什麼是貸項通知單：定義、用途、範例和區別

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如果您曾經開立發票，後來發現有誤，或者客戶退回了部分商品，那麼您很可能接觸過貸項通知單的概念。它並非什麼稀奇古怪的發明，也不是什麼行政上的突發奇想：它是正式的工具，用於記錄已開具發票並已記入賬簿的銷售金額減少的情況。

在詳細介紹之前，需要澄清一點：在西班牙，人們通常使用更正發票來修改已開立的發票，儘管許多人仍然稱之為「貸項通知單」。在其他西班牙語國家，貸項通知單是正式使用的（並且有非常具體的要求）。下文將介紹在不同國家/地區使用貸項通知單的情況、應包含的內容以及如何正確開具，並附有示例以及與其他單據的區別。

什麼是貸項通知單？

貸項通知單是一種具有法律效力的商業單據，用於減少已開立發票的金額。其目的是正式反映後續折扣、商品退貨、定價或數量錯誤，以及任何需要在不從帳簿中刪除原始發票的情況下減少原始發票金額的情況。

它由賣家或供應商產生並發送給客戶，作為折扣或部分/全部取消訂單的憑證。從會計角度來看，其作用顯而易見：它記錄客戶的貸方餘額和賣家的較低收入，從而避免了可能導致審計和處罰的差異（如果未及時糾正）。

貸項通知單何時使用？

日常生活中很容易辨識出需要開立貸項通知單的典型情況。其中最常見的包括：因商品缺陷或不滿意而退貨、發現帳單錯誤（金額、數量、日期）、應用最初未包含的折扣，以及撤銷必須全部或部分取消的交易。

• 產品退貨：顧客退回商品，這是合理的。 全額或部分退款.
• 計費錯誤：計費價格或數量有誤，適用以下規定： 向下修正.
• 後續折扣：一次性約定的獎勵或折扣 發票已開立.
• 取消交易：需要取消交易的情況 全部或部分無效 該法案的經濟影響。

重要提示：在許多國家/地區，已開立的發票無法刪除或銷毀。因此，貸項通知單（或更正發票，取決於當地法規）用於調整帳目，以保持會計記錄的清晰度和一致性。

實際例子

假設A公司向B公司開了一張1.000歐元的全套服務發票。 B公司審核發票後發現，他們實際簽訂的是一份價格為800歐元的精簡套餐。確認後，A公司開立了200歐元的貸項通知單，與原發票關聯。這樣既確保了客戶收到應得的款項，又使賣方更正了記錄的收入，整個過程合法合規，簡化了應收帳款和應付帳款的管理。

若要完全取消銷售，開票人將開立金額為負數的貸項通知單，並註明該筆交易不產生經濟影響。

最低要求和內容

雖然沒有統一的通用格式，但要使貸項通知單的編制符合相關法規，通常需要包含以下幾個要素。其目標是使文件清晰明了、編號順序正確且易於審核。

• 表明這是一個 貸項通知單 或同等效力的文件。
• 保持 連續編號 在你的劇集中播放。
• 為了準確引用 原始發票號碼 已更正。
• 反映 負數 （因為它們會減少稅基和稅收）。
• 重複 必要的發送方和接收方訊息 如更正後的發票所示。
• 詳細說明 原因 （退貨、折扣、錯誤、取消）

此外，建議保留原始發票以備稅務機關查驗，並將貸項通知單發送給客戶，以便他們也能調整帳目。這樣，交易雙方的帳目就能平衡。

與更正發票的差異

貸項通知單和更正發票用途相似，但並非完全相同。在西班牙，更正發票的標準工具是更正發票。更正發票的金額可以是正數也可以是負數（用於增加或減少原始金額），此外，它還允許在相應季度的增值稅結算後更正發票。

相反，貸項通知單（在正式認可的情況下）總是用於負面用途（它會降低交易金額）。許多監管框架不允許使用貸項通知單更正已申報和結算期間的發票；在這種情況下，需要根據當地法規開立更正發票。

貸項通知單與借項通知單

另一個關鍵差異在於：貸項通知單會減少已開立發票的金額，而藉項通知單則會增加其金額。借記通知單通常用於以下情況：漏記了項目、需要收取滯納金利息或低估了金額。簡而言之，它有利於賣方（可以獲得更多款項），但對客戶而言則意味著額外的費用。

如果借項或貸項通知單開立錯誤，需要沖銷，會計實務中通常會開立相同金額的相反符號的憑證來解決，以便餘額恢復到正確狀態，並留下更正記錄。

信用票據的類型

實際上，主要分為兩大類：商業票據和銀行票據。前者是公司與客戶或供應商之間常用的票據；後者是由金融機構簽發的，用於反映客戶的付款或收入。

• 商業票據：源自銷售交易，用於調整價格、折扣或其他事項。 返回.
• 銀行券：由銀行發行，旨在留下交易痕跡。 肥料 記入客戶帳戶。

如何一步一步建立貸項通知單

在所有情況下，實際步驟都大同小異：確定原因、識別需要更正的發票、計算準確的扣款金額，並按照您所在國家/地區要求的格式和欄位開立更正通知單。即便如此，每個司法管轄區仍有一些細微差別，必須加以尊重。

西班牙：優先使用更正發票

在西班牙，已開立的發票不允許刪除。如需更正金額或數據，則需開立更正發票，該發票必須註明更正原因，並註明原始發票的對應關係，調整稅基和增值稅額，且必須遵循特定的編號系統。在日常用語中，許多人稱之為“貸項通知單”，但法律認可的憑證是更正發票，該發票可用於糾正正向或負向差異。

秘魯：透過 SUNAT 或 PSE 簽發

在秘魯，貸項通知單是一種用於取消或調整交易的電子憑證。它可以在秘魯國家稅務局 (SUNAT) 網站上生成，也可以透過電子服務提供者 (PSE) 生成。通常，您需要提供貸項通知單號、開票人和收款人資訊、開票日期、變更原因詳情以及扣款金額。

1. 造訪 SUNAT 入口網站，並使用您的 RUC、使用者名稱和 SOL 密碼登入。
2. 在選單中，前往「查看銷售清單」>「電子發票」> 開立貸項憑證.
3. 配置問題：日期通常填寫為今天的日期（追溯範圍有限，最多可追溯至…） 兩天).
4. 選擇影響類型：取消交易、退款 RUC 錯誤等等。
5. 輸入需要調整的發票號碼，詳細說明調整原因，並進行審核。 初步概要.
6. 確認並簽發。系統將產生相應的電子收據。

如果您與 PSE 合作，流程類似；只有介面和某些操作步驟可能會有所不同，因此建議遵循提供者的指南。

智利：DTE 和 SII 標準

在智利，貸項通知單和借項通知單是電子稅務文件 (DTE)的一部分。貸項通知單用於關聯和更正電子發票，以便在需要全部或部分取消發票、應用​​折扣或其他調整時使用。根據智利國稅局 (SII) 的規定，開立貸項通知單沒有嚴格的最長或最短期限，但為了避免繳納增值稅，根據現行法規，通常允許最長三個月的期限。

請記住，刪除已開立的發票是違法的；因此，更正必須始終透過貸項通知單或借項通知單（DTE）進行。如果您需要沖銷錯誤開立的發票，則會計記錄將透過相應的貸項通知單或借項通知單進行穩定。

墨西哥：CFDI E 型（費用）

在墨西哥，「貸項通知單」對應於E類（費用）CFDI。它用於退貨、折扣、回扣或更正錯誤，這些都會減少先前以I類（收入）CFDI開立的發票的收入。關鍵在於「CFDI用途」G02（退貨、折扣或回扣）及其與原始收入CFDI的正確關係。

• 將 CFDI“E”與其影響的 CFDI“I”關聯起來，並在相應的節點中包含它們。 UUID 有關。
• 註冊相同 付款方式 該收入已記錄在 CFDI 中。
• 如果調整適用於多個收入 CFDI，您可以針對所有調整出具一份 CFDI“E”，每份 CFDI 對應一個收入 CFDI。 每個 UUID 做作的。

注意：已發出的 CFDI 不會自動取消電子發票，預付款除外。如果需要使 CFDI 失效，正確的程序是根據 SAT 規則取消該CFDI ，並在適用情況下，開立一份關係代碼為「04 – 替換先前 CFDI」的新單據。

良好做法和應避免的錯誤

除了形式上的要求，還有一些習慣可以大幅簡化工作流程，避免審計過程中出現問題。首要原則就是永遠不要刪除已開立的發票。更正資訊應以貸項通知單（或根據不同國家/地區規定，以修改後的發票）的形式記錄，並始終註明原始發票，同時保留會計記錄。

• 準確計算需要扣除的金額，包括對…的影響 impuestos 如果適用的話。
• 描述 原因 明確說明：全額或部分退款、未享有折扣、定價錯誤等。
• 保留一份文件副本，並確保客戶 收到便條 調整他們的帳目。
• 使用尊重…的軟體或工具 連續編號 並為每個司法管轄區產生所需欄位。

最後一點：不要將貸項通知單與報價單或形式發票的管理混為一談。形式發票僅供參考；如果開立發票後出現錯誤，則必須使用相應的單據更正已開立的發票。

Preguntas frecuentes

貸項通知單的金額總是負數嗎？

是的，其目的是減少先前發票的金額。當正確的做法是因遺漏項目而多收費用或進行向上更正時，則應使用借項通知單。

我可以在申報增值稅之後使用它嗎？

這取決於具體國家。在西班牙，更正發票是調整已結算期間的正確方法。其他國家的規定有所不同：請查閱當地法規以避免申報錯誤。

可以追溯簽發嗎？

存在一些限制。例如，秘魯政府網站允許追溯日期最多兩天。在智利，發行日期沒有嚴格的限制，但如果票據要用於避稅，則需要滿足一些條件（參考期間最長為3個月）。

它的作用是完全取消交易嗎？

是的，只要適用的法律架構允許，您可以開立全額貸項通知單，使發票失效。在墨西哥，除預付款情況外，此方法不能取代CFDI的取消程序；預付款情況則需遵循墨西哥稅務局（SAT）的程序。

這和更正發票有什麼差別？

在西班牙，修正申報表是最靈活的工具：它可以是正面的，也可以是負面的，甚至可以更正已申報的期間。貸項通知單（如有）始終是負面的，並且根據具體法規，在時間或程序上受到更多限制。

誰發送，誰接收？

它由賣方或供應商開具，並由客戶接收。雙方都必須對此進行記錄：開立方將其作為收入調整項，而接收方則根據情況將其作為支出或債務減少項。

正確簽發的快速檢查清單

• 確認 原因 以及調整的範圍（全部或部分）。
• 找到 原始發票 及其編號。
• 計算基數， impuestos 以及需要扣除的金額。
• 簽發該票據表明 referencia 發票金額為負數。
• 發送給客戶並存檔。 文件 有關的。

貸項通知單是確保帳目平衡且不抹去任何痕跡的有效管理手段。如果您在貸項通知單上註明原始發票，使用您所在國家/地區要求的欄位（例如，墨西哥使用 G02 編碼的 CFDI de egreso，或西班牙使用更正通知單），保持編號順序，並清楚地說明原因，那麼您的會計賬目將符合西班牙會計準則，避免不必要的罰款，並且，通過提供任何必要的退款、或折扣