- 贷项通知单可以减少发票金额，并为退货、折扣或错误提供法律证明。
- 开具该凭证需要按顺序编号，参考原始发票，并且金额为负数。
- 各国情况不一：西班牙采用整流；智利采用 DTE；秘鲁采用 SUNAT；墨西哥采用 CFDI E（输出）。
如果您曾经开具过发票，后来发现有误，或者客户退回了部分商品，那么您很可能接触过贷项通知单的概念。它并非什么稀奇古怪的发明，也不是什么行政上的突发奇想：它是正式的工具，用于记录已开具发票并已记入账簿的销售金额减少的情况。
在详细介绍之前，需要澄清一点：在西班牙，人们通常使用更正发票来修改已开具的发票，尽管许多人仍然称之为“贷项通知单”。在其他西班牙语国家，贷项通知单是正式使用的（并且有非常具体的要求）。下文将介绍在不同国家/地区使用贷项通知单的情况、应包含的内容以及如何正确开具，并附有示例以及与其他单据的区别。
什么是贷项通知单？
贷项通知单是一种具有法律效力的商业单据，用于减少已开具发票的金额。其目的是正式反映后续折扣、商品退货、定价或数量错误，以及任何需要在不从账簿中删除原始发票的情况下减少原始发票金额的情况。
它由卖家或供应商生成并发送给客户，作为折扣或部分/全部取消订单的凭证。从会计角度来看，其作用显而易见：它记录客户的贷方余额和卖家的较低收入，从而避免了可能导致审计和处罚的差异（如果未及时纠正）。
贷项通知单何时使用？
日常生活中很容易识别出需要开具贷项通知单的典型情况。其中最常见的包括：因商品缺陷或不满意而退货、发现账单错误（金额、数量、日期）、应用最初未包含的折扣，以及撤销必须全部或部分取消的交易。
- 产品退货：顾客退回商品，这是顾客的责任。 全额或部分退款.
- 计费错误：计费价格或数量有误，适用以下规定： 向下修正.
- 后续折扣：一次性约定的奖励或折扣 发票已开具.
- 取消交易：需要取消交易的情况 全部或部分无效 该法案的经济影响。
重要提示：在许多国家/地区，已开具的发票无法删除或销毁。因此，贷项通知单（或更正发票，具体取决于当地法规）用于调整账目，以保持会计记录的清晰性和一致性。
实际例子
假设A公司向B公司开具了一张1.000欧元的全套服务发票。B公司审核发票后发现，他们实际签订的是一份价格为800欧元的精简套餐。确认后，A公司开具了一张200欧元的贷项通知单，与原发票关联。这样既确保了客户收到应得的款项，又使卖方更正了记录的收入，整个过程合法合规，简化了应收账款和应付账款的管理。
如果要完全取消销售，开票人将开具一张金额为负数的贷项通知单，并注明该笔交易不产生经济影响。
最低要求和内容
虽然没有统一的通用格式，但要使贷项通知单的编制符合相关法规，通常需要包含以下几个要素。其目标是使文件清晰明了、编号顺序正确且易于审核。
- 表明这是一个 信用票据 或同等效力的文件。
- 保持 连续编号 在你的剧集中播放。
- 为了准确引用 原始发票号码 已更正。
- 反映 负数 （因为它们会减少税基和税收）。
- 重复 必要的发送方和接收方信息 如更正后的发票所示。
- 详细说明 原因 （退货、折扣、错误、取消）
此外，建议保留原始发票以备税务机关查验，并将贷项通知单发送给客户，以便他们也能调整账目。这样，交易双方的账目就能平衡。
与更正发票的差异
贷项通知单和更正发票用途相似，但并非完全相同。在西班牙，更正发票的标准工具是更正发票。更正发票的金额可以是正数也可以是负数（用于增加或减少原始金额），此外，它还允许在相应季度的增值税结算后更正发票。
相反，贷项通知单（在正式认可的情况下）总是用于负面用途（它会降低交易金额）。许多监管框架不允许使用贷项通知单更正已申报和结算期间的发票；在这种情况下，需要根据当地法规开具更正发票。
贷项通知单与借项通知单
另一个关键区别在于：贷项通知单会减少已开具发票的金额，而借项通知单则会增加其金额。借项通知单通常用于以下情况：漏记了项目、需要收取滞纳金利息或低估了金额。简而言之，它有利于卖方（可以获得更多款项），但对客户而言则意味着额外的费用。
如果借项或贷项通知单开具错误，需要冲销，会计实务中通常会开具相同金额的相反符号的凭证来解决，以便余额恢复到正确状态，并留下更正记录。
信用票据的类型
实际上，主要分为两大类：商业票据和银行票据。前者是公司与客户或供应商之间常用的票据；后者是由金融机构签发的，用于反映客户的付款或收入。
- 商业票据：源于销售交易，用于调整价格、折扣或其他事项。 返回.
- 银行券：由银行发行，旨在留下交易痕迹。 abono 记入客户账户。
如何一步一步创建贷项通知单
在所有情况下，实际步骤都大同小异：确定原因、识别需要更正的发票、计算准确的扣款金额，并按照您所在国家/地区要求的格式和字段开具更正通知单。即便如此，每个司法管辖区仍有一些细微差别，必须予以尊重。
西班牙：优先使用更正发票
在西班牙，已开具的发票不允许删除。如需更正金额或数据，则需开具更正发票，该发票必须注明更正原因，并注明原始发票的对应关系，调整税基和增值税额，且必须遵循特定的编号系统。在日常用语中，许多人将其称为“贷项通知单”，但法律认可的凭证是更正发票，该发票可用于纠正正向或负向差异。
秘鲁：通过 SUNAT 或 PSE 签发
在秘鲁，贷项通知单是一种用于取消或调整交易的电子凭证。它可以在秘鲁国家税务局 (SUNAT) 网站上生成，也可以通过电子服务提供商 (PSE) 生成。通常，您需要提供贷项通知单号、开票人和收款人信息、开票日期、变更原因详情以及扣款金额。
- 访问 SUNAT 门户网站，并使用您的 RUC、用户名和 SOL 密码登录。
- 在菜单中，转到“查看销售清单”>“电子发票”> 开具贷项凭证.
- 配置问题：日期通常填写为今天的日期（追溯范围有限，最多可追溯至……） 两天).
- 选择影响类型：取消交易、退款 RUC 错误等等。
- 输入需要调整的发票号码，详细说明调整原因，并进行审核。 初步概要.
- 确认并签发。系统将生成相应的电子收据。
如果您与 PSE 合作，流程类似；只有界面和某些操作步骤可能会有所不同，因此建议遵循提供商的指南。
智利：DTE 和 SII 标准
在智利，贷项通知单和借项通知单是电子税务文件 (DTE)的一部分。贷项通知单用于关联和更正电子发票，以便在需要全部或部分取消发票、应用折扣或其他调整时使用。根据智利国税局 (SII) 的规定，开具贷项通知单没有严格的最长或最短期限，但为了避免缴纳增值税，根据现行法规，通常允许最长三个月的期限。
请记住，删除已开具的发票是违法的；因此，更正必须始终通过贷项通知单或借项通知单（DTE）进行。如果您需要冲销错误开具的发票，则会计记录将通过相应的贷项通知单或借项通知单进行稳定。
墨西哥：CFDI E 型（费用）
在墨西哥，“贷项通知单”对应于E类（费用）CFDI。它用于退货、折扣、回扣或更正错误，这些都会减少之前以I类（收入）CFDI开具的发票的收入。关键在于“CFDI用途”G02（退货、折扣或回扣）及其与原始收入CFDI的正确关系。
- 将 CFDI“E”与其影响的 CFDI“I”关联起来，并在相应的节点中包含它们。 UUID 有关。
- 注册相同 付款方式 已记录在CFDI收入收据中。
- 如果调整适用于多个收入 CFDI，您可以针对所有调整出具一份 CFDI“E”，每份 CFDI 对应一个收入 CFDI。 每个 UUID 受到影响。
注意：已发出的 CFDI 不会自动取消电子发票，预付款除外。如果需要使 CFDI 失效，正确的程序是根据 SAT 规则取消该CFDI ，并在适用情况下，开具一份关系代码为“04 – 替换先前 CFDI”的新单据。
良好做法和应避免的错误
除了形式上的要求，还有一些习惯可以大大简化工作流程，避免审计过程中出现问题。首要原则就是永远不要删除已开具的发票。更正信息应以贷项通知单（或根据不同国家/地区规定，以修改后的发票）的形式记录，并始终注明原始发票，同时保留会计记录。
- 准确计算需要扣除的金额，包括对……的影响 impuestos 如果适用。
- 描述 原因 明确说明：全额或部分退款、未享受折扣、定价错误等。
- 保留一份文件副本，并确保客户 收到便条 调整他们的账目。
- 使用尊重……的软件或工具 连续编号 并为每个司法管辖区生成所需字段。
最后一点：不要将贷项通知单与报价单或形式发票的管理混淆。形式发票仅供参考；如果开票后出现错误，则必须使用相应的单据更正已开具的发票。
常见问题
贷项通知单的金额总是负数吗？
是的，其目的是减少先前发票的金额。当正确的做法是因遗漏项目而多收费用或进行向上更正时，则应使用借项通知单。
我可以在申报增值税之后使用它吗？
这取决于具体国家。在西班牙，更正发票是调整已结算期间的合适工具。其他国家的规定有所不同：请查阅当地法规以避免申报错误。
可以追溯签发吗？
存在一些限制。例如，秘鲁政府网站允许追溯日期最多两天。在智利，发行日期没有严格的限制，但如果票据要用于避税，则需要满足一些条件（参考期最长为3个月）。
它的作用是完全取消交易吗？
是的，只要适用的法律框架允许，您可以开具全额贷项通知单，使发票失效。在墨西哥，除预付款情况外，此方法不能替代CFDI的取消程序；预付款情况则需遵循墨西哥税务局（SAT）的程序。
这和更正发票有什么区别？
在西班牙，修正申报表是最灵活的工具：它可以是正面的，也可以是负面的，甚至可以更正已申报的期间。贷项通知单（如有）始终是负面的，并且根据具体法规，在时间或程序上受到更多限制。
谁发送，谁接收？
它由卖方或供应商开具，并由客户接收。双方都必须对此进行记录：开具方将其作为收入调整项，而接收方则根据情况将其作为支出或债务减少项。
快速核对清单，确保正确发放
- 确认 原因 以及调整的范围（全部或部分）。
- 找到 原始发票 及其编号。
- 计算基数， impuestos 以及需要扣除的金额。
- 签发该票据表明 参考 发票金额为负数。
- 发送给客户并存档。 文件 有关的。
贷项通知单是确保账目平衡且不抹去任何痕迹的有效管理手段。如果您在贷项通知单上注明原始发票，使用您所在国家/地区要求的字段（例如，墨西哥使用 G02 编码的 CFDI de egreso，或西班牙使用更正通知单），保持编号顺序，并清楚地说明原因，那么您的会计账目将符合西班牙会计准则，避免不必要的罚款，并且，通过提供任何必要的退款、折扣或更正的正式文件，还能改善您与客户的关系。
