Autoriteti në administratë: përkufizimi, llojet, delegimi dhe marrëdhënia e tij me lidershipin dhe pushtetin

fillim » Burimet njerëzore » Autoriteti në administratë: përkufizimi, llojet, delegimi dhe marrëdhënia e tij me lidershipin dhe pushtetin

Në menaxhim, autoriteti nuk ka të bëjë thjesht me dhënien e urdhrave; mbi të gjitha, ka të bëjë me të drejtën legjitime për të marrë vendime, për të dhënë udhëzime dhe për të pritur që ato të zbatohen për të arritur qëllimet e një organizate. Në operacionet e përditshme të një kompanie, kjo aftësi organizon punën , zvogëlon fërkimet dhe eliminon negociatat e panevojshme në lidhje me detyrat e caktuara, duke rritur kështu shkathtësinë dhe qëndrueshmërinë operative.

Megjithatë, ky pushtet formal bashkëjeton me përgjegjësinë dhe burime të tjera të ndikimit. Në fakt, autoriteti mund të rrjedhë nga një pozicion, ekspertizë ose prestigj personal, dhe mund të ushtrohet me mençuri ose në mënyrë abuzive. Kur zbatohet me gjykim të drejtë, ai përkthehet në lidership efektiv dhe ekipe të përkushtuara ; kur shtrembërohet, shfaqen rezistencë, demotivim dhe vendime të dobëta, duke gërryer besimin.

Çfarë është autoriteti në administratë?

Nga një perspektivë klasike, autoriteti në menaxhim është fuqia ligjore dhe legjitime e një personi për të nxjerrë urdhra, për të marrë vendime dhe për të ndarë burime me qëllim arritjen e rezultateve organizative. Disa autorë bien dakord: është një e drejtë e natyrshme në pozicion (drejtor, menaxher, mbikëqyrës) , e cila i lejon dikujt të japë udhëzime dhe të presë përmbushjen e tyre, gjithmonë të balancuara me përgjegjësinë e marrë përsipër për pasojat.

Ky çiftëzim është thelbësor: kushdo që mban autoritet merr gjithashtu përgjegjësi për vendimet e veta dhe ato të vartësve të tij brenda kornizës së delegimit. Në fakt, duke ndjekur parimin e atribuar Fayol dhe të miratuar nga autorë bashkëkohorë, autoriteti mund të delegohet, por përgjegjësia ndahet . Thënë thjesht: udhëheqësi shpërndan fuqinë e vendimmarrjes, por nuk shkëputet nga rezultati.

Autoriteti mbështetet në rregulla, procese dhe struktura për të siguruar që puna të përparojë pa probleme pa kërkuar negociata në çdo hap. Kur përdoret në mënyrë efektive, ai parandalon konfliktet e panevojshme, i përkthen urdhrat në veprime dhe çon në efikasitet më të madh dhe role më të qarta. Megjithatë, kur keqmenaxhohet, bëhet burim fërkimesh dhe dëmton motivimin dhe produktivitetin.

Është gjithashtu e rëndësishme të bëhet qartë dallimi midis autoritetit dhe pushtetit. Autoriteti legjitimohet nga organizata ; pushteti, nga ana tjetër, është aftësia për të ndikuar në sjelljen ose vendimet e të tjerëve edhe pa mbajtur një pozicion formal. Ky ndikim mund të jetë legjitim (në bazë të pozicionit), bazuar në ekspertizë (status eksperti), me referencë (karizmë ose prestigj), përmes shpërblimit ose përmes shtrëngimit. Një udhëheqës informal, për shembull, mund të mos ketë autoritet formal dhe prapëseprapë të jetë në gjendje të motivojë njerëzit; anasjelltas, dikush me një titull mund të mos ketë ndikim të vërtetë nëse nuk di si ta ushtrojë atë në mënyrë efektive.

Në terma praktikë, mund ta përmbledhim këtë ide të parë si më poshtë: autoriteti përcakton kornizën për veprim dhe pushteti na lejon të ndikojmë në mënyrën se si ndërmerret ky veprim . Përzierja e duhur e të dyjave, e kombinuar me lidershipin që frymëzon dhe harmonizon, është ajo që siguron që urdhrat jo vetëm të zbatohen, por edhe të zbatohen në mënyrë kuptimplote dhe efektive.

Llojet e autoritetit dhe mënyra e delegimit të tij

Në çdo kompani, bashkëjetojnë disa forma autoriteti dhe kombinimi i tyre shpjegon pse zbatohet një urdhër. Shkurt, mund të dallojmë llojet e mëposhtme, të cilat bazohen në tipare personale, njohuri, strukturë formale dhe vetëdisiplinë :

• Autoriteti personalPersoni i bindet nga respekti, admirimi ose besimi që ai frymëzon. Funksionon sepse ekipi percepton vlerë në ndjekjen e udhëzimeve të tyre.
• Autoriteti OperacionalËshtë pushteti që çdo person ushtron mbi veten e tij. Kjo nënkupton vetë-disiplinës për të kryer funksione pa ua kujtuar vazhdimisht askush.
• Autoriteti teknikLidershipi mbështetet në ekspertizë, përvojë ose trajnim në një fushë të caktuar. Ata që dinë më shumë udhëheqin dhe zakonisht ndiqen. kompetencë e demonstruar.
• Autoriteti formalAi buron nga organizata. Ai jepet në sajë të pozicionit për të kërkuar përmbushjen e detyrave. Këtu dallojmë:
  • Autoriteti linearAi rrjedh nëpër zinxhirin hierarkik, nga niveli më i lartë deri te menaxhmenti i mesëm e kështu me radhë.
  • Autoriteti funksionalAi jepet në bazë të specialitetit, shpesh brenda një departamenti ose projekti specifik.

Kjo tipologji bashkëjeton me situata pune në botën reale. Është e zakonshme që një menaxher të kombinojë autoritetin formal me autoritetin teknik , duke i përforcuar të dyja me lidership personal që nxit angazhimin e ekipit. Në fund të fundit, kur autoriteti ushtrohet në mënyrë të drejtë dhe të matur, ai transformohet në ndikim të qëndrueshëm.

Delegimi i autoritetit është procesi i transferimit të përgjegjësisë për një detyrë ose një sërë vendimesh te një person tjetër. Kur bëhet me mençuri, delegimi e bën punën më efikase, zhvillon talentin dhe siguron vazhdimësi kur deleguesi nuk është i disponueshëm. Përfitimet e tij kryesore janë të qarta:

• Më shumë produktivitet: puna ndahet dhe afatet shkurtohen.
• Vazhdimësia e biznesitNëse personi kryesor përgjegjës mungon, puna nuk ndalet.
• Zhvillimi profesionalPersoni që merr delegimin forcon aftësitë, lidershipin dhe gjykimin.
• Motivim dhe besimMarrja përsipër e përgjegjësive të reja rrit përkushtimin.
• Projeksioni i karrierësKjo përvojë hap derën për ngritje në detyrë në të ardhmen.

Mënyra të zakonshme për të deleguar

Në varësi të nevojës, delegimi mund të marrë forma të ndryshme. Në praktikë, metodat më të shpeshta janë transferimi i autoritetit mbi departamentet, projektet, vendimet, analizat dhe detyrat administrative.

• departamentetMbikëqyrja e një zone (p.sh., marketingu) i kalon një menaxheri tjetër.
• ProjekteNjë person emërohet në një ekip për të kryer një iniciativë specifike nga fillimi deri në fund.
• Marrja e vendimevedikush është i autorizuar të vendosë për çështje të kufizuara (për shembull, punësimi në një fushë të caktuar).
• Analiza dhe kërkime: delegohet detyra e mbledhjes së informacionit dhe përgatitjes së rekomandimeve.
• Proceset administrativeCaktohen detyra mbështetëse, të tilla si menaxhimi i orareve ose komunikimi me klientët.

Këto delegime mund të jenë të përkohshme ose të vazhdueshme. Nëse janë të njëhershme, ato kryhen vetëm një herë ose në afat të shkurtër ; nëse janë të përhershme, ato integrohen në rolin e personit dhe formojnë pjesë të përgjegjësive të tij të rregullta.

Hapat për të deleguar në mënyrë efektive

Që delegimi të funksionojë, receta kombinon qartësinë, ndjekjen e veprimeve dhe vlerësimin. Në përgjithësi, hapat janë të thjeshtë, megjithëse kërkojnë qëndrueshmëri: caktoni detyrat në mënyrë efektive, përcaktoni pritjet, monitoroni progresin dhe siguroni llogaridhënien.

1. Caktoni personin e duhur

Hapi i parë është të zgjidhni dikë me aftësitë e nevojshme për detyrën. Detyra duhet të përputhet me nivelin dhe ekspertizën e tyre, duke balancuar sfidën dhe aftësinë për të siguruar një rezultat me cilësi të lartë.

2. Vendosni pritshmëri të qarta

Shpjegoni se çfarë duhet bërë, kriteret dhe afatin. Sa më e qartë të jetë detyra, aq më pak pyetje do të ketë. Përcaktimi i fushëveprimit dhe afateve parandalon keqkuptimet dhe përshpejton fillimin.

3. Monitoroni progresin

Lini mënjanë kohë për të shqyrtuar progresin dhe për të zgjidhur pengesat. Kjo nuk ka të bëjë me mikromenaxhim, por me ofrimin e mbështetjes dhe korrigjimeve në kohë për të siguruar dorëzimin në kohë sipas standardit të pritur.

4. Praktikoni llogaridhënien

Analizoni rezultatet, pranoni se çfarë po funksionon mirë dhe zbatoni përmirësimet. Në delegimet e qëndrueshme, këshillohen rishikime të rregullta të performancës ; në ato të përkohshme, një përfundim i qartë me mësime të përbashkëta është thelbësor.

Një detaj që ia vlen të mbahet mend: çdo delegim duhet të përcaktojë qartë se sa kontroll ka personi mbi projektin dhe çfarë pritet prej tij . Kjo marrëveshje për përgjegjësi të ndërsjellë, kur menaxhohet siç duhet, i liron kohë deleguesit dhe nxit rritjen e delegatit.

Struktura, hierarkia, shembulli praktik dhe marrëdhënia me lidershipin dhe pushtetin

Organizimi përfshin shpërndarjen e autoritetit për të drejtuar njerëzit dhe për të përdorur burimet në mënyrë efektive. Në mënyrë të rreptë, autoriteti formal është e drejta e menaxherëve për të udhëhequr dhe koordinuar ekipin . Ky autoritet mund t'u jepet individëve, njësive specifike (siç është një departament auditimi) apo edhe subjekteve të jashtme me një mandat të përcaktuar.

Si një homolog i natyrshëm, lind përgjegjësia: nëse një menaxher është përgjegjës për performancën e të tjerëve, organizata i jep atij autoritet mbi këta individë për të siguruar që ata përmbushin misionin e tyre. Në këtë kontekst, dy koncepte përcaktojnë kornizën: hierarkia dhe shtrirja e kontrollit.

Hierarkia përcakton nivele vertikale: ata në nivele më të larta kanë autoritet mbi ata në nivele më të ulëta dhe anasjelltas, ata në nivele më të ulëta janë përgjegjës ndaj atyre sipër tyre. Zinxhiri i komandës parandalon dyfishimin, cakton përgjegjësitë dhe lehtëson rrjedhën e koordinuar të punës.

Hapësira e kontrollit përcakton se sa njerëz mbikëqyr në mënyrë efektive një menaxher. Nëse është shumë e madhe, monitorimi vuan; nëse është shumë e vogël, mund të sjellë ngurtësi dhe kosto të panevojshme . Gjetja e ekuilibrit të duhur varet nga kompleksiteti i punës, autonomia e ekipit dhe aftësia e menaxherit.

Le të shohim një shembull të qartë. Imagjinoni një kompani sigurimi me këtë strukturë shitjesh: 1 drejtor shitjesh, 4 menaxherë zone, 20 udhëheqës ekipesh dhe 200 shitës. Në këtë rast, drejtori ka autoritet mbi menaxherët e zonës ; menaxherët e zonës mbi udhëheqësit e ekipit; dhe shitësit, ndërsa nuk janë përgjegjës për të tjerët, duhet të ushtrojnë autoritetin e tyre operativ, domethënë vetëdisiplinën për të përmbushur objektivat pa pritur që dikush t'u kujtojë për secilën detyrë.

Përtej strukturës, ia vlen të rishikojmë dallimin midis autoritetit dhe pushtetit. Autoriteti, le të kujtojmë, është e drejta formale për të komanduar dhe për t'u bindur; pushteti është aftësia për të ndikuar , me ose pa një pozicion zyrtar. Ndër burimet e pushtetit që zakonisht identifikohen, përveç pushtetit legjitim, janë pushteti i ekspertit (ekspertiza), pushteti referues (prestigji), pushteti shpërblyes dhe pushteti shtrëngues. Një person mund të ushtrojë ndikim pa një titull (udhëheqës joformal) ose të mbajë një pozicion dhe mezi të lëvizë dikë nëse i mungon besueshmëria.

Lidershipi, nga ana e tij, është aftësia për të frymëzuar dhe për t'i lidhur njerëzit me qëllimin e organizatës. Kur lidershipi dhe qëllimi përputhen, e gjithë kompania i kupton arsyet pas veprimeve të saj , gjë që nxit motivimin dhe siguron që vendimet, edhe nën presion, të mbeten në përputhje me drejtimin strategjik.

Që nga themelet, mund të vizatohet një marrëdhënie e qartë midis tre koncepteve: autoriteti urdhëron dhe rreshton, pushteti ndikon dhe korrigjon devijimet, dhe lidershipi frymëzon dhe jep kuptim. Pa autoritet, sistemi humbet koherencën; pa pushtet, aftësia për të korrigjuar dobësohet; pa lidership, qëllimi mbetet vetëm fjalë boshe.

Kur duhet të përdoret secila? Lidershipi është konstant: është gjithmonë i pranishëm në operacionet e përditshme për të përcaktuar drejtimin dhe për të nxitur angazhimin. Autoriteti është kritik gjatë ndryshimeve të rëndësishme (ristrukturime, bashkime, ndryshime strategjike), kur vendimet dhe ekzekutimi i qartë janë thelbësorë. Pushteti bëhet më i rëndësishëm në situata kritike (kriza financiare, konflikte të brendshme, kërcënime të jashtme), ku nevojiten vendime të shpejta, kontrolle të përkohshme dhe aftësia për korrigjim të menjëhershëm.

Mënyra se si kombinohen këto koncepte përcakton klimën dhe rezultatet. Zbatimi i suksesshëm gjeneron sinergji: koordinim të përmirësuar, motivim, të nxënë dhe performancë të qëndrueshme. Zbatimi i dobët, nga ana tjetër, çon në pengesa, frustrim dhe humbje të besimit . Nuk është rastësi që shumë organizata kalojnë nëpër kohë të vështira sepse i ngatërrojnë këto koncepte ose e mbivlerësojnë njërën në kurriz të të tjerave.

Edhe trajnimi i menaxhimit ndonjëherë e përforcon këtë çekuilibër. Në vitet e fundit, disa programe janë përqendruar kryesisht në lidership, duke e lënë autoritetin dhe pushtetin në një rol dytësor. Ndërsa ky theks është i dobishëm për zhvillimin e aftësive të buta, ai duhet të balancohet me një kuptim të fortë të autoritetit dhe mekanizmave të ndikimit për të plotësuar pamjen e menaxhimit gjithëpërfshirës.

Një pikë e fundit në lidhje me delegimin, sepse ai lidh të tre konceptet. Delegimi nuk ka të bëjë thjesht me shkarkimin e punës: ka të bëjë me njohjen formale të autoritetit vendimmarrës të një personi tjetër , besimin në gjykimin e tij dhe ofrimin e mbështetjes së vazhdueshme. Ata që delegojnë praktikojnë lidershipin duke zhvilluar të tjerët; ata ushtrojnë autoritet duke përcaktuar kufij dhe objektiva; dhe ata aktivizojnë fuqinë duke ndikuar përmes shembullit dhe duke ofruar reagime për të korrigjuar kursin kur është e nevojshme.

Rezultati i kombinimit efektiv të autoritetit, lidershipit dhe pushtetit është një cikël i virtytshëm: role të qarta, vendime në kohë, të mësuarit e vazhdueshëm dhe ekipet që e kuptojnë pse bëjnë atë që bëjnë dhe ku po shkojnë . Kur ky ekuilibër prishet, cikli prishet; prandaj, është e rëndësishme ta rishikoni atë periodikisht, duke përdorur të dhëna dhe duke dëgjuar në mënyrë aktive ekipin.

Nga një këndvështrim praktik, të gjitha sa më sipër përkthehen në udhëzime të prekshme: sqaroni hierarkinë dhe gamën e kontrollit; përcaktoni llojet e autoritetit të pranishëm në organizatën tuaj dhe si lidhen ato; hartoni një kornizë delegimi me kufij të qartë dhe metrika ndjekjeje; dalloni kur keni nevojë për autoritet, kur keni nevojë për pushtet dhe si ta ruani lidershipin edhe nën presion. Nëse këto shtylla janë në vend, urdhrat jo vetëm që ndiqen, por ato ekzekutohen me gjykim të shëndoshë dhe një ndjenjë qëllimi.

Artikuj të ngjashëm:

Menaxhimi administrativ: çfarë është, fazat, funksionet, parimet dhe stilet