Giấy báo tín dụng là gì: định nghĩa, công dụng, ví dụ và sự khác biệt

TRANG CHỦ » Kế toán » Giấy báo tín dụng là gì: định nghĩa, công dụng, ví dụ và sự khác biệt

Nếu bạn từng lập hóa đơn và sau đó phát hiện ra sai sót, hoặc nếu khách hàng trả lại một phần hàng đã mua, bạn có thể đã gặp khái niệm phiếu ghi nợ . Đây không phải là một phát minh kỳ lạ hay một ý thích nhất thời của bộ phận kế toán: đó là công cụ chính thức để ghi nhận sự giảm giá trị của một giao dịch đã được lập hóa đơn và do đó, đã được ghi nhận trong sổ kế toán của bạn.

Trước khi đi vào chi tiết, điều quan trọng là phải làm rõ một số điểm: ở Tây Ban Nha, việc sử dụng hóa đơn điều chỉnh để sửa đổi các hóa đơn đã phát hành là phổ biến, mặc dù nhiều người vẫn gọi chúng là "phiếu ghi nợ". Ở các quốc gia nói tiếng Tây Ban Nha khác, phiếu ghi nợ được sử dụng chính thức (và với những yêu cầu rất cụ thể). Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy khi nào nó được sử dụng, nội dung cần có và cách phát hành chính xác tùy thuộc vào từng quốc gia, kèm theo ví dụ và sự khác biệt so với các tài liệu khác.

Phiếu ghi nợ là gì?

Giấy báo giảm giá là một chứng từ thương mại hợp pháp được sử dụng để giảm số tiền trên hóa đơn đã phát hành. Mục đích của nó là để chính thức phản ánh các khoản giảm giá sau đó, hàng hóa trả lại, sai sót về giá cả hoặc số lượng, và nói chung là bất kỳ trường hợp nào yêu cầu giảm số tiền trên hóa đơn ban đầu mà không xóa hóa đơn đó khỏi hồ sơ.

Hóa đơn này do người bán hoặc nhà cung cấp tạo ra và gửi cho khách hàng như bằng chứng về việc giảm giá hoặc hủy đơn hàng một phần hoặc toàn bộ. Về mặt kế toán, tác dụng của nó rất rõ ràng: nó ghi nhận số dư tín dụng cho khách hàng và doanh thu thấp hơn cho người bán, ngăn ngừa những sai lệch có thể dẫn đến kiểm toán và phạt nếu không được khắc phục.

Phiếu ghi nợ được sử dụng khi nào?

Những tình huống điển hình cần lập phiếu ghi nợ rất dễ nhận biết trong cuộc sống hàng ngày. Trong số những trường hợp phổ biến nhất là việc trả lại hàng hóa do lỗi hoặc không hài lòng, phát hiện lỗi trong hóa đơn (số tiền, số lượng, dữ liệu), áp dụng các khoản giảm giá không được bao gồm ban đầu và đảo ngược các giao dịch cần được hủy bỏ hoàn toàn hoặc một phần.

• Trả lại sản phẩm: khách hàng trả lại hàng hóa và việc này là hợp lệ. hoàn tiền toàn bộ hoặc một phần.
• Lỗi thanh toán: giá hoặc số lượng được lập hóa đơn không chính xác và các trường hợp sau đây được áp dụng: điều chỉnh giảm.
• Giảm giá tiếp theo: tiền thưởng hoặc giảm giá được thỏa thuận một lần. Hóa đơn đã được xuất.
• Hủy giao dịch: các trường hợp cần thiết phải hủy giao dịch. hủy bỏ hoàn toàn hoặc một phần Tác động kinh tế của dự luật.

Quan trọng: Ở nhiều quốc gia, hóa đơn đã phát hành không thể bị xóa hoặc hủy bỏ. Do đó, phiếu ghi nợ (hoặc hóa đơn điều chỉnh, tùy thuộc vào quy định địa phương) được sử dụng để điều chỉnh nhằm duy trì sổ sách kế toán rõ ràng và nhất quán.

Ví dụ thực tế

Hãy tưởng tượng Công ty A lập hóa đơn cho Công ty B về một dịch vụ trọn gói trị giá 1.000 €. Công ty B xem xét hóa đơn và phát hiện ra rằng thực tế họ đã ký hợp đồng với gói dịch vụ rút gọn trị giá 800 €. Sau khi xác nhận điều này, Công ty A phát hành phiếu ghi nợ trị giá 200 € liên kết với hóa đơn gốc. Điều này đảm bảo khách hàng nhận được số dư tín dụng của họ và người bán điều chỉnh lại doanh thu đã ghi nhận, tất cả đều được thực hiện một cách minh bạch và hợp pháp , đơn giản hóa việc quản lý các khoản phải thu và phải trả.

Nếu việc hủy bỏ hoàn toàn giao dịch bán hàng được thực hiện, bên phát hành sẽ tạo một phiếu ghi nợ với tổng số tiền âm , tham chiếu đến hóa đơn không còn giá trị kinh tế.

Yêu cầu tối thiểu và nội dung

Mặc dù không có một định dạng chung duy nhất, nhưng có một số yếu tố thường rất cần thiết để một phiếu ghi nợ được lập đúng cách và tuân thủ các quy định hiện hành. Mục tiêu là làm cho tài liệu rõ ràng, được đánh số thứ tự và dễ kiểm toán.

• Hãy cho biết đó là một Ghi chú tín dụng hoặc giấy tờ tương đương được chấp nhận.
• Giữ đánh số liên tiếp Điều đó diễn ra trong loạt phim của bạn.
• Để tham khảo chính xác số hóa đơn gốc Điều này đã được sửa chữa.
• Phản ánh số lượng âm (vì chúng làm giảm cơ sở thuế và thuế suất).
• Lặp lại thông tin cần thiết của người gửi và người nhận như thể hiện trên hóa đơn đã được điều chỉnh.
• Mô tả chi tiết Lý do (trả hàng, giảm giá, lỗi, hủy đơn hàng).

Ngoài ra, nên giữ lại hóa đơn gốc phòng trường hợp cơ quan thuế yêu cầu , và gửi phiếu ghi nợ cho khách hàng để họ cũng có thể điều chỉnh sổ sách kế toán . Bằng cách này, cả hai phía của giao dịch đều cân bằng.

Sự khác biệt so với hóa đơn điều chỉnh

Phiếu ghi nợ và hóa đơn điều chỉnh có mục đích tương tự, nhưng chúng không giống nhau. Tại Tây Ban Nha, công cụ tiêu chuẩn để điều chỉnh hóa đơn là hóa đơn điều chỉnh . Hóa đơn này có thể tăng hoặc giảm (tăng hoặc giảm số tiền ban đầu) và hơn nữa, cho phép điều chỉnh hóa đơn sau khi đã quyết toán thuế GTGT cho quý tương ứng.

Ngược lại, giấy báo giảm giá, khi được công nhận chính thức, luôn được sử dụng theo nghĩa tiêu cực (nó làm giảm giá trị giao dịch). Nhiều khung pháp lý không cho phép sử dụng giấy báo giảm giá để điều chỉnh hóa đơn cho các kỳ đã được kê khai và thanh toán ; trong những trường hợp như vậy, cần phải lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định địa phương.

Phiếu ghi nợ so với phiếu ghi có

Một điểm khác biệt quan trọng nữa: phiếu ghi nợ làm giảm giá trị của hóa đơn đã phát hành, trong khi phiếu ghi có làm tăng giá trị đó . Phiếu ghi nợ được sử dụng khi một khoản mục bị bỏ sót, cần tính lãi suất do thanh toán chậm, hoặc số tiền bị ước tính thấp hơn thực tế. Tóm lại, nó có lợi cho người bán (người nhận được nhiều tiền hơn) và thể hiện một khoản phí bổ sung cho khách hàng.

Nếu một phiếu ghi nợ hoặc ghi có được phát hành nhầm và cần được đảo ngược, trong thực tiễn kế toán, điều này thường được giải quyết bằng cách phát hành một chứng từ có dấu ngược lại với cùng số tiền, để số dư trở lại trạng thái chính xác và có ghi nhận về sự điều chỉnh.

Các loại phiếu tín dụng

Trên thực tế, người ta phân biệt hai loại chính: thương mại và ngân hàng . Loại thứ nhất là những chứng từ thông thường giữa các công ty và khách hàng hoặc nhà cung cấp; loại thứ hai do các tổ chức tài chính phát hành để phản ánh các khoản thanh toán hoặc thu nhập có lợi cho khách hàng.

• Ghi chú thương mại: phát sinh từ các giao dịch bán hàng, chúng điều chỉnh giá cả, chiết khấu hoặc trả lại.
• Tiền giấy: do các ngân hàng phát hành để lại dấu vết của một khoản đầu tư. phân bón trên tài khoản của khách hàng.

Hướng dẫn cách tạo phiếu ghi nợ từng bước một

Các bước thực hiện tương tự nhau trong mọi trường hợp: xác định lý do, xác định hóa đơn cần điều chỉnh, tính toán chính xác số tiền cần khấu trừ và lập biên bản theo định dạng và các trường thông tin theo yêu cầu của quốc gia bạn. Tuy nhiên, mỗi khu vực pháp lý đều có những điểm khác biệt cần được lưu ý.

Tây Ban Nha: Ưu tiên sử dụng hóa đơn điều chỉnh

Tại Tây Ban Nha, việc xóa hóa đơn đã phát hành là không được phép . Để điều chỉnh số tiền hoặc dữ liệu, người ta sử dụng hóa đơn điều chỉnh, trong đó phải nêu rõ lý do, tham chiếu đến hóa đơn gốc, điều chỉnh cơ sở tính thuế và thuế GTGT , và tuân theo hệ thống đánh số cụ thể. Trong ngôn ngữ thông thường, nhiều người gọi đó là "phiếu ghi nợ", nhưng công cụ được pháp luật công nhận là hóa đơn điều chỉnh , có thể được phát hành cho các sai lệch tích cực hoặc tiêu cực.

Peru: Phát hành qua SUNAT hoặc PSE

Tại Peru, phiếu ghi nợ là một chứng từ điện tử được phát hành để hủy bỏ hoặc điều chỉnh các giao dịch. Phiếu ghi nợ có thể được tạo trên trang web của SUNAT hoặc thông qua Nhà cung cấp dịch vụ điện tử (PSE). Thông thường, bạn sẽ cần số phiếu ghi nợ, thông tin người phát hành và người nhận, ngày phát hành , chi tiết lý do thay đổi và số tiền cần khấu trừ.

1. Truy cập cổng thông tin SUNAT và đăng nhập bằng mã số thuế (RUC), tên người dùng và mật khẩu SOL của bạn.
2. Trong menu, chọn XEM SOL > Hóa đơn điện tử > Phát hành phiếu ghi nợ.
3. Cấu hình vấn đề: ngày tháng thường được điền bằng ngày hôm nay (giới hạn biên độ hồi tố tối đa là...). hai ngày).
4. Chọn loại tác động: hủy giao dịch, hoàn tiền, lỗi trong RUC, Vv
5. Nhập số hóa đơn cần điều chỉnh, nêu rõ lý do và xem lại. Tóm tắt sơ bộ.
6. Xác nhận và phát hành. Hệ thống sẽ tạo ra biên lai điện tử tương ứng.

Nếu bạn làm việc với một PSE (Process Software Exchange), quy trình cũng tương tự; chỉ có giao diện và một số bước vận hành có thể khác nhau, vì vậy tốt nhất là nên làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp.

Chile: Tiêu chí DTE và SII

Tại Chile, phiếu ghi nợ và phiếu ghi có là một phần của Chứng từ Thuế Điện tử (DTE) . Phiếu ghi có liên kết và điều chỉnh các hóa đơn điện tử khi cần thiết phải hủy bỏ toàn bộ hoặc một phần, áp dụng giảm giá hoặc thực hiện các điều chỉnh khác. Theo Cục Thuế Nội địa Chile (SII), không có thời hạn tối đa hoặc tối thiểu cố định để phát hành phiếu ghi có, nhưng để tránh thuế VAT, thời hạn tối đa ba tháng thường được xem xét , theo quy định hiện hành.

Hãy nhớ rằng việc xóa các hóa đơn đã phát hành là bất hợp pháp; do đó, việc điều chỉnh phải luôn được thực hiện thông qua phiếu ghi nợ hoặc ghi có (DTE). Nếu bạn cần đảo ngược một phiếu ghi nợ đã phát hành không chính xác, hồ sơ kế toán sẽ được cân bằng với một phiếu ghi nợ hoặc ghi có tương ứng.

Mexico: CFDI loại E (Chi phí)

Tại Mexico, "phiếu ghi nợ" tương ứng với CFDI loại E (Chi phí) . Nó được sử dụng cho các khoản hoàn trả, giảm giá, chiết khấu hoặc điều chỉnh sai sót làm giảm doanh thu đã được lập hóa đơn trước đó bằng CFDI loại I (Thu nhập). Điểm mấu chốt là "Mục đích sử dụng CFDI" G02 (Hoàn trả, giảm giá hoặc chiết khấu) và mối quan hệ thích hợp của nó với CFDI thu nhập ban đầu.

• Liên kết CFDI “E” với CFDI “I” mà nó ảnh hưởng, bao gồm từng CFDI trong nút tương ứng. UUID có liên quan.
• Đăng ký giống nhau hình thức thanh toán Điều đó đã được ghi nhận trong CFDI về thu nhập.
• Nếu việc điều chỉnh áp dụng cho nhiều CFDI thu nhập, bạn có thể phát hành một CFDI “E” duy nhất cho tổng số, liên quan đến từng CFDI một. mỗi UUID ảnh hưởng.

Lưu ý: CFDI gửi đi không tự động hủy hóa đơn điện tử, trừ trường hợp thanh toán trước . Nếu cần hủy bỏ CFDI, quy trình đúng là hủy bỏ theo quy định của SAT và, nếu có, phát hành chứng từ mới với mã quan hệ “04 – Thay thế CFDI trước đó”.

Những thực hành tốt và sai lầm cần tránh

Ngoài các thủ tục hình thức, có những thói quen giúp đơn giản hóa cuộc sống và tránh những rắc rối trong quá trình kiểm toán. Nguyên tắc vàng đầu tiên là không bao giờ xóa hóa đơn đã phát hành. Các điều chỉnh được ghi lại bằng phiếu ghi nợ (hoặc hóa đơn sửa đổi, tùy thuộc vào quốc gia), luôn luôn tham chiếu đến hóa đơn gốc và duy trì hồ sơ kế toán.

• Tính toán chính xác số tiền cần trừ, bao gồm cả ảnh hưởng đến... impuestos nếu áp dụng.
• Mô tả Lý do Rõ ràng: hoàn tiền toàn bộ hoặc một phần, giảm giá không được áp dụng, lỗi về giá, v.v.
• Hãy giữ lại một bản sao các tài liệu và đảm bảo khách hàng có được chúng. nhận được thư để điều chỉnh sổ sách kế toán của họ.
• Hãy sử dụng phần mềm hoặc công cụ tuân thủ các quy định sau: đánh số liên tiếp và tạo ra các trường thông tin cần thiết cho từng khu vực pháp lý.

Điểm cuối cùng cần lưu ý: đừng nhầm lẫn phiếu ghi nợ với việc quản lý báo giá hoặc hóa đơn tạm tính . Hóa đơn tạm tính chỉ mang tính chất thông tin; nếu có sai sót phát sinh sau khi lập hóa đơn, hóa đơn đã phát hành phải được điều chỉnh bằng chứng từ thích hợp.

Câu hỏi thường gặp

Phiếu ghi nợ có luôn có giá trị âm không?

Đúng vậy, mục đích của nó là để giảm số tiền trên hóa đơn trước đó. Khi quy trình đúng là tính thêm tiền cho một mặt hàng bị bỏ sót hoặc điều chỉnh tăng lên, thì phiếu ghi nợ là phù hợp.

Tôi có thể sử dụng nó sau khi đã kê khai thuế VAT không?

Điều này phụ thuộc vào từng quốc gia. Tại Tây Ban Nha, hóa đơn điều chỉnh là công cụ thích hợp để điều chỉnh các kỳ kế toán đã được thanh toán . Ở các quốc gia khác, quy định có thể khác nhau: hãy kiểm tra các quy định địa phương để tránh sai sót trong quá trình kê khai.

Liệu có thể cấp giấy chứng nhận này có hiệu lực hồi tố không?

Có những giới hạn. Ví dụ, cổng thông tin của chính phủ Peru cho phép tối đa hai ngày để ghi ngày hồi tố. Tại Chile, không có giới hạn nghiêm ngặt về việc phát hành, nhưng có những điều kiện nếu muốn tránh thuế VAT (thời hạn tham chiếu tối đa 3 tháng).

Liệu thao tác đó có thể hủy bỏ hoàn toàn một giao dịch không?

Vâng, nếu khung pháp lý hiện hành cho phép, bạn có thể phát hành phiếu ghi nợ với toàn bộ số tiền trên hóa đơn và làm cho hóa đơn đó không còn hiệu lực. Tại Mexico, điều này không thay thế thủ tục hủy CFDI , ngoại trừ trường hợp thanh toán trước; trong những trường hợp đó, bạn phải tuân theo thủ tục của SAT.

Sự khác biệt giữa hóa đơn này và hóa đơn điều chỉnh là gì?

Tờ khai điều chỉnh là công cụ linh hoạt nhất ở Tây Ban Nha: nó có thể mang tính tích cực hoặc tiêu cực và thậm chí có thể điều chỉnh các kỳ đã khai báo. Giấy báo giảm trừ thuế, nếu có, luôn mang tính tiêu cực và có nhiều hạn chế về thời gian hoặc thủ tục hơn tùy thuộc vào quy định cụ thể.

Ai gửi và ai nhận?

Chứng từ này do người bán hoặc nhà cung cấp phát hành và được khách hàng nhận. Cả hai bên đều phải ghi nhận: người phát hành ghi nhận như một khoản điều chỉnh vào thu nhập của họ, còn người nhận ghi nhận như một khoản giảm trừ vào chi phí hoặc nợ, tùy thuộc vào trường hợp.

Danh sách kiểm tra nhanh để phát hành đúng cách

• Xác nhận Lý do và phạm vi (toàn bộ hoặc một phần) của việc điều chỉnh.
• Xác định vị trí hóa đơn gốc và cách đánh số của nó.
• Tính cơ số, impuestos và các khoản cần trừ đi.
• Phát hành thông báo có nội dung như sau: tham khảo trên hóa đơn có ghi số tiền âm.
• Gửi cho khách hàng và lưu trữ hồ sơ. tài liệu có liên quan.

Phiếu ghi nợ chỉ đơn giản là một công cụ quản lý quan trọng để đảm bảo cân bằng tài khoản mà không xóa bất kỳ dấu vết nào. Nếu bạn tôn trọng tham chiếu đến hóa đơn gốc, sử dụng các trường thông tin bắt buộc theo quy định của quốc gia (ví dụ: CFDI de egreso với mã G02 ở Mexico, hoặc phiếu điều chỉnh ở Tây Ban Nha), duy trì số thứ tự liên tiếp và giải thích rõ lý do, thì việc kế toán của bạn sẽ được cập nhật theo nguyên tắc kế toán Tây Ban Nha , bạn sẽ tránh được các khoản phạt không mong muốn và, nhân tiện, cải thiện mối quan hệ với khách hàng bằng cách cung cấp tài liệu chính thức về bất kỳ khoản hoàn tiền, giảm giá hoặc điều chỉnh cần thiết nào.