega tečaja

Izvoznik izstavi račun za 1.000 škatel po ceni 50 USD (skupaj 50.000 USD) z menjalnim tečajem 800 CLP za USD (40.000.000 CLP). Ob poravnavi se tečaj dvigne na 820 CLP na USD. in nastane diferencial.

Za razliko je treba izdati izvozni bremepis. Prilagoditev znaša 1.000.000 CLP in DDV se ne uporabi, ker gre za izvoz..

Davčne posledice

Zapis o dolgu ima takojšnje davčne učinke. Za izdajatelja se vneseni DDV prišteje k davčni obveznosti za obdobje in je navedeno na obrazcu 29.

Poleg tega se neto vrednost doda davčni osnovi mesečnih začasnih plačil (PPM). Za prejemnika dokument predstavlja višji strošek oziroma odhodek.in dodatni DDV bi lahko bil davčna olajšava, če izpolnjuje splošne zahteve.

Kazni za zlorabo

Nepravilna izdaja bremepisa je lahko draga. Čilski predpisi določajo globe, zaprtja in v resnih primerih zaporne kazni..

• Neizdajanje, kadar je to primerno (člen 97 št. 10): globe od 50 % do 500 % zneska transakcije, najmanj 2 UTM in največ 40 UTA, ter morebitna zaprtje do 20 dni.
• Uporaba lažnih ali nezanesljivih dokumentov (čl. 97 št. 4): globa od 50 % do 300 % utajenega davka in zaporna kazen za kratek čas (od srednje do najvišje stopnje).
• Goljufiva izdaja za napihovanje davčnih olajšav: zapor od najvišje manjše do najnižje hude stopnje in denarna kazen od 100 % do 300 % zneska goljufije.

Dobre prakse in tehnologija

Da bi zmanjšali tveganja, je priporočljivo, da postopek opravimo profesionalno. Podporna dokumentacija in usposabljanje za obračunsko ekipo sta bistvenega pomena.

• Podrobno dokumentirajte razlog za vsako prilagoditev (pogodbe, e-poštna sporočila, preglednice).
• Usposabljanje osebja o veljavnih predpisih in upravljanju sistema obračunavanja.
• Periodični pregledi za zgodnje odkrivanje napak.
• Redno usklajujte bremenitvene opomine z glavni računovodje.
• Spremljajte obdobja predpisovanja zdravil, da ne zamudite prilagoditvenega okna.

Programska oprema pomaga, zelo. Računovodske in ERP rešitve, kot so QuickBooks, SAP ali Bemmbo, vam omogočajo izdajanje in beleženje bremenilnih opomb s sledljivostjo.Njegova integracija s sistemom ERP preprečuje podvajanje in ročno usklajevanje. Aplikacija Copec Empresa, namenjena voznim parkom in transportu, ponazarja, kako posamezni sektorji vključujejo te delovne tokove za dodatne stroške (gorivo, cestnine itd.).

Številna podjetja se že odločajo za avtomatizacijo izterjave in plačil. Orodja, kot je Bemmbo, naj bi uporabljalo na stotine podjetij za poenostavitev upravljanja. in zmanjšati človeške napake pri izdajanju dokumentov, povezanih z obračunavanjem.

Kako to upravljati v ERP: praktičen primer v Siigu (nabava)

V nekaterih sistemih se "bremepis (nakupi)" uporablja za razveljavitev ali evidentiranje vračil in prilagoditev na nabavnih računih, kar vpliva na vrednosti in količine. Siigo ponuja več načinov za njegovo ustvarjanje odvisno od tega, kje v toku se nahajaš.

• Iz «+ Ustvari» → Dobavitelji → Dolgopis (nakupi).
• Prek Nakupi in stroški → Dokumenti o nakupu in stroških → Nov nakup / Strošek / Podporni dokument → Dolgopis / popravek.
• V samem nakupnem dokumentu, pod "Več" → Uporabi bremepis.

Ko se okno odpre, so ključna polja izpolnjena. Sistem samodejno pridobi podatke iz povezanega računa za nakup.

• Številka nakupa / Dokument podpore: poiščite račun, ki ga želite prilagoditi.
• Vrsta potrdila: izberite ustrezno vrsto.
• Datum priprave: kdaj bo prilagoditev zabeležena.

V podrobnostih je mogoče spreminjati količine in skladišča, pri čemer se preračunajo bruto, davčne in neto vrednosti. V razdelku za plačila lahko prilagodite načine plačila, da pokrijete donos in izboljšate vodenje zakladnice, vključno z možnostjo »Križanja z obveznostmi do dobaviteljev« in upravljanjem rokov plačila računov za nakup.

Možno je tudi urejanje komentarjev (ti bodo natisnjeni na dokumentu) in prilaganje varnostnih kopij datotek za dobavitelja. Za shranjevanje preprosto kliknite »Shrani«; nato lahko natisnete, uredite, prekličete/izbrišete ali si ogledate obračun. iz razpoložljivih možnosti.

Upoštevajte eno podrobnost: če je bila na prvotnem računu aktivirana možnost »Vključi druge davke in stroške«, Opozorilo o dolgu bo podedovalo in prikazalo to razčlenitev. da se ohrani davčna skladnost vnosa.

Posebni primeri

Pri izvozu se bremenilni zapis običajno uporablja za prilagoditev cen ali stroškov po izdaji izvoznega računa. Uporablja se za mednarodne cenovne spremembe, dodatne stroške v korist tujega kupca ali popravke količine/kakovosti., vedno v skladu s carinskimi predpisi; kadar je to primerno, se sklicuje na poročilo o spremembi vrednosti (IVV).

Pojavljajo se tudi v pogodbah o finančnem najemu. Izdani so za prilagoditev obrokov gibanjem obrestnih mer v shemah s spremenljivimi obrestmi., za dodajanje obresti ali zamudnih kazni in za prenos dodatnih stroškov (zavarovanje, vzdrževanje), ki prvotno niso bili vključeni.

Trendi in razvoj

Upravljanje davčnih dokumentov se hitro spreminja. Popolna digitalizacija elektronskih davčnih dokumentov je v Čilu že realnost. in se bo še naprej širil z več samodejnimi pregledi.

Umetna inteligenca se vgrajuje za odkrivanje anomalij in goljufij, še preden dosežejo računovodstvo. Vzporedno bi lahko tehnologija veriženja blokov zagotovila dodatno sledljivost in varnost. v krogih izdajanja in potrjevanja. Na mednarodni ravni se napreduje pri oblikovanju skupnih standardov za lažjo čezmejno trgovino in povezovanje dokumentov.

Obvladovanje bremenitvenega opomina je ključnega pomena za nemoteno uravnoteženje računov, skladnost s SII, kadar je to primerno, in ohranjanje preglednih poslovnih odnosov. Če veste, kaj je to, kdaj je primerno, katera polja so bistvena in kako to integrirati v svojo programsko opremo, boste imeli nadzor nad procesom. in izognili se boste morebitnim obveznostim glede DDV, PPM ali kaznim, ki bi škodovale vašemu denarnemu toku in ugledu.