Ano ang isang credit note: kahulugan, gamit, halimbawa at pagkakaiba

pagtanggap sa bagong kasapi » Accounting » Ano ang isang credit note: kahulugan, gamit, halimbawa at pagkakaiba

Kung nakapag-isyu ka na ng invoice at pagkatapos ay natuklasan ang isang pagkakamali, o kung ibinalik ng isang customer ang bahagi ng binili, malamang ay naranasan mo na ang konsepto ng tala ng kreditoHindi ito isang kakaibang imbensyon o isang kapritso lamang ng administrasyon: ito ang pormal na kasangkapan upang itala ang pagbaba sa halaga ng isang benta na naitala na sa pamamagitan ng invoice at, samakatuwid, naitala na sa iyong accounting.

Bago tayo magdetalye, mahalagang maglagay ng isang mahalagang babala: sa Sa Espanya, karaniwan ang paggamit ng corrective invoice. upang itama ang mga inisyu na invoice, bagama't sa pang-araw-araw na wika, maraming tao pa rin ang tumutukoy sa mga ito bilang "mga credit note." Sa ibang mga bansang nagsasalita ng Espanyol, ang credit note ay pormal na ginagamit (at, bukod dito, may mga partikular na kinakailangan). Sa ibaba ay makikita mo kung kailan ito ginagamit, kung ano ang dapat nitong lamanin, at paano ito i-isyu nang tama depende sa bansa, kasama ang mga halimbawa at pagkakaiba kumpara sa ibang mga dokumento.

Ano ang isang tala ng kredito?

Ang isang credit note ay isang legal na balidong dokumentong pangkalakalan Ginagamit ito upang baguhin ang isang invoice na nailabas na, upang mabawasan ito. Ang layunin nito ay opisyal na ipakita ang mga kasunod na diskwento, pagbabalik ng mga paninda, mga pagkakamali sa pagpepresyo o dami, at, sa pangkalahatan, anumang sitwasyon na nangangailangan ng bawasan ang dami ng orihinal na invoice nang hindi ito inaalis sa talaan.

Ito ay nililikha ng nagbebenta o tagapagtustos at ipinapadala sa kostumer bilang patunay ng diskwento o bahagyang o ganap na pagkansela. Mula sa perspektibo ng accounting, malinaw ang epekto nito: nagtatala ito ng balanse pabor sa customer at mas mababang kita para sa nagbebenta, na pumipigil sa mga pagkakaiba na maaaring humantong sa mga inspeksyon at mga parusa kung hindi sila naitama.

Kailan ginagamit ang isang credit note?

Ang mga karaniwang sitwasyon na nagbibigay-katwiran sa isang credit note ay madaling makikilala sa pang-araw-araw na buhay. Kabilang sa mga pinakakaraniwang sitwasyon ay ang mga sumusunod: pagbabalik ng mga produkto dahil sa mga depekto o kawalang-kasiyahan, ang pagtuklas ng mga error sa pagsingil (dami, dami, datos), ang aplikasyon ng mga diskwento na hindi kasama noong una at ang pagbaligtad ng mga operasyon na dapat kanselahin nang buo o bahagya.

• Pagbabalik ng produkto: ang kostumer ang magbabalik ng paninda at responsibilidad nila ito ibalik ang bayad nang buo o bahagya.
• Mga error sa pagsingil: maling presyo o dami ang nasingil at ang mga sumusunod ay naaangkop: pababang pagwawasto.
• Mga kasunod na diskwento: ang bonus o diskwento ay napagkasunduan nang isang beses invoice na nailabas na.
• Pagkansela ng mga transaksyon: mga sitwasyon kung saan kinakailangan ganap o bahagyang magpawalang-bisa ang epekto sa ekonomiya ng panukalang batas.

Mahalaga: Sa maraming bansa, ang mga inisyu na invoice ay hindi maaaring burahin o sirain. Samakatuwid, ang sumusunod na pamamaraan ay ginagamit: tala ng kredito bilang pagsasaayos (o ang corrective invoice, ayon sa mga lokal na regulasyon) upang mag-iwan ng malinis at pare-parehong talaan ng accounting.

Praktikal na halimbawa

Isipin na ang Kumpanya A ay nag-invoice sa Kumpanya B para sa isang kumpletong serbisyo sa halagang €1.000. Sinuri ni B ang invoice at natuklasan na ito ay talagang nakakontrata ng isang pinababang pakete sa halagang €800. Matapos kumpirmahin ito, nag-isyu si A ng isang invoice. tala ng kredito para sa €200 kaugnay ng orihinal na invoice. Tinitiyak nito na matatanggap ng customer ang kanilang balanse sa kredito at itatama ng nagbebenta ang naitalang kita, lahat sa paraang... masusubaybayan at legal, pinapadali ang pamamahala ng koleksyon at pagbabayad.

Kung isasagawa ang ganap na pagkansela ng pagbebenta, bubuo ang nag-isyu ng isang credit note para sa kabuuang halaga sa negatiboAng invoice ay isinangguni at walang epekto sa ekonomiya.

Mga minimum na kinakailangan at nilalaman

Bagama't walang iisang pangkalahatang format, may ilang elemento na karaniwang mahalaga para maayos na maihanda ang isang credit note at makasunod sa mga naaangkop na regulasyon. Ang layunin ay maging malinaw ang dokumento, sunod-sunod na bilangin at maging madaling i-audit.

• Ipahiwatig na ito ay isang tala ng kredito o katumbas na dokumentong pinahihintulutan.
• Panatilihin ang magkasunod na pagnunumero na tumutugtog sa serye mo.
• Upang tumpak na mabanggit ang orihinal na numero ng invoice na naitama.
• sumasalamin sa mga negatibong halaga (dahil binabawasan nila ang base ng buwis at mga buwis).
• Ulitin ang mahahalagang impormasyon ng nagpadala at tumatanggap gaya ng nakasaad sa naitama na invoice.
• Detalyado ang dahilan (pagsauli, diskwento, pagkakamali, pagkansela).

Bukod pa rito, ipinapayong itago ang orihinal na invoice kung sakaling kailanganin. awtoridad sa buwisat ipadala ang credit note sa customer para siya rin ayusin ang iyong accountingKaya, ang magkabilang gilid ng upuan ay parisukat.

Mga pagkakaiba sa corrective invoice

Ang mga credit note at corrective invoice ay may magkatulad na tungkulin, ngunit hindi sila pareho. Sa Espanya, ang karaniwang instrumento para sa pagwawasto ng mga invoice ay ang credit note. corrective invoiceMaaari itong maging positibo o negatibo (ito ay nagsisilbing dagdagan o bawasan ang orihinal na dami) at, bilang karagdagan, pinapayagan nito Pagwawasto ng mga invoice pagkatapos ng pagbabayad ng VAT ng katumbas na kwarter.

Sa kabaligtaran, ang credit note, kung saan ito pormal na pinag-iisipan, ay palaging ginagamit sa kahulugan negatibo (Binabawasan nito ang halaga ng transaksyon.) Maraming balangkas ng regulasyon ang hindi nagpapahintulot sa isang credit note na itama ang mga invoice mula sa mga panahong naayos na. idineklara at napagkasunduanPara sa sitwasyong iyon, kinakailangan ang isang corrective invoice alinsunod sa mga lokal na patakaran.

Tala ng kredito vs. tala ng debit

Isa pang mahalagang pagkakaiba: binabawasan ng credit note ang halaga ng isang inisyu na invoice, habang ang pinapataas ito ng debit noteGinagamit ang debit note kapag nakalimutan ang isang bayad, kailangang singilin ang interes sa huling pagbabayad, o ang halaga ay minamaliit. Sa madaling salita, nakikinabang dito ang nagbebenta (mas malaki ang natatanggap nilang pera) at kumakatawan sa isang karagdagang bayad para sa customer.

Kung ang isang debit o credit note ay inisyu nang hindi sinasadya at kailangang baligtarin, sa pagsasagawa ng accounting, ito ay karaniwang nilulutas sa pamamagitan ng pag-isyu ng isang dokumento ng kabaligtaran na tanda para sa parehong halaga, upang ang balanse ay bumalik sa tamang estado nito at mayroong talaan ng pagwawasto.

Mga uri ng credit note

Sa pagsasagawa, dalawang pangunahing kategorya ang nakikilala: ang komersyal at pagbabangkoAng unang uri ay ang mga karaniwang iniaalok sa pagitan ng mga kumpanya at mga kostumer o supplier; ang pangalawang uri ay inilalabas ng mga institusyong pinansyal upang maipakita ang mga bayad o kita pabor sa isang kliyente.

• Mga talaang pangkomersyo: nagmumula sa mga transaksyon sa pagbebenta, inaayos nila ang mga presyo, diskwento o bumalik.
• Mga perang papel: inilalabas ng mga bangko upang mag-iwan ng bakas ng pataba sa account ng customer.

Paano gumawa ng credit note nang sunud-sunod

Ang mga praktikal na hakbang ay magkatulad sa lahat ng kapaligiran: tukuyin ang dahilan, tukuyin ang invoice na itatama, kalkulahin ang eksaktong halagang ibawas at ilabas ang tala na may format at mga patlang na kinakailangan ng iyong bansa. Gayunpaman, ang bawat hurisdiksyon ay may mga nuances na dapat igalang.

Espanya: mas mainam na paggamit ng corrective invoice

Hindi ito pinapayagan sa Espanya burahin ang isang inisyu na invoiceUpang itama ang mga halaga o datos, ginagamit ang isang corrective invoice, na dapat maglahad ng dahilan at sumangguni sa orihinal na invoice. ayusin ang mga base at VAT at sundin ang tiyak na pagnunumero. Sa karaniwang pananalita, maraming tao ang tumutukoy dito bilang isang "credit note," ngunit ang legal na kinikilalang instrumento ay ang pagwawastona maaaring dahil sa positibo o negatibong mga pagkakaiba.

Peru: Pag-isyu sa pamamagitan ng SUNAT o PSE

Sa Peru, ang isang credit note ay isang elektronikong resibo na inilalabas upang kanselahin o isaayos ang mga transaksyon. Maaari itong mabuo sa SUNAT portal o sa pamamagitan ng isang Electronic Service Provider (PSE). Sa pangkalahatan, kakailanganin mo ang numero ng tala, ang mga detalye ng nag-isyu at tatanggap, ang petsa ng isyu, ang mga detalye ng dahilan at ang halagang ibabawas.

1. Pumunta sa SUNAT portal at mag-log in gamit ang iyong RUC, username at SOL password.
2. Sa menu, pumunta sa TINGNAN ANG SOL > Elektronikong Invoice > Mag-isyu ng credit note.
3. I-configure ang isyu: ang petsa ay karaniwang pinupunan ng petsa ngayon (limitadong retroactive margin na hanggang dalawang araw).
4. Piliin ang uri ng epekto: pagkansela ng transaksyon, pag-refund, error sa RUC, Atbp
5. Ilagay ang numero ng invoice na ia-adjust, idetalye ang dahilan, at suriin ang paunang buod.
6. Kumpirmahin at i-isyu. Bubuo ang sistema ng kaukulang elektronikong resibo.

Kung gumagamit ka ng PSE, magkatulad ang daloy ng trabaho; ang interface at ilang hakbang lamang sa pagpapatakbo ang maaaring magkaiba, kaya inirerekomenda ito. sundin ang gabay ng tagapagtustos.

Chile: Mga pamantayan ng DTE at SII

Sa Chile, ang mga credit at debit note ay bahagi ng Mga Dokumento sa Elektronikong Buwis (DTE)Ang mga credit note ay nag-uugnay at nagtatama ng mga electronic invoice kapag kinakailangan na kanselahin ang mga ito nang buo o bahagi, maglapat ng mga diskwento, o gumawa ng iba pang mga pagsasaayos. Ayon sa SII (Chilean Internal Revenue Service), walang... pinakamataas o pinakamababang termino mahigpit para sa pag-isyu ng credit note, ngunit upang maiwasan itong mapailalim sa VAT, ang margin ay karaniwang itinuturing na hanggang sa 3 na buwan, alinsunod sa kasalukuyang mga regulasyon.

Tandaan na ang pagbura ng mga inisyu na invoice ay ilegal; samakatuwid, ang mga pagwawasto ay dapat palaging gawin sa pamamagitan ng DTE. tala ng kredito o debit. Kung kailangan mong baligtarin ang isang maling naibigay na tala, ang accounting ay pinapatatag gamit ang isang Kabaligtaran ng DTE para sa parehong halaga.

Mehiko: CFDI type E (Gastos)

Sa Mexico, ang "credit note" ay katumbas ng CFDI ng uri E (Gastos)Ginagamit ito para sa mga pagbabalik, diskwento, bonus, o pagwawasto ng mga error na nagbabawas sa kita na dating na-invoice gamit ang CFDI type I (Kita). Ang isang mahalagang punto ay ang “Paggamit ng CFDI” G02 (Mga pagbabalik, diskwento o bonus) at ang naaangkop na kaugnayan sa orihinal na kita na CFDI.

• Iugnay ang CFDI “E” sa CFDI “I” na naaapektuhan nito, kasama ang bawat isa sa kaukulang node Uuid may kaugnayan
• Magrehistro ng pareho paraan ng pagbabayad na naitala sa resibo ng kita ng CFDI.
• Kung ang pagsasaayos ay naaangkop sa ilang mga income CFDI, maaari kang mag-isyu ng isang CFDI “E” para sa kabuuan, na may kaugnayan sa isa bawat bawat UUID apektado.

Babala: ang papalabas na CFDI ay hindi kinakansela ang isang elektronikong invoice nang mag-isa, maliban sa kaso ng mga pagsulongKung kailangang ipawalang-bisa ang isang CFDI, ang tamang pamamaraan ay Kanselahin ito ayon sa mga patakaran ng SAT at, kung naaangkop, mag-isyu ng bagong dokumento na may susi ng relasyon na "04 – Pagpapalit ng nakaraang CFDI".

Mabuting gawi at pagkakamali na dapat iwasan

Higit pa sa mga pormalidad, may mga gawi na nagpapadali sa buhay at pumipigil sa mga sakit ng ulo sa pamamagitan ng mga pag-audit. Ang unang ginintuang tuntunin ay Huwag kailanman magbura ng invoice inilabas. Ang pagwawasto ay dokumentado kasama ng isang credit note (o corrective note, depende sa bansa), na palaging tumutukoy sa orihinal na invoice at pagpapanatili ng usapin ng accounting.

• Tumpak na kalkulahin ang halagang ibabawas, kasama ang epekto nito sa impuestos kung naaangkop.
• Ilarawan ang dahilan malinaw: buo o bahagyang refund, hindi nailapat ang diskwento, error sa pagpepresyo, atbp.
• Magtago ng kopya ng mga dokumento at siguraduhing ang kliyente tanggapin ang tala para isaayos ang kanilang accounting.
• Gumamit ng software o mga kagamitan na gumagalang sa magkasunod na pagnunumero at bumuo ng mga kinakailangang field para sa bawat hurisdiksyon.

Isang huling punto: huwag ipagkamali ang credit note sa pamamahala ng mga sipi o propormaAng mga proforma ay para sa mga layuning pang-impormasyon; kung may lumitaw na error pagkatapos ng pag-invoice, ang inisyu na invoice ay dapat itama gamit ang naaangkop na dokumento.

Mga madalas itanong

Palaging ba may negatibong halaga ang credit note?

Oo, ang dahilan ng pagkakaroon nito ay bawasan ang dami ng isang nakaraang invoice. Kapag ang naaangkop na aksyon ay ang maningil nang labis para sa isang tinanggal na item o gumawa ng pataas na pagwawasto, kung gayon ay isang Listahan ng utang.

Maaari ko ba itong gamitin pagkatapos kong ideklara ang VAT?

Depende ito sa bansa. Sa Espanya, ang wastong mekanismo para sa pagsasaayos ng mga panahon ay... likidado Ito ay isang corrective invoice. Sa ibang mga bansa, nag-iiba ang mga patakaran: suriin ang mga lokal na regulasyon upang maiwasan ang mga pagkakamali. pahayag.

Maaari ba itong ilabas nang retroaktibo?

May mga limitasyon. Halimbawa, sa website ng gobyerno ng Peru, maaaring mayroong margin na hanggang sa dalawang araw hanggang sa kasalukuyan ay retroaktibo. Sa Chile ay walang mahigpit na limitasyon sa pag-isyu, ngunit may mga kondisyon kung ang layunin ay upang matiyak na ang tala ay hindi maaapektuhan ng VAT (panahon ng sanggunian na hanggang 3 buwan).

Nakakatulong ba ito upang tuluyang kanselahin ang isang transaksyon?

Oo, basta't pinahihintulutan ito ng naaangkop na balangkas ng batas, maaari kang mag-isyu ng credit note para sa kabuuan ng invoice at ginagawang walang bisa at walang bisa ito sa ekonomiya. Sa Mexico, hindi nito pinapalitan ang proseso ng pagkansela ng CFDI, maliban sa kaso ng mga paunang bayad; doon kailangan mong sundin ang daloy ng SAT.

Ano ang pagkakaiba nito at ng isang corrective invoice?

Ang instrumentong pantuwid ang pinaka-maraming gamit na instrumento sa Espanya: maaari itong maging positibo o negatibo at itama ang mga panahong naideklara na. Ang credit note, kung saan ito umiiral, ay laging negatibo at may karagdagang mga limitasyon sa oras o pamamaraan depende sa bawat regulasyon.

Sino ang nagpapadala at sino ang tumatanggap?

Ito ay ipinapalabas ng nagbebenta o tagapagtustos at natatanggap ito ng kostumer. Dapat itong itala ng dalawa: ang nag-isyu bilang pagsasaayos sa kanilang kita at ang tatanggap bilang bumaba ng gastos o utang nito, kung naaangkop.

Mabilisang checklist para sa wastong pag-isyu nito

• Kumpirmahin ang dahilan at ang saklaw (kabuuan o bahagi) ng pagsasaayos.
• Hanapin ang orihinal na invoice at ang pagnunumero nito.
• Kalkulahin ang base, impuestos at mga halagang ibabawas.
• Mag-isyu ng tala na nagsasaad sanggunian sa invoice at mga halaga sa negatibo.
• Ipadala sa kliyente at ihain sa documentación kaugnay.

Ang credit note ay isang simpleng administratibong paraan upang balansehin ang mga libro nang hindi binubura ang anumang bakas. Kung igagalang mo ang pagtukoy sa orihinal na invoice, gagamitin mo ang mga kinakailangang field Para sa iyong bansa (halimbawa, ang CFDI para sa mga gastusin na gumagamit ng G02 sa Mexico, o ang corrective sa Spain), kung pananatilihin mo ang sequential numbering at malinaw na ipapaliwanag ang dahilan, ang iyong accounting ay magiging updated ayon sa mga prinsipyo ng accounting sa EspanyaMaiiwasan mo ang mga hindi gustong multa at, hindi sinasadya, Mapapabuti mo ang iyong relasyon sa iyong customer. sa pamamagitan ng pormal na pagtatala ng anumang refund, diskwento, o kinakailangang pagwawasto.