Що таке кредитна нота: визначення, використання, приклади та відмінності

Головна » Бухгалтерський облік » Що таке кредитна нота: визначення, використання, приклади та відмінності

Якщо ви коли-небудь виписували рахунок-фактуру, а потім виявляли помилку, або якщо клієнт повернув частину покупки, ви, мабуть, стикалися з концепцією кредитна нотаЦе не дивний винахід чи адміністративна примха: це формальний інструмент для запису зменшення вартості продажу, який вже був виставлений у рахунку-фактурі і, отже, зафіксований у вашому бухгалтерському обліку.

Перш ніж вдаватися в подробиці, важливо зробити одне важливе попередження: у В Іспанії поширеним є використання коригувальної накладної. виправляти виписані рахунки-фактури, хоча в повсякденній мові багато людей досі називають їх «кредитними нотами». В інших іспаномовних країнах кредитна нота використовується офіційно (і, до того ж, з дуже специфічними вимогами). Нижче ви побачите, коли вона використовується, що вона повинна містити, та як правильно його оформити залежно від країни, з прикладами та відмінностями порівняно з іншими документами.

Що таке кредитна нота?

Кредитна нота – це юридично дійсний комерційний документ Це використовується для зміни вже виставленого рахунку-фактури, зменшення його вартості. Його метою є офіційне відображення наступних знижок, повернення товарів, помилок у ціноутворенні або кількості, та загалом будь-якої ситуації, яка вимагає зменшити кількість оригінального рахунку-фактури без його вилучення з обліку.

Він генерується продавцем або постачальником і надсилається клієнту як підтвердження знижки або часткове чи повне скасування. З точки зору бухгалтерського обліку, його ефект очевидний: він фіксує баланс на користь клієнта та нижчий дохід для продавця, запобігаючи розбіжностям, які можуть призвести до перевірки та штрафи якщо їх не виправити.

Коли використовується кредитна нота?

Типові ситуації, що виправдовують кредитну ноту, дуже добре впізнавані у повсякденному житті. Серед найпоширеніших сценаріїв є наступні: повернення товарів через дефекти або незадоволення, виявлення помилки у виставленні рахунків (кількість, кількість, дані), застосування знижок які не були спочатку включені, та сторнування операцій, які необхідно повністю або частково скасувати.

• Повернення товару: клієнт повертає товар, і це його відповідальність повне або часткове повернення коштів.
• Помилки у виставленні рахунків: було виставлено рахунок за неправильну ціну або кількість, і застосовується наступне: корекція вниз.
• Наступні знижки: бонус або знижка узгоджуються один раз рахунок-фактура вже виставлено.
• Скасування транзакцій: ситуації, в яких необхідно визнати недійсним повністю або частково економічний ефект від законопроекту.

Важливо: У багатьох країнах видані рахунки-фактури не можна стерти або знищити. Тому використовується наступна процедура: кредитна нота як коригування (або коригувальний рахунок-фактура, відповідно до місцевих норм), щоб залишити чистий та послідовний бухгалтерський слід.

Практичний приклад

Уявіть, що компанія А виставляє компанії Б рахунок на повний комплекс послуг на суму 1.000 євро. B переглядає рахунок і виявляє, що насправді вона замовила знижений пакет послуг на 800 євро. Після підтвердження цього A виставляє рахунок. кредитна нота на суму 200 євро пов'язаний з оригінальним рахунком-фактурою. Це гарантує, що клієнт отримає свій кредитний баланс, а продавець виправить зареєстрований дохід, і все це таким чином, що... відстежуваний та легальний, полегшуючи управління збором та платежами.

Якщо продаж буде повністю скасовано, емітент створить кредитну ноту для загальна сума у ​​від'ємному значенніРахунок-фактура є посиланням і не має економічного ефекту.

Мінімальні вимоги та зміст

Хоча єдиного універсального формату не існує, існує кілька елементів, які зазвичай є важливими для належного оформлення кредитної ноти та її відповідності чинним нормам. Мета полягає в тому, щоб документ був чітким, бути послідовно пронумерованим та бути легким для аудиту.

• Вказуйте, що це кредитна нота або дозволений еквівалентний документ.
• Тримайся корелятивна нумерація який грає у вашому серіалі.
• Щоб точно посилатися на оригінальний номер накладної що виправляється.
• відображають від'ємні суми (оскільки вони зменшують податкову базу та податки).
• Повторіть важлива інформація про відправника та одержувача як зазначено у виправленому рахунку-фактурі.
• Деталізуйте Причина (повернення, знижка, помилка, скасування).

Крім того, бажано зберегти початковий рахунок-фактуру на випадок, якщо він знадобиться. податковий органі надіслати кредитну ноту клієнту, щоб він також налаштуйте свій облікТаким чином, обидві сторони сидіння квадратні.

Відмінності з коригувальним рахунком-фактурою

Кредитні ноти та коригувальні рахунки-фактури виконують подібні функції, але вони не є однаковими. В Іспанії стандартним інструментом для коригування рахунків-фактур є кредитна нота. коригуюча накладнаЦе може бути позитивним або негативним (це служить для збільшення або зменшення початкової суми) і, крім того, це дозволяє Виправлення рахунків-фактур після сплати ПДВ відповідного кварталу.

На противагу цьому, кредитна нота, де вона формально передбачається, завжди використовується в значенні негативний (Це зменшує вартість транзакції.) Багато нормативних актів не дозволяють використовувати кредитну ноту для виправлення рахунків-фактур за періоди, які вже були оплачені. оголошено та врегульованоУ такому випадку, згідно з місцевими правилами, потрібен коригувальний рахунок-фактура.

Кредитна нота проти дебетової ноти

Ще одна ключова відмінність: кредитна нота зменшує вартість виставленого рахунку-фактури, тоді як дебетове вексельне відоме збільшує йогоДебетова нота використовується, коли платіж було забуто, потрібно нарахувати пеню за прострочення платежу або сума була занижена. Коротше кажучи, вона вигідна продавцю (він отримує більше грошей) і являє собою додаткова плата для замовника.

Якщо дебетова або кредитова нота була видана помилково і її потрібно сторнувати, у бухгалтерській практиці це зазвичай вирішується шляхом видачі документ протилежного знаку на ту саму суму, щоб баланс повернувся до правильного стану та був запис про виправлення.

Види кредитних нот

На практиці розрізняють дві основні категорії: комерційний і банківська справаПерший тип — це звичайні документи між компаніями та клієнтами або постачальниками; другий тип видаються фінансовими установами для відображення платежі або дохід на користь клієнта.

• Комерційні векселі: що виникають в результаті операцій купівлі-продажу, вони коригують ціни, знижки або повертає.
• Банкноти: випускаються банками, щоб залишити слід добриво на рахунку клієнта.

Як створити кредитну ноту крок за кроком

Практичні кроки схожі в усіх середовищах: визначити причину, визначити рахунок-фактуру, який потрібно виправити, розрахувати точна сума для віднімання та видати ноту з форматом та полями, що вимагаються вашою країною. Незважаючи на це, кожна юрисдикція має нюанси, яких слід дотримуватися.

Іспанія: переважне використання коригувального рахунку-фактури

Це не дозволено в Іспанії видалити виписаний рахунок-фактуруДля виправлення сум або даних використовується коригувальний рахунок-фактура, в якому має бути зазначена причина та посилання на оригінальний рахунок-фактуру. коригувати бази та ПДВ та дотримуйтесь конкретної нумерації. У просторіччі багато людей називають це «кредитною нотою», але юридично визнаним документом є коригувальнийщо може бути зумовлено позитивними або негативними відмінностями.

Перу: випуск через SUNAT або PSE

У Перу кредитна нота – це електронна квитанція який видається для скасування або коригування транзакцій. Його можна згенерувати на порталі SUNAT або через постачальника електронних послуг (PSE). Загалом, вам знадобляться номер банкноти, дані емітента та одержувача, дата випуску, деталі причини та сума, що підлягає відрахуванню.

1. Зайдіть на портал SUNAT та увійдіть, використовуючи свої дані RUC, ім'я користувача та пароль SOL.
2. У меню перейдіть до SEE SOL > Електронний рахунок-фактура > Виписати кредитну ноту.
3. Налаштуйте проблему: дата зазвичай заповнюється сьогоднішньою датою (обмежений зворотний запас до два дні).
4. Виберіть тип впливу: скасування транзакції, повернення коштів, помилка в RUC, І т.д.
5. Введіть номер рахунку-фактури, який потрібно скоригувати, детально опишіть причину та перегляньте попередній підсумок.
6. Підтвердьте та видайте. Система згенерує відповідний електронний чек.

Якщо ви працюєте з PSE, робочий процес схожий; можуть відрізнятися лише інтерфейс та деякі операційні кроки, тому рекомендується дотримуйтесь інструкцій постачальника.

Чилі: критерії DTE та SII

У Чилі кредитні та дебетові ноти є частиною Електронні податкові документи (DTE)Кредитні ноти пов’язують та виправляють електронні рахунки-фактури, коли необхідно скасувати їх повністю або частково, застосувати знижки або внести інші коригування. Згідно з SII (Чилийська податкова служба), немає... максимальний або мінімальний термін жорсткі правила для виписки кредитної ноти, але щоб уникнути її оподаткування ПДВ, зазвичай враховується маржа до 3 місяців, відповідно до чинних норм.

Пам’ятайте, що видалення виписаних рахунків-фактур є незаконним; тому виправлення завжди необхідно вносити через DTE. кредитна нота або дебет. Якщо вам потрібно сторнувати неправильно виданий вексель, облік стабілізується за допомогою DTE навпаки за ту саму вартість.

Мексика: CFDI типу E (Витрати)

У Мексиці «кредитна нота» відповідає CFDI типу E (Витрати)Він використовується для повернень, знижок, бонусів або виправлення помилок, які зменшують дохід, раніше виставлений у рахунках-фактурах за допомогою CFDI типу I (Дохід). Ключовим моментом є те, що «Використання CFDI» G02 (Повернення, знижки або бонуси) та відповідний зв'язок з початковим доходом CFDI.

• Зв'яжіть CFDI "E" з CFDI "I", на який він впливає, включивши кожен у відповідний вузол UUID пов'язані.
• Зареєструвати те саме форма оплати що було зафіксовано у квитанції про дохід CFDI.
• Якщо коригування застосовується до кількох CFDI доходу, ви можете видати один CFDI «E» на загальну суму, що стосується одного кожен UUID постраждалих.

Увага: вихідний CFDI не скасовує електронний рахунок-фактуру самостійно, окрім випадків авансиЯкщо CFDI потрібно визнати недійсним, правильна процедура така: Скасуйте його згідно з правилами SAT та, якщо застосовується, видати новий документ із кодом зв’язку «04 – Заміна попереднього CFDI».

Корисні практики та помилки, яких слід уникати

Окрім формальностей, існують звички, які значно полегшують життя та запобігають головному болю, пов’язаному з аудитами. Перше золоте правило… Ніколи не видаляйте рахунок-фактуру видано. Виправлення документується кредитною нотою (або коригувальною нотою, залежно від країни), завжди з посиланням на оригінал рахунку та ведення бухгалтерського обліку.

• Точно розрахуйте суму, яку потрібно відняти, включаючи вплив на impuestos якщо застосовується.
• Опишіть Причина чітко: повне або часткове повернення коштів, не застосована знижка, помилка в ціноутворенні тощо.
• Зберігайте копії документів та переконайтеся, що клієнт отримати записку скоригувати свій бухгалтерський облік.
• Використовуйте програмне забезпечення або інструменти, які враховують корелятивна нумерація та згенерувати обов’язкові поля для кожної юрисдикції.

І останнє зауваження: не плутайте кредитну ноту з управлінням котирування або проформиПроформи надаються для інформаційних цілей; якщо після виставлення рахунку-фактури виникла помилка, виданий рахунок-фактуру необхідно виправити відповідним документом.

Часті запитання

Чи завжди кредитна нота має від'ємне значення?

Так, причина його існування полягає в зменшити суму попереднього рахунку-фактури. Коли відповідною дією є завищення вартості пропущеного товару або внесення корекції у бік збільшення, тоді дебетова нота.

Чи можу я використовувати це після декларування ПДВ?

Це залежить від країни. В Іспанії чинний механізм коригування періодів вже... ліквідований Це коригувальний рахунок-фактура. В інших країнах правила відрізняються: перевірте місцеві правила, щоб уникнути помилок. заява.

Чи можна його видати ретроактивно?

Існують обмеження. Наприклад, на вебсайті уряду Перу може бути певний запас до двох днів датувати ретроактивно. У Чилі немає суворих обмежень на випуск, але є умови, якщо метою є забезпечення того, щоб банкнота не зазнала впливу ПДВ (звітний період до 3 місяців).

Чи служить це для повного скасування транзакції?

Так, за умови, що чинна правова база це дозволяє, ви можете виписати кредитну ноту для усього рахунку-фактури та зробити його економічно недійсним. У Мексиці це не замінює процедуру відміна CFDI, за винятком випадків авансових платежів; у цьому випадку вам потрібно дотримуватися порядку денного SAT.

Чим відрізняється цей рахунок від коригувального?

Випрямляючий інструмент є найуніверсальнішим інструментом в Іспанії: його можна використовувати позитивний або негативний та виправити вже заявлені парні періоди. Кредитна нота, якщо вона існує, завжди негативний а також з додатковими часовими або процедурними обмеженнями залежно від кожного нормативного акту.

Хто надсилає, а хто отримує?

Його транслюють продавець або постачальник і клієнт отримує його. Обидва повинні це зафіксувати: емітент як коригування свого доходу, а одержувач як зменшення його витрат або боргу, залежно від обставин.

Короткий контрольний список для правильного його видання

• Підтвердьте Причина та обсяг (повний або частковий) коригування.
• Знайдіть оригінал рахунку та його нумерацію.
• Обчисліть основу, impuestos та суми, що підлягають відніманню.
• Видати записку, в якій зазначено Referencia до рахунку-фактури та суми у від'ємному значенні.
• Надіслати клієнту та подати до документація пов'язані.

Кредитна нота — це просто адміністративний засіб для зведення балансу без стирання будь-яких слідів. Якщо ви дотримуєтеся посилання на оригінальний рахунок-фактуру, ви використовуєте обов'язкові поля Для вашої країни (наприклад, CFDI для витрат з використанням G02 у Мексиці або коригувальний показник в Іспанії), якщо ви збережете послідовну нумерацію та чітко поясните причину, ваш облік буде актуальним відповідно до принципи бухгалтерського обліку в ІспаніїВи уникнете небажаних штрафів і, до речі, Ви покращите свої стосунки з клієнтом. шляхом офіційного запису будь-якого повернення коштів, знижки або необхідного виправлення.

Пов'язана стаття:

Дебетова нота: повний посібник з правилами, прикладами та способами видачі