Vad är en kreditnota: definition, användningsområden, exempel och skillnader

Hem » Redovisning » Vad är en kreditnota: definition, användningsområden, exempel och skillnader

Om du någonsin har utfärdat en faktura och sedan upptäckt ett misstag, eller om en kund har returnerat en del av köpet, har du säkert stött på konceptet med kreditnotaDet är inte en konstig uppfinning eller ett administrativt infall: det är det formella verktyget för att registrera en värdeminskning av en försäljning som redan fakturerats och därför registrerats i din bokföring.

Innan vi går in på detaljer är det viktigt att lägga fram en viktig varning: i I Spanien är det vanligt att använda en korrigeringsfaktura. att korrigera utfärdade fakturor, även om många i vardagligt språkbruk fortfarande kallar dem för "kreditnotor". I andra spansktalande länder används kreditnotan formellt (och dessutom med mycket specifika krav). Nedan ser du när den används, vad den måste innehålla och hur man utfärdar det korrekt beroende på land, med exempel och skillnader jämfört med andra dokument.

Vad är en kreditnota?

En kreditnota är en juridiskt giltigt kommersiellt dokument Detta används för att ändra en faktura som redan har utfärdats, vilket minskar den. Syftet är att officiellt återspegla efterföljande rabatter, varureturer, pris- eller kvantitetsfel och i allmänhet alla situationer som kräver minska mängden av originalfakturan utan att ta bort den från registret.

Den genereras av säljaren eller leverantören och skickas till kunden som bevis på rabatt eller partiell eller total annullering. Ur ett redovisningsperspektiv är dess effekt tydlig: den redovisar ett saldo till kundens fördel och en lägre inkomst för säljaren, vilket förhindrar avvikelser som kan leda till inspektioner och påföljder om de inte korrigeras.

När används en kreditnota?

De typiska situationer som motiverar en kreditnota är mycket igenkännliga i vardagen. Bland de vanligaste scenarierna är följande: retur av varor på grund av defekter eller missnöje, upptäckten av faktureringsfel (mängd, kvantitet, data), den/det/de tillämpning av rabatter som inte initialt inkluderades och återföring av verksamheter som måste avbrytas helt eller delvis.

• Produktreturer: kunden returnerar varorna och det är kundens ansvar återbetalning helt eller delvis.
• Faktureringsfel: ett felaktigt pris eller kvantitet fakturerades och följande gäller: nedåtgående korrigering.
• Efterföljande rabatter: en bonus eller rabatt avtalas en gång faktura redan utfärdad.
• Annullering av transaktioner: situationer där det är nödvändigt att ogiltigförklara helt eller delvis den ekonomiska effekten av lagförslaget.

Viktigt: I många länder kan utfärdade fakturor inte raderas eller förstöras. Därför används följande procedur: kreditnota som justering (eller den korrigerande fakturan, enligt lokala föreskrifter) för att lämna en ren och konsekvent redovisningskedja.

Praktiskt exempel

Tänk dig att Företag A fakturerar Företag B för en komplett tjänst på 1 000 euro. B granskar fakturan och upptäcker att de faktiskt har avtalat om ett reducerat paket för 800 euro. Efter att ha bekräftat detta utfärdar A en faktura. kreditnota på 200 euro kopplat till originalfakturan. Detta säkerställer att kunden får sitt kreditsaldo och att säljaren korrigerar den registrerade intäkten, allt på ett sätt som... spårbar och laglig, underlättar inkasso- och betalningshantering.

Om försäljningen skulle annulleras helt skulle utfärdaren generera en kreditnota för totalt belopp i negativtFakturan är refererad och har ingen ekonomisk effekt.

Minimikrav och innehåll

Även om det inte finns något universellt format, finns det flera element som vanligtvis är viktiga för att en kreditnota ska vara korrekt upprättad och följa gällande regler. Målet är att dokumentet ska vara tydligt, vara numrerad i följd och vara lätta att granska.

• Ange att det är en kreditnota eller motsvarande dokument tillåtet.
• Håll fortlöpande numrering som spelas i din serie.
• För att korrekt referera till originalfakturanummer vilket är korrigerat.
• Reflektera negativa belopp (eftersom de minskar skattebasen och skatterna).
• Upprepa viktig information om sändare och mottagare som framgår av den korrigerade fakturan.
• Detaljera anledning (retur, rabatt, fel, avbokning).

Dessutom är det lämpligt att spara den ursprungliga fakturan ifall den skulle behövas. skattemyndighetenoch skicka kreditnotan till kunden så att även han justera din bokföringSåledes är båda sidorna av sätet fyrkantiga.

Skillnader med korrigeringsfakturan

Kreditnotor och korrigeringsfakturor har liknande funktioner, men de är inte samma sak. I Spanien är standardinstrumentet för att korrigera fakturor kreditnotan. korrigerande fakturaDetta kan vara positivt eller negativt (det tjänar till att öka eller minska det ursprungliga beloppet) och dessutom tillåter det Rättelse av fakturor efter momsreglering av motsvarande kvartal.

Däremot används kreditnotan, där den formellt avses, alltid i betydelsen negativ (Det minskar transaktionens värde.) Många regelverk tillåter inte att en kreditfaktura korrigerar fakturor från perioder som redan har reglerats. deklarerad och avgjordFör det scenariot krävs en korrigerande faktura enligt lokala regler.

Kreditnota kontra debetnota

En annan viktig skillnad: en kreditnota minskar värdet på en utfärdad faktura, medan en debetnota ökar denEn debetnota används när en betalning glömts bort, dröjsmålsränta måste debiteras eller beloppet underskattats. Kort sagt gynnar det säljaren (de får mer pengar) och representerar en extra kostnad för kunden.

Om en debet- eller kreditnota utfärdades felaktigt och behöver återföras, löses detta vanligtvis i redovisningspraxis genom att utfärda en dokument med motsatt tecken för samma belopp, så att saldot återgår till sitt korrekta tillstånd och det finns en registrering av korrigeringen.

Typer av kreditnotor

I praktiken skiljer man mellan två huvudkategorier: kommersiella och bankverksamhetDen första typen är de vanliga avtal som riktas mellan företag och kunder eller leverantörer; den andra typen utfärdas av finansinstitut för att återspegla betalningar eller inkomst till förmån för en klient.

• Kommersiella anteckningar: som härrör från försäljningstransaktioner, justerar de priser, rabatter eller Returer.
• Sedlar: utfärdade av banker för att lämna ett spår av en gödselmedel på kundens konto.

Hur man skapar en kreditnota steg för steg

De praktiska stegen är likartade i alla miljöer: definiera orsaken, identifiera fakturan som ska korrigeras, beräkna exakt belopp att subtrahera och utfärda sedeln i det format och med de fält som krävs i ditt land. Trots detta har varje jurisdiktion nyanser som bör respekteras.

Spanien: förmånlig användning av korrigeringsfakturan

Det är inte tillåtet i Spanien ta bort en utfärdad fakturaFör att korrigera belopp eller data används en korrigeringsfaktura, som ska ange orsaken och referera till originalfakturan. justera skattebaser och moms och följ den specifika numreringen. I allmänt språkbruk kallar många det för en "kreditnota", men det juridiskt erkända instrumentet är korrigerandevilket kan bero på positiva eller negativa skillnader.

Peru: Emission via SUNAT eller PSE

I Peru är en kreditnota en elektroniskt kvitto som utfärdas för att annullera eller justera transaktioner. Den kan genereras på SUNAT-portalen eller via en elektronisk tjänsteleverantör (PSE). Generellt sett behöver du sedelnumret, utfärdarens och mottagarens uppgifter, Utgivningsdatum, detaljerna kring orsaken och det belopp som ska dras av.

1. Gå till SUNAT-portalen och logga in med ditt RUC, användarnamn och SOL-lösenord.
2. I menyn, gå till SE SOL > Elektronisk faktura > Utfärda kreditnota.
3. Konfigurera problemet: datumet fylls vanligtvis i med dagens datum (begränsad retroaktiv marginal på upp till två dagar).
4. Välj typ av påverkan: annullering av transaktion, återbetalning, fel i RUCEtc.
5. Ange fakturanumret som ska justeras, specificera orsaken och granska preliminär sammanfattning.
6. Bekräfta och utfärda. Systemet genererar motsvarande elektroniska kvitto.

Om du arbetar med en PSE är arbetsflödet liknande; endast gränssnittet och vissa operativa steg kan variera, så det rekommenderas följ leverantörens guide.

Chile: DTE- och SII-kriterier

I Chile är kredit- och debetsedlar en del av Elektroniska skattedokument (DTE)Kreditnotor länkar och korrigerar elektroniska fakturor när det är nödvändigt att helt eller delvis annullera dem, tillämpa rabatter eller göra andra justeringar. Enligt SII (Chiles skattemyndighet) finns det ingen... maximal eller minimal löptid stel för att utfärda en kreditnota, men för att undvika att den blir momspliktig, beaktas vanligtvis en marginal på upp till 3 månader, i enlighet med gällande föreskrifter.

Kom ihåg att det är olagligt att radera utfärdade fakturor; därför måste rättelser alltid göras via DTE. kreditnota eller debet. Om du behöver återföra en felaktigt utställd sedel stabiliseras bokföringen med en DTE-motsats för samma värde.

Mexiko: CFDI typ E (Utgift)

I Mexiko motsvarar ”kreditnotan” CFDI av typ E (Utgift)Den används för returer, rabatter, bonusar eller korrigering av fel som minskar intäkter som tidigare fakturerats med CFDI typ I (Intäkter). En viktig punkt är “Användning av CFDI” G02 (Avkastning, rabatter eller bonusar) och det lämpliga förhållandet till den ursprungliga inkomst-CFDI:n.

• Relatera CFDI "E" till CFDI "I" den påverkar, inklusive var och en i motsvarande nod UUID relaterad.
• Registrera samma betalningsmetod som registrerades i CFDI-inkomstkvittot.
• Om justeringen gäller flera inkomst-CFDI:er kan du utfärda en enda CFDI "E" för totalsumman, relaterande till en per varje UUID påverkade.

Observera: den utgående CFDI:n annullerar inte en elektronisk faktura av sig själv, förutom i fallet med förskottOm en CFDI behöver ogiltigförklaras är rätt procedur Avbryt det enligt SAT-reglerna och, om tillämpligt, utfärda ett nytt dokument med relationsnyckeln ”04 – Ersättning av tidigare CFDI”.

Goda vanor och misstag att undvika

Utöver formaliteterna finns det vanor som gör livet mycket enklare och förhindrar huvudbry vid revisioner. En första gyllene regel är Radera aldrig en faktura utfärdad. Korrigeringen dokumenteras med en kreditnota (eller korrigeringsnota, beroende på land), alltid med hänvisning till originalfaktura och håller i bokföringstråden.

• Beräkna noggrant det belopp som ska subtraheras, inklusive effekten på impuestos om tillämpligt.
• Beskriv anledning tydligt: ​​hel eller delvis återbetalning, rabatt tillämpad inte, prisfel, etc.
• Behåll en kopia av dokumenten och se till att klienten ta emot anteckningen att justera sin redovisning.
• Använd programvara eller verktyg som respekterar fortlöpande numrering och generera de obligatoriska fälten för varje jurisdiktion.

En sista punkt: förväxla inte kreditnotan med hanteringen av offerter eller proformaProformaformulären är avsedda för informationsändamål; om ett fel uppstår efter fakturering måste den utfärdade fakturan korrigeras med lämpligt dokument.

Vanliga frågor

Har kreditnotan alltid ett negativt värde?

Ja, anledningen till att den finns är minska mängden av en tidigare faktura. När lämplig åtgärd är att överdebitera för en utelämnad vara eller att göra en uppåtriktad korrigering, då debetnota.

Kan jag använda den efter att jag deklarerat moms?

Det beror på landet. I Spanien är den giltiga mekanismen för justering av perioder redan... likviderade Detta är en korrigeringsfaktura. I andra länder varierar reglerna: kontrollera lokala bestämmelser för att undvika fel. uttalande.

Kan den utfärdas retroaktivt?

Det finns begränsningar. Till exempel kan det på den peruanska regeringens webbplats finnas en marginal på upp till två dagar hittills retroaktivt. I Chile finns ingen strikt gräns för utgivning, men det finns villkor om syftet är att säkerställa att sedeln inte påverkas av MOMS (referensperiod på upp till 3 månader).

Tjänar det till att helt avbryta en transaktion?

Ja, förutsatt att tillämplig rättslig ram tillåter det, kan du utfärda en kreditnota för total av fakturan och göra den ekonomiskt ogiltig. I Mexiko ersätter den inte förfarandet för annullering av CFDI, förutom vid förskottsbetalningar; där måste du följa SAT:s flöde.

Vad är skillnaden mellan detta och en korrigeringsfaktura?

Likriktarinstrumentet är det mest mångsidiga instrumentet i Spanien: det kan positiv eller negativ och för att korrigera även perioder som redan deklarerats. Kreditnotan, där sådan finns, är alltid negativ och med ytterligare tids- eller procedurbegränsningar beroende på varje förordning.

Vem skickar och vem tar emot?

Den sänds av säljare eller leverantör och kunden tar emot den. Båda måste registrera den: utfärdaren som en justering av sin inkomst och mottagaren som minskning av dess utgifter eller skuld, beroende på vad som är tillämpligt.

Snabb checklista för att utfärda den korrekt

• Bekräfta anledning och justeringens omfattning (hel eller delvis).
• Leta upp originalfaktura och dess numrering.
• Beräkna basen, impuestos och belopp som ska subtraheras.
• Utfärda meddelandet som anger referens till fakturan och belopp i negativt värde.
• Skicka till klienten och arkivera hos dokumentation släkt.

En kreditnota är helt enkelt en administrativ livlina för att balansera bokföringen utan att radera några spår. Om du respekterar referensen till originalfakturan använder du obligatoriska fält För ditt land (till exempel CFDI för utgifter med användning G02 i Mexiko, eller korrigeringen i Spanien), om du behåller den löpande numreringen och tydligt förklarar orsaken, kommer din redovisning att vara uppdaterad enligt redovisningsprinciper i SpanienDu slipper oönskade böter och, förresten, Du kommer att förbättra din relation med din kund. genom att formellt registrera eventuell återbetalning, rabatt eller nödvändig korrigering.