Giấy báo tín dụng là gì: định nghĩa, công dụng, ví dụ và sự khác biệt

TRANG CHỦ » Kế toán » Giấy báo tín dụng là gì: định nghĩa, công dụng, ví dụ và sự khác biệt

Nếu bạn từng lập hóa đơn rồi phát hiện ra sai sót, hoặc nếu khách hàng trả lại một phần hàng đã mua, bạn sẽ quen thuộc với khái niệm về... Ghi chú tín dụngĐây không phải là một phát minh kỳ lạ hay một ý thích nhất thời của bộ phận hành chính: đó là công cụ chính thức để ghi nhận sự giảm giá trị của một giao dịch bán hàng đã được lập hóa đơn và do đó đã được ghi nhận trong sổ kế toán của bạn.

Trước khi đi vào chi tiết, điều quan trọng là phải đưa ra một cảnh báo quan trọng: trong Tại Tây Ban Nha, việc sử dụng hóa đơn điều chỉnh là khá phổ biến. Để điều chỉnh các hóa đơn đã phát hành, mặc dù trong ngôn ngữ thông thường nhiều người vẫn gọi chúng là "phiếu ghi nợ". Ở các quốc gia nói tiếng Tây Ban Nha khác, phiếu ghi nợ được sử dụng chính thức (và hơn nữa, với những yêu cầu rất cụ thể). Dưới đây bạn sẽ thấy khi nào nó được sử dụng, nó phải chứa những gì và cách phát hành nó một cách chính xác Tùy thuộc vào từng quốc gia, kèm theo ví dụ và sự khác biệt so với các tài liệu khác.

Phiếu ghi nợ là gì?

Giấy báo tín dụng là một tài liệu thương mại hợp pháp Công cụ này được sử dụng để điều chỉnh hóa đơn đã phát hành, làm giảm giá trị hóa đơn. Mục đích của nó là để chính thức phản ánh các khoản giảm giá sau đó, hàng hóa trả lại, lỗi về giá cả hoặc số lượng, và nói chung là bất kỳ trường hợp nào cần thiết. giảm số lượng của hóa đơn gốc mà không xóa nó khỏi hồ sơ.

Nó được người bán hoặc nhà cung cấp tạo ra và gửi cho khách hàng dưới dạng bằng chứng giảm giá hoặc hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ. Từ góc độ kế toán, tác động của nó rất rõ ràng: nó ghi nhận số dư có lợi cho khách hàng và doanh thu thấp hơn cho người bán, ngăn ngừa những sai lệch có thể dẫn đến. kiểm tra và hình phạt nếu chúng không được sửa chữa.

Phiếu ghi nợ được sử dụng khi nào?

Những tình huống điển hình dẫn đến việc lập phiếu ghi nợ rất dễ nhận biết trong cuộc sống hàng ngày. Trong số những trường hợp phổ biến nhất là: trả lại hàng hóa do lỗi hoặc sự không hài lòng, việc phát hiện lỗi thanh toán (số lượng, khối lượng, dữ liệu), cái áp dụng giảm giá những khoản không được bao gồm ban đầu và việc đảo ngược các hoạt động phải bị hủy bỏ hoàn toàn hoặc một phần.

• Trả lại sản phẩm: khách hàng trả lại hàng hóa và việc này là hợp lệ. hoàn tiền toàn bộ hoặc một phần.
• Lỗi thanh toán: giá hoặc số lượng được lập hóa đơn không chính xác và các trường hợp sau đây được áp dụng: điều chỉnh giảm.
• Giảm giá tiếp theo: tiền thưởng hoặc giảm giá được thỏa thuận một lần. Hóa đơn đã được xuất.
• Hủy giao dịch: các trường hợp cần thiết phải hủy giao dịch. hủy bỏ hoàn toàn hoặc một phần Tác động kinh tế của dự luật.

Quan trọng: Ở nhiều quốc gia, hóa đơn đã phát hành không thể xóa hoặc hủy bỏ. Do đó, quy trình sau đây được áp dụng: ghi chú tín dụng như một điều chỉnh (hoặc hóa đơn điều chỉnh, theo quy định địa phương) để đảm bảo hồ sơ kế toán rõ ràng và nhất quán.

Ví dụ thực tế

Giả sử Công ty A lập hóa đơn cho Công ty B về một dịch vụ trọn gói với giá 1.000 €. Công ty B xem xét hóa đơn và phát hiện ra rằng thực tế họ đã ký hợp đồng với gói dịch vụ rút gọn trị giá 800 €. Sau khi xác nhận điều này, Công ty A lập hóa đơn cho Công ty B. Phiếu ghi nợ trị giá 200 € Liên kết với hóa đơn gốc. Điều này đảm bảo khách hàng nhận được số dư tín dụng của họ và người bán điều chỉnh lại khoản thu nhập đã ghi nhận, tất cả theo cách thức… có thể truy xuất nguồn gốc và hợp pháp, tạo điều kiện cho quản lý thu tiền và thanh toán.

Nếu việc hủy bỏ hoàn toàn giao dịch bán hàng được thực hiện, bên phát hành sẽ lập phiếu ghi nợ cho khoản tiền đó. tổng số tiền âmHóa đơn này chỉ mang tính tham chiếu và không có giá trị kinh tế.

Yêu cầu tối thiểu và nội dung

Mặc dù không có một định dạng chung duy nhất, nhưng có một số yếu tố thường rất cần thiết để một phiếu ghi nợ được lập đúng cách và tuân thủ các quy định hiện hành. Mục tiêu là làm cho tài liệu phải rõ ràng, được đánh số liên tiếp và dễ dàng kiểm toán.

• Hãy cho biết đó là một Ghi chú tín dụng hoặc giấy tờ tương đương được chấp nhận.
• Giữ đánh số liên tiếp Điều đó diễn ra trong loạt phim của bạn.
• Để tham khảo chính xác số hóa đơn gốc Điều này đã được sửa chữa.
• Phản ánh số lượng âm (vì chúng làm giảm cơ sở thuế và thuế suất).
• Lặp lại thông tin cần thiết của người gửi và người nhận như thể hiện trên hóa đơn đã được điều chỉnh.
• Mô tả chi tiết Lý do (trả hàng, giảm giá, lỗi, hủy đơn hàng).

Ngoài ra, nên giữ lại hóa đơn gốc phòng trường hợp cần thiết. cơ quan thuếvà gửi hóa đơn tín dụng cho khách hàng để anh ấy cũng điều chỉnh kế toán của bạnNhư vậy, cả hai mặt của ghế đều là hình vuông.

Sự khác biệt so với hóa đơn điều chỉnh

Phiếu ghi nợ và hóa đơn điều chỉnh có chức năng tương tự nhau, nhưng chúng không giống nhau. Tại Tây Ban Nha, công cụ tiêu chuẩn để điều chỉnh hóa đơn là phiếu ghi nợ. hoá đơn điều chỉnhĐiều này có thể là tích cực hoặc tiêu cực (nó làm tăng hoặc giảm số lượng ban đầu) và, ngoài ra, nó cho phép Điều chỉnh hóa đơn sau khi đã thanh toán thuế GTGT. của quý tương ứng.

Ngược lại, giấy báo tín dụng, khi được xem xét một cách chính thức, luôn được sử dụng theo nghĩa đó. tiêu cực (Điều này làm giảm giá trị giao dịch.) Nhiều khung pháp lý không cho phép sử dụng phiếu ghi nợ để điều chỉnh các hóa đơn từ các kỳ đã được thanh toán. tuyên bố và giải quyếtTrong trường hợp đó, theo quy định địa phương, cần phải có hóa đơn điều chỉnh.

Phiếu ghi nợ so với phiếu ghi có

Một điểm khác biệt quan trọng nữa: phiếu ghi nợ làm giảm giá trị của hóa đơn đã phát hành, trong khi... Phiếu ghi nợ làm tăng số tiền đó.Giấy báo nợ được sử dụng khi người mua quên thanh toán, cần tính lãi suất chậm thanh toán, hoặc số tiền thanh toán bị ước tính thấp hơn thực tế. Nói tóm lại, nó có lợi cho người bán (họ nhận được nhiều tiền hơn) và thể hiện một khoản thanh toán bù trừ. phí bổ sung cho khách hàng.

Nếu một phiếu ghi nợ hoặc ghi có được phát hành nhầm lẫn và cần được đảo ngược, trong thực tiễn kế toán, điều này thường được giải quyết bằng cách phát hành một phiếu khác. tài liệu có dấu hiệu trái ngược với cùng một số tiền, để số dư trở lại trạng thái chính xác và có ghi nhận về sự điều chỉnh.

Các loại phiếu tín dụng

Trên thực tế, người ta phân biệt hai loại chính: thương mại và ngân hàngLoại thứ nhất là những chứng từ thông thường giữa các công ty và khách hàng hoặc nhà cung cấp; loại thứ hai do các tổ chức tài chính phát hành để phản ánh... khoản thanh toán hoặc thu nhập có lợi cho khách hàng.

• Ghi chú thương mại: phát sinh từ các giao dịch bán hàng, chúng điều chỉnh giá cả, chiết khấu hoặc trả lại.
• Tiền giấy: do các ngân hàng phát hành để lại dấu vết của một khoản đầu tư. phân bón trên tài khoản của khách hàng.

Hướng dẫn cách tạo phiếu ghi nợ từng bước một

Các bước thực hiện đều tương tự trong mọi trường hợp: xác định nguyên nhân, xác định hóa đơn cần điều chỉnh, tính toán... số tiền chính xác cần trừ và phát hành công văn theo định dạng và các trường thông tin theo yêu cầu của quốc gia bạn. Tuy nhiên, mỗi khu vực pháp lý đều có những điểm khác biệt cần được tôn trọng.

Tây Ban Nha: Ưu tiên sử dụng hóa đơn điều chỉnh

Điều đó không được phép ở Tây Ban Nha. xóa hóa đơn đã phát hànhĐể điều chỉnh số tiền hoặc dữ liệu, người ta sử dụng hóa đơn điều chỉnh, trong đó phải nêu rõ lý do và tham chiếu đến hóa đơn gốc. điều chỉnh cơ sở tính thuế GTGT và tuân theo số thứ tự cụ thể. Trong ngôn ngữ thông thường, nhiều người gọi nó là "giấy báo nợ", nhưng công cụ được pháp luật công nhận là... sửa chữaĐiều này có thể là do những khác biệt tích cực hoặc tiêu cực.

Peru: Phát hành qua SUNAT hoặc PSE

Tại Peru, giấy ghi nợ là một loại giấy tờ được gọi là... biên lai điện tử Giấy tờ này được phát hành để hủy hoặc điều chỉnh các giao dịch. Nó có thể được tạo trên cổng thông tin SUNAT hoặc thông qua Nhà cung cấp dịch vụ điện tử (PSE). Nói chung, bạn sẽ cần số hiệu giấy tờ, thông tin người phát hành và người nhận, v.v. ngày cấpNêu rõ lý do và số tiền cần trừ.

1. Truy cập cổng thông tin SUNAT và đăng nhập bằng mã số thuế (RUC), tên người dùng và mật khẩu SOL của bạn.
2. Trong menu, chọn XEM SOL > Hóa đơn điện tử > Phát hành phiếu ghi nợ.
3. Cấu hình vấn đề: ngày tháng thường được điền bằng ngày hôm nay (giới hạn biên độ hồi tố tối đa là...). hai ngày).
4. Chọn loại tác động: hủy giao dịch, hoàn tiền, lỗi trong RUC, Vv
5. Nhập số hóa đơn cần điều chỉnh, nêu rõ lý do và xem lại. Tóm tắt sơ bộ.
6. Xác nhận và phát hành. Hệ thống sẽ tạo ra biên lai điện tử tương ứng.

Nếu bạn làm việc với PSE, quy trình làm việc sẽ tương tự; chỉ có giao diện và một số bước thao tác có thể khác nhau, vì vậy nên... Hãy làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp..

Chile: Tiêu chí DTE và SII

Tại Chile, phiếu ghi nợ và phiếu ghi có là một phần của... Chứng từ thuế điện tử (DTE)Phiếu ghi nợ liên kết và điều chỉnh các hóa đơn điện tử khi cần thiết phải hủy bỏ toàn bộ hoặc một phần, áp dụng chiết khấu hoặc thực hiện các điều chỉnh khác. Theo SII (Cơ quan Thuế vụ Chile), không có... thời hạn tối đa hoặc tối thiểu Việc phát hành phiếu ghi nợ có tính chất cứng nhắc, nhưng để tránh phải chịu thuế VAT, người ta thường xem xét một khoản lợi nhuận nhất định. lên đến 3 thángTheo quy định hiện hành.

Hãy nhớ rằng việc xóa các hóa đơn đã phát hành là bất hợp pháp; do đó, việc chỉnh sửa phải luôn được thực hiện thông qua DTE. Ghi chú tín dụng hoặc ghi nợ. Nếu bạn cần đảo ngược một phiếu ghi nợ đã phát hành không chính xác, việc hạch toán sẽ được ổn định bằng một DTE ngược lại với cùng một giá trị.

Mexico: CFDI loại E (Chi phí)

Tại Mexico, "phiếu tín dụng" tương ứng với... CFDI loại E (Chi phí)Nó được sử dụng cho các khoản hoàn trả, giảm giá, tiền thưởng hoặc điều chỉnh các lỗi làm giảm doanh thu đã được lập hóa đơn trước đó với loại CFDI I (Doanh thu). Một điểm quan trọng là... “Sử dụng CFDI” G02 (Hoàn trả, giảm giá hoặc tiền thưởng) và mối quan hệ thích hợp với nguồn thu nhập CFDI ban đầu.

• Liên kết CFDI “E” với CFDI “I” mà nó ảnh hưởng, bao gồm từng CFDI trong nút tương ứng. UUID có liên quan.
• Đăng ký giống nhau hình thức thanh toán Điều đó đã được ghi nhận trong CFDI về thu nhập.
• Nếu việc điều chỉnh áp dụng cho nhiều CFDI thu nhập, bạn có thể phát hành một CFDI “E” duy nhất cho tổng số, liên quan đến từng CFDI một. mỗi UUID ảnh hưởng.

Lưu ý: CFDI gửi đi không tự động hủy hóa đơn điện tử, trừ trường hợp sau: tiến bộNếu cần vô hiệu hóa CFDI, quy trình đúng là như sau: Hãy hủy bỏ nó theo quy định của kỳ thi SAT. và, nếu cần thiết, hãy phát hành một tài liệu mới với mã quan hệ “04 – Thay thế CFDI trước đó”.

Những thực hành tốt và sai lầm cần tránh

Ngoài những thủ tục rườm rà, còn có những thói quen giúp cuộc sống dễ dàng hơn và tránh được những rắc rối khi kiểm toán. Quy tắc vàng đầu tiên là: Không bao giờ xóa hóa đơn. đã phát hành. Việc điều chỉnh được ghi lại bằng một phiếu ghi nợ (hoặc phiếu điều chỉnh, tùy thuộc vào quốc gia), luôn tham chiếu đến hóa đơn gốc và duy trì mạch kế toán.

• Tính toán chính xác số tiền cần trừ, bao gồm cả ảnh hưởng đến... impuestos nếu áp dụng.
• Mô tả Lý do Rõ ràng: hoàn tiền toàn bộ hoặc một phần, giảm giá không được áp dụng, lỗi về giá, v.v.
• Hãy giữ lại một bản sao các tài liệu và đảm bảo khách hàng có được chúng. nhận được thư để điều chỉnh sổ sách kế toán của họ.
• Hãy sử dụng phần mềm hoặc công cụ tuân thủ các quy định sau: đánh số liên tiếp và tạo ra các trường thông tin cần thiết cho từng khu vực pháp lý.

Một điểm cuối cùng: đừng nhầm lẫn phiếu ghi nợ với việc quản lý. báo giá hoặc biểu mẫuCác hóa đơn chiếu lệ chỉ mang tính chất tham khảo; nếu có sai sót phát sinh sau khi lập hóa đơn, hóa đơn đã phát hành phải được điều chỉnh bằng chứng từ thích hợp.

Câu hỏi thường gặp

Phiếu ghi nợ có luôn có giá trị âm không?

Đúng vậy, lý do tồn tại của nó là giảm số lượng của một hóa đơn trước đó. Khi hành động thích hợp là tính phí quá cao cho một mặt hàng bị thiếu hoặc điều chỉnh tăng lên, thì... giấy ghi nợ.

Tôi có thể sử dụng nó sau khi đã kê khai thuế VAT không?

Điều này phụ thuộc vào từng quốc gia. Tại Tây Ban Nha, cơ chế hợp lệ để điều chỉnh kỳ kế toán đã được... thanh lý Đây là hóa đơn điều chỉnh. Quy định ở các quốc gia khác có thể khác nhau: hãy kiểm tra các quy định địa phương để tránh sai sót. tuyên bố.

Liệu có thể cấp giấy chứng nhận này có hiệu lực hồi tố không?

Có những giới hạn. Ví dụ, trên trang web của chính phủ Peru có thể có một biên độ nhất định. lên đến hai ngày cho đến nay, tính từ thời điểm đó. Tại Chile không có giới hạn nghiêm ngặt về việc phát hành, nhưng có những điều kiện nếu mục đích là để đảm bảo tờ tiền không bị ảnh hưởng bởi... IVA (Thời gian tham chiếu tối đa 3 tháng).

Liệu thao tác đó có thể hủy bỏ hoàn toàn một giao dịch không?

Vâng, nếu khung pháp lý hiện hành cho phép, bạn có thể phát hành phiếu ghi nợ cho... toàn bộ của hóa đơn và làm cho nó trở nên vô giá trị về mặt kinh tế. Tại Mexico, điều này không thay thế thủ tục của hủy bỏ của CFDI, ngoại trừ trường hợp thanh toán trước; trong trường hợp đó, bạn phải tuân theo quy trình của SAT.

Sự khác biệt giữa hóa đơn này và hóa đơn điều chỉnh là gì?

Thiết bị chỉnh lưu là thiết bị đa năng nhất ở Tây Ban Nha: nó có thể được sử dụng để... tích cực hay tiêu cực và để điều chỉnh cả những kỳ kế toán đã được công bố. Phiếu ghi nợ, nếu có, là luôn tiêu cực và có thể có thêm các hạn chế về thời gian hoặc thủ tục tùy thuộc vào từng quy định.

Ai gửi và ai nhận?

Nó được phát sóng bởi người bán hoặc nhà cung cấp và khách hàng nhận được nó. Cả hai bên đều phải ghi nhận: bên phát hành ghi nhận như một khoản điều chỉnh vào thu nhập của họ và bên nhận ghi nhận như một khoản mục khác. giảm chi tiêu hoặc nợ nần của công ty, tùy từng trường hợp.

Danh sách kiểm tra nhanh để phát hành đúng cách

• Xác nhận Lý do và phạm vi (toàn bộ hoặc một phần) của việc điều chỉnh.
• Xác định vị trí hóa đơn gốc và cách đánh số của nó.
• Tính cơ số, impuestos và các khoản cần trừ đi.
• Phát hành thông báo có nội dung như sau: tham khảo trên hóa đơn có ghi số tiền âm.
• Gửi cho khách hàng và lưu trữ hồ sơ. tài liệu có liên quan.

Phiếu ghi nợ chỉ đơn giản là một công cụ quản lý giúp cân đối sổ sách mà không xóa bỏ bất kỳ dấu vết nào. Nếu bạn tôn trọng thông tin tham chiếu đến hóa đơn gốc, bạn sẽ sử dụng... các trường bắt buộc Đối với quốc gia của bạn (ví dụ: CFDI cho các khoản chi phí sử dụng G02 ở Mexico, hoặc khoản điều chỉnh ở Tây Ban Nha), nếu bạn duy trì số thứ tự liên tiếp và giải thích rõ lý do, thì việc hạch toán của bạn sẽ được cập nhật theo quy định. nguyên tắc kế toán ở Tây Ban NhaBạn sẽ tránh được những khoản phạt không mong muốn và, nhân tiện, Bạn sẽ cải thiện mối quan hệ với khách hàng của mình. bằng cách ghi nhận chính thức mọi khoản hoàn tiền, giảm giá hoặc điều chỉnh cần thiết.