Дебитна нота: комплетан водич са прописима, примерима и издавањем

иницирање » Рачуноводство » Дебитна нота: комплетан водич са прописима, примерима и издавањем

У свакодневном пословању било које компаније, прилагођавање износа фактура је чешће него што се чини, а да би се то урадило на уредан начин и у складу са прописима, кључни алат је дебитна нота. Овај комерцијални документ се користи за повећање износа трансакције која је већ фактурисана. када се појаве изостављене наплате, разлике у ценама или камате, између осталих типичних ситуација.

Ако вам звучи познато, али нисте сасвим сигурни како функционише, ево детаљног и практичног водича. Наћи ћете његову дефиницију, како се разликује од кредитне ноте, његову уобичајену употребу, рачуноводствене ефекте, формалне захтеве, важеће прописе у Чилеу (SII), примере са стварним бројкама, казне за злоупотребу, најбоље праксе и технолошке трендове.Поред тога, видећете како неки ЕРП-ови управљају тиме, тако да можете добити оперативну представу.

Шта је дебитна нота?

Теретна нота је документ који добављач издаје свом купцу како би га обавестио о повећању стања претходно издате фактуре. Користи се за исправљање погрешно наплаћених износа или за додавање накнадних трошкова. (на пример, превоз није укључен, накнаде или камата за закаснело плаћање) који нису били предвиђени у оригиналном документу.

У рачуноводственом смислу, издавањем дебитне ноте, продавац повећава свој потраживања а купац повећава своје обавезе. Отуда је важно правилно евидентирати како би се очувао интегритет књига. и избегавати неслагања у помирењима и закључењима.

Разлике у односу на кредитну ноту

Иако се понекад мешају, нису исти. Теретна нота повећава доспели износ.Док кредитна нота смањује. Разумевање ове разлике спречава рачуноводствене и пореске грешке.

• Теретна нота: Позитивно прилагођавање већ издате фактуре; повећава неизмирени дуг купца.
• Кредитна напомена: Негативно прилагођавање (накнадни попусти, повраћаји, бонуси); смањује преостали салдо.

Када се издаје и рачуноводствени ефекти

Најчешће ситуације које доводе до дебитне ноте су различите. То се креће од почетних грешака у обрачуну до додатних трошкова који су настали касније. или корекције за промене цена.

• Грешке у оригиналној фактури (цена или количина нижа од тачне).
• Додатни трошкови нису укључени: трошкови испоруке, превоза и остали логистички трошкови.
• Провизије и доплате договорене накнадно или неразматране.
• Камата за финансирање, рефинансирање, камата на рате и затезна камата.
• Прилагођавања за делимично враћање робе или за варијације вредности договорене након испоруке.
• Исправке због пријављене мање пореске обавезе по ПДВ-у од исправне.
• Потпуно или делимично поништење ефеката претходне кредитне ноте када је прикладно сторнирати је.

Рачуноводствени утицај је директан на обе стране. Продавец: Повећава потраживањаКупац: повећава обавезе. Овај двоструки ефекат захтева организовану документацију и добру комуникацију са клијентом како би се избегла било каква изненађења.

Обавезни елементи дебитне ноте

Да би била валидна и корисна, задужница мора да садржи одређене минималне податке. Ова поља гарантују праћење, пореску подршку и исправну рачуноводствену расподелу.

• Јединствени број документа (узастопни или фолио).
• Датум издавања.
• Идентификација издаваоца: RUT/NIF, назив и адреса компаније.
• Идентификација примаоца: RUT/NIF, назив и адреса компаније.
• Јасан опис разлога за прилагођавање (детаљно објашњење).
• Ставке по ставкама: нето, порези (ПДВ) и укупно.
• Референца на основни документ (број фактуре или повезане кредитне ноте).
• У чилеанском електронском издавању, електронски печат или потпис у складу са SII.

Како издати дебитну ноту: препоручени поступак

Радни ток је једноставан, али је важно стриктно га се придржавати како би се избегле грешке. Пре него што пошаљете документ клијенту, проверите образложење и износе..

1. Утврдите разлог за прилагођавање и прикупите доказе (уговоре, отпремнице, имејлове итд.).
2. Припремите документ са свим потребним елементима.
3. Прегледати и одобрити интерно (комерцијални, финансијски, порески, ако је применљиво).
4. Издати и послати клијенту, остављајући доказ о отпреми.
5. Забележите трансакцију у књиговодственим евиденцијама и сачувајте пратећу документацију.

Када се користи електронско фактурисање, систем води процес. У Чилеу, електронска дебитна нота мора да садржи референцу на претходну фактуру или кредитну ноту. и шаље се SII-ју на валидацију пре него што се пошаље примаоцу.

Прописи у Чилеу: правни оквир и правила SII

У чилеанском контексту, дебитна нота је регулисана Уредбом са законом 825 из 1974. године (чланови 24, 54, 56 и 57) и упутствима Пореске управе. Издавање је искључиво електронско и генерише пореску обавезу ПДВ-а за издаваоца..

SII је, између осталог, одредио критеријуме путем циркулара: Циркулар 36/1975, Циркулар 134/1975 и Циркулар 54/2006који детаљно описују претпоставке, захтеве и пореске импликације. Кључно је да електронски документ буде у складу са форматима и валидацијама SII.

Врсте електронских дебитних нота (Чиле)

У зависности од сценарија, користи се одређени тип DTE. Идентификовање исправног типа осигурава правилно повезивање докумената и обрачун пореза..

• Електронска дебитна порука о отказивању: Користи се за отказивање претходно издате електронске кредитне ноте.
• Електронска дебитна нота за повећање цена на фактурама: референца на фактуру и одражава накнадна повећања цена.
• Електронска дебитна нота за повећање ПДВ-а на кредитним нотама: аналогно претходном, али на основу кредитне ноте.
• Електронска извозна дебитна нота: за додатне трошкове у спољнотрговинским операцијама након извозне фактуре.

Рокови за његово издавање

Не постоји јединствени фиксни рок, али у Чилеу се примењује застарелост из члана 200 Пореског законика: до 3 године од датума издавања оригиналног документа (електронска фактура или признаница) да би се извршиле корекције путем дебитних нота.

Постоје нијансе које треба узети у обзир. Ако SII (Чилеанска пореска управа) намири пореске разлике и постоји потраживање, задужење се издаје када пресуда постане правоснажна.Ако порески обвезник плати већи порез на непотраживани рачун, може у том тренутку издати задужење.

Процес електронског издавања (Чиле)

На платформама које је одобрио SII, типичан редослед је веома јасан. Експлицитно позивање на основни документ и електронски потпис су неопходни кораци.

1. Приступите сертификованом систему електронског фактурисања.
2. Изаберите „Генерирај нову дебитну ноту“.
3. Линкирајте оригиналну фактуру или кредитну ноту.
4. Наведите разлог за прилагођавање и износе (нето, ПДВ, укупно).
5. Проверите све податке.
6. Потпишите електронски.
7. Пошаљите SII-ју на валидацију.
8. Након валидације, пошаљите DTE примаоцу.

Практични примери

Гледање тога помоћу бројева помаже да се визуализује ефекат. Ови случајеви обухватају корекције цена, камате за закаснело плаћање и корекције извоза..

1) Корекција цене на фактури

Компанија је продавала столице и столове и погрешно је одредила јединичну цену столица. У оригиналној фактури је наведено 100 столица по цени од 15.650 и 100 столова по цени од 35.280., са нето приходом од 5.093.000, ПДВ 19% од 967.670 и укупно 6.060.670.

Тачна цена за сваку столицу била је 16.650. Теретна нота треба да одражава разлику од 1.000 по столици и његов утицај на ПДВ.

• Сјај: корекција цене на 100 столица (разлика 1.000 по столици).
• Нето: 100.000.
• ПДВ 19%: 19.000.
• Укупно: 119.000.

2) Камата за закаснело плаћање

Муштерија је платила фактуру 30 дана након датума доспећа. Уговором је предвиђена месечна накнада за закашњење у плаћању од 1%. Оригинална фактура: 5.000.000 (са ПДВ-ом), датум доспећа 30.06, датум важеће уплате 30.07..

На дебитној ноти ће бити наплаћена договорена камата. Основница од 5.000.000 по стопи од 1% подразумева приближан укупан износ од 50.000 са ПДВ-ом..

• Глос: камата за закаснело плаћање (1% на 5.000.000).
• Нето: 42.017 (заокружено).
• ПДВ 19%: 7.983.
• Укупно: 50.000.

3) Прилагођавање извоза због девизног курса

Извозник фактурише 1.000 кутија по цени од 50 америчких долара (укупно 50.000 америчких долара) по курсу од 800 CLP за један амерички долар (40.000.000 CLP). Након поравнања, курс расте на 820 CLP по USD и генерише се диференцијал.

За разлику треба издати извозну дебитну ноту. Прилагођавање износи 1.000.000 CLP и ПДВ се не примењује јер се ради о извозу..

Пореске импликације

Теретна нота има тренутне пореске ефекте. За издаваоца, унети ПДВ се додаје пореској обавези за период и наведено је на Обрасцу 29.

Поред тога, нето вредност се додаје опорезивој основици Месечних привремених плаћања (ППМ). За примаоца, документ представља већи трошак или издатак.а додатни ПДВ би могао бити порески кредит ако испуњава опште услове.

Казне за злоупотребу

Неправилно издавање дебитне ноте може бити скупо. Чилеански прописи предвиђају новчане казне, затварање и, у тешким случајевима, затворске казне..

• Неиздавање када је то прикладно (чл. 97 бр. 10): казне од 50% до 500% износа трансакције, минимум 2 UTM и максимум 40 UTA, и могуће затварање до 20 дана.
• Употреба лажних или непоузданих докумената (чл. 97 бр. 4): новчана казна од 50% до 300% утајеног пореза и затворска казна мањег трајања (средњег до највишег степена).
• Преварно издавање ради надувавања пореских олакшица: затворска казна од најлакшег до најлакшег степена, и новчана казна од 100% до 300% износа преваре.

Добре праксе и технологија

Да би се ризици свели на минимум, препоручљиво је професионализовати процес. Пратећа документација и обука за тим за наплату су неопходни.

• Детаљно документујте разлог за свако прилагођавање (уговори, имејлови, табеле).
• Обучите особље о важећим прописима и управљању системом наплате.
• Периодични прегледи за рано откривање грешака.
• Редовно усклађивати дебитне ноте са главни рачуновође.
• Пратите периоде прописаних лекова како бисте избегли пропуштање периода за прилагођавање.

Софтвер помаже, много. Рачуноводствена и ЕРП решења као што су QuickBooks, SAP или Bemmbo омогућавају вам да издајете и евидентирате дебитне ноте са могућношћу праћења.Његова интеграција са ERP системом избегава дуплирање и ручно усклађивање. Апликација Copec Empresa, усмерена ка возним парковима и транспорту, илуструје како одређени сектори укључују ове токове рада за додатне трошкове (гориво, путарине итд.).

Многе компаније се већ одлучују за аутоматизацију наплате и плаћања. Наводно, алате попут Бембоа усвајају стотине компанија како би поједноставиле управљање. и смањити људске грешке приликом издавања докумената везаних за наплату.

Како то управљати у ERP-у: практичан пример у Siigo-у (набавка)

У неким системима, „дебитна нота (куповина)“ се користи за сторнирање или евидентирање повраћаја и корекција на фактурама за куповину, што утиче на вредности и количине. Сииго нуди неколико начина да га креирате у зависности од тога где се налазите у току.

• Из „+ Креирај“ → Добављачи → Кредитна нота (куповине).
• Преко Куповине и расходи → Документи о куповини и расходима → Нова куповина / Расход / Пратећа документација → Теретна нота / корекција.
• Из самог документа о куповини, под „Више“ → Примени дебитну ноту.

Када се прозор отвори, кључна поља се попуњавају. Систем аутоматски преузима податке из повезане фактуре за куповину.

• Број куповине / Документ подршке: пронађите фактуру коју треба исправити.
• Врста рачуна: изаберите одговарајући тип.
• Датум припреме: када ће се прилагођавање евидентирати.

У детаљима се могу изменити количине и складишта, поново израчунавајући бруто, пореске и нето вредности. Одељак за плаћања вам омогућава да прилагодите начине плаћања како бисте покрили повраћај и побољшали управљање трезором, укључујући опцију „Укрштања са обавезама за плаћање“ и управљања датумима доспећа фактура за куповину.

Такође је могуће уређивати коментаре (биће одштампани на документу) и приложити резервне копије датотека за добављача. Да бисте сачували, једноставно притисните „Сачувај“; затим можете да одштампате, измените, откажете/избришете или прегледате рачуноводство. од доступних опција.

Обратите пажњу на један детаљ: ако је на оригиналној фактури била активирана опција „Укључи остале порезе и трошкове“, Дебитна нота ће наследити и приказати ту поделу. да би се одржала пореска доследност уноса.

Посебни случајеви

У извозу, дебитна нота се обично користи за прилагођавање цена или трошкова након што је издата извозна фактура. Користи се за међународне варијације цена, додатне трошкове у корист страног купца или корекције количине/квалитета., увек поштујући царинска правила; када је применљиво, позива се на Извештај о промени вредности (IVV).

Такође се појављују у уговорима о финансијском лизингу. Издају се ради прилагођавања рата променама каматних стопа у променљивим шемама, да наплаћује камату или казне за закаснело плаћање и да преноси додатне трошкове (осигурање, одржавање) који нису првобитно били укључени.

Трендови и еволуција

Управљање пореским документима се брзо мења. Потпуна дигитализација електронских пореских докумената је већ стварност у Чилеу. и наставиће да се шири, са више аутоматских провера.

Вештачка интелигенција се укључује како би се откриле аномалије и преваре пре него што доспеју у рачуноводство. Паралелно, блокчејн би могао да обезбеди додатну пративост и безбедност. у круговима издавања и валидације. На међународном нивоу, напредак се остварује ка заједничким стандардима за олакшавање прекограничне трговине и повезивања докумената.

Савладавање дебитне ноте је кључно за глатко балансирање рачуна, усклађивање са SII када је то применљиво и одржавање транспарентних пословних односа. Ако знате шта је то, када је прикладно, која поља су неопходна и како да то интегришете у свој софтвер, имаћете контролу над процесом. и избећи ћете непредвиђене обавезе везане за ПДВ, плаћање пореза или казне које штете вашем новчаном току и угледу.