Kế toán chi phí so với kế toán tài chính: hướng dẫn đầy đủ và thực tiễn.

TRANG CHỦ » Hộp » Kế toán chi phí so với kế toán tài chính: hướng dẫn đầy đủ và thực tiễn.

Trong các công ty, có hai ngôn ngữ kế toán chính cùng tồn tại. Kế toán tài chính và kế toán chi phí (hay kế toán phân tích) phục vụ các mục đích bổ sung cho nhau. Mặc dù thường bị nhầm lẫn, mỗi loại lại giải đáp những câu hỏi khác nhau, phục vụ những người sử dụng khác nhau và hoạt động theo logic riêng của nó. Hiểu được sự chồng chéo và khác biệt giữa chúng là chìa khóa để đưa ra quyết định tốt hơn, tuân thủ các quy định và tăng hiệu quả.

Ngoài việc so sánh mục tiêu của họ, Chúng ta sẽ xem xét ai sử dụng từng mẩu thông tin, cách thức quản lý chúng và định hướng thời gian của chúng.Chúng ta sẽ tìm hiểu mức độ chính xác mà chúng hướng tới, các đơn vị đo lường mà chúng sử dụng và cách chúng được triển khai trong thực tế (bao gồm cả việc quản lý chúng trong hệ thống ERP như Dynamics 365 Business Central). Chúng ta cũng sẽ tìm hiểu ứng dụng của chúng trong các lĩnh vực như xây dựng, vai trò của... gia công phần mềm và những khái niệm cơ bản mà mọi chuyên gia cần nắm vững để có một khởi đầu tốt.

Kế toán tài chính: mục đích, phạm vi và các sản phẩm thông tin

Kế toán tài chính là hệ thống mà... Ghi chép, phân loại và tóm tắt tất cả các giao dịch kinh tế. Báo cáo tài chính của một công ty được lập theo các tiêu chuẩn được công nhận. Mục đích của báo cáo này là cung cấp một bức tranh rõ ràng về tài sản, tình hình tài chính và kết quả hoạt động của công ty tại một ngày và kỳ cụ thể.

Sản phẩm chính của họ là báo cáo tài chính.Các báo cáo sau đây được bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh (báo cáo lãi lỗ), báo cáo lưu chuyển tiền tệ và, nếu có, báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu/lợi nhuận giữ lại. Các báo cáo này cho phép đánh giá hiệu quả hoạt động, tuân thủ nghĩa vụ thuế và chịu trách nhiệm trước bên thứ ba.

Về mặt quản trị dữ liệu, Kế toán tài chính là bắt buộc và được tiêu chuẩn hóa.Tại Tây Ban Nha, kế toán được điều chỉnh bởi Kế hoạch Kế toán Chung (PGC); trong các bối cảnh khác, GAAP hoặc các khuôn khổ tương đương được áp dụng. Việc tiêu chuẩn hóa đảm bảo tính so sánh, tính minh bạch và tính chính xác. “hình ảnh trung thực” về tài sản, tình hình tài chính và kết quả kinh doanh.

Trong số các chức năng hoạt động thường xuyên của nó có: Sổ cái chung, kết thúc kỳ kế toán và điều chỉnhQuản lý tài sản cố định (mua sắm, khấu hao và thanh lý), tính toán và báo cáo thuế, lập báo cáo tài chính và đối chiếu ngân hàng.

Kế toán chi phí (hoặc kế toán phân tích): mục đích, góc nhìn nội bộ và tính hữu ích trong quản lý

Kế toán chi phí, còn được gọi là kế toán chi phí hoặc kiểm soát chi phíNó tập trung vào việc phân tích chi phí liên quan đến các quy trình nội bộ và hoạt động sản xuất. Mục đích là để hỗ trợ việc ra quyết định và nâng cao hiệu quả. Hiểu rõ khả năng sinh lời theo sản phẩm, khách hàng, dự án hoặc trung tâm..

Khác với kế toán tài chính, Việc sử dụng nó là nội bộ.Nó không chịu sự điều chỉnh bắt buộc và thiết kế của nó phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của từng tổ chức. Nguyên tắc chỉ đạo là... hữu íchThông tin phải thiết thực, kịp thời và có thể áp dụng được cho công tác quản lý.

Ngành học này cho phép chúng ta ước tính và so sánh. chi phí tiêu chuẩn và chi phí thực tếPhân bổ chi phí trực tiếp và gián tiếp cho các trung tâm chi phí, phân tích sự sai lệch và xây dựng các báo cáo lợi nhuận chi tiết theo từng lĩnh vực kinh doanh, phòng ban hoặc dự án.

Mặc dù việc thực hiện nó nhìn chung là tự nguyện, Nó đặc biệt phổ biến trong các ngành công nghiệp sản xuất. Và trong một số môi trường nhất định, nó có thể được coi là một yêu cầu cạnh tranh đối với việc lập ngân sách, định giá và kiểm soát chặt chẽ lợi nhuận.

Người dùng và mục tiêu: ai cần từng loại thông tin?

Trong kế toán tài chính, Người dùng điển hình bao gồm cả người dùng bên ngoài và người dùng nội bộ.Các cổ đông, nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan chính phủ, kiểm toán viên, và thậm chí cả ban quản lý. Tất cả đều tìm kiếm sự đáng tin cậy và khả năng so sánh để đánh giá khả năng thanh toán, lợi nhuận và tuân thủ quy định.

Mặt khác, kế toán chi phí, Nó được thiết kế dành cho các nhà quản lý và quản lý khu vực. (các nhà quản lý vận hành, sản xuất, bán hàng, dự án) cần sự chi tiết và tốc độ để đưa ra quyết định, kiểm soát sai lệch và tối ưu hóa quy trình.

Chúng ta có thể tóm tắt mục đích của nó như sau: Tổ chức tài chính "báo cáo" những gì đã xảy ra. Với sự chặt chẽ về mặt quy định; chi phí mà người ta "giải thích và dự kiến" để hành động, khám phá các kịch bản và định hướng tương lai.

Khung pháp lý và các nguyên tắc hướng dẫn

Kế toán tài chính phải tuân thủ các quy định (PGC ở Tây Ban Nha, hoặc các khuôn khổ khác). Điều này ngụ ý các tiêu chí đồng nhất để công nhận và định giá, tài liệu hỗ trợ và kiểm toán, nhằm mục đích đảm bảo hình ảnh trung thực Công ty.

Kế toán chi phí không bị chi phối bởi một tiêu chuẩn pháp lý nghiêm ngặt. Tính hữu dụng và tính linh hoạt được ưu tiên hàng đầu.Do đó, nó hỗ trợ nhiều hệ thống tính giá thành khác nhau (toàn bộ, biến đổi, theo quy trình, theo đơn đặt hàng, ABC, tiêu chuẩn/phát sinh) và cấu trúc phân tích được điều chỉnh phù hợp với từng tổ chức.

Định hướng thời gian, độ chính xác và cách diễn giải dữ liệu

Lĩnh vực tài chính chủ yếu hồi tưởngNó tổng hợp các sự kiện trong quá khứ qua các kỳ (thường là hàng năm, mặc dù cũng có thể là hàng quý hoặc hàng tháng) và cung cấp một "bức ảnh chụp nhanh" tại một ngày kết thúc. Ví dụ, bảng cân đối kế toán tính đến ngày 31 tháng 12 là một bức ảnh chụp nhanh về tình hình tài chính.

Phân tích chi phí hướng đến hiện tại và tương lai: dự án, mô phỏng và ước tính Với mục đích dự đoán các quyết định. Vì nó kết hợp các ước tính (chi phí tiêu chuẩn, phân bổ gián tiếp), độ chính xác của nó có thể thay đổi, nhưng nó mang lại giá trị to lớn cho việc lập kế hoạch và điều chỉnh kịp thời.

Về độ chính xác, Báo cáo tài chính phản ánh các giao dịch thực tế. Được ghi chép và xác nhận; chi phí kết hợp dữ liệu thực tế với các giả thuyết, tiêu chuẩn và phân bổ cần được xem xét và kiểm tra định kỳ.

Đơn vị đo lường và độ chi tiết

Kế toán tài chính được thể hiện bằng đơn vị tiền tệ và hoạt động bằng cách sử dụng các tài khoản sổ cái chung. Trọng tâm của nó là tổng hợp ở cấp độ công ty hoặc pháp nhân.

Kế toán chi phí có thể sử dụng nhiều đơn vị vật lý và hoạt động (Số giờ lao động, số giờ máy, số sản phẩm sản xuất, kilogam, mét vuông, số đơn hàng đã xử lý…), ngoài ra còn có thông tin về đơn vị tiền tệ. Điều này cho phép phân tích chi tiết các quy trình, sản phẩm và trung tâm làm việc.

Thuật ngữ và các khái niệm thiết yếu để bắt đầu

Để hiểu và làm việc với chi phí, việc nắm vững một số khái niệm là rất hữu ích. Đầu tiên, cần phân biệt Chi phí so với khoản tiêu haoChi phí kế toán (nhóm 6 PGC) ghi nhận chi phí tiêu hao liên quan đến quản lý, phân phối hoặc tài chính; chi phí này gắn liền với quá trình sản xuất và được tính vào giá trị hàng tồn kho cho đến khi bán.

Chúng ta cũng cần phải quản lý giá cố định (không thay đổi theo khối lượng ngắn hạn, chẳng hạn như cho thuê), chi phí biến đổi (biến động theo hoạt động, chẳng hạn như nguyên vật liệu và một số lao động) và chi phí gián tiếp (Không được phân bổ trực tiếp cho sản phẩm nào: dịch vụ chung, nhân sự, vật tư, tiếp thị).

Các thuật ngữ quan trọng khác là hòa vốn (doanh số bán hàng mà lợi nhuận bằng không), phân tích chi phí-khối lượng-lợi ích (CVP), The chi phí tiêu chuẩn (các thông số tham chiếu để so sánh với thông số thực tế) và chi phí trực tiếp (Có thể gán một cách rõ ràng cho sản phẩm hoặc dịch vụ).

Về phần mình, kế toán tài chính hoạt động với... trạng thái cổ điểnBảng cân đối kế toán (tài sản = nợ phải trả + vốn chủ sở hữu), báo cáo kết quả kinh doanh (doanh thu – chi phí = lợi nhuận), báo cáo lưu chuyển tiền tệ (hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính) và, nếu có, báo cáo tài chính. lợi nhuận giữ lại hoặc những thay đổi về tài sản.

Các hệ thống và mô hình tính giá thành được sử dụng phổ biến nhất

Các công ty có thể triển khai các phương pháp khác nhau. kiến trúc điện toán và phân phối Tùy thuộc vào hoạt động của họ: theo quy trình (sản xuất liên tục), theo đơn đặt hàng hoặc dự án (lô/công trình), chi phí toàn bộ hoặc chi phí trực tiếp, chi phí tiêu chuẩn so với chi phí phát sinh, và hệ thống. ABC (Phương pháp tính chi phí dựa trên hoạt động) Để phân bổ chi phí gián tiếp chính xác hơn.

Một trụ cột cơ bản là phân bổ cho các trung tâm chi phí (CECOS)Việc phân nhóm chi phí theo quyết định và trách nhiệm giúp dễ dàng đo lường hiệu quả, phát hiện sự thiếu hiệu quả và đảm bảo trách nhiệm giải trình rõ ràng.

Triển khai và Vận hành ERP: Trường hợp Dynamics 365 Business Central

Các hệ thống ERP hiện đại tích hợp cả hai khía cạnh. Về mặt tài chính, việc có được điều này là khá phổ biến. Sổ cái chung, các khoản đóng và điều chỉnhquản lý tài sản cố định, tính toán thuế, báo cáo thời gian thực và Hòa giải ngân hàng tự động hóa.

Trong kế toán chi phí, các công cụ như Business Central cho phép bạn xác định... trung tâm chi phí và tài khoản chi phí, quy tắc phân bổ để phân bổ chi phí gián tiếp, so sánh giữa tiêu chuẩn và thực tế, và theo dõi. dự án Bao gồm kiểm soát ngân sách và phân tích lợi nhuận theo sản phẩm, bộ phận hoặc khách hàng.

Cần lưu ý rằng chức năng phân tích nâng cao có thể được đòi hỏi cao về cấu hình và vận hành.Tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, một số nhu cầu báo cáo được đáp ứng bằng phân tích chiều dữ liệu, chế độ xem phân tích và báo cáo tài chính tùy chỉnh, mà không cần triển khai mô-đun chi phí đầy đủ.

Ưu điểm lớn là khi cả hai thế giới cùng tồn tại trong hệ thống ERP, công ty sẽ có được lợi thế tối đa. Đạt được khả năng truy xuất nguồn gốc, tính nhất quán dữ liệu và sự linh hoạt. Để kết thúc các kỳ kế toán, giải thích sự sai lệch và điều chỉnh hoạt động quản lý hàng ngày phù hợp với hiệu quả tài chính.

Ngành xây dựng: cách áp dụng kiểm soát chi phí tại các công trường xây dựng

Trong ngành xây dựng, mỗi dự án có thể được xem như một trung tâm sản xuấtViệc kiểm soát kết quả kinh tế đòi hỏi phải thiết kế một mô hình phân tích cho phép xác định chi phí thực tế cho mỗi dự án, theo từng giai đoạn hoặc thậm chí theo từng hạng mục công việc (kết cấu, mặt tiền, hệ thống lắp đặt, v.v.).

Ngoài lề, việc đo lường cũng rất quan trọng. rủi ro và căng thẳng tài chínhCác chỉ số này giúp dự đoán các vấn đề về thanh khoản và tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp. Chúng cũng theo dõi sự chênh lệch giữa công việc đã hoàn thành và công việc được chứng nhận, hoặc giữa các khoản thanh toán đã lập hóa đơn và các khoản thanh toán đã thu được.

Việc kiểm soát bắt đầu từ... lập kế hoạchKhông phải tất cả các bộ phận đều có hiệu suất như nhau trong suốt dự án; do đó, cần phải định kỳ so sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch, xác định những sai lệch và đề xuất các biện pháp khắc phục.

Đối với nhiều công ty xây dựng quy mô nhỏ và vừa, việc kết hợp dịch vụ kế toán pháp lý thuê ngoài với... kiểm soát phân tích công việc (Nội bộ hoặc thuê ngoài) cho phép có được thông tin hữu ích hàng tháng để phục vụ việc ra quyết định, mà không cần thiết lập một cấu trúc hệ thống nội bộ phức tạp.

Thuê ngoài và các công cụ: khi nào nên thuê ngoài và những lợi ích mà nó mang lại

Việc thuê ngoài dịch vụ kế toán và kiểm soát có thể là một cách hiệu quả để giảm chi phí cố định (lương, giấy phép, cơ sở hạ tầng) và chuyển đổi chúng thành các biến số thông qua biểu phí đáp ứng nhu cầu thực tế.

Phương thức này cung cấp khả năng mở rộng và tính linh hoạtNó cho phép bạn xử lý các đợt cao điểm công việc mà không cần tuyển dụng quá nhiều nhân viên và điều chỉnh nguồn lực theo chu kỳ kinh doanh gần như trong thời gian thực.

Một lợi thế khác là tiếp cận với các chuyên gia và công nghệ Hệ thống kế toán hiện đại (kế toán tài chính và phân tích), có khả năng mô phỏng các kịch bản và đưa ra dự báo dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.

Việc tuân thủ quy định được cải thiện: đội ngũ chuyên gia và quy trình hoàn thiện giúp giảm thiểu rủi ro. sai sót trong thuế và báo cáoĐiều này đặc biệt có giá trị trong bối cảnh môi trường pháp lý thay đổi.

Các tổ chức cũng có thể dựa vào phần mềm quản lý (ERP) để tích hợp tài chính, chi phí và hoạt động. Việc lựa chọn công cụ (ví dụ: Business Central, SAGE, QuickBooks, hoặc các công cụ khác) cần phù hợp với quy mô, độ phức tạp và mục tiêu của công ty.

Những khác biệt chính, nhìn thoáng qua, lý giải

Mục tiêuBáo cáo tài chính nhằm mục đích thông báo cho bên thứ ba và tuân thủ tiêu chuẩn; báo cáo chi phí giúp ban quản lý đưa ra quyết định và nâng cao hiệu quả.

Người sử dụngBáo cáo tài chính dành cho các bên nội bộ và bên ngoài (nhà đầu tư, ban quản lý, kiểm toán viên); báo cáo phân tích hướng đến những người ra quyết định nội bộ (ban quản lý, bộ phận vận hành, dự án).

Quy địnhKế toán tài chính là bắt buộc (PGC/GAAP); kế toán chi phí là tự nguyện và linh hoạt, mặc dù trong một số ngành nghề, nó trở nên thiết yếu để cạnh tranh.

Nguyên tắc chỉ đạo: Hình ảnh chính xác về mặt tài chính; tính hữu ích về mặt chi phí.

Chân trời thời gianPhương pháp tài chính mang tính hồi tố; phương pháp chi phí kết hợp cả hiện tại và dự báo tương lai.

Sự chính xácPhương án tài chính phản ánh các giao dịch thực tế; phương án chi phí cho phép ước tính và phân bổ (cần được xem xét lại).

Đo lườngPhương pháp tài chính sử dụng tiền tệ; phương pháp chi phí tích hợp các chỉ số vật lý và hoạt động bên cạnh các chỉ số tiền tệ.

Thời gianPhương án tài chính thường được hoàn tất theo năm tài chính (và các kỳ trung gian); phương án chi phí có thể được xử lý trong bất kỳ khoảng thời gian hữu ích nào (tuần, mốc thời gian, dự án).

Đào tạo và phát triển chuyên nghiệp: cần học gì và bắt đầu từ đâu

Bất cứ ai muốn bắt đầu sự nghiệp với vai trò kế toán hoặc kỹ thuật viên hành chính nên củng cố kiến ​​thức này. nguyên tắc kế toánThuật ngữ và thực tiễn sử dụng sổ cái tổng hợp, các khoản phải trả/phải thu, bảng lương và đối chiếu, cũng như việc sử dụng các công cụ văn phòng và phần mềm kế toán.

Các chương trình đào tạo chất lượng kết hợp các lớp học với chứng nhận được công nhận (ví dụ: QuickBooks, Microsoft Office) và hàng giờ thực hành trong môi trường thực tế, điều được các nhà tuyển dụng đánh giá cao vì giúp đẩy nhanh quá trình học hỏi.

Sự chuyên môn hóa trong phí tổn (Tính toán, phân bổ và quản lý) nâng cao uy tín chuyên môn và có thể được củng cố bằng các khóa học chuyên sâu về kiểm soát quản lý, mô hình chi phí (tiêu chuẩn, ABC) và phân tích kinh doanh.

Những người vừa đi làm vừa đi học có thể hưởng lợi từ điều này. lịch trình linh hoạtỞ một số quốc gia, cũng có các chương trình hỗ trợ tài chính và trợ cấp cụ thể (bao gồm cả trợ cấp cho cựu chiến binh) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận đào tạo.

Mối quan hệ và cách chúng nuôi dưỡng lẫn nhau

Mặc dù khác nhau, cả hai hệ thống kế toán đều như nhau. Họ dùng chung nguyên liệu thô.Khía cạnh tài chính cung cấp khuôn khổ đáng tin cậy và được kiểm toán cho các giao dịch kinh doanh và các sự kiện kinh tế; khía cạnh phân tích đi sâu vào các nguyên nhân cơ bản và chuyển đổi dữ liệu thành các quyết định vận hành.

Khi một công ty điều chỉnh báo cáo bên ngoài của mình cho phù hợp với nội dung bên trong công ty. kiểm soát nội bộ (Ví dụ, thông qua các chiều và trung tâm chi phí được liên kết với kế hoạch kế toán), tính nhất quán được đảm bảo: mỗi euro được ghi nhận đều có lý do hoạt động và mọi quyết định nội bộ đều được phản ánh một cách thích hợp trong các con số.

Rõ ràng là việc nắm vững cả hai phương pháp sẽ nhân lên năng lực quản trị của doanh nghiệp.Việc tuân thủ các quy tắc của trò chơi được duy trì với sự tham gia của bên thứ ba mà không làm mất đi sự linh hoạt trong việc lập kế hoạch, định giá, tối ưu hóa quy trình và ưu tiên đầu tư. Áp dụng các công cụ phù hợp, dựa vào chuyên gia khi cần thiết và thúc đẩy phát triển đội ngũ sẽ biến thông tin kế toán từ một yêu cầu đơn thuần thành lợi thế cạnh tranh.