Mga Tungkulin ng isang Accounting Assistant: Isang Kumpletong Praktikal na Gabay

pagtanggap sa bagong kasapi » Accounting » Mga Tungkulin ng isang Accounting Assistant: Isang Kumpletong Praktikal na Gabay

Kung naaakit ka sa mundo ng pananalapi at komportable sa mga numero, talahanayan, at mga deadline, malamang ay naisip mo na kung ano nga ba ang trabaho ng isang accounting assistant. Ang profile na ito ay ang kanang kamay ng accounting area at ito ay mahalaga sa pagtiyak na ang mga rekord ay nasa maayos na kalagayan, ang mga pagbabayad at koleksyon ay napoproseso sa tamang oras, at ang impormasyong pinansyal ay dumadaloy nang maayos sa buong kumpanya.

Pinag-uusapan natin ang isang posisyon na mataas ang demand sa mga kumpanya ng lahat ng laki. Matagal nang lumipas ang mga araw ng papel at panulatSa kasalukuyan, ang mga accounting assistant ay gumagamit ng mga espesyalisadong software, spreadsheet, at database na nagsisiguro sa pagsubaybay at transparency ng mga transaksyon. Sa ibaba ay makikita mo ang isang kumpleto at detalyadong gabay sa mga tungkulin, pang-araw-araw na gawain, mga kinakailangang kasanayan, mga relasyon sa ibang mga departamento, balangkas ng kontrata, at mga pagkakataon sa pagsasanay.

Ano ang isang accounting assistant at bakit ito napakahalaga?

Ang accounting assistant ay ang propesyonal na nagbibigay ng suporta sa accountant (sa ilang mga bansa, "accountant") sa pang-araw-araw na operasyon ng departamento ng pananalapi. Ang pangunahing misyon nito ay ang pagtatala at pagpapanatili ng napapanahong impormasyon sa accountingtinitiyak na ang bawat transaksyon ay wastong naipapakita at naidokumento, at ang mga panloob na proseso ay sinusunod ayon sa mga patakaran ng organisasyon.

Mahalagang huwag malito ang mga tungkulin: bagama't pareho ang kanilang pinagbabatayan, hindi sila magkapareho. Ang senior accountant ay gumagamit ng isang pandaigdigan at analitikal na pananaw sa negosyoAng katulong, sa kanyang bahagi, ay nagsasagawa ng mga gawaing operasyonal at suporta, at maaaring makipagtulungan sa pagtatapos at pag-uulat ng mga gawain sa ilalim ng pangangasiwa ng taong namamahala.

Sa loob ng sistemang pinansyal, ang posisyong ito ang nagpapanatili ng isang malaking bahagi ng bilis ng operasyon: mula sa pag-invoice at pag-reconcile hanggang sa paghahanda ng mga pana-panahong ulatSa pagsasagawa, ang kanilang trabaho ay nagbibigay-daan sa kumpanya na maunawaan ang tunay na sitwasyon sa pananalapi nito at makagawa ng matalinong mga desisyon.

Malinaw na pagkakaiba sa pagitan ng isang accountant at isang accounting assistant

Bagama't kung minsan ay ginagamit ang mga ito bilang mga kasingkahulugan, hindi naman. Hindi nag-iisa ang accounting assistant sa pagsusuri ng balance sheet o naghahanda ng mga taunang account.Oo, maaari silang lumahok at sumuporta sa mga gawaing ito, ngunit ang pangkalahatang responsibilidad ay nakasalalay sa accountant o mas nakatataas na kawani. Ang accountant ay gumagawa ng mga kumplikadong teknikal at desisyon sa accounting, binibigyang-kahulugan ang mga tagapagpahiwatig, at tinutukoy ang mga pamantayan; ang assistant ay maingat na nagsasagawa, nagbe-verify, nag-oorganisa, at nag-uulat.

Sa Espanya, karaniwan naming pinag-uusapan ang "contable", habang sa ibang mga bansa, "contador" ang ginagamit. Ang katulong ay ang suporta sa operasyon na nagsisiguro ng kalidad ng datos.napapanahon badyet, mga file, mga invoice at mga database ng accounting, at pagtukoy ng mga pagkakaiba upang maiparating sa responsableng partido kung kinakailangan.

Pangunahing responsibilidad ng accounting assistant

Karaniwang tinutukoy ng mga kumpanya ang isang karaniwang hanay ng mga responsibilidad para sa tungkuling ito. Ilan ito sa mga pinakakaraniwan sa pang-araw-araw na buhay mula sa departamento ng administrasyon at pananalapi:

• Pagpaparehistro at pagproseso ng upuan sa journal at ledger upang ang lahat ng transaksyon ay maitala nang tama.
• Pag-update ng Mga account na maaaring tanggapin at pag-isyu ng invoice, kasama ang pagpapadala at pagsubaybay nito.
• Pag-update ng Mga babayarang account at mga rekonsiliasyon kasama ang mga pahayag ng bangko at mga sumusuportang dokumento.
• Suporta sa Paghahanda ng mga balance sheet, income statement at iba pang mga pahayag alinsunod sa mga panloob na pamantayan at kasalukuyang mga regulasyon.
• Pakikipagtulungan sa pagsusuri ng mga gastusin, pagpaparehistro ng payroll at iba pang mga aytem itinalaga ng taong namamahala.
• Pagpapanatili at pag-update ng datos pinansyal sa mga database at mga sistema ng pamamahala upang matiyak ang pagkakaroon at katumpakan.
• Paghahanda ng ulat lingguhan at buwanang periodicity kasama ang datos na hinihiling ng lugar.
• Tulong sa mga senior accountant sa buwanan at taunang pagsasara ng accountingpagtiyak sa pagbabalanse ng mga account.
• Kooperasyon sa anumang iba pang gawain sa accounting kinakailangan para sa wastong paggana ng departamento.

Bukod sa mga pangunahing tungkuling ito, hinihiling ng ilang organisasyon ang katulong na Maghanda ng mga presentasyon para sa mga pagpupulong gamit ang mga graph at talahanayan; ang kahusayan sa paggamit ng mga biswal na kagamitang nagpapadali sa pag-unawa sa datos ay lalong pinahahalagahan.

Mga partikular na gawain at pang-araw-araw na gawain

Bukod sa iba't ibang responsibilidad, may mga partikular na gawain din na inuulit sa buong buwan. Ang mga gawaing ito ay naglalarawan ng pang-araw-araw na gawain sa posisyon at hinihingi nila ang atensyon sa detalye at maayos na paghawak ng dokumentasyon.

• Log ng transaksyon: pagpasok ng kita, gastos, asset, pananagutan at equity sa journal at ang paglilipat nito sa ledger.
• Pag-verify ng dokumento: beripikahin na ang bawat transaksyon ay sinusuportahan ng mga invoice, resibo, purchase order o iba pang sumusuportang dokumento.
• Pagkakasundo sa bangko: pagtugmain ang mga balanse sa pagitan ng mga pahayag ng accounting at bangko, sinisiyasat ang mga pagkakaiba at ginagawang regular ang mga ito.
• Kontrol ng nakapirming asset: pagkuha, pagtatapon at amortisasyon ng mga pamumuhunan; pagpapanatili ng imbentaryo ng mga asset.
• Pamamahala ng imbentaryo: suporta sa pagsubaybay sa mga antas ng stock at tumpak na pagpapakita ng mga ito sa mga talaan ng accounting.
• Mga pana-panahong ulat sa pananalapi: kolaborasyon sa mga pahayag tulad ng balance sheet, P&L at mga daloy ng salapi.
• Pagpapabuwis: tulong sa pagkalkula at paghahain ng mga buwis (hal., VAT at income tax kung naaangkop).
• Suporta sa pag-audit: paghahanda ng mga folder, pagsusumite ng ebidensya at paglalapat ng mga rekomendasyon.
• Pag-file at organisasyon ng dokumentasyon ng accounting para sa mabilis na konsultasyon at pagsunod sa mga regulasyon.
• Paggamit at pag-update ng software sa accountingpagtiyak na napapanahon ang impormasyong pinansyal.
• Koordinasyon sa pagbili, pagbebenta, at HR. upang mapatunayan ang datos at ihanay ang mga proseso.
• Pag-update sa regulasyon: upang manatiling napapanahon sa mga pagbabago sa accounting at buwis na nakakaapekto sa kumpanya.

Bukod pa rito, ang mga praktikal na gawain tulad ng pamahalaan ang mga pagbabayad ng gastos at maghanda ng mga deposito sa bangko, maglagay ng data sa mga accounting spreadsheet at tiyaking tumutugma ang mga kabuuan sa mga libro.

Hindi rin pangkaraniwan na ang katulong Suriin at ihain ang dokumentasyon ng payroll, tinitiyak na ang mga entry sa accounting na nauugnay sa mga tauhan ay tumpak na makikita sa mga pagsasara.

Sa mga panahon ng pag-audit o paghahain ng buwis, ang katulong ay karaniwang tipunin ang impormasyong hinihingi ng departamento ng buwisMaghanda ng mga sipi at listahan, at suportahan ang mga beripikasyon ng ikatlong partido.

Pamamahala ng invoice, pagbabayad at koleksyon

Isa sa mga pokus ng tungkulin ay sa network ng customer at supplier. Mag-isyu ng mga invoice, itala ang mga bayad para sa mga ito, at tiyaking nai-archive ang mga ito. kasama ang kaukulang pagpapatunay ay isang mahalagang bahagi ng panloob na kontrol.

Sa panig ng supplier, bineberipika ng assistant na natanggap ang mga invoice Sumusunod sila sa datos ng pananalapi at badyetnamamahala sa pag-apruba nito at nagrerehistro ng bayad sa oras at sa wastong paraan.

Sa mga kumpanya kung saan ang katulong ay may mga partikular na responsibilidad, maaari rin nilang magpapatunay ng mga dokumento ng kita at gastos sa mga ikatlong partido, na sumusunod sa mga panloob na protokol na itinatag ng kumpanya.

Ang isang mahalagang gawain ay garantiya ng pagsunod sa mga petsa ng pagbabayad at pagkolekta: i-coordinate ang mga paglilipat, kumpirmahin ang mga resibo at iwasan ang mga surcharge o tensyon sa kaban ng bayan dahil sa mga pagkaantala.

Ideal na profile, mga kinakailangan at kasanayan

Pinagsasama ng isang epektibong accounting assistant ang teknikal na pagsasanay na may ilang personal na kasanayan. Kabilang sa mga pinakakaraniwang kinakailangan ay ang mga sumusunod:

• Nakaraang karanasan sa mga katulad na tungkulin sa accounting o mga kaugnay na kasanayan.
• Organisasyon at kaayusan sa paghawak ng mga dokumento at mga prayoridad.
• Pansin sa detalye at kahusayan sa pagtukoy ng mga pagkakamali at pagkakaiba.
• Kahusayan sa aritmetika at kahusayan sa paggamit ng mga numero, kasama ang mga pangunahing kasanayan sa pagsusuri.
• Matatag na pag-unawa sa mga prinsipyo ng accounting at pag-uulat sa pananalapi.
• Mga advanced na kasanayan sa MS Office (lalo na ang Excel) at pamilyar sa mga ERP at accounting software (hal., SAP).
• Mga kwalipikasyong propesyonal Maaaring isaalang-alang ang mga internasyonal na sertipikasyon (hal., ACA, ACCA, CIMA), ngunit hindi ito mahalaga.
• Mga pag-aaral sa Accounting, Finance o iba pang kaugnay na larangan na sumusuporta sa teknikal na batayan ng posisyon.

Higit pa sa resume, pinahahalagahan ang isang proactive na saloobin. kakayahang magtrabaho sa masikip na mga deadline at malinaw na komunikasyon sa mga pangkat na hindi pinansyal.

Mga kagamitan, datos, at mga presentasyon

Ang accounting assistant ay gumagamit ng mga management system at spreadsheet. Kahusayan sa Excel at ERP Pinapabilis ng sistema ng kumpanya ang mga pagsasara ng trabaho at binabawasan ang mga error; bukod pa rito, ang pag-alam sa mga function ng pagkakasundo at pagpapatunay ng datos ay nakakagawa ng malaking pagkakaiba.

Gayundin, inaasahan ang kaginhawahan para sa Maghanda ng mga presentasyon para sa mga komite o pagpupulong panloob, umaasa sa malinaw na mga grapiko at maigsi na mensahe na nagbubuod ng katayuang pinansyal.

Relasyon sa ibang mga departamento at pag-awdit

Hindi gumagana ang accounting sa isang bubble. Ang accounting assistant ay nakikipagtulungan sa purchasing upang kumpirmahin ang mga order at resibo, sa sales upang ayusin ang billing, at sa HR upang pagtugmain ang payroll at mga kontribusyon sa social security. Tinitiyak ng koordinasyong ito sa pagitan ng mga departamento ang pare-parehong datos at iniiwasan ang muling pagproseso.

Sa mga internal o external audit, mahalaga ang accounting assistant pagdating sa maghanap ng mga sumusuportang dokumento, bumuo ng mga listahan at tumugon sa mga kahilinganAng kanilang organisasyon at kaalaman sa file ay nagpapadali sa proseso ng pagsusuri at nakakabawas ng mga problema.

Saklaw ng batas at kahulugan ng mga tungkulin sa kontrata

Sa maraming sitwasyon, walang batas na lubusang tumutukoy sa dapat gawin ng isang accounting assistant. Ang mga tungkulin ay karaniwang tinukoy sa mismong kontrata sa pagtatrabaho. at sa mga panloob na manwal ng kumpanya.

Ipinahihiwatig nito na, lalo na sa mga SME, may mga karagdagang gawaing administratibo na hindi mahigpit na nauugnay sa accounting na itinatalaga. Mula sa mga serbisyo ng courier o personal na pagkuha hanggang sa mga minsanang gawainMaaaring may iba't ibang senaryo depende sa napagkasunduan ng mga partido.

Ang mahalagang punto ay Dapat malinaw at napagkasunduan ang saklaw ng posisyon. sa kontrata at sa deskripsyon ng trabaho, at ang paghahati ng mga gawain ay nagbibigay-daan sa katulong na matugunan ang mga layunin sa accounting nang may kalidad at nasa oras.

Mga inirerekomendang ruta ng pagsasanay at pag-access

Para sa isang magandang simula, lubos na inirerekomenda na magkaroon ng isang nakabalangkas na pundasyon. Ang Mas Mataas na Digri sa Pagsasanay sa Bokasyon sa Administrasyon at Pananalapi Ito ay isang direktang ruta, na may praktikal na diskarte at mga posibilidad para sa mga internship sa mga kumpanya.

Ang mga nangangailangan ng kakayahang umangkop ay maaaring pumili ng libreng pagsusulit upang makuha ang kwalipikasyon o mga teknikal na kurso na dalubhasa sa mga kagamitan sa accounting, buwis at pag-uulat sa pananalapi.

Higit pa sa pamagat, patuloy na pagpapabuti sa software ng accounting at mga spreadsheet, pati na rin ang mga update sa mga regulasyon sa buwis at accounting, itinataguyod nito ang kakayahang magtrabaho at propesyonal na pag-unlad.

Mga kalamangan at hamon ng posisyon

Ito ay isang mainam na posisyon upang makakuha ng karanasan, lalo na kung ikaw ay nag-aaral o kamakailan lamang nakatapos ng teknikal na pagsasanay. Ito ay isang daanan patungo sa larangan ng pananalapi na may pinabilis na pagkatuto ng kumpletong siklo ng accounting.

Ito rin ay isang papel kung saan Hindi laging kinakailangan ang isang digri sa unibersidad.Lubos na pinahahalagahan ang teknikal na pagsasanay at saloobin. Sa kabilang banda, ang mga suweldo ay may posibilidad na katamtaman, dahil ito ay isang suportang papel, bagama't kasama rito ang mga legal na benepisyo at maging ang mga karagdagang perks sa ilang mga kaso.

Gayunpaman, ang antas ng katumpakan na kinakailangan ay mataas: Kailangan mong maging dalubhasa sa mga prosesong numerikal at maging napaka-sistematiko.Ang mga mahilig sa kaayusan at mga proseso ay makakahanap dito ng kapaligirang akma sa kanilang mga pangangailangan.

Mga praktikal na halimbawa ng circuit ng dokumento

Sa dokumentasyon ng accounting, pinapanatili ng assistant na napapanahon ang mga libro, nag-file ng mga sumusuportang dokumento, at tumutulong sa mga form o payroll kung naaangkop. Ang kalidad ng pisikal o digital na file Ito ay mahalaga para sa mga internal audit at konsultasyon.

Sa mga prosesong pinansyal, nakikipagtulungan siya sa mga ulat ng kita at mga semi-annual o taunang balance sheet, ayon sa kalendaryo ng korporasyon. Ang pana-panahong ulat sa pamamahala Nangangailangan ito ng maaasahan at pare-parehong mga tsart na may mga balanse sa accounting.

Kapag itinatag ito ng kompanya, magagawa ng katulong pagpapatunay ng ilang mga dokumento sa mga ikatlong partido (hal., patunay ng kita/mga gastusin), kasunod ng mga pamamaraang itinatag upang mapatunayan ang dokumentasyon.

At sa operational treasury area, ang assistant ay tumutulong sa ayusin ang iskedyul ng pagbabayad at pagkolekta, na bineberipika na ang mga invoice at transfer ay natanggap nang tama at na walang nakaligtaan na mahahalagang petsa.

Pinakamahusay na mga kasanayan para sa isang maayos na pagtatapos

Ang maayos na buwanang pagtatapos ay nagsisimula sa pang-araw-araw na pagtatala. Pagtugmain ang mga bank statement at suriin ang mga ledger ng customer/supplier Patuloy na binabawasan ang mga pagsasaayos sa huling minuto.

Isa pang inirerekomendang gawain ay ang pagpapanatili mga checklist sa pagsasara at mga folder ng suporta nang may malinaw na pagnunumero, upang agad na mahanap ng sinumang auditor o taong namamahala ang ebidensya.

Panghuli, mainam na maglaan ng oras para sa mga cross-check ng mga spreadsheet at subukan ang mga formula o link, upang maiwasan ang mga pagkakaiba dahil sa mga sirang link o mga cell na maling na-reference.

Mga karaniwang pagkakamali at kung paano maiiwasan ang mga ito

Kabilang sa mga karaniwang pagkakamali ang nakalimutang maglakip ng mga sumusuportang dokumento, pagtatala gamit ang maling petsa, o paglaktaw sa isang hakbang sa pagpapatunay. Ang solusyon ay nasa mga nakasulat na pamamaraan at kontrol sa pagbabago sa mga pangunahing dokumento.

Ang isa pang paulit-ulit na pagkakamali ay ang hindi pagtatala ng mga pagbabalik o mga tala ng kredito sa oras na iyon. I-update agad ang anumang transaksyon na nakakaapekto sa mga balanse Iwasan ang mga hindi pagkakasundo sa mga customer o supplier sa hinaharap.

Panghuli, ang pagmamaliit sa kahalagahan ng panloob na komunikasyon ay maaaring lumikha ng mga hadlang. Iulat agad ang mga insidente at tanong nakakatulong upang malutas ang mga ito nang hindi naaapektuhan ang pagsasara.

Paano iakma ang posisyon sa mga kumpanyang may iba't ibang laki

Sa maliliit na kumpanya, ang accounting assistant ay maaaring magsagawa ng mas malawak na hanay ng mga gawaing administratibo. Ang kagalingan sa maraming bagay ay isang kalamangan sa kompetisyon at pinapayagan ka nitong matuto nang kaunti sa lahat ng bagay.

Sa mga katamtaman at malalaking kumpanya, ang posisyon ay may tendensiyang mag-espesyalisa: mga kliyente, supplier, bangko, asset... Kung mas istandardisado ang prosesoKung mas pinahahalagahan ang katumpakan at bilis ng pagpapatupad, mas mahalaga ito.

Sa lahat ng pagkakataon, ang mahalaga ay ang deskripsyon ng trabaho malinaw na tukuyin ang mga responsibilidad at limitasyon at mayroong suporta mula sa senior team para sa propesyonal na pag-unlad.

Makakabuti para sa sinumang nagbabalak na gawin ito na repasuhin ang bawat isa sa mga tungkuling inilarawan. Tukuyin ang mga kasanayang iyong natutunan at ang mga kailangan mong pagbutihinat bumuo ng isang plano sa pagsasanay na kinabibilangan ng mga regulasyon, kagamitan, at pag-uulat.

Matapos suriin ang mga tungkulin, gawain, at mga kinakailangan, nagiging malinaw na ang papel ng accounting assistant ay sumusuporta sa pagiging maaasahan ng impormasyong pinansyal at sa kahusayan ng mga proseso. Walang kapintasang pagtatala, organisadong dokumentasyon, at koordinasyon sa ibang mga departamento Sila ang batayan para maunawaan ng negosyo ang realidad nito sa ekonomiya at makagawa ng mga desisyon nang may kumpiyansa.

Kaugnay na artikulo:

Batas pangkalakalan: mga konsepto, mapagkukunan, sangay at regulasyon sa Espanya at Latin America