Giấy báo nợ: hướng dẫn đầy đủ kèm quy định, ví dụ và cách phát hành

TRANG CHỦ » Kế toán » Giấy báo nợ: hướng dẫn đầy đủ kèm quy định, ví dụ và cách phát hành

Trong hoạt động hàng ngày của bất kỳ công ty nào, việc điều chỉnh số tiền trên hóa đơn phổ biến hơn người ta tưởng, và để thực hiện một cách có trật tự và tuân thủ quy định, công cụ quan trọng là phiếu ghi nợ. Chứng từ thương mại này được sử dụng để tăng số tiền của một giao dịch đã được lập hóa đơn. Khi phát sinh các khoản phí bị bỏ sót, chênh lệch giá hoặc lãi suất, cùng với các tình huống điển hình khác.

Nếu bạn thấy quen thuộc nhưng chưa hoàn toàn hiểu cách thức hoạt động, đây là hướng dẫn chi tiết và thực tế. Bạn sẽ tìm thấy định nghĩa của nó, sự khác biệt so với phiếu ghi nợ, các trường hợp sử dụng phổ biến, tác động kế toán, yêu cầu về hình thức, quy định áp dụng tại Chile (SII), ví dụ với số liệu thực tế, hình phạt khi sử dụng sai mục đích, các thực tiễn tốt nhất và xu hướng công nghệ.Ngoài ra, bạn sẽ thấy cách một số hệ thống ERP quản lý việc này để có thể hình dung được cách thức vận hành.

Giấy ghi nợ là gì?

Giấy báo nợ là một loại chứng từ mà nhà cung cấp phát hành cho khách hàng để thông báo về sự tăng lên trong số dư của hóa đơn đã phát hành trước đó. Chức năng này được sử dụng để điều chỉnh số tiền bị tính thiếu do nhầm lẫn hoặc để thêm các khoản phí phát sinh sau đó. (ví dụ: chi phí vận chuyển không bao gồm, phí hoặc lãi suất khi thanh toán chậm) mà không được dự trù trong văn bản gốc.

Về mặt kế toán, bằng việc phát hành giấy báo nợ, người bán tăng số dư tài khoản của mình. các khoản phải thu và người mua tăng khoản phải trả của họ. Do đó, việc ghi chép chính xác rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn của sổ sách. và tránh sai sót trong việc đối chiếu và quyết toán.

Sự khác biệt so với phiếu ghi nợ

Mặc dù đôi khi chúng bị nhầm lẫn, nhưng chúng không giống nhau. Giấy báo nợ làm tăng số tiền phải trả.Trong khi đó, phiếu ghi nợ sẽ làm giảm số tiền đó. Hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp tránh các sai sót về kế toán và thuế.

• Giấy báo nợ: Điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn đã phát hành; làm tăng số dư nợ của khách hàng.
• Ghi chú tín dụng: Điều chỉnh giảm (chiết khấu, hoàn trả, tiền thưởng sau đó); làm giảm số dư nợ.

Thời điểm phát hành và ảnh hưởng kế toán

Các trường hợp phổ biến dẫn đến việc lập hóa đơn ghi nợ rất đa dạng. Những vấn đề này bao gồm từ các lỗi lập hóa đơn ban đầu đến các khoản phí phát sinh sau đó. hoặc điều chỉnh cho phù hợp với sự thay đổi giá cả.

• Sai sót trong hóa đơn gốc (giá hoặc số lượng thấp hơn so với thực tế).
• Các chi phí phát sinh không bao gồm: phí vận chuyển, cước phí và các chi phí hậu cần khác.
• Hoa hồng và phụ phí được thỏa thuận sau khi sự việc đã xảy ra hoặc không được xem xét.
• Lãi suất cho vay, điều chỉnh lãi suất, lãi suất giao dịch trả góp và lãi suất phạt chậm trả.
• Điều chỉnh giá trị đối với việc trả lại một phần hàng hóa hoặc chênh lệch giá trị đã được thỏa thuận sau khi giao hàng.
• Điều chỉnh do đã khai báo nghĩa vụ thuế VAT thấp hơn mức chính xác.
• Hủy bỏ toàn bộ hoặc một phần hiệu lực của phiếu ghi nợ trước đó khi việc đảo ngược phiếu ghi nợ đó là phù hợp.

Tác động về mặt kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến cả hai bên. Nhân viên bán hàng: Tăng khoản phải thuNgười mua: làm tăng khoản phải trả. Tác động kép này đòi hỏi hệ thống tài liệu được tổ chức tốt và sự giao tiếp hiệu quả với khách hàng để tránh mọi bất ngờ.

Các yếu tố bắt buộc của một phiếu ghi nợ

Để có giá trị và hữu ích, giấy báo nợ phải bao gồm một số dữ liệu tối thiểu nhất định. Các lĩnh vực này đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc, hỗ trợ thuế và phân bổ kế toán chính xác..

• Số hiệu tài liệu duy nhất (liên tiếp hoặc theo số trang).
• Ngày phát hành
• Thông tin nhận dạng tổ chức phát hành: Mã số thuế (RUT/NIF), tên và địa chỉ công ty.
• Thông tin người nhận: Mã số thuế (RUT/NIF), tên và địa chỉ công ty.
• Mô tả rõ ràng lý do điều chỉnh (giải thích chi tiết).
• Chi tiết các khoản mục: giá trị ròng, thuế (VAT) và tổng cộng.
• Tham chiếu đến chứng từ gốc (số hóa đơn hoặc phiếu ghi nợ liên quan).
• Trong hệ thống phát hành điện tử của Chile, con dấu hoặc chữ ký điện tử phải tuân theo quy định của SII.

Cách lập giấy báo nợ: quy trình được khuyến nghị

Quy trình làm việc khá đơn giản, nhưng điều quan trọng là phải tuân thủ nghiêm ngặt để tránh sai sót. Trước khi gửi tài liệu cho khách hàng, hãy xác nhận lại lý do và số tiền..

1. Xác định lý do điều chỉnh và thu thập bằng chứng (hợp đồng, phiếu giao hàng, email, v.v.).
2. Chuẩn bị tài liệu với đầy đủ các yếu tố cần thiết.
3. Xem xét và phê duyệt nội bộ (bộ phận thương mại, tài chính, thuế nếu có).
4. Phát hành và gửi cho khách hàng, kèm theo bằng chứng giao hàng.
5. Ghi lại giao dịch vào sổ kế toán và giữ lại các chứng từ chứng minh.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hướng dẫn quy trình. Tại Chile, phiếu ghi nợ điện tử phải tham chiếu đến hóa đơn hoặc phiếu ghi có trước đó. và được gửi đến SII để xác nhận trước khi gửi đến người nhận.

Các quy định tại Chile: khung pháp lý và các quy tắc SII

Trong bối cảnh của Chile, giấy báo nợ được điều chỉnh bởi Nghị định Luật số 825 năm 1974 (điều 24, 54, 56 và 57) và các hướng dẫn từ Cơ quan Thuế vụ. Việc phát hành được thực hiện hoàn toàn bằng điện tử và phát sinh nghĩa vụ nộp thuế VAT cho bên phát hành..

SII đã quy định các tiêu chí thông qua các thông tư, trong đó có: Thông tư 36/1975, Thông tư 134/1975 và Thông tư 54/2006Văn bản này nêu chi tiết các giả định, yêu cầu và các vấn đề liên quan đến thuế. Điều quan trọng là văn bản điện tử phải tuân thủ các định dạng và quy trình xác thực của SII.

Các loại giấy nợ điện tử (Chile)

Tùy thuộc vào từng trường hợp, một loại DTE cụ thể sẽ được sử dụng. Việc xác định đúng loại hình đảm bảo sự liên kết chính xác giữa các tài liệu và việc tính toán thuế..

• Phiếu ghi nợ hủy điện tử: Công cụ này được sử dụng để hủy bỏ một phiếu ghi nợ điện tử đã được phát hành trước đó.
• Phiếu ghi nợ điện tử cho việc tăng giá trên hóa đơn: Tham chiếu đến hóa đơn và phản ánh việc tăng giá sau đó.
• Hóa đơn ghi nợ điện tử cho các khoản tăng thuế GTGT trên hóa đơn ghi có: Tương tự như ví dụ trước, nhưng dựa trên phiếu ghi nợ.
• Giấy báo ghi nợ xuất khẩu điện tử: Đối với các khoản phí phát sinh trong hoạt động thương mại quốc tế sau khi xuất hóa đơn.

Thời hạn phát hành

Không có thời hạn cố định cụ thể nào, nhưng tại Chile, thời hiệu theo điều 200 của Bộ luật Thuế được áp dụng: tối đa 3 năm kể từ ngày cấp chứng từ gốc. (hóa đơn hoặc biên lai điện tử) để điều chỉnh thông qua phiếu ghi nợ.

Có những sắc thái cần lưu ý. Nếu Cơ quan Thuế vụ Chile (SII) giải quyết các khoản chênh lệch thuế và có khiếu nại, giấy báo nợ sẽ được phát hành khi phán quyết có hiệu lực cuối cùng.Nếu người nộp thuế phải trả mức thuế cao hơn cho một khoản tiền chưa được nhận, họ có thể phát hành giấy báo nợ vào thời điểm đó.

Quy trình phát hành điện tử (Chile)

Trên các nền tảng được SII ủy quyền, trình tự điển hình rất rõ ràng. Việc dẫn chiếu rõ ràng đến tài liệu gốc và chữ ký điện tử là những bước thiết yếu..

1. Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử được chứng nhận.
2. Chọn "Tạo phiếu ghi nợ mới".
3. Đính kèm hóa đơn gốc hoặc phiếu ghi nợ.
4. Nêu rõ lý do điều chỉnh và các khoản tiền (giá trị ròng, VAT, tổng cộng).
5. Kiểm tra lại tất cả dữ liệu.
6. Ký điện tử.
7. Gửi đến SII để xác nhận.
8. Sau khi xác thực, hãy gửi DTE cho người nhận.

Ví dụ thực tế

Việc nhìn nhận nó bằng các con số giúp hình dung rõ hơn tác động. Các trường hợp này bao gồm điều chỉnh giá, lãi suất do thanh toán chậm và điều chỉnh xuất khẩu..

1) Điều chỉnh giá trên hóa đơn

Một công ty bán ghế và bàn nhưng đã định giá sai đơn vị giá của ghế. Hóa đơn gốc ghi rõ 100 chiếc ghế với giá 15.650 và 100 chiếc bàn với giá 35.280.với giá trị ròng là 5.093.000, thuế GTGT 19% là 967.670 và tổng cộng là 6.060.670.

Giá đúng của mỗi chiếc ghế là 16.650. Hóa đơn ghi nợ cần thể hiện sự chênh lệch 1.000 cho mỗi chiếc ghế. và ảnh hưởng của nó đối với thuế VAT.

• Ghi chú: Điều chỉnh giá cho 100 chiếc ghế (chênh lệch 1.000 mỗi chiếc).
• Lợi nhuận ròng: 100.000.
• VAT 19%: 19.000.
• Tổng cộng: 119.000.

2) Tiền lãi do chậm thanh toán

Một khách hàng đã thanh toán hóa đơn 30 ngày sau ngày đến hạn. Hợp đồng quy định phí phạt trả chậm 1% mỗi tháng. Hóa đơn gốc: 5.000.000 (đã bao gồm VAT), hạn thanh toán 30/06, thanh toán thực tế 30/07.

Giấy báo nợ sẽ tính lãi suất theo thỏa thuận. Mức cơ sở 5.000.000 với thuế suất 1% tương đương với tổng số tiền khoảng 50.000 bao gồm VAT..

• Chú thích: Lãi suất cho việc thanh toán chậm (1% trên 5.000.000).
• Lợi nhuận ròng: 42.017 (làm tròn).
• VAT 19%: 7.983.
• Tổng cộng: 50.000.

3) Điều chỉnh xuất khẩu do tỷ giá hối đoái

Một nhà xuất khẩu lập hóa đơn cho 1.000 thùng hàng với giá 50 USD/thùng (tổng cộng 50.000 USD) với tỷ giá hối đoái 800 CLP/USD (40.000.000 CLP). Sau khi thanh toán, tỷ giá tăng lên 820 CLP/USD. và một sự chênh lệch được tạo ra.

Cần lập giấy báo nợ xuất khẩu cho khoản chênh lệch đó. Khoản điều chỉnh là 1.000.000 CLP và không áp dụng thuế VAT vì đây là hàng xuất khẩu..

Tác động về thuế

Giấy báo nợ có tác động thuế ngay lập tức. Đối với đơn vị phát hành, thuế GTGT đã nhập sẽ được cộng vào nghĩa vụ thuế cho kỳ đó. và được khai báo trên Mẫu 29.

Ngoài ra, giá trị ròng được cộng vào cơ sở tính thuế của các khoản thanh toán tạm ứng hàng tháng (PPM). Đối với người nhận, tài liệu này đồng nghĩa với chi phí hoặc khoản phí cao hơn.và khoản thuế VAT bổ sung có thể được khấu trừ thuế nếu đáp ứng các yêu cầu chung.

Hình phạt đối với hành vi lạm dụng

Việc lập hóa đơn ghi nợ không chính xác có thể gây tốn kém. Các quy định của Chile cho phép phạt tiền, đóng cửa và trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị phạt tù..

• Không ban hành khi thích hợp (Điều 97 Khoản 10): Mức phạt từ 50% đến 500% giá trị giao dịch, tối thiểu 2 UTM và tối đa 40 UTA, và có thể bị khóa tài khoản đến 20 ngày.
• Sử dụng giấy tờ giả mạo hoặc không đáng tin cậy (Điều 97 Khoản 4): Phạt tiền từ 50% đến 300% số thuế trốn tránh và phạt tù với thời hạn ngắn (mức độ trung bình đến tối đa).
• Phát hành gian lận nhằm thổi phồng tín dụng thuế: Hình phạt bao gồm án tù từ mức độ nhẹ nhất đến mức độ nặng nhất, và phạt tiền từ 100% đến 300% số tiền bị lừa đảo.

Thực tiễn tốt và công nghệ

Để giảm thiểu rủi ro, nên chuyên nghiệp hóa quy trình. Việc chuẩn bị tài liệu hỗ trợ và đào tạo cho đội ngũ lập hóa đơn là vô cùng cần thiết..

• Ghi chép chi tiết lý do cho mỗi lần điều chỉnh (hợp đồng, email, bảng tính).
• Đào tạo nhân viên về các quy định hiện hành và quản lý hệ thống thanh toán.
• Kiểm tra định kỳ để phát hiện lỗi sớm.
• Đối chiếu các hóa đơn ghi nợ thường xuyên với... kế toán trưởng.
• Theo dõi thời gian kê đơn để tránh bỏ lỡ thời điểm điều chỉnh.

Phần mềm này rất hữu ích. Các giải pháp kế toán và ERP như QuickBooks, SAP hoặc Bemmbo cho phép bạn phát hành và ghi nhận các phiếu ghi nợ với khả năng truy xuất nguồn gốc.Việc tích hợp với hệ thống ERP giúp tránh trùng lặp và đối chiếu thủ công. Ứng dụng Copec Empresa, hướng đến các đội xe và ngành vận tải, minh họa cách các lĩnh vực cụ thể kết hợp các quy trình này để tính thêm phí (nhiên liệu, phí cầu đường, v.v.).

Nhiều công ty đã và đang lựa chọn tự động hóa quy trình thu và thanh toán. Các công cụ như Bemmbo được cho là đã được hàng trăm công ty áp dụng để tối ưu hóa quản lý. và giảm thiểu sai sót do con người gây ra trong việc phát hành các chứng từ liên quan đến hóa đơn.

Cách quản lý việc này trong hệ thống ERP: một ví dụ thực tế tại Siigo (mảng mua hàng)

Trong một số hệ thống, "phiếu ghi nợ (mua hàng)" được sử dụng để đảo ngược hoặc ghi nhận hàng trả lại và điều chỉnh trên hóa đơn mua hàng, ảnh hưởng đến giá trị và số lượng. Siigo cung cấp một số cách để tạo ra nó. tùy thuộc vào vị trí của bạn trong quy trình.

• Từ «+ Tạo» → Nhà cung cấp → Phiếu ghi nợ (mua hàng).
• Thông qua Mua hàng và chi phí → Chứng từ mua hàng và chi phí → Mua hàng mới / Chi phí / Chứng từ hỗ trợ → Phiếu ghi nợ / Phiếu điều chỉnh.
• Từ chính chứng từ mua hàng, trong mục "Thêm" → Áp dụng phiếu ghi nợ.

Khi cửa sổ mở ra, các trường thông tin quan trọng sẽ được tự động điền. Hệ thống tự động truy xuất dữ liệu từ hóa đơn mua hàng liên quan..

• Mã số mua hàng / Tài liệu hỗ trợ: Tìm hóa đơn cần điều chỉnh.
• Loại biên lai: Chọn loại tương ứng.
• Ngày chuẩn bị: Thời điểm điều chỉnh sẽ được ghi nhận.

Trong phần chi tiết, số lượng và kho hàng có thể được điều chỉnh, cho phép tính toán lại giá trị tổng, giá trị thuế và giá trị ròng. Phần thanh toán cho phép bạn điều chỉnh phương thức thanh toán để chi trả cho hàng trả lại và cải thiện... quản lý ngân quỹ, bao gồm tùy chọn "Đối chiếu với khoản phải trả" và quản lý ngày đến hạn của hóa đơn mua hàng.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa nhận xét (nhận xét sẽ được in trên tài liệu) và đính kèm các tệp sao lưu cho nhà cung cấp. Để lưu, chỉ cần nhấn "Lưu"; sau đó bạn có thể in, chỉnh sửa, hủy/xóa hoặc xem báo cáo kế toán. từ các tùy chọn có sẵn.

Lưu ý một chi tiết: nếu hóa đơn gốc đã kích hoạt tùy chọn "Bao gồm các loại thuế và phí khác", Hóa đơn ghi nợ sẽ kế thừa và hiển thị chi tiết phân bổ đó. Để duy trì tính nhất quán về thuế của mục nhập.

Trường hợp đặc biệt

Trong xuất khẩu, giấy báo nợ thường được sử dụng để điều chỉnh giá cả hoặc chi phí sau khi hóa đơn xuất khẩu đã được phát hành. Nó được sử dụng cho các biến động giá quốc tế, các khoản chi phí bổ sung dành cho khách hàng nước ngoài, hoặc điều chỉnh về số lượng/chất lượng sản phẩm.Luôn tuân thủ các quy định hải quan; khi cần thiết, Báo cáo Biến động Giá trị (IVV) sẽ được tham chiếu.

Chúng cũng xuất hiện trong các hợp đồng cho thuê tài chính. Chúng được phát hành để điều chỉnh các khoản trả góp theo biến động lãi suất trong các chương trình lãi suất biến động., tính lãi suất hoặc phí phạt trả chậm và chuyển các khoản chi phí bổ sung (bảo hiểm, bảo trì) không được bao gồm ban đầu.

Xu hướng và sự tiến hóa

Quản lý chứng từ thuế đang thay đổi nhanh chóng. Việc số hóa hoàn toàn các chứng từ thuế điện tử đã trở thành hiện thực ở Chile. và nó sẽ tiếp tục mở rộng, với nhiều khâu kiểm tra tự động hơn.

Trí tuệ nhân tạo đang được tích hợp để phát hiện các bất thường và gian lận trước khi chúng đến được bộ phận kế toán. Song song đó, công nghệ blockchain có thể cung cấp khả năng truy xuất nguồn gốc và bảo mật cao hơn. trong các mạch phát hành và xác thực. Ở cấp độ quốc tế, đang có những tiến bộ hướng tới các tiêu chuẩn chung để tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại xuyên biên giới và việc liên kết các tài liệu.

Nắm vững phiếu ghi nợ là chìa khóa để cân đối tài khoản một cách suôn sẻ, tuân thủ SII khi áp dụng và duy trì các mối quan hệ kinh doanh minh bạch. Nếu bạn hiểu rõ nó là gì, khi nào thì thích hợp, những trường thông tin nào là thiết yếu và cách tích hợp nó vào phần mềm của mình, bạn sẽ kiểm soát được toàn bộ quy trình. và bạn sẽ tránh được các rủi ro liên quan đến thuế GTGT, phí PPM hoặc các khoản phạt gây ảnh hưởng đến dòng tiền và uy tín của bạn.