- 借項通知單用於增加因錯誤、額外費用或利息而產生的發票金額。
- 在智利，它是電子化的，參考基礎文件，並產生增值稅借項。
- 正式要求：當事人身分、金額、參考編號及簽名/蓋章。
在任何企業的日常營運中，調整發票金額比看起來要普遍得多。而要以規範合規的方式進行調整，關鍵工具就是藉項通知單。這種商業單據用於在出現漏收費用、價格差異或利息等常見情況時，增加已開立發票的交易金額。
如果您覺得它聽起來很熟悉，但又不太確定它的運作方式，這裡有一份全面實用的指南。您將了解它的定義、與貸項通知單的區別、常見用途、會計處理、正式要求、智利適用的法規（SII）、真實案例、濫用處罰、最佳實踐和技術發展趨勢。您還將了解一些ERP系統如何管理它，從而獲得操作概覽。
什麼是藉方票據？
借項通知單是供應商向客戶開立的單據，用於通知客戶先前開立的發票餘額增加。它用於更正因錯誤而少收的款項，或添加原始發票中未包含的後續費用（例如運費、手續費或滯納金）。
在會計術語中，當開立借項通知單時，賣方的應收帳款會增加，買方的應付帳款會增加。因此，正確記錄借項通知單至關重要，這不僅能確保帳簿的準確性，還能避免在對帳和結帳過程中出現差異。
與貸項通知單的差異
雖然有時會被混淆，但它們並不相同。借項通知單會增加應付金額，而貸項通知單會減少應付金額。理解這一區別有助於避免會計和稅務錯誤。
- 借項通知單： 對已開立的發票進行正向調整；增加客戶的未結餘額。
- 貸項通知單： 負調整（後續折扣、退款、獎金）；減少未償餘額。
發行時及會計影響
導致開立借項通知單最常見的情況多種多樣，包括初始帳單錯誤、後續產生的額外費用或因價格變動而進行的更正。
- 原始發票有誤（價格或數量低於正確價格或數量）。
- 未包含的其他費用：運輸、貨運及其他物流費用。
- 事後約定的佣金和附加費或未予考慮。
- 融資利息、調整利息、分期付款交易利息和違約利息。
- 調整部分退貨或交貨後雙方同意的價值差異。
- 更正申報的增值稅稅額低於實際稅額的問題。
- 當需要沖銷先前貸項通知單時，全部或部分取消該貸項通知單的影響。
對雙方的會計處理都會產生直接影響。賣方：應收帳款增加；買方：應付帳款增加。這種雙重影響需要完善的文件記錄和與客戶的良好溝通，以避免任何意外情況的發生。
借項通知單的必要要素
借項通知單要有效且有用，必須包含某些基本資料。這些欄位確保可追溯性、稅務支援和正確的會計分錄。
- 唯一檔案編號（連續或頁碼）。
- 簽發日期。
- 發行人識別資訊：RUT/NIF、公司名稱和地址。
- 收件者識別：RUT/NIF、公司名稱和地址。
- 對調整原因進行清晰描述（詳細解釋）。
- 明細金額：淨額、稅金（增值稅）和總計。
- 參考原始單據（發票號碼或相關貸項通知單）。
- 在智利電子發行中，電子印章或簽名按照 SII 的規定執行。
如何開立借項通知單：推薦流程
工作流程很簡單，但務必仔細遵循，以免出錯。在將文件發送給客戶之前，請核實理由和金額。
- 確定調整的原因並收集證據（合約、送貨單、電子郵件等）。
- 請準備一份包含所有必要要素的文件。
- 內部審核與核准（商業、財務、稅務等相關部門）。
- 簽發並寄給客戶，並留下出貨證明。
- 將交易記錄在會計帳簿中，並保留相關憑證。
使用電子發票時，系統會引導整個流程。在智利，電子借項通知單必須與先前的發票或貸項通知單對應，並需先提交給智利國稅局 (SII) 進行驗證，驗證通過後才能發送給收款方。
智利法規：法律架構與SII規則
在智利，借記單受1974年第825號法令（第24、54、56和57條）以及國稅局指令的約束。借記單的簽發完全以電子方式進行，並會產生簽發人的增值稅納稅義務。
智利國稅局 (SII) 透過一系列通告製定了相關標準，包括第 36/1975 號通告、第 134/1975 號通告和第 54/2006 號通告，其中詳細說明了各種情況、要求和稅務影響。電子文檔必須符合智利國稅局的格式和驗證要求，這一點至關重要。
電子借記單的類型（智利）
根據具體情況，會使用特定類型的電子稅務文件（DTE）。正確識別文件類型可確保文件鏈的正確建立和稅金計算的準確性。
- 電子取消扣款通知單： 它用於取消先前簽發的電子貸項通知單。
- 發票價格上漲的電子簽帳單： 以發票為準，反映了後續的價格上漲情況。
- 電子借記單用於抵扣貸項憑證上的增值稅增加： 與前一種情況類似，但基於貸項通知單。
- 電子出口借項通知單： 出口發票開立後，外貿業務中產生的額外費用。
發布截止日期
雖然沒有固定的截止日期，但在智利，適用稅法第 200 條規定的訴訟時效：自原始文件（電子發票或收據）簽發之日起最多 3 年內，可透過借項通知單進行調整。
這裡有一些細節要考慮。如果智利國稅局 (SII) 對稅款差異進行評估，且納稅人提出上訴，則在裁決最終生效時才會簽發借記單。如果納稅人在未提出上訴的情況下繳納了超過應繳稅款的稅款，稅務機關也可以在當時簽發借記單。
電子發行流程（智利）
在智利國稅局 (SII) 授權的平台上，流程非常清晰。明確引用原始文件和電子簽名是必不可少的步驟。
- 存取經認證的電子發票系統。
- 選擇「產生新的借項通知單」。
- 請提供原始發票或貸項通知單的連結。
- 請說明調整原因及金額（淨額、增值稅額、總計）。
- 核實所有數據。
- 電子簽名。
- 提交給SII進行驗證。
- 驗證完成後，將DTE傳送給收件人。
實際例子
用數字來呈現有助於更直觀地理解其影響。這些案例涵蓋價格調整、逾期付款利息和出口調整。
1）發票價格更正
一家公司出售椅子和桌子，但錯誤地設定了椅子的單價。原始發票顯示100張椅子單價為15.650，100張桌子單價為35.280，淨額為5.093.000，增值稅（19%）為967.670，總計為6.060.670。
每張椅子的正確價格是 16.650。借項通知單應反映每張椅子 1.000 的差價及其對增值稅的影響。
- 光澤：100 張椅子的價格調整（每張椅子差價 1.000）。
- 淨額：100.000。
- 增值稅 19%：19.000。
- 總計：119.000。
2）逾期付款利息
一位客戶在到期日後 30 天支付了發票款項。合約規定每月收取 1% 的滯納金。原發票金額：5.000.000（含增值稅），到期日 06/30，付款日期 07/30。
借項通知單將包含約定的利息。以5.000.000萬為基數，1%的利率計算，含增值稅的總額約為50.000萬。
- 說明：逾期付款利息（5.000.000 的 1%）。
- 淨額：42.017（四捨五入）。
- 增值稅 19%：7.983。
- 總計：50.000。
3）匯率波動導致的出口調整
出口商以每箱 50 美元的價格開出了 1.000 箱貨物的發票（總計 50.000 美元），當時的匯率為 1 美元兌 800 智利比索（40.000.000 智利比索）。結算時，匯率上漲至 1 美元兌 820 智利比索，產生了差價。
應就差額開立出口借項通知單。調整金額為1.000.000智利比索，由於是出口交易，因此無需繳納增值稅。
稅務影響
借項通知單會立即產生稅務影響。對於開立該通知單的機構而言，所示的增值稅金額將計入當期應納稅額，並在29號表格中申報。
此外，淨值將計入每月預付款（PPM）的應稅基數。對於收款人而言，該文件代表一項額外成本或支出，如果符合一般規定，則額外的增值稅可以作為稅收抵免。
濫用處罰
開立錯誤的借記單可能會造成嚴重後果。智利法律規定了罰款、停業整頓，在嚴重情況下甚至會被判處監禁。
- 不依規定簽發（第97條第10款）： 罰款金額為交易金額的 50% 至 500%，最低 2 次 UTM 處罰，最高 40 次 UTA 處罰，並可能被關閉長達 20 天。
- 使用虛假或不可靠文件（第 97 條第 4 款）： 處以逃稅金額 50% 至 300% 的罰款，並處以輕刑（中等至最高刑期）。
- 透過欺詐手段發放虛假票據以虛增稅收抵免： 從最輕的刑罰到最重的刑罰，處以監禁，並處以詐騙金額100%至300%的罰款。
良好實踐和技術
為最大限度降低風險，建議將流程專業化。提供支援性文件和對計費團隊進行培訓至關重要。
- 詳細記錄每次調整的原因（合約、電子郵件、電子表格）。
- 對員工進行現行法規和計費系統管理的訓練。
- 定期審查，以便及早發現錯誤。
- 定期將借項通知單與…進行核對 主要會計師.
- 注意處方週期，避免錯過調整窗口期。
軟體能提供很大的幫助。像 QuickBooks、SAP 或 Bemmbo 這樣的會計和 ERP 解決方案，可以讓你開立和記錄可追溯的借項通知單，它們與 ERP 系統的整合可以避免重複操作和手動對帳。車隊和運輸業的 Copec Empresa 應用，展示了特定行業如何將這些工作流程應用於額外費用（燃油費、通行費等）的收取。
許多公司已經開始投資自動化收款和支付系統。據報道，數百家公司已經採用Bemmbo等工具來簡化管理並減少開立帳單時的人為錯誤。
如何在ERP系統中進行管理：Siigo（採購）的實際案例
在某些系統中，「借項通知單（採購）」用於沖銷或記錄採購發票的退貨和調整，這些調整會影響金額和數量。 Siigo提供多種建立借項通知單的方法，具體取決於您在工作流程中所處的位置。
- 從 «+ 建立» → 供應商 → 借項通知單（採購）。
- 透過採購和費用 → 採購和費用憑證 → 新的採購/費用/支援憑證 → 借項通知單/調整通知單。
- 在採購憑證本身中，「更多」→「應用借項通知單」。
視窗開啟後，關鍵欄位會自動填寫。系統會自動從相關的採購發票中檢索資料。
- 採購編號/支援文件： 找到需要調整的發票。
- 收據類型： 選擇相應的類型。
- 編制日期： 調整何時會被記錄。
詳細資訊部分可讓您修改數量和倉庫，並重新計算毛利、稅額和淨值。付款部分可讓您調整付款方式以應對退貨並改善現金流量管理，包括「與應付帳款交叉引用」選項，以及管理採購發票的到期日。
您也可以編輯備註（備註將顯示在文件上）並為供應商新增支援文件。要儲存，只需點擊「儲存」；然後您可以從可用選項中列印、編輯、取消/刪除或查看帳目。
注意一個細節：如果原始發票啟用了「包含其他稅金」選項，則借項通知單將繼承並顯示該明細，以保持條目的稅務一致性。
特殊情況
在出口貿易中，借項通知單通常用於在出口發票開立後調整價格或費用。它用於應對國際價格波動、應付國外客戶的額外費用或數量/品質修正，所有操作均須符合海關規定。在適用情況下，會參考價值變動報告（IVV）。
它們也出現在融資租賃合約中。它們用於在浮動利率方案中因利率波動而調整分期付款金額，增加利息或滯納金，以及轉移最初未包含的額外費用（保險、維護等）。
趨勢與演變
稅務文件管理正在迅速變革。在智利，電子稅務文件（DTE）的全面數位化已成為現實，並將隨著更多自動化驗證的實施而不斷擴展。
人工智慧正被應用於在異常情況和詐欺行為進入會計系統之前就進行檢測。同時，區塊鏈技術可以在憑證簽發和驗證過程中提供可追溯性和更高的安全性。在國際層面，各方正朝著制定通用標準邁進，以促進跨境貿易和單證整合。
掌握借項通知單是順利平衡帳目、在必要時遵守智利稅務局 (SII) 規定以及維護透明業務關係的關鍵。如果您了解借項通知單的定義、適用場景、必要欄位以及如何將其整合到您的軟體中，您就能掌控整個流程，避免增值稅、預付月付款 (PPM) 問題或可能對您的現金流量和聲譽產生負面影響的罰款。
