Borç dekontu: Yönetmelikler, örnekler ve düzenleme ile ilgili eksiksiz kılavuz

Ana Sayfa » Muhasebe » Borç dekontu: Yönetmelikler, örnekler ve düzenleme ile ilgili eksiksiz kılavuz

Herhangi bir şirketin günlük faaliyetlerinde, fatura tutarlarının düzeltilmesi göründüğünden daha yaygındır ve bunu düzenli bir şekilde ve yönetmeliklere uygun olarak yapmak için en önemli araç borç dekontudur. Bu ticari belge, daha önce faturalandırılmış bir işlemin tutarını artırmak için kullanılır. Diğer tipik durumların yanı sıra, eksik ücretler, fiyat farklılıkları veya faiz ortaya çıktığında.

Eğer size tanıdık geliyorsa ama nasıl çalıştığından tam olarak emin değilseniz, işte detaylı ve pratik bir rehber. Tanımını, kredi notundan farkını, yaygın kullanım alanlarını, muhasebe etkilerini, biçimsel gerekliliklerini, Şili'deki geçerli düzenlemeleri (SII), gerçek rakamlarla örneklerini, kötüye kullanım cezalarını, en iyi uygulamaları ve teknolojik trendleri burada bulacaksınız.Ayrıca, bazı ERP sistemlerinin bunu nasıl yönettiğini göreceksiniz, böylece operasyonel bir fikir edinebilirsiniz.

Borç dekontu nedir?

Borç dekontu, tedarikçinin müşterisine daha önce düzenlenmiş bir faturanın bakiyesindeki artışı bildirmek için verdiği bir belgedir. Bu işlem, hatalı faturalandırılmış eksik tutarları düzeltmek veya sonradan ek ücretler eklemek için kullanılır. (örneğin, ulaşım masraflarının dahil olmaması, ücretler veya gecikme faizi gibi) orijinal belgede öngörülmeyen hususlar.

Muhasebe terimleriyle ifade etmek gerekirse, satıcı bir borç dekontu düzenleyerek alacaklarını artırır. tahsil edilecek faturalar ve alıcı ödeme yükümlülüklerini artırır. Dolayısıyla, defterlerin bütünlüğünü korumak için bunun doğru şekilde kaydedilmesi büyük önem taşımaktadır. Mutabakat ve kapanışlarda tutarsızlıkların önüne geçilir.

Kredi notuyla farklılıklar

Bazen karıştırılsalar da, aynı değillerdir. Borç dekontu, ödenmesi gereken tutarı artırır.Bir kredi notu ise bu maliyeti düşürür. Bu ayrımı anlamak, muhasebe ve vergi hatalarını önler.

• Borç dekontu: Daha önce düzenlenmiş bir faturaya yapılan olumlu düzeltme; müşterinin ödenmemiş bakiyesini artırır.
• Kredi notu: Olumsuz düzeltme (sonraki indirimler, iadeler, bonuslar); kalan bakiyeyi azaltır.

Yayınlandığı zaman ve muhasebe etkileri

Borç dekontuna yol açan en yaygın durumlar çeşitlidir. Bunlar, ilk faturalama hatalarından daha sonra ortaya çıkan ek ücretlere kadar çeşitlilik göstermektedir. veya fiyat değişikliklerine ilişkin düzeltmeler.

• Orijinal faturada hatalar (fiyat veya miktar doğru olandan düşük).
• Dahil olmayan ek maliyetler: nakliye, kargo ve diğer lojistik giderleri.
• Komisyonlar ve ek ücretler sonradan kararlaştırılır veya dikkate alınmaz.
• Finansman faizi, yeniden düzenlemeler, taksitli işlemlere ilişkin faiz ve temerrüt faizi.
• Ürünlerin kısmi iadeleri veya teslimattan sonra kararlaştırılan değer farklılıkları için yapılan düzenlemeler.
• Doğru miktardan daha düşük KDV beyan edilmesiyle ilgili düzeltmeler.
• Bir önceki alacak senedinin etkilerinin tamamen veya kısmen iptal edilmesi, iptal edilmesinin uygun olduğu durumlarda.

Muhasebe açısından etkisi her iki tarafı da doğrudan etkiler. Satış Temsilcisi: Alacakları artırın.Alıcı: Ödenmesi gereken hesapları artırır. Bu çifte etki, sürprizlerden kaçınmak için düzenli dokümantasyon ve müşteriyle iyi iletişim gerektirir.

Borç dekontunun zorunlu unsurları

Geçerli ve kullanışlı olabilmesi için, borç dekontunun belirli asgari verileri içermesi gerekir. Bu alanlar izlenebilirliği, vergi desteğini ve doğru muhasebe tahsisini garanti eder..

• Benzersiz belge numarası (ardışık veya sayfa numarası).
• Veriliş tarihi.
• İhraççı kimliği: RUT/NIF, şirket adı ve adresi.
• Alıcı bilgileri: RUT/NIF, şirket adı ve adresi.
• Düzeltmenin nedenine ilişkin net bir açıklama (detaylı izah).
• Ayrıntılı tutarlar: net, vergiler (KDV) ve toplam.
• Temel belgeye referans (fatura numarası veya ilgili kredi notu).
• Şili'de elektronik damga basımında, SII'ye uygun olarak elektronik damga veya imza kullanılır.

Borç dekontu nasıl düzenlenir: önerilen süreç

İş akışı basit, ancak hatalardan kaçınmak için titizlikle takip edilmesi önemli. Belgeyi müşteriye göndermeden önce gerekçeyi ve tutarları doğrulayın..

1. Değişikliğin nedenini belirleyin ve kanıt toplayın (sözleşmeler, teslimat notları, e-postalar vb.).
2. Gerekli tüm unsurları içeren belgeyi hazırlayın.
3. (Ticari, finansal, vergi gibi ilgili departmanlarca) Dahili olarak gözden geçirin ve onaylayın.
4. Siparişi düzenleyin ve müşteriye gönderin, sevkiyat belgesini de ekleyin.
5. İşlemi muhasebe kayıtlarına geçirin ve destekleyici belgeleri saklayın.

Elektronik faturalama kullanılırken, sistem süreci yönlendirir. Şili'de elektronik borç dekontunda bir önceki fatura veya alacak dekontuna atıfta bulunulması gerekmektedir. ve alıcıya gönderilmeden önce doğrulama için SII'ye gönderilir.

Şili'deki düzenlemeler: yasal çerçeve ve SII kuralları

Şili bağlamında, borç dekontu 1974 tarihli 825 sayılı Kanun Hükmünde Kararname (24, 54, 56 ve 57. maddeler) ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın talimatları ile düzenlenmektedir. Bu ihraç işlemi tamamen elektronik ortamda gerçekleşir ve ihraç eden kuruluş için KDV yükümlülüğü doğurur..

SII, diğerlerinin yanı sıra, genelgeler aracılığıyla şu kriterleri belirlemiştir: 36/1975 sayılı Genelge, 134/1975 sayılı Genelge ve 54/2006 sayılı GenelgeBu belge, varsayımları, gereksinimleri ve vergi sonuçlarını ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Elektronik belgenin SII'nin format ve doğrulama kurallarına uygun olması çok önemlidir.

Elektronik banka kartı çeşitleri (Şili)

Senaryoya bağlı olarak, belirli bir DTE türü kullanılır. Doğru türün belirlenmesi, belgelerin doğru şekilde zincirlenmesini ve vergi hesaplamasının düzgün yapılmasını sağlar..

• Elektronik İptal Dekontu: Bu, daha önce düzenlenmiş bir elektronik kredi notunu iptal etmek için kullanılır.
• Faturalardaki fiyat artışları için elektronik borç bildirimi: Fatura referansını gösterir ve sonraki fiyat artışlarını yansıtır.
• Kredi notlarındaki KDV artışları için elektronik borç dekontu: Bir öncekine benzer, ancak kredi notuna dayalı.
• Elektronik İhracat Borç Dekontu: İhracat faturasını takiben dış ticaret işlemlerinde uygulanan ek ücretler için.

Yayınlama süreleri

Belirli bir son tarih olmamakla birlikte, Şili'de Vergi Kanunu'nun 200. maddesinde belirtilen zamanaşımı süresi geçerlidir: Orijinal belgenin düzenlenme tarihinden itibaren en fazla 3 yıl (Elektronik fatura veya makbuz) aracılığıyla borç dekontları yoluyla düzeltmeler yapmak.

Dikkat edilmesi gereken bazı nüanslar var. Şili İç Gelir Servisi (SII) vergi ihtilaflarını çözdüğünde ve bir alacak davası açıldığında, karar kesinleştiğinde borç dekontu düzenlenir.Mükellef, tahsil edilmemiş bir çek üzerinden daha yüksek vergi öderse, o anda borç dekontu düzenleyebilir.

Elektronik ihraç süreci (Şili)

SII tarafından yet授权 verilen platformlarda, tipik sıra oldukça açıktır. Temel belgeye açıkça atıfta bulunmak ve elektronik imza atmak olmazsa olmaz adımlardır..

1. Sertifikalı elektronik faturalama sistemine erişin.
2. "Yeni borç dekontu oluştur" seçeneğini seçin.
3. Orijinal faturayı veya kredi notunu ekleyin.
4. Düzeltmenin nedenini ve tutarları (net, KDV dahil, toplam) belirtin.
5. Tüm verileri doğrulayın.
6. Elektronik olarak imzalayın.
7. Doğrulama için SII'ye gönderin.
8. Doğrulama işleminden sonra DTE'yi alıcıya gönderin.

Pratik örnekler

Sayılarla görmek, etkinin görselleştirilmesine yardımcı olur. Bu davalar fiyat düzeltmelerini, gecikme faizlerini ve ihracat düzenlemelerini kapsamaktadır..

1) Faturada fiyat düzeltmesi

Bir şirket sandalye ve masa satıyordu ve sandalyelerin birim fiyatını yanlış belirlemişti. Orijinal faturada 100 sandalye 15.650, 100 masa ise 35.280 olarak belirtilmişti.Net gelir 5.093.000, KDV (%19) düşüldükten sonra 967.670 ve toplam gelir 6.060.670'tir.

Her bir sandalyenin doğru fiyatı 16.650 idi. Borç dekontunda sandalye başına 1.000 tutarındaki fark yansıtılmalıdır. ve KDV üzerindeki etkisi.

• Gloss: 100 sandalye için fiyat ayarlaması (tanesi 1.000 TL fark).
• Net: 100.000.
• KDV %19 dahil: 19.000.
• Toplam: 119.000.

2) Gecikme faizi

Müşteri, faturayı vade tarihinden 30 gün sonra ödedi. Sözleşmede aylık %1 gecikme faizi öngörülmüştü. Orijinal fatura tutarı: 5.000.000 (KDV dahil), vade tarihi 30/06, fiili ödeme tarihi 30/07.

Borç dekontunda kararlaştırılan faiz oranı tahsil edilecektir. %1 oranında 5.000.000'luk bir taban, KDV dahil yaklaşık 50.000'luk bir toplam anlamına gelir..

• Açıklama: Gecikme faizi (%1, 5.000.000 üzerinden).
• Net: 42.017 (yuvarlanmış).
• KDV %19 dahil: 7.983.
• Toplam: 50.000.

3) Döviz kuruna bağlı ihracat ayarlaması

Bir ihracatçı, 1.000 kutuyu 50 ABD doları (toplam 50.000 ABD doları) üzerinden, ABD doları başına 800 CLP kuruyla (40.000.000 CLP) faturalandırıyor. İşlem tamamlandığında, kur ABD doları başına 820 CLP'ye yükseliyor. ve bir fark oluşturulur.

Aradaki fark için bir ihracat borç dekontu düzenlenmelidir. Düzeltme tutarı 1.000.000 CLP olup, ihracat olduğu için KDV uygulanmaz..

Vergi etkileri

Borç dekontu, vergi açısından anında sonuçlar doğurur. Vergi mükellefi için, girilen KDV, ilgili döneme ait vergi yükümlülüğüne eklenir. ve 29 numaralı formda beyan edilir.

Ayrıca, net değer Aylık Geçici Ödemelerin (PPM) vergi matrahına eklenir. Belge, alıcı için daha yüksek bir maliyet veya masraf anlamına gelir.Ek KDV, genel şartları karşılaması halinde vergi indirimi olarak da değerlendirilebilir.

Yanlış kullanım cezaları

Yanlış bir şekilde borç dekontu düzenlemek maliyetli olabilir. Şili mevzuatı para cezaları, işletmelerin kapatılması ve ciddi durumlarda hapis cezaları öngörüyor..

• Uygun olduğunda düzenlememek (Madde 97, No. 10): İşlem tutarının %50 ila %500'ü arasında para cezası, minimum 2 UTM ve maksimum 40 UTA ve 20 güne kadar olası kapatma cezası.
• Sahte veya güvenilmez belgelerin kullanılması (madde 97, bent 4): Kaçırılan verginin %50 ila %300'ü oranında para cezası ve hafif ila ağır hapis cezası.
• Vergi indirimlerini şişirmek için yapılan hileli düzenleme: En hafif suçtan en hafif suça kadar hapis cezası ve dolandırılan miktarın %100 ila %300'ü arasında para cezası.

İyi uygulamalar ve teknoloji

Riskleri en aza indirmek için sürecin profesyonelleştirilmesi tavsiye edilir. Fatura ekibi için destekleyici dokümantasyon ve eğitim şarttır..

• Her bir değişikliğin nedenini ayrıntılı olarak belgeleyin (sözleşmeler, e-postalar, elektronik tablolar).
• Personeli güncel düzenlemeler ve faturalama sistemi yönetimi konusunda eğitin.
• Hataları erken tespit etmek için periyodik incelemeler.
• Borç dekontlarını düzenli olarak muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın. büyük muhasebeciler.
• İlaç doz ayarlama dönemini kaçırmamak için reçete dönemlerini takip edin.

Yazılım çok yardımcı oluyor. QuickBooks, SAP veya Bemmbo gibi muhasebe ve ERP çözümleri, izlenebilirlik özelliğiyle borç dekontları düzenlemenize ve kaydetmenize olanak tanır.ERP sistemiyle entegrasyonu, tekrarlanan işlemleri ve manuel mutabakatı önler. Filo ve taşımacılık sektörlerine yönelik Copec Empresa uygulaması, belirli sektörlerin ek ücretler (yakıt, geçiş ücretleri vb.) için bu iş akışlarını nasıl kullandığını göstermektedir.

Pek çok şirket halihazırda tahsilat ve ödeme süreçlerinin otomasyonunu tercih ediyor. Bemmbo gibi araçların, yönetim süreçlerini kolaylaştırmak için yüzlerce şirket tarafından kullanıldığı bildiriliyor. ve faturalama ile ilgili belgelerin düzenlenmesinde insan hatasını azaltmak.

Bir ERP sisteminde bunu nasıl yönetirsiniz: Siigo'da pratik bir örnek (satın alma)

Bazı sistemlerde, "borç dekontu (satın almalar)" satın alma faturalarındaki iadeleri ve düzeltmeleri tersine çevirmek veya kaydetmek için kullanılır ve bu durum değerleri ve miktarları etkiler. Siigo, bunu oluşturmak için çeşitli yöntemler sunuyor. İş akışının neresinde olduğunuza bağlı olarak.

• «+ Oluştur» → Tedarikçiler → Borç dekontu (satın alımlar).
• Satın alımlar ve giderler → Satın alma ve gider belgeleri → Yeni satın alma / Gider / Destekleyici belge → Borç dekontu / Düzeltme dekontu yoluyla.
• Satın alma belgesinin kendisinde, "Daha Fazla" → Borç dekontu uygula seçeneği altında yer almaktadır.

Pencere açıldığında, önemli alanlar doldurulur. Sistem, ilgili satın alma faturasından verileri otomatik olarak alır..

• Satın Alma No. / Destek Belgesi: Düzeltme yapılacak faturayı bulun.
• Fiş türü: İlgili türü seçin.
• Hazırlanma tarihi: Düzeltme ne zaman kaydedilecek?

Detaylarda, miktarlar ve depolar değiştirilebilir ve brüt, vergi ve net değerler yeniden hesaplanabilir. Ödemeler bölümü, iadeyi karşılamak ve iyileştirmek için ödeme yöntemlerini ayarlamanıza olanak tanır. Hazine Yönetimi"Ödenecek hesaplarla eşleştirme" seçeneği ve satın alma faturalarının vade tarihlerini yönetme özelliği de dahil olmak üzere.

Ayrıca yorumları düzenlemek (yorumlar belgeye yazdırılacaktır) ve tedarikçi için yedek dosyalar eklemek de mümkündür. Kaydetmek için "Kaydet" düğmesine basmanız yeterlidir; ardından yazdırabilir, düzenleyebilir, iptal edebilir/silebilir veya muhasebe kayıtlarını görüntüleyebilirsiniz. Mevcut seçeneklerden.

Bir ayrıntıya dikkat edin: eğer orijinal faturada "Diğer vergileri ve ücretleri dahil et" seçeneği etkinleştirilmişse, Borç dekontu bu dökümü devralacak ve gösterecektir. Girişin vergi tutarlılığını korumak için.

Özel durumlarda

İhracatta, ihracat faturası düzenlendikten sonra fiyatları veya giderleri düzeltmek için genellikle borç dekontu kullanılır. Bu, uluslararası fiyat farklılıkları, yabancı müşteri lehine yapılan ek masraflar veya hacim/kalite düzeltmeleri için kullanılır.Gümrük kurallarına her zaman uyulur; gerektiğinde Değer Değişikliği Raporu'na (IVV) başvurulur.

Bunlar ayrıca finansal kiralama sözleşmelerinde de yer almaktadır. Bunlar, değişken faizli planlarda faiz oranlarındaki hareketlere göre taksitleri ayarlamak için düzenlenir.Faiz veya gecikme cezası tahsil etmek ve başlangıçta dahil edilmemiş ek masrafları (sigorta, bakım) yansıtmak.

Trendler ve evrim

Vergi belgesi yönetimi hızla değişiyor. Şili'de elektronik vergi belgelerinin tamamen dijitalleştirilmesi zaten bir gerçeklik haline geldi. ve daha fazla otomatik kontrolle genişlemeye devam edecek.

Yapay zekâ, usulsüzlükleri ve dolandırıcılıkları muhasebe kayıtlarına ulaşmadan önce tespit etmek için kullanılıyor. Buna paralel olarak, blockchain ek izlenebilirlik ve güvenlik sağlayabilir. Belge düzenleme ve doğrulama devrelerinde. Uluslararası düzeyde, sınır ötesi ticareti kolaylaştırmak ve belgelerin birbirine bağlanmasını sağlamak için ortak standartlara doğru ilerleme kaydediliyor.

Borç dekontunu doğru kullanmak, hesapların sorunsuz bir şekilde dengelenmesi, gerektiğinde SII'ye uyulması ve şeffaf iş ilişkilerinin sürdürülmesi için çok önemlidir. Ne olduğunu, ne zaman uygun olduğunu, hangi alanların gerekli olduğunu ve yazılımınıza nasıl entegre edeceğinizi biliyorsanız, süreci kontrol altında tutarsınız. Böylece KDV risklerinden, PPM'lerden veya nakit akışınızı ve itibarınızı zedeleyen cezalardan kaçınmış olursunuz.